Virtuelle und hybride Events

Digitalisierung von Events – so heben Sie Potenziale und meistern die Hürden

Wie digital ist Ihr Eventmanagement schon? Nutzen Sie bereits die Potenziale, die die Digitalisierung von Events bietet? Oder sind viele Ihrer Prozesse rund um die Planung und Durchführung von Events noch sehr manuell und zeitaufwändig? In diesem Artikel haben wir Ihnen einmal zusammengestellt, was Sie bereits heute alles digitalisieren können – und nur ein Aspekt davon ist die Übertragung des Events ins Internet.

Das gehört zur Digitalisierung von Events

Sie können heute fast alles digitalisieren, wenn Sie Events planen, durchführen und nachbereiten. Schauen wir uns die einzelnen Phasen von Events genauer an.

Digitalisierung von Events – in der Planungsphase

Es beginnt schon lange vor der Veranstaltung: die Digitalisierung der Planungsphase von Events.

Zahlreiche digitale Helfer stehen Ihnen für die Vorbereitung und Bewerbung von Veranstaltungen zur Verfügung. Dazu zählen

  • klassische Projektmanagement-Tools wie Asana, Meistertask, BaseCamp, Airtable, Wrike und viele weitere,
  • Teilnehmermanagement-Lösungen wie XING Events und viele andere,
  • digitale Lösungen für die E-Mail-Einladungen – dank Hubspot, Mailchimp und Co.
  • sowie Plattformen zur Bewerbung Ihrer Events; beispielsweise Social Media, Internetforen oder Suchmaschinen.

Digitalisierung von Events – in der Durchführungsphase

Die Phase der Durchführung überschneidet sich ein wenig mit der Planungsphase. Doch unabhängig davon, wie Sie die Tools oder Prozesse einstufen, gerade während Ihrer Veranstaltungen stehen Ihnen zahlreiche Tools und smarte Lösungen zur Seite. Welche sich davon für Ihr Event eignen und lohnen, hängt sehr vom Umfang und der Komplexität Ihres Events ab.

Digitaler Check-in

Ein papierfreier, digitaler Check-in beschleunigt Ihren Einlass und beendet die Zettelwirtschaft am Tagungscounter. In Corona-Zeiten ein Must-have, allerdings freuen sich auch in pandemiefreien Zeiten Ihre Teilnehmer·innen über einen zügigen und reibungslosen Einlass.

XING Events Tipp: Je nach Größe Ihres Events können Sie die kostenfreie EasyEntry App von XING Events für Ihren Einlass nutzen oder Sie setzen bei größeren Veranstaltungen auf unseren Partner FastLane.

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung Ihrer Events ist ein digitales Einlassmanagement. Mit der EasyEntry App ist das schnell, intuitiv und kostenfrei möglich.
Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung Ihrer Events ist ein digitales Einlassmanagement. Mit der EasyEntry App ist das schnell, intuitiv und kostenfrei möglich.

Digitales Matchmaking für Networking

Sie können das Matchmaking bereits vor Ihrem Event anbieten oder erst während der Veranstaltung – mit einem digitalen Tool vernetzen Sie auch Teilnehmer·innen bei großen Events. Manuell könnten Sie das vielleicht für 50 oder gar 100 Teilnehmer·innen übernehmen. Doch irgendwann kommen Sie einfach nicht mehr hinterher. Für ein echtes Matchmaking-Tool sind auch große Zahlen von Teilnehmer·innen ein Kinderspiel. Besser sogar: Je größer die zu vernetzenden Gruppen, desto besser funktioniert das Matching – basierend auf deren Interessen.

Digitale Event-Programme

Drucken Sie noch Event-Programme, die in der Minute veraltet sind, in der sie in den Druck gehen? Die digitalen Alternativen heißen “Event-Apps” oder “Goodie-Bags” und packen alle Informationen rund um Ihr Event, inklusive Listen der Teilnehmenden, Speaker·innen, Aussteller·innen, das stets aktuelle Programm sowie Networking und Gamification in eine App.

Digitale Interaktionstools

Diese Tools sorgen dafür, dass sich Ihr Publikum einbringen kann – egal ob sie online oder onsite dabei sind. Mit Interaktionstools setzen Sie Q&A-Runden sowie Umfragen oder Abstimmungen um, lassen Ihre Teilnehmer·innen Wortwolken kreieren oder an einem Wissensquiz teilnehmen. Ebenso sind Online-Spiele und digitale Fotomosaike ein beliebtes Mittel, mit dem Sie auf Ihrem Event ein Wir-Gefühl erzeugen können.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: So mischen Sie Ihr Publikum auf      

Mit Interaktionstools wie Kahoot können Sie die Digitalisierung Ihrer Events vorantreiben.
Mit Interaktionstools wie Kahoot können Sie die Digitalisierung Ihrer Events vorantreiben.

Digitale Event-Plattformen

Mit Beginn der Pandemie haben diese Tools Einzug in die Eventbranche gefunden und ermöglichen Ihren Teilnehmer·innen die Teilnahme an Ihrem Event von jedem Ort der Welt. Was sich in Zeiten von Lockdowns und Corona-Restriktionen als Retter in der Not erwies, wird auch darüber hinaus Bestand haben. Schließlich haben Teilnehmer·innen und Referent·innen gelernt, wie komfortabel und preisgünstig eine Event-Teilnahme über das Internet sein kann.

Digitalisierung von Events – in der Nachbereitung

Ein Event endet nicht mit den Schlussworten von Moderator·innen. Die Auswertung und Aufbereitung der generierten Inhalte, Feedbacks und Highlights sind mindestens ebenso wichtig wie die Vorbereitung und die reibungslose Durchführung. Schließlich ist “nach dem Event, vor dem Event”.

