Virtuelle Events

Fehlende Interaktion als Stolperfalle hybrider Events? Keineswegs! Gastbeitrag von Alexander Spahn | Gründer und Geschäftsführer von Veertly

Die Veranstaltungsbranche setzt große Hoffnung in den Corona-Impfstoff. Nur so können physische Events mit Teilnehmer·innen „zum Anfassen“ bald wieder möglich sein. Dennoch haben in den letzten Monaten die meisten Eventmanager·innen die Vorteile von Online-Events zu schätzen gelernt. Daher sind sich Experten·innen einig: Das „New Normal“ heißt hybride Events.  