Virtuelle und hybride Events

Emotionale Online-Events – mit 10 G und der Sesamstraße Gastbeitrag von Nadja Kahn | Geschäftsführerin, KahnEvents GmbH

Ich nehme Sie nun mit auf eine Zeitreise – eine Reise zu den Schlüsselfaktoren emotionaler Online-Events. Was die Sesamstraße damit zu tun hat? Nun, dazu gleich mehr. Interessanter- sowie ironischerweise beginnen all die Schlüsselfaktoren außerdem mit dem Buchstaben G. Eben dieser Buchstabe hat vor allem in den letzten Monaten eine immense Bedeutung in der Eventbranche erlangt: 3G, 3G plus, 2G, 2G plus, 1G und so weiter. Doch ich möchte Ihnen zehn andere Gs vorstellen. Eben solche, die Ihre digitalen Veranstaltungen emotional aufladen und auf die Sie bei der Planung und Gestaltung Ihrer Online-Events besonders achten sollten.

   

Können Online-Events emotional sein?

Bis zum 2. März 2020 hätte ich Stein auf Bein geschworen, dass Online-Events und Emotionen rein gar nichts miteinander zu tun haben. Wie sollte ich die Atmosphäre eines Live-Events online abbilden? Über einen zweidimensionalen Bildschirm, möglicherweise sogar nur über ein Smartphone? Ich war überzeugt: Das geht nicht!

Wie gut, dass wir Menschen uns irren können, denn seit dem 2. März weiß ich: Eine Atmosphäre wie bei Live-Events lässt sich vielleicht nicht direkt umsetzen und übertragen – dennoch ist ganz viel anderes möglich. Wir haben im Frühjahr 2020 festgestellt, dass die Menschen nicht mehr zu Events gehen können, doch wir – als Agentur sowie als Branche – können das Event zu den Menschen bringen. Dabei liegt der Fokus auf dem Wort „bringen”. Doch schauen wir uns die 10 Gs der Reihe nach an.

G wie Gast – kennen Sie Ihre Gäste

Erinnern Sie sich noch an den Titelsong der Sesamstraße? „Der, die das. Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt …” … wird niemals wissen, wer der Gast hinter dem Bildschirm ist. Ich als Veranstalter·in muss meinen Gast kennen. Wo steht er oder sie? Wo steht er oder sie mit seinem oder ihrem Wissen? Der Perspektivwechsel an dieser Stelle ist entscheidend für den emotionalen Erfolg Ihres Online-Events.

G wie Grund – wieso, weshalb, warum findet Ihr Event statt?

Wie hole ich meinen Gast am besten ab? Ich als Veranstalter·in sollte schon mit der Einladung und mit der Registrierung feststellen, wo er oder sie steht und ihm oder ihr möglichst viel Hilfestellung geben, sich auf der Plattform zurechtzufinden. Wir müssen immer berücksichtigen, dass es auch heute noch Menschen gibt, die mit diesen Medien weniger vertraut sind.

Schauen wir noch einmal in die Sesamstraße. Vielleicht erinnern Sie sich an die „Was-passiert-dann-Maschine” von Kermit, dem Frosch. Mit dieser wollte Kermit über verschiedene Zwischenschritte sein Radio fernbedienen. Was hat das jetzt mit Events zu tun? Nun, jede Handlung hat, egal ob bei Kermit oder bei Ihren Events, eine Auswirkung auf das Ergebnis. Je mehr ich vorausdenke, egal, ob technisch, inhaltlich oder organisatorisch, desto besser bin ich vorbereitet und verstehe die Auswirkung auf mein Event und auf die Gäste.

Auch diese Fragen können Sie von der Sesamstraße auf Ihr Event übertragen: Wieso? Weshalb? Warum?

Warum gibt es Ihre Veranstaltung überhaupt? Warum organisieren Sie sie? Was wollen Sie damit erreichen? Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Sind Sie sich dessen bewusst? Wenn dem so ist, dann haben Sie den Grund für Ihre Veranstaltung gefunden.

G wie Geschichte – was möchten Sie erzählen?

