Virtuelle Events

Digitalisierung – eine Chance für neue Eventformate Gastbeitrag von Sarah Schiffer-Adam | Projektmanagerin und Head of Marketing bei FastLane

Nach mehr als einem Jahr Pandemie ziehen wir Bilanz: In keinem anderen Jahr hat sich die Eventbranche so gewandelt, weiterentwickelt und vor allem digitalisiert wie im Jahr 2020. Durch Corona erlebten wir von heute auf morgen den absoluten Stillstand. Leere Auftragsbücher und kaum Perspektive, wann es wieder losgeht. Dennoch: Auch wenn uns alle die Pandemie in die Knie gezwungen hat, so konnte die gesamte Branche viel kreative Energie freisetzen und neue Ideen auf den Weg bringen.

Neue Produkte, Eventformate und Möglichkeiten, sich zu begegnen und Menschen zu vernetzen, wurden zum State of the Art. Es musste weitergehen. Und eben diese Innovationen und Tools bieten jetzt – neben den „alten“ Eventkonzepten – einen absoluten Mehrwert für die Branche. Digitale und nachhaltige Services sichern sich so ihren festen Platz in der Eventbranche. Was früher noch für viele Eventplaner·innen per Excel-Liste und vorproduzierter Namensschilder funktionierte, weicht nun einem kontaktlosen Gästemanagement zur Umsetzung der Hygienemaßnahmen vor Ort.

Neue Eventformate – Digitalisierung als fester Bestandteil im Eventbereich: GALLERY FASHION & SHOES
Kontaktloses Gästemanagement

The show must go on – nur eben anders

Als uns die ersten Absagen im April 2020 erreichten, hatte uns das als Onsite-Dienstleister natürlich sofort getroffen. Es war allerdings schnell klar, es würde für uns weitergehen. Wir konnten unsere Onsite Power in virtuelle Eventformate übertragen. In wenigen Wochen und mit viel Herzblut wurden unsere Teams in Bonn und Berlin zu virtuellen Eventprofis. Die Entwicklung unserer FastLaneVirtual-Eventplattform für virtuelle und hybride Eventformate sowie die Zusammenarbeit mit unseren Partnern sicherten uns bereits im Frühsommer 2020 wieder die ersten Aufträge. Spannend ist zudem, wie sich virtuelle Plattformen stetig weiterentwickeln und nunmehr das gesamte Spektrum eines Live-Events abbilden können – seien es Mitgliederversammlungen, Workshops, digital nachempfundene Messen, medizinische Fortbildungen und viele weitere Möglichkeiten des Austauschs.

Doch was braucht es eigentlich für ein gelungenes virtuelles Event?

Nachfolgend einige Services, die Sie als Veranstalter·in unterstützen können:

  • ein persönlicher Projektmanager, der gemeinsam mit Ihnen die Konzeption und Umsetzung der Plattform übernimmt und auch entsprechende Briefings leitet
  • ein erfahrener AV-Dienstleister für evtl. Livestream-Produktionen
  • eine flexible Eventplattform zur Umsetzung Ihrer Eventanforderungen in Ihrem Design
  • Bereitstellung von On-demand-Inhalten bzw. einer Mediathek zur Verlängerung des Eventzyklus
  • Networking und Chat Tools
  • Terminmanagement zur konstruktiven Vernetzung der Besucher
  • Möglichkeit einer detaillierten Event-Analyse im Nachgang

Live Events während der Pandemie?

Herzblut, Vision, Planung und eine Portion Mut sind die Bausteine für Events in Zeiten von Covid-19. Wir alle planen Events aus Leidenschaft. Und so schön es auch ist, dass wir durch die Möglichkeit virtueller Events trotz Krise im Austausch und Kontakt bleiben konnten, ist eines sicher: Wir wollen wieder echte Begegnungen!

Bereits im Mai 2020 erhielten wir einen Anruf unserer langjährigen Kundin Frau Kähler von der IGEDO. Mit Herzklopfen berichtete sie uns von Ihrem Plan, die GALLERY FASHION & SHOES Anfang September live stattfinden zu lassen. Wir waren sofort überzeugt – sehnte sich unser Onsite-Herz doch wieder nach einem Live-Event.