Digitale Evaluierung

Nutzen Sie digitale Tools wie TEDME, limesurvey, onlineumfragen und ähnliche, für Ihre Evaluierung. Niemand will heute noch Feedbackbögen abtippen und diese möglicherweise noch mit Tipp- oder Flüchtigkeitsfehlern in Auswertungstools oder -grafiken übertragen.

Digitalisierung ist auch auch in der Nachbereitung Ihrer Events sinnvoll. Durch digitale Evaluierungen sparen Sie sich viel Aufwand und Mühe.
Digitalisierung ist auch auch in der Nachbereitung Ihrer Events sinnvoll. Durch digitale Evaluierungen sparen Sie sich viel Aufwand und Mühe.

Digitale Reportings und Tracking-Daten

In den digitalen Systemen für Ihr Einladungsmanagement, dem Teilnehmermanagement, dem Check-in und den Event-Plattformen liegen viele wertvolle Eventdaten. Nutzen Sie diese. Legen Sie vorab Ihre KPIs fest und analysieren Sie dann Schritt für Schritt, ob Sie diese erreicht haben – bei diesem Event oder im Vergleich mit dem Vorjahres-Event.

XING Events Tipp: Wenn Sie Ihr Teilnehmermanagement über den XING EventManager abwickeln, können Sie direkt per Schnittstelle Ihre Teilnehmerdaten in Ihr CRM-System übertragen und direkt damit weiterarbeiten.

Digitales Lead-Management

Spätestens jetzt sollten Sie die Leads, die Sie im Rahmen Ihres Events generieren konnten, an die Kolleg·innen im Vertrieb weiterleiten oder durch geeignete Marketing-Maßnahmen weiterqualifizieren. Wer hier noch auf Papierbögen auf der Messe setzt oder gar keine Leads trackt, lässt sehr viel Potenzial liegen.

XING Events Lesetipp: Jede Menge B2B Leads dank Ihres Events – und was nun?

Content digital aufbereiten

Mit oder ohne Streaming – vermutlich haben Sie viel Content auf Ihrem Event generiert. Gab es einen Stream, sollten Sie diesen jetzt aufbereiten und in geeigneter Form für Follow-ups, für On-demand-Angebote oder als Trailer für die kommende Veranstaltung nutzen. Doch auch ohne Aufzeichnungen haben Sie wahrscheinlich viel Content kreiert: eigene Fotos, Bilder und Selfies der Teilnehmer·innen und der Aussteller·innen sowie Präsentationsfolien von den Referent·innen. Bereiten Sie die Materialien auf und nutzen Sie diese für die Kommunikation nach Ihrem Event. Ob über Newsletter, in Social Media, auf Streaming-Plattformen oder auf Ihrer eigenen Event-Plattform.

Potenziale der Digitalisierung für Ihr Eventmanagement

Die Digitalisierung von Events bringt zahlreiche Vorteile für Sie als Veranstalter·in als auch für alle Beteiligten mit sich:

  • Eventplaner·innen profitieren von enormer Zeitersparnis, da Prozesse nicht mehr manuell durchgeführt werden müssen,
  • Teilnehmer·innen erleben ein individualisiertes Event mit passgenauer Ansprache – ohne Brüche im Eventprozess oder Mehrfach-Einladungen zu Events, für die sie bereits angemeldet sind,
  • Speaker·innen erfahren mehr über ihre Performance – dank der Auswertung digitaler Daten in Plattformen, Apps und Feedbackbögen,
  • Aussteller·innen und Sponsor·innen erhalten Leads und wertvolle Insights rund um diese in Echtzeit und können diese passgenau weiterentwickeln oder ansprechen.

Wer heute noch auf manuelles Eventmanagement setzt, verkennt die Vorteile der Digitalisierung von Events. Denn in Zeiten von Personalmangel und immer kürzeren Vorlaufzeiten für Veranstaltungen kann nur der erfolgreich sein, der das Potenzial digitaler Lösungen und Prozesse für sich nutzt.

So meistern Sie die Hürden der Digitalisierung rund um Ihr Eventmanagement

Digitalisierung von Events kann herausfordernd sein. Schließlich steigt die Komplexität mit jedem Tool oder System, welches Sie Ihrem Eventprozess hinzufügen. In diesem Zusammenhang nehmen auch die Zahl und die Komplexität der zu gestaltenden und zu pflegenden Schnittstellen zu. Darüber hinaus müssen Sie sich beim Einsatz von digitalen Lösungen um den Datenschutz und die Datensicherheit kümmern.

Damit Sie bei der Digitalisierung Ihrer Events dennoch erfolgreich sind, sollten Sie:

  • Schritt für Schritt vorgehen und eine digitale Lösung nach der anderen einführen,
  • sich für eine bewährte Lösung entscheiden,
  • bei Anbieter·innen genau nachfragen, wie diese die DSGVO einhalten,
  • für saubere Schnittstellen sorgen und diese permanent überprüfen.

XING Events Tipp: Beispielsweise über Zapier können Sie den EventManager mit zahlreichen Systemen verknüpfen.

Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Geben Sie sich ein wenig Zeit bei der Digitalisierung von Events. Wichtig ist nur, dass Sie damit – spätestens jetzt – anfangen.

Fazit

Die Digitalisierung von Events birgt enorme Chancen und Vorteile für Veranstalter·innen, Teilnehmer·innen, Aussteller·innen sowie Speaker·innen. Zahlreiche Tools und Lösungen sorgen schon heute dafür, dass Ihr Eventmanagement effizienter abläuft und dass Sie mit passgenauen Botschaften und Tools Ihre Teilnehmer·innen begeistern – vor, während und nach dem Event.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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