Virtuelle Events

Erlebnisse als Katalysator für Interaktion auf Online-Events Gastbeitrag Leonie Maier | brandherde

Veranstaltungen – wem fehlen sie nicht? Besonders die menschliche Interaktion, das gemeinsame Erleben, das Erfahren mit all unseren Sinnen.
Hören, sehen, fühlen, riechen und schmecken. Ein gut konzipiertes Event deckt (fast) alle Sinne ab – bzw. deckte. Im digitalen Bereich sind wir sehr eingeschränkt, was dieses Sinn-Erlebnis anbelangt. Und doch ist es nicht gänzlich unmöglich. Die Sinne, die uns auch im virtuellen Raum bleiben, müssen nur stärker und etwas anders angesprochen werden als im realen Raum.

Events können verschiedene Ziele und Ausrichtungen haben. Was ihnen allen jedoch gemein ist, ist unser Urbedürfnis nach persönlicher Begegnung und Austausch, die Befriedigung unseres sozialen Instinkts. Neben der reinen Informations- und Wissensaufnahme ist das Networking wohl mit das stärkste Motiv für die Teilnahme an Events im wirtschaftlichen Kontext.

Partizipation und Interaktion als grundlegende Bausteine einer aktiven und echten Begegnung stehen im Fokus dieses Beitrags, genauso wie die Motivation der Teilnehmer·innen. Aus dieser Beobachtung lässt sich der Handlungsrahmen für Veranstalter·innen verstehen und ableiten – onsite wie online.
 

Die Definition von Partizipation und Interaktion

Partizipation (lat. participare = teilnehmen, teilhaben), die aktive und maßgebliche Beteiligung bzw. das Mitwirken an etwas, überschreitet die reine Teilnahme an einem Event. Partizipation ist der grundlegende Bestandteil der Interaktion. Die Interaktion (lat. inter = zwischen; actio = Handlung, Tätigkeit) wiederum geht einen Schritt weiter: Sie beschreibt aufeinander bezogenes Handeln, eine Wechselbeziehung zwischen zwei oder mehreren Parteien. Im Veranstaltungskontext kann diese Interaktion auf vielen Ebenen stattfinden: zwischen Speaker und Audience, zwischen den einzelnen Teilnehmer·innen, auf der Bühne usw. Die Interaktion bildet die Grundlage für eine nachhaltige Kommunikation, die wiederum die Essenz eines jeden Events darstellt.

Erlebnis fördert Partizipation und Interaktion

In der Live-Kommunikation wurde schon immer stark auf das Erlebnis gesetzt. Der Mensch erinnert sich besser an Ereignisse, die in seinem Gehirn mit Emotionen verknüpft sind. Erlebnis, Begeisterung, Neugierde, Spannung und Überraschung haben also den nachhaltigen Effekt, dass das Event und auch die vermittelten Inhalte besser im Gedächtnis bleiben.

Neurologisch lässt sich das so erklären: Die Amygdala, die für die emotionale Bewertung von Ereignissen zuständig ist, ist direkt mit dem Hippocampus verbunden, dem „Wächter der Erinnerung“. Diese Hirnregion spielt bei der Überführung von Inhalten aus dem Kurz- ins Langzeitgedächtnis die entscheidende Rolle.

Interaktion kann Erlebnis fördern. Gleichzeitig schafft Erlebnis die Grundlage für Interaktion. Deswegen muss ganz besonders im digitalen Raum auf visuelle sowie auditive Erlebnisse gesetzt werden – denn das haptische, das kulinarische und das olfaktorische Erlebnis fallen hier weg.

Tatsächlich nimmt der Mensch seine Umwelt hauptsächlich über das Auge auf. Das visuelle Erlebnis ist also mit das nachhaltigste, um Inhalte zu vermitteln. Der digitale Raum bietet also fast mehr Chancen als Einschränkungen. Digital haben wir die Möglichkeit, Welten und Umgebungen zu erschaffen, von denen wir in der realen Welt nur träumen konnten. Ein Firmenjubiläum unter Wasser? Das nächste Webinar auf einer futuristischen Insel? Die nächste Mitarbeiterversammlung in einer Sci Fi-Welt oder in einem versteckten Maja-Tempel im Dschungel? Ja, das und noch viel mehr ist möglich.

Das Erlebnis steht im Vordergrund eines jeden Events, weil es das ist, was die Inhalte, die Interaktionen, das Erinnern beflügelt und nachhaltig prägt. Dafür reichen leider keine lieblosen Videokonferenzräume, kein langweiliges Interface. Die Umgebung, die Ausgestaltung der virtuellen Veranstaltungswelt bedürfen einer Sorgfalt und kreativen Hingabe, die der von Live Events nahekommt – nur mit anderen Werkzeugen. Mit einer erlebnisorientierten Atmosphäre chaffen wir als Organisator·innen die Grundlage für Partizipation und Interaktion.

