Virtuelle Events

Eine virtuelle Messe und Konferenz planen – die ultimativen Vorteile Gastbeitrag Martin Schulz / EXPO-IP

Martin Schulz

Wenn Sie „Messe“ oder „Konferenz“ hören, dann haben Sie Bilder von den vollen Hallen und Sälen der OMR (Hamburg) oder ISPO (München) vor Augen? Sie sehen viele Aussteller, die ihre Produkte und Lösungen in Flyern, Dokumenten und Videos präsentieren? In der Sitzecke des Messestands werden Gespräche mit Besuchern geführt und auf Bühnen und in Konferenzsälen werden Vorträge, Live-Demos und Workshops gehalten?

Nun trennen Sie dieses Bild von dem physischen Ort und Sie haben im Prinzip die Definition einer virtuellen Messe. Statt nach Hamburg oder München zu reisen, besuchen Sie diese virtuell – also ganz bequem im Internet.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events planen – enormes Potential für Eventveranstalter

Wie sieht eine virtuelle Messe aus?

Eine virtuelle Messe bildet das Messegelände, die Ausstellungsfläche – also die Messestände – und die virtuelle Bühne, auf der die Vorträge innerhalb einer Webkonferenz präsentiert werden, über Grafiken ab, die den Besucher intuitiv über die Messe führen. Broschüren, Whitepaper, Videos, Bildergalerien und Live-Demos, die direkt an den virtuellen Ständen der Aussteller bereitgestellt werden, bieten alle Informationen zu deren Leistungsportfolio. Ins Gespräch mit den Referenten der Webkonferenz oder den Ausstellern kommen Sie einfach per Text-Chat, Video-Chat, Online-Meeting oder ganz klassisch per Telefon.

Wir selbst sind mit unserer Plattform nicht nur Anbieter virtueller Messen, sondern auch Veranstalter unserer eigenen virtuellen Messe DiMarEx, die sich an B2B-Marketing- und E-Commerce-Entscheider richtet. Nachfolgende Bilder liefern einen Einblick in den Aufbau einer virtuellen Messe und Konferenz.

Warum eine virtuelle Messe?

Es gibt viele Gründe, die für eine virtuelle Messe sprechen. Nachfolgend möchte ich mich auf die drei wichtigsten konzentrieren:

1. Die Kosten

Jede Veranstaltung verursacht Kosten – so auch eine virtuelle Messe mit Live-Webkonferenz. Diese sind allerdings deutlich geringer als es bei physischen Events der Fall ist. Da wir selbst eine virtuelle Messe-Plattform anbieten, selbst virtuelle Messen veranstalten, Aussteller bei virtuellen Messen sind und bei physischen Messen waren und auch die Rolle des Besuchers kennen, hier ein Einblick in unsere Erfahrungen.

Physische Events

Unabhängig davon, wer letztendlich die Kosten trägt – es entsteht finanzieller Aufwand auf Seiten des Veranstalters, Ausstellers und auch bei den Besuchern. Auch wenn Besucher mit kostenfreien Tickets gelockt werden – häufig müssen sie dennoch die Reisekosten selbst tragen und einen oder mehrere Tage „opfern“. Allein dieser Aufwand verhindert, dass alle relevanten Personen eines Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen können.

Auf Veranstalterseite ist der Aufwand für Location, Logistik, Infrastruktur und Versorgung von Ausstellern und Besuchern enorm. Das Aussteller- und Besuchermarketing und selbstverständlich der gewünschte Gewinn kommen dabei als Kosten noch einmal on top. Dies muss sich zwangsläufig in den Gebühren für Aussteller und den Ticketpreisen niederschlagen.

Auf Ausstellerseite kommen neben den Gebühren für Standfläche, Catering, Messestandbau und Logistik auch Reise- und Übernachtungskosten hinzu. So liegen die Gesamtkosten für Aussteller einer Messe meist bei dem sechsfachen der reinen Standgebühren. Hinzu kommt, dass der Aussteller für das Marketing seines Messeauftritts selbst verantwortlich ist. Wer hier spart, kann nur hoffen, dass Besucher zufällig an seinem Messestand vorbeikommen.

Digitale Events

Die Kosten beispielsweise für eine Teilnahme an der virtuellen Messe DiMarEx, bei der in der Aussteller-Gebühr alle Leistungen (inklusive Speaker Slot auf der Webkonferenz-Hauptbühne) enthalten sind, liegen bei einem Listenpreis von 3.500 Euro. Dabei ist auch das individuelle Besuchermarketing gemäß der vom Aussteller definierten Zielgruppe eingeplant. Der Löwenanteil: Kosten für Location, Logistik, Infrastruktur und Versorgung entfallen bei einer virtuellen Messe auch für den Messeveranstalter. Dadurch können Aussteller-Gebühren geringgehalten werden.

