Virtuelle Events

Eventmanagement neu gedacht: digital, hybrid, flexibel Gastbeitrag von Colja Dams | CEO, VOK DAMS

Wie sehen Events künftig aus? Worauf können sich Unternehmen und Eventplaner·innen einstellen und welches Eventformat ist eigentlich das Beste? Das möchte ich Ihnen gern anhand der Entwicklungen der vergangenen Monate, unserer Erfahrungen aus unzähligen Events und der Arbeit unserer Trendscouts näher erläutern.
 

Ein Rückblick auf die Eventformate 2020/2021

Lassen Sie uns einmal kurz auf die Eventformate der vergangenen Monate zurückblicken.

Live Broadcastings

Ein gutes Format, das wir bereits aus der Vergangenheit kennen, und das sicher weiterhin genutzt werden wird: Live Broadcasting. Damit lassen sich beispielsweise digitale Sales Kick-Offs, Produkteinführungen, Online-Pressekonferenzen, internationale Summits, Alternativen für Messeauftritte, klassische Podiumsdiskussionen oder auch Award- und Benefizevents hervorragend umsetzen.

Virtuelle Events

Virtuelle Events gehen noch ein Stück weiter als die reinen Broadcastings. Hier schaffen Sie als Planer·in eine komplett virtuelle Umgebung für das Event und bringen dort alle Beteiligten zusammen. Dabei können Sie digitale Zwillinge realer Umgebungen nutzen oder auch komplett neue virtuelle Welten kreieren. Aber auch virtuelle Bereiche, in die Sie reale Shows und Vorträge aus dem Sendestudio integrieren, sind möglich.

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Hybride Events

Unter einem hybriden Event verstehen wir zwei Erlebnisse, die verschmelzen: Ein digitales und ein Live-Erlebnis. Wichtig ist mir folgendes: Diese beiden Erlebnisse sind nicht gleich, jedoch gleichwertig für die jeweilige Teilnehmergruppe. Außerdem sind wir der Meinung, dass es auf einem hybriden Event eine sinnvolle Interaktion beider Gruppen geben sollte.

Interessanterweise ist im Bereich hybride Events Asien gerade ein Treiber. Denn in China dauerte der Lockdown lediglich drei Monate und führte dazu, dass Planer·innen sehr schnell wieder live gehen konnten – natürlich nur mit nationalem Publikum. Doch genau diesen Trend sehen wir immer häufiger bei hybriden Events. Zum einen werden hybride Events mit Fokus auf die lokale Zielgruppe konzeptioniert und digitale Teilnehmende hinzugeschaltet. Zum anderen erleben wir immer mehr Satellitenevents, bei denen mehrere lokale Live Events zu einem hybriden Event zusammengebracht werden.

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9 Mega-Trends, die das Eventmanagement bestimmen werden

Dank unseres internen Trend-Scoutings, das wir seit Jahren systematisch betreiben, haben wir folgende Mega-Trends beobachtet, die das Eventmanagement und die Branche beeinflussen und die ich gern mit Ihnen teilen möchte.