Erlebnisse als Katalysator für Interaktion auf Online-Events: hyven
Die Convention Island von hyven, der Plattform für digitale & hybride Events, entwickelt von brandherde

Der Zusammenhang von Aufmerksamkeit und Partizipation

Unsere Aufmerksamkeitsspanne nimmt immer mehr ab – oder vielleicht besser ausgedrückt: Unser Gehirn ist schlichtweg mit der Menge an Reizen, denen wir in der Schnelllebigkeit unserer heutigen Welt ausgesetzt sind, überfordert. Laut Neurowissenschaftler·innen, wie beispielsweise Dr. John J. Medina (Washington State University), ist unser Gehirn überhaupt nicht für Multi-Tasking geschaffen, aber quasi 24/7 damit konfrontiert, diesem Anspruch irgendwie gerecht werden zu müssen.

Um einer Überforderung und somit einem Aufmerksamkeitsverlust entgegenzuwirken, bedeutet dies für Veranstaltungen nicht nur, weniger Impulse parallel zu setzen, sondern auch, lieber auf fokussierte, kürzere Beiträge zurückzugreifen als auf lange Frontalvorträge. Häufige, interaktive und wechselnde Impulse sind für unsere Aufmerksamkeit förderlich.

Idealerweise fängt das schon in der Planungsphase eines Events an. Gebe ich den zukünftigen Teilnehmer·innen die Chance, das Programm aktiv mitzugestalten, generiere ich von Beginn an ein ganz anderes Involvement und eine „Bindung“ an die Veranstaltung selbst und ihren Inhalt. Gerade bei informativen Events, die zur Kundenbindung oder für Networking-Zwecke genutzt werden und für die Gäste kostenlos angeboten werden, wirken Veranstalter·innen so der Absprungrate entgegen.

Im weiteren Verlauf halten Veranstalter·innen die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden durch kleine Impulse, wie z. B. Meinungsabfragen oder Abstimmungen, aufrecht. Durch kleine Gewinnspiele kann ich Anreize für die Partizipation schaffen und letztendlich auch die Interaktion fördern. Ein Beispiel dafür wäre die Erstellung von zufälligen Matches über eine Fotoanwendung. Über eine Galerie mit allen Matches können Likes dazu verteilt werden, welches Match am lustigsten, professionellsten etc. aussieht. Am Ende der Veranstaltung bekommen die beiden Gewinner·innen einen Preis.

So oder so ähnlich können Konzepte aussehen, die zum einen dem Netzwerken dienen und zum anderen Anreize schaffen, dabei zu bleiben und aktiv mitzumachen. Hieran lässt sich gut erkennen, wie nah Partizipation und Interaktion aneinander liegen.

Eine andere Möglichkeit, um Partizipation anzuregen, könnten virtuell versteckte Gegenstände sein, die mir entweder Zugang zu einem VIP-Raum ermöglichen oder auch einen Gewinn beinhalten könnten. Im Prinzip stehen einem hier alle virtuellen Türen offen – man braucht nur die richtige Plattform.

Außerdem wichtig, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer·innen eines Online-Events nicht zu verlieren, sind Brain Breaks, Gedankenpausen – besonders wenn man den ganzen Tag bzw. mehrere Stunden nur vor einem Bildschirm sitzt. Kleine Spiele, musikalische Einlagen, oder visuell ansprechendes Unterhaltungsangebot können einer einsetzenden Lethargie entgegenwirken. Genauso wichtig sind ausreichende Pausen, die zu bestimmten Zeiten auch gerne etwas länger sein können. Reichen 15 Minuten für eine Bio-Pause und einen Kaffee, brauchen die Teilnehmer·innen schon eher an die 60 Minuten für eine Mittagspause inklusive eines kleinen Spaziergangs um den Block.

Geeignete interaktive Formate

Wie schon zuvor festgestellt: Ein wichtiger Aspekt von Events sind die Begegnung und der Austausch zwischen den teilnehmenden Parteien. Bei Veranstaltungen im realen Raum findet sehr viel durch zufällige Begegnung statt. Außerdem sind die Hemmungen nicht so groß, wenn man situativ ins Gespräch kommen kann, sich direkt über das Gehörte austauschen möchte usw. Online gibt es da ein paar Punkte, die man berücksichtigen sollte.