Haben Sie Ihre Gäste und Ihren Grund definiert, kommt der aus meiner Sicht wichtigste Aspekt eines erfolgreichen Events zum Tragen: Sie brauchen eine Geschichte.

Was möchten Sie erzählen? Ein Event ist keine Aneinanderreihung irgendwelcher Tätigkeiten, sondern eine Geschichte, die ich umblättere. Seite für Seite. Ein Event hat eine Dramaturgie, der ich als Veranstalter·in folge. Gerade bei Online-Events ist es enorm wichtig, dass Sie diese Geschichte erzählen. Machen Sie sich klar, dass es auf den Inhalt ankommt und seien Sie sich der „BIBO-Formel” aus der IT-Branche bewusst. Gemeint ist damit: „Bullshit In – Bullshit Out” und genau das können Sie auch auf Ihr Event übertragen. Das bedeutet, wenn Sie nichts zu erzählen haben, dann lassen Sie es lieber. Darüber hinaus gilt BIBO auch für die Technik. Schlechter Ton oder schlechtes Licht führen beispielsweise dazu, dass das Erlebnis auch auf der anderen Seite stets schlechter ausfällt.

G wie Gesicht – zeigen Sie Gesicht

Wer erzählt die Geschichte und wie gestalten Sie die Geschichte? Seien Sie sich bewusst, dass eine Kamera circa 30 Prozent Ihrer Geschichte, Ihrer Körpersprache und Ihrer Präsenz schluckt. Das wiederum bedeutet, je mehr Technik Sie haben, desto mehr „Mensch“ muss durch die Kamera kommen bei einem Online-Event. Übersetzt heißt das, dass Sie mehr Persönlichkeit benötigen, um zu wirken. Zeigen Sie deshalb unbedingt Gesicht.

G wie Gelassenheit – auch wenn mal etwas schief geht

Bei Online-Events kann immer etwas schief gehen. Lassen Sie diese Ängste einfach zur Seite fallen. Dabei hilft Ihnen auch die bereits vorgestellte „Was passiert dann-Maschine?” von Kermit. Planen Sie vor, denken Sie an Backups und halten Sie stets einen Plan B parat. Dann können Sie auch in stressigen Momenten, in denen Ihr Online-Event nicht nach Plan läuft, gelassen bleiben.

Mit Blick auf Ihre Gäste bedeutet das: Gehen Sie immer vom DAU aus, vom dümmsten anzunehmenden User. Auch wenn das hart klingen mag, hat es sich doch bewährt, das Event so aufzusetzen und zu erklären, dass auch die weniger Erfahrenen problemlos teilnehmen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste tatsächlich positive emotionale Erlebnisse während eines Online-Events erfahren.

XING Events Lesetipp: Pleiten, Pech und Pannen: So bleiben Teilnehmer·innen loyal

G wie Gemeinschaft – wirklich kreieren

Die größte Herausforderung, die wir zurzeit haben, ist die fehlende Gemeinschaft. Wie können wir es schaffen, auch bei Online-Events wirklich zu spüren und nicht nur zu denken? Wie kann ich spüren, dass zur gleichen Zeit noch viele andere Menschen vor ihrem Rechner sitzen und dem Online-Event folgen? Wir haben diese Frage beispielsweise mit dem Online-Event “DisTanz im Mai” beantwortet. Auf diesem Event haben wir mit anderen MICE-Partnern eine echte Festival-Stimmung erzeugt und zu einem Mai-Beben frei nach dem Motto „Lieber ein Mai-Beben statt klein beigeben” eingeladen. Wir hatten ein buntes Programm aus Musik und Kultur und haben unsere Gäste aufgefordert, uns über den Chat mitzuteilen, wie sie Corona mit Humor begegnen. Daraus haben wir am Ende des 90-minütigen Events einen Song kreiert und diesen live abgespielt. So waren alle ein Teil des Events und damit Teil der Gemeinschaft.

G wie Gaudi – ein bisschen Spaß muss sein

Ohne Spaß fehlt einfach etwas – auch bei einem Online-Event. Das ist vor allem so relevant, da die Ablenkungen gerade bei einem Online-Event nur einen Mausklick entfernt sind. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Menschen auf der Plattform halten und sie durch Spielen und Mitmachen dazu zu bringen, dabei zu bleiben.

Um Ihnen zu zeigen, wie einfach Sie Spaß in ein Online-Event einbinden können, habe ich Ihnen ein Beispiel einer Online-Weihnachtsfeier mitgebracht.

Beispielhafte Darstellung des Weihnachtspullover-Wettbewerbs

Hier sehen Sie eine mutige Geschäftsführung, die sich bereit erklärt hat, vor 2.000 Mitarbeiter·innen einen „Ugly Pullover Contest” durchzuführen. Die Gäste konnten darüber abstimmen, wer der oder die Gewinner·in ist. Das ist ein hervorragendes Beispiel für ein humorvolles Element in einem Online-Event, das noch nicht einmal etwas kostet.

G wie Genuss – fügen Sie es Ihrem Event hinzu

Menschen wollen gutes Essen, gute Getränke miteinander genießen – auch das macht Events aus. Ergänzen Sie daher Ihr Online-Event durch einen Genussmoment. Sie können beispielsweise ein komplettes Kochevent durchführen oder auch nur kleine kulinarische Momente einbauen. Ein besonders gelungenes Beispiel ist für mich das Online-Event eines Kunden, der unter seinen Gästen eine Reise nach Dubai verlosen wollte und sich dafür einen besonderen Wettbewerb ausgedacht hat. In die Geschenkboxen für seine Teilnehmer·innen haben wir von KahnEvents passende Artikel wie Kamel-Seife, Kamel-Schokolade (Schokolade in Kamelform und aus Kamel-Milch) sowie Datteln gepackt. Aus jenen Datteln sowie aus Zahnstochern sollten die Teilnehmenden ein Kamel basteln und ihre davon angefertigten Fotos zu einem Contest einreichen. Neben dem Spaß entstand so im Rahmen des Online-Events ein wirklicher Genussmoment, der wenig kostete.

10 weitere kreative Ideen für Ihr Online-Event finden Sie hier.

G wie gesund – bleiben Sie es

In diesen Zeiten ist es enorm wichtig: Bleiben Sie gesund. Auch dazu tragen Online-Events bei.

G wie Glück – fangen Sie es ein

Haben Sie stets ein Quäntchen Glück.

Und zum Schluss: WWW für Ihre Online-Events

WWW steht für mich symbolisch für das, was Online-Events sein können und sollten:
 

  • wahrnehmend
    Das sind Veranstalter·innen, die ihre Gäste einladen und dabei die Bedürfnisse dieser anerkennen.
  • wertschätzend
    Jedes Event ist pure Wertschätzung.
  • wirkungsvoll
    Mit der entsprechenden Vorbereitung und den hier vorgestellten 10 Gs ist ein Event wirkungsvoll.

XING Events Lesetipp: Eventmanagement neu gedacht: digital, hybrid, flexibel

Fazit

Lassen Sie mich noch einmal die zehn Gs für emotionale Online-Events zusammenfassen, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten. Kennen Sie Ihren Gast und den Grund für Ihr Event. Erzählen Sie eine Geschichte und zeigen Sie dabei Gesicht. Bleiben Sie gelassen, egal was passiert, und sorgen Sie für Gemeinschaft, Gaudi und Genuss. Und zu guter Letzt: Bleiben Sie gesund und glücklich!

XING Events Tipp: Sie haben Lust auf weitere Insights von Nadja Kahn?

Dieser Artikel basiert auf Ihrem Vortrag auf der VExCon 2021, den Sie auch als Aufzeichnung auf unserer Website finden. Darin enthalten sind zusätzlich einige spannende Beispiele aus der Praxis.

Nadja Kahn Geschäftsführerin, KahnEvents GmbH

Der Einstieg in die Eventbranche begann für Nadja Kahn während ihres BWL-Studiums mit Schwerpunkt Tourismus in München im Jahr 1995. Seit 2003 hat Nadja Kahn mit ihrer Event- und Incentiveagentur zwischen Kuba, Südafrika und Lappland über 1000 Veranstaltungen konzipiert und umgesetzt. Mit Beginn von Corona hat sie die Events sehr erfolgreich in den digitalen Raum verlagert.

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