  1. Komplexität verlangt Öffnung. Kurze Begriffsklärung: Komplexität hat in jedem Moment eine Einflussgröße mehr, als ich bedenken kann. Darum denken wir bei Komplexität reflexartig an Vereinfachung – das allerdings greift mir zu kurz. Wir müssen uns öffnen und die Komplexität umarmen, um der Situation gerecht zu werden.
  2. Das Leben ist heute schon hybrid. Hybrid ist kein Eventformat, sondern eine Einstellung. Das Leben funktioniert heute schon hybrid. Eindrucksvoll konnten wir das sehen, als Anfang Oktober an einem Tag für mehrere Stunden Facebook, Instagram und WhatsApp gleichzeitig ausfielen. Folglich wird auch die Unterscheidung bei Events zwischen live und digital immer mehr verschwinden.
  3. Die Macht der kleinen Daten. Bei vielen Projekten jagen wir stets den großen Daten hinterher, dabei gibt es bei vielen Events schon vorhandene, kleine Daten. Diese sollten wir unbedingt nutzen, statt darauf zu warten, dass wir die ganz großen Daten zusammenbringen und analysieren können. Damit hätte ich als Unternehmen dann vielleicht in einigen Jahren Erfolg. Mit den kleinen vorhandenen Daten kann ich als Eventplaner·in oder Agentur schon heute starten.
  4. Halten Sie Ihr Versprechen ein. Wofür steht Ihr Unternehmen? Was macht es im Kern aus? Finden Sie es heraus und stehen Sie systematisch zu dem, was Ihr Unternehmen ausmacht. Bleiben Sie authentisch.
  5. Erlebnis ist ein Vehikel, das zur Transformation führt. Es geht nicht um das Erlebnis als solches, sondern es geht darum, was das Erlebnis mit mir als Besucher·in macht. Ich möchte mich durch das Event persönlich (und beruflich) weiterentwickeln und etwas Wertvolles mitnehmen. Darauf sollten sich Eventplaner·innen konzentrieren.
  6. Events sind Taktgeber. Als Live Events und vor allem die großen Leitmessen plötzlich wegfielen, merkten viele Unternehmen sehr schmerzlich, wie sehr Events Taktgeber sind. Ob für den Launch eines Produktes oder für die Vorstellung der neuen Unternehmensstrategie. Allerdings bedeutet der Wegfall auch, dass Unternehmen plötzlich selbst die Taktgeber-Rolle einnehmen können – mit eigenen Webinaren und virtuellen Events.
  7. Die Bedürfnisse der Zielgruppe stehen im Vordergrund. Es geht darum, meiner Zielgruppe dort zu begegnen, wo sie sich sowieso aufhält – egal auf welchem Kanal. Und dabei so zu kommunizieren, dass ich sie nicht nur abhole, sondern auf ihre Bedürfnisse eingehe.
  8. Konzentrieren Sie Ihre Budgets. Wir befinden uns in der strategischen Neuausrichtung des Live-Marketings und deshalb richten viele Unternehmen ihre Budgets vollkommen neu aus. Konzentrieren Sie sie am besten kanalübergreifend und sogar über mehrere Jahre. Das kann meiner Meinung nach eine unheimliche Chance für den Re-Start Ihrer Marketingaktivitäten und Live Events sein.
  9. Das Lagerfeuer-Gen lebt in allen von uns. Die sozialen Batterien sind leergelaufen und die Menschen wollen wieder zusammenkommen – so wie früher am Lagerfeuer. Wir sehen gerade, dass Live Events mit enormer Wucht zurückkommen, eben weil die Menschen sich treffen möchten.

Unsere Vision: ein Zuhause für alle Touchpoints

Wie sieht die Zukunft des Live-Marketings aus? Wir glauben fest an die Vision des einen Zuhauses, in dem wir alle Customer Touchpoints und die gesamte Customer Journey zusammenbringen. Dabei wollen wir die Lücken in der Customer Journey rund um Live Events schließen und setzen auf Events, die mit dem „Warum” statt mit dem „Was” oder „Wie” starten. Unternehmen, die auf den Reset-Button drücken und tatsächlich mit dem „Warum” beginnen, werden einen enormen strategischen Vorteil gegenüber allen anderen haben. Außerdem glauben wir neben der geschlossenen Customer Journey an ein geschlossenes Marken-Erlebnis – über alle Kanäle hinweg. Zusammengefasst sehen wir die Zukunft von Events nicht als Plattform, sondern als Experience Hub.

Eventmanagement neu gedacht: digital, hybrid, flexibel. Bei der Planung starten Sie am besten mit dem "Warum".

Wie wurde diese Veränderung in den letzten Wochen und Monaten innerhalb der Branche gelebt? Was müssen wir als Veranstalter·innen und Teilnehmende lernen? Hier einige Beobachtungen:

  • Wir müssen alles neu lernen – wie wir uns begrüßen, wie wir viele Menschen in einem Raum ertragen und wie wir Small Talk betreiben.
  • Wir sind alle noch im Zoom-Modus – gedanklich, aber auch in der Praxis. Sogar auf Live Events wechseln wir in Videokonferenzen und unsere mobilen Geräte haben wir selbst in Keynotes dabei.
  • Networking ist der Schlüssel – Teilnehmer·innen wollen sich vor Ort austauschen. Die sozialen Batterien sind einfach leer. Für Live Events bedeutet dies, dass Sie ruhig Vorträge zugunsten von mehr Networking reduzieren sollten. Das macht Live aus: die Momente des Austauschs. Sorgen Sie dafür, dass Sie dem gerecht werden.
  • Wir wollen keine Super-Spreader-Events – achten Sie daher auch auf die Vorbildwirkung Ihrer Speaker·innen. Beispielsweise, indem diese beim Betreten und Verlassen der Bühne tatsächlich Masken tragen. Darüber hinaus bieten wir auf unseren Events über Hosts und Hostessen freundlich Masken an, statt streng auf die Tragepflicht hinzuweisen.
  • Budgets sind eine Herausforderung – keins der Gewerke kann derzeit zuverlässige Angebote abgeben. Alle warten, wie sich die Lage entwickelt, alles ist im Flow und wir als Agentur arbeiten eher gemeinsam an Budgets als nach festen Vorgaben.
  • Brandschutz schlägt wieder Infektionsschutz – eine echte Herausforderung für alle Hallenpläne. Das bedeutet z. B. auch, dass Sie eine durchgängige Bestuhlung benötigen, auch wenn Sie Sitzplätze zwischendrin freilassen möchten. Optisch und aus Kostengründen weniger positiv für Live Events.
  • Wo ist eigentlich das Personal geblieben? Damit meine ich nicht den Fachkräftemangel bei den gut ausgebildeten Personen, sondern auf allen Ebenen. Laut der Livecom Alliances Studie haben 56 Prozent aller Mitarbeitenden die Eventbranche verlassen und werden voraussichtlich auch nicht zurückkehren. Der Aufwand und die Kosten für Personal sind heute deutlich höher als vor zwei Jahren.
  • Individuelle Anreisen in ungewohnten Ausmaßen – bis zu 80 Prozent unserer Teilnehmer·innen kommen mit dem eigenen PKW. Das ist sowohl ökologisch als auch logistisch eine Herausforderung.
  • Nachhaltigkeit wird immer wichtiger – auch wenn die Pandemie es überschattet hat.

Die Zukunft von (Leit-)Messen

Wir sehen, dass in Asien Messen mit voller Wucht zurückgekehrt sind. Das erwarten wir auch für Europa. Allerdings wird die Rückkehr dort wie auch hier deutlich nationaler und weniger internationaler aussehen. Darüber hinaus stellen wir fest, je fragmentierter der Markt ist, desto mehr hat die jeweilige Messe eine Daseinsberechtigung. D.h. Messen, die sehr viele kleine und mittlere Aussteller vereinen, werden diese Struktur behalten und in bewährter Form zurückkehren. Bei den anderen, bei denen wenige Top-Player dominieren, werden diese Aussteller voraussichtlich eigene Live-Formate entwickeln und den großen Branchenevents fernbleiben. Darauf müssen vor allem Messemacher·innen eine Antwort finden.

Fazit

Alle Eventformate, ob in Präsenz, als virtuelle oder hybride Variante, haben künftige ihre Berechtigung und werden auch von Unternehmen und Planer·innen in einem Mix angeboten und durchgeführt werden. Bis sich dieser Mix eingependelt haben wird, erleben wir gerade einen enormen Boost der Live Events, die sich gegenüber 2019 deutlich verändert haben. Vor allem die leeren sozialen Batterien sorgen für den Wunsch nach echtem Austausch vor Ort und nach Live Events, die das bereits in ihrem Konzept tatsächlich berücksichtigen.

XING Events Tipp: Sie haben Lust auf weitere Insights von Colja Dams?

Dieser Artikel basiert auf seinem Vortrag auf der VExCon 2021, den Sie auch als Aufzeichnung auf unserer Website finden. Darin enthalten sind zusätzlich einige Best Practices für die digitale und hybride Eventplanung.

Colja Dams CEO, VOK DAMS Agentur für Events & Live-Marketing

Colja Dams ist Inhaber und CEO von VOK DAMS. Das ist eine internationale Agentur, die bereits seit vielen Jahrzehnten in der Event- und Live-Marketing-Branche eine Spitzenposition einnimmt. Sein persönlicher Fokus lag schon immer auf innovativen Entwicklungen in der Kommunikation, er entdeckt gern neue Technologien und liebt es, dabei Neuland zu betreten.

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