Virtuelle Events

Eventmanagement 2020 und 2021: Alles auf links

Corona hat die Veranstaltungsbranche einmal komplett auf den Kopf gestellt. Während Eventplaner·innen viel gelernt haben, wandelten sich auch andere Jobrollen, Aufgaben und Prozesse aus der Industrie. Beeindruckt blicken wir zurück und sind weiterhin gespannt, welche Veränderungen hybride Veranstaltungen in Zukunft mit sich bringen werden.

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Neue Jobrollen prägen die Eventbranche

Kreativität und Flexibilität - schon immer zwei gefragte Eigenschaften unserer Industrie und aller Beteiligten. 2020 durften sie beweisen, dass sie darauf auch in Windeseile zurückgreifen können. So wandelten sich neben den Eventformaten auch die Jobrollen für Eventplaner·innen, Messebauer, Caterer und viele mehr.

Hier einige konkrete Beispiele:

  • Aus Eventorganisator·innen wurden Show-Produzent·innen auf Online-Plattformen.
  • Aus Speaker·innen auf großen Bühnen wurden Video-Produzent·innen hinter der eigenen Webcam.
  • Aus Musiker·innen vor großem Publikum wurden Online-Event-Darsteller·innen für Sofa-Events.
  • Aus stets reisenden und in großen Hallen tätigen Messebauern wurden Online-Eventarchitekt·innen am Rechner.
  • Aus dem Caterer vor Ort wurde ein Lieferservice und Kochshow-Produzent für ein großes Publikum.
  • Aus dem Anbieter für Teilnehmermanagement oder Event-Apps wurde ein Full-Service-Dienstleister oder Plattform-Anbieter.
  • Aus stark frequentierten Locations wurden fast menschenleere Sendestudios für Highend-Produktionen von Online-Events.
  • Aus Aussteller·innen und Sponsor·innen auf Messen und Events wurden Kund·innen für Online-Werbung und -Kommunikation.
  • Aus Vermieter·innen von Flächen in Messe- und Eventhallen wurden Vermittler·innen von digitalen Leads.

Während sich die Beteiligten bei Präsenzevents auch Face-to-Face, vor allem kurz vor Eventbeginn, austauschen und abstimmen, sehen sich die Planer·innen, Speaker·innen und Dienstleister vor virtuellen Events kaum noch. Fast jede·r wird zur oder zum Manager·in für ein Software-Projekt und muss sich remote auf die anderen verlassen können.

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Neue Aufgaben für viele Beteiligte

Zeitgleich änderte sich für viele Personen aus der Branche Aufgaben radikal. Klar, auch bei Online-Events fragen Eventplaner·innen noch Speaker·innen an, stellen ein interessantes Programm zusammen und sorgen für ausreichend Teilnehmende auf der einen und Aussteller·innen auf der anderen Seite. Allerdings haben sich die Art und Weise komplett verändert. Reichte es bei Präsenzevents, die Präsentation der Speaker·innen rechtzeitig auf dem Laptop im Tagungsraum abzuspielen, gilt es nun, den Online-Vortrag so gut und sicher wie möglich zu gewährleisten. Briefings für Referent·innen sind für Online-Events deutlich aufwändiger und müssen vollkommen andere Aspekte berücksichtigen. „Haben meine Speaker·innen ausreichend Ton und Licht? Stimmt deren Hintergrund und ist die Internetverbindung ausreichend? Präsentieren sie sich selbst auf Augenhöhe oder lenkt irgendein Detail vom Vortrag ab?“ All das sind Fragen, die erst mit Online-Events auf dem Schreibtisch von Eventplaner·innen gelandet sind.

Aufgaben, die sich ebenfalls geändert haben:

  • Aus dem Check-In durch Hosts und Hostessen wurde die Support-Hotline für Teilnehmer·innen.
  • Aus dem Tagungscounter wurde die Chat-Moderation.
  • Aus dem Sound-Check vor Ort wurde der Technik-Check eine Woche vor dem Event.
  • Aus dem Tagungszentrum wurde die Streaming-Location.
  • Aus dem Auf- und Abbau vor Ort wurde die Gestaltung einer kompletten Event-Plattform inklusive der Aufbereitung von Aufzeichnungen.
  • Aus dem Scannen von Visitenkarten und der Nachbereitung von Messegesprächen wurde die digitale Leadgenerierung.

Neue Prozesse und Phänomene

Mit der Verfügbarkeit von Online-Events für ein ortsunabhängiges Publikum stiegen Sichtbarkeit und Reichweite zahlreicher Veranstaltungen. Wer vor der Pandemie zu Events beispielsweise weniger als einhundert Gäste anlocken konnte, durfte sich online durchaus über mehrere hundert Anmeldungen freuen. Ganz neue Zielgruppen ließen sich erschließen und zu virtuellen Mitgliederversammlungen kamen Personen, die der Verband oder Verein bisher nie zu sehen bekam.

Fiel ab sofort die Anreise für Gäste weg, konnten auch Speaker·innen davon profitieren und an ein und demselben Tag auf mehreren Online-Events auftreten. Sie konnten sogar mit einer Aufzeichnung dabei sein. Selbst wenn das zuvor technisch ebenfalls möglich war, wurde es jedoch kaum eingesetzt.

Mit dem Phänomen der wegfallenden Reiseaufwände und der Unsicherheit in der gesamten Eventbranche wurde auch der Planungszeitraum für Veranstaltungen deutlich kürzer. Das wiederum führte zu immer kürzeren Anfragen bei Anbietern für Event-Plattformen sowie bei den Speaker·innen. Mit ein wenig Glück waren diese innerhalb weniger Tage oder Wochen einsatzbereit. Allerdings gab es auch Wartelisten für besonders nachgefragte Dienstleister.

Mit dem Wegfall oder der Verlagerung großer Messen und Events wurden außerdem über Nacht aus vielen Aussteller·innen plötzlich selbst Veranstalter·innen von Online-Messen und -Events. Zwar boten diese dem Publikum nicht mehr den gewohnten Branchenüberblick, allerdings stellten sie sich für manche Unternehmen als attraktive Alternative heraus. Wer im Online-Marketing gut aufgestellt war und über große Verteiler sowie Budget für bezahlte Werbemöglichkeiten verfügt, konnte mit einem eigenen Online-Event sogar mehr erreichen als auf einem etablierten Branchenevent.

Fazit

Die Pandemie und die damit einhergehenden Online-Events haben die Jobrollen, Aufgaben und Prozesse in der Eventbranche einmal komplett auf den Kopf gestellt. Spannend wird jetzt sein, wie sich diese mit der Wiederbelebung von Präsenzevents und dem Aufkommen hybrider Events weiterentwickeln werden. Tipps und Erfahrungsberichte rund um diese Themen erhalten Sie stets hier auf diesem Blog – beispielsweise in unserem Artikel „Trendthema hybride Events: Chancen, Herausforderungen und Tipps.“

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Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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