Die Ausstellung auf einer physischen Messe – oder alternativ die Umsetzung einer firmeneigenen Roadshow – ist mit einem Budget von 3.500 Euro unmöglich umsetzbar.

Bei der Durchführung einer eigenen virtuellen Messe mit uns als Anbieter entstehen lediglich Kosten für die Messeplattform, das Aussteller- und Besuchermarketing. Was die Plattform betrifft, so richten sich die Kosten danach, wie lange ich Besuchern die Möglichkeit geben möchte, an der Messe teilzunehmen – komplett unabhängig von der Visualisierung, der Anzahl an Ausstellern und so weiter. Hier sind von wenigen Tagen bis hin zu einem Jahr verschiedenste Optionen möglich – los geht es dann schon bei 3990 Euro.

XING Events Tipp: Weitere Informationen, Preislisten und Einblicke zu EXPO-IP gibt es hier

2. Die Zeitersparnis

Auch eine virtuelle Messe und Konferenz ist nicht einfach in wenigen Minuten zu organisieren und zu veranstalten. Abstimmungen mit Beteiligten, Erstellung von relevanten Informationen und Inhalten und nicht zuletzt die Vorbereitung von Vorträgen, Workshops und Live-Demos sind – neben der visuellen Darstellung – mit Zeitaufwand verbunden. Aber dennoch – Good News: Insgesamt ist der Zeitaufwand geringer!

Organisations- und Reisezeit auf Veranstalterseite

Vor Jahren war die Durchführung von „Roadshows” das effizienteste Marketing-Instrument. Als IT-Systemhaus führte uns eine unserer Roadshows gemeinsam mit acht Herstellern von IT-Lösungen in sechs Städte quer durch Deutschland. Insgesamt 96 potenzielle Interessenten konnten wir mit unserer Veranstaltung zum Thema „Einsatz von ThinClients“ erreichen. Der Aufwand: Jeder unserer Partner hat uns mit einem Referenten unterstützt. Wir selbst waren mit einer „Drei-Mann-Besetzung“ unterwegs. Allein die Vor-Ort-Durchführung der Roadshow hat 66 volle Arbeitstage in Anspruch genommen (elf Personen an sechs Veranstaltungsorten). Dabei ist noch keine Sekunde für die gesamte Organisation, die Auswahl der Locations etc. berücksichtigt. Das Ergebnis: Super Projekte gewonnen, aber nur einen Bruchteil der Zielgruppe erreicht. Bei einer virtuellen Hausmesse ist der Zeitaufwand signifikant geringer:

  • Ein Klick und jeder Referent ist zu seinem Vortrag zugeschaltet
  • Statt sechs Termine an unterschiedlichen Orten reicht ein Termin vollkommen aus
  • Acht Vorträge zu je einer Stunde stehen einem Zeitaufwand von 66 Arbeitstagen gegenüber

Geringere Hürde auf Teilnehmerseite

Wir waren zudem der Auffassung, dass unsere spannende Agenda einfach jeden interessieren muss, der sich mit dem Thema beschäftigt. Auch wenn dies der Fall wäre, so ist dennoch nicht jeder der Vorträge aus unserer Agenda für jeden Interessierten den Zeitaufwand der An- und Abreise wert. Trifft eventuell nur einer der Vorträge den Nerv eines potenziellen Teilnehmers, wird dieser höchstwahrscheinlich nicht erscheinen.

Bei einer virtuellen Hausmesse wird es auch diesen Interessenten leicht gemacht. Sie können sich gezielt zu Vorträgen ihrer Wahl mit einem Klick einwählen. Dies wurde sehr deutlich bei der ersten DiMarEx im Januar 2019: Die über 3.000 Besucher haben sehr selektiv einzelne der 35 Fachvorträge für sich herausgepickt. In einer vorab durchgeführten Umfrage gaben 75 Prozent der DiMarEx Besucher an, dass sie planen, zwischen einem und fünf Online-Vorträge zu besuchen. Aus unserer Sicht auch völlig logisch – denn nicht jeder Marketing Manager brennt für das Thema „Händler Werbung auf Amazon” – andere hingegen reizte meinen Vortrag zum Thema „Digitale Events“ nicht.