Schon im Juni begannen wir gemeinsam mit der IGEDO und dem Areal Böhler die enge Zusammenarbeit und erstellten ein perfektes Veranstaltungs- und Hygienekonzept, welches mit den Behörden abgestimmt wurde. Schließlich sollte dieses Event die erste große Präsenzveranstaltung in Deutschland werden und so ein deutliches Zeichen für die ganze Branche setzen. Der Erfolg gab allen Recht: ca. 1200 internationale Gäste und 300 Aussteller pro Tag! Im Zuge des Events haben wir in unserem Partnernetzwerk eine Event-Hygiene-Checkliste auf den Weg gebracht, die bei der Planung durch den Behörden-Dschungel helfen soll.

Vor Ort setzten wir unser digitales Schutzkonzept ein, welches z.B. Raumauslastungen via Monitor für die Besucher sowie per App aufs Handy der Veranstalter·innen sendete, schnellen, kontaktlosen Check-in/Check-out ermöglichte, digital erfasste Ein- und Ausgänge sowie die Erstellung einer Anwesenheitsdokumentation bot. 

Es folgten eine Reihe weitere Events anderer Kunden im September und Oktober. Auch in diesem Jahr haben wir die IGEDO bei Ihrem Vorhaben der Live-Messe Ende April unterstützt, diesmal zusätzlich mit Erfassung der Covid-Testergebnisse.

Neue Eventformate – Digitalisierung als fester Bestandteil im Eventbereich: GALLERY FASHION & SHOES
Event GALLERY FASHION & SHOES
Neue Eventformate – Digitalisierung als fester Bestandteil im Eventbereich: GALLERY FASHION & SHOES
Event GALLERY FASHION & SHOES
Neue Eventformate – Digitalisierung als fester Bestandteil im Eventbereich: GALLERY FASHION & SHOES
Event GALLERY FASHION & SHOES

Nachhaltige Veränderung der Eventbranche ist sicher

Sie wird sich ändern, die Art wie wir Events planen. Wie, ist noch nicht endgültig zu sagen. Aber eines lässt sich bereits jetzt feststellen: Ein gut gefülltes Auftragsbuch auf lange Sicht ist nun nicht mehr gang und gäbe. Vielmehr verändern sich unsere Aufträge und Planungen jetzt sehr viel kurzfristiger. Der Begriff Event-Kampagnen ist dabei Kernpunkt. Viele unserer Kunden planen nicht mehr zum Zeitpunkt X ihr Event. Es geht um die Verlängerung der Lebensdauer eines Events. Einbindung der Teilnehmer bereits Wochen vor der Veranstaltung, On-demand-Services und Chaträume auch nach Eventende sind nur ein paar der Instrumente, um mehr aus Ihrem Event zu holen. Die technischen und vor allem digitalen Möglichkeiten werden in alte Konzepte integriert und bilden so eine spannende Symbiose. Auch die Möglichkeiten der Kombination von virtuellen und Präsenz-Veranstaltungen in Form von hybriden Events wird die Strategien der Veranstaltungen deutlich verändern. So entsteht mit den digitalen Möglichkeiten eine Live-Vernetzung der virtuellen und der Präsenzteilnehmer an, die das Event zu einem gemeinschaftlichen Erlebnis werden lässt.

XING Events Tipp:

Der Geschäftsführer von FastLane, Werner Schiffer war auch auf unserer XING Events Digital Stage zu Gast und hat dort seine Erfahrungen und Prognosen für die Eventbranche geteilt. Sie haben das Event verpasst? Dann schauen Sie sich einfach die Aufzeichnung an!

Sarah Schiffer-Adam Projektmanagerin und Head of Marketing, FastLane

Sarah Schiffer-Adam ist Projektmanagerin und Head of Marketing bei FastLane – einem Dienstleister für live, virtuelle und hybride Events. Sie kümmert sich als Content Creator um die Social Media Kanäle, Whitepaper und den FastLane-Blog. Als gelernte Eventmanagerin betreut Sie bereits seit vielen Jahren Kunden rund um den Einsatz von digitalen Event Services.

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