Die intuitive Handhabung der Plattform, die zu einer guten User Experience führt, ist je nach Zielgruppe besonders wichtig. Ich muss damit rechnen, dass nach wie vor Menschen in meiner Audience sitzen, die sich nicht wohl bei der Nutzung digitaler Plattformen fühlen. Um einer Überforderung vorzubeugen, sollte beispielsweise ein Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen mit jeweils neuem Log-in vermieden werden. Muss ich mich als Teilnehmer·in für jeden Programmpunkt erneut anmelden oder wird mir der Wechsel zwischen verschiedenen Formaten erschwert, kann das durchaus dazu führen, dass ich den Spaß am Event verliere und vermutlich auch nicht bis zum Ende dabeibleibe.

Hinzu kommt, dass die verbale Interaktion besonders in größeren Gruppen besser moderiert funktioniert. Möchte ich, dass bestimmte Parteien direkt miteinander kommunizieren, sei dies in einer Diskussionsrunde, bei einem Q&A oder anderen Formaten, muss ich auch hier Vorkehrungen treffen – zeitlich und räumlich.

Erlebnisse als Katalysator für Interaktion auf Online-Events: Integration eines Umfragetools
Die Integration eines Umfragetools auf hyven
Erlebnisse als Katalysator für Interaktion auf Online-Events: wonder
Die mögliche Networking Integration über wonder.me

Letztendlich spielt hier die Auswahl der Formate eine große Rolle. Veranstalter·innen können Expertengespräche im One-to-One-Meeting anbieten, eine virtuelle Speaker’s‘ Corner oder Workshops zu Fokusthemen einrichten, aber auch virtueller Kaffeeklatsch und spielerische Interaktion sind denkbar. Am Ende des Tages – oder vielmehr der Veranstaltung – ist es wichtig, dass nicht nur die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, diese mit neuen Erkenntnissen und Kontakten zu verlassen, auch die Vortragenden und Veranstalter·innen fahren ihren Computer idealerweise „schlauer“ herunter.

Die zufällige Interaktion kann auch virtuell ermöglicht werden. Matchmaking durch automatisches oder gesteuertes Zulosen der Gesprächspartner·innen, Fokusgruppen zu vorgegebenen Themen, die den Austausch anregen sollen und als Forum für Netzwerken genutzt werden können, Online-Spiele bei denen gegeneinander angetreten werden kann …, um nur ein paar Ideen zu nennen. Interaktion im virtuellen Raum bedarf einer anderen Bühne, benötigt mehr Motivation und weniger Scheu auf Seite der Teilnehmer·innen. Es gilt, eine angenehme, geschützte, aber auch anregende und stimulierende Atmosphäre zu schaffen, in der sich jede·r wohl und motiviert fühlt, zu interagieren.

Fazit

Das vorrangige Ziel einer jeden Veranstaltung kann sehr unterschiedlich sein, wie schon zu Beginn erwähnt. Das subliminale Ziel ist und bleibt aber das Vernetzen der einzelnen Teilnehmer·innen untereinander oder mit dem Unternehmen bzw. der Marke: Events schaffen Verbindung zwischen Menschen und Botschaften.

Grundsätzlich bestimmen die emotionale Erwartungshaltung und die Befriedigung dieser letztlich die Erfahrung eines Events und somit auch die Erinnerung an die vermittelten Inhalte. Die richtige Umgebung zu schaffen und ein Erlebnis zu kreieren, bilden die Grundlage für eine nachhaltige Eventerfahrung, aber beeinflussen auch die Motivation der Teilnehmenden und wirken als Katalysator für Partizipation und Interaktion. Die daraus resultierende aktive Kommunikation ist die Essenz einer jeden Veranstaltung, unabhängig von der Ausgangshaltung und den spezifischeren Zielen.

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Leonie Maier Event- und Projektmanagerin, brandherde

Seit 2018 ist Leonie Maier bei der Heidelberger Kommunikations- und Werbeagentur brandherde für Event- und Projektmanagement verantwortlich. Im Bereich Live Communication berät und betreut sie Kund·innen bei der Konzeption, Planung und Organisation sowie der Umsetzung von Corporate Events. Erlebnisse für die Teilnehmenden zu schaffen, in andere Welten zu entführen und Begeisterung auf allen Ebenen hervorzurufen, dafür arbeitet sie mit großer Hingabe und Leidenschaft. Seit COVID-19 das reale Event stark einschränkt, wurde das Bedürfnis, das Erlebnis auch in den digitalen Raum zu holen, bei ihr und ihren Kolleg·innen immer größer. Das bestehende Angebot konnte die Erwartungen nicht erfüllen und so entwickelte die Agentur eine eigene, erlebnis- und teilnehmerorientierte Eventplattform: hyven.
 

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