3. Die Reichweite

Sie bieten mit Ihren Lösungen und Leistungen Ihrer Zielgruppe enorme Mehrwerte? Wenn Sie konkret nach Ihrer Zielgruppe gefragt werden, können Sie genau beschreiben, wer an Ihren Angeboten eigentlich nicht vorbeikommt? Diese Zielgruppe, die Sie jetzt gerade in Gedanken vor sich sehen, müsste Ihnen 100 prozentige Aufmerksamkeit schenken? Warum nur passiert das häufig nicht? Die Antwort: Personen, die wir aus unserer Zielgruppe erreichen möchten, haben – wie wir selbst auch – nur begrenzt Zeit zur Verfügung. Also wird priorisiert. Virtuelle Messen und Konferenzen haben hier einen enormen Vorteil: Sie schonen auf Unternehmensseite Marketing-Budgets und ziehen aufgrund der Teilnahmehürden gleichzeitig neue Interessenten an.

Die eigene Zielgruppe online gezielter erreichen

Unser Thema beispielsweise – „Digitale Events“ – betrifft nur eine von vielen Online Marketing Strategien. Bei unserer Zielgruppe, den Marketing-Abteilungen, gibt es zahlreiche Aufgaben und Prioritäten wie den Relaunch der Website, SEO und SEA Konzepte, eine neue Content Marketing Strategie, Aufbau von Inbound Marketing Prozessen, Einführung eines B2B-Newsletters und so weiter. Wie können wir sie trotzdem erreichen? Viele versuchen es bei den physischen Online Marketing Messen wie der OMR oder DMEXCO. Das Problem? Tausende Aussteller suchen den Dialog mit Marketing- und E-Commerce Managern – und das innerhalb von zwei bis drei (!) Tagen. Für uns bedeutet das: geringe Chancen in dieser Masse und in dieser kurzen Zeit überhaupt gesehen zu werden.

Die imposante Zahl der Besucher und somit die Reichweite der oben genannten physischen Messen sind für uns darum nicht relevant. Relevant ist die Reichweite, die WIR SELBST erzielen.

Und so haben wir uns für die „Gründung“ der DiMarEx entschieden. Mit nur einem Klick können Interessenten aus unserer Zielgruppe teilnehmen und sich gezielt die für sie spannenden Online-Vorträge herauspicken. Für weitergehende Informationen stehen nebst Dokumenten und Videos zum Abruf auch Ansprechpartner in Live-Chats an den virtuellen Messeständen bereit.

Neue Interessenten gewinnen

Mit der ersten DiMarEx ist es uns gelungen, zahlreiche neue Kontakte in unserer Zielgruppe zu knüpfen und das Thema „Digitale Events“ noch stärker zu positionieren. Die Aussteller-Gebühren werden überwiegend für das Besuchermarketing eingesetzt, was die DiMarEx zu einer sehr budget-schonenden Marketing-Maßnahme macht. Daneben sind wir weltweit 24/7 erreichbar, was uns auch von Regionen und Zeitzonen unabhängig macht. Plus: Mit einer virtuellen Messe und Konferenz hält man alle Kontakte, alle Leads in einer Hand. Gleichen Sie Registrierungen und tatsächliche Teilnehmer ab, erhalten Sie zudem wertvolle Informationen zur No-Show-Rate, beliebtesten Vorträgen etc.

Fazit

Auf einer virtuellen Messe treffen Sie als Veranstalter, Aussteller oder referierendes Unternehmen auf Ihre tatsächliche Zielgruppe – online und mit minimalem Zeitaufwand. Teilnehmer können flexibel und von überall „eintreten“ und sich informieren. Die geringen Kosten und der überschaubare personelle Aufwand erlauben es zudem, dass jedes Unternehmen selbst eine virtuelle Messe, Konferenz oder Digitale Roadshow veranstalten kann.

XING Events Lesetipp: EXPO-IP ist auch Plattform für unsere VExCon – mehr dazu in diesem Artikel.

XING Events Tipp: Bei der Umsetzung Ihrer virtuellen Messe oder Konferenz stehen wir Ihnen zur Seite!

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Martin Schulz Inhaber bei EXPO-IP GmbH

Mit EXPO-IP als virtuelle Messe und Eventplatform sind digitale Events schnell und einfach umgesetzt. Zudem unterstützt Sie das Unternehmen bei Webinaren – ob als „stand alone“ Veranstaltung oder eingebunden in eine virtuelle Messe. Die dritte Säule des Unternehmens sorgt für perfekten Full-Service: Livestream Interactive ermöglicht neben der Live-Übertragung unter anderem Interaktion via Chat und Umfrage-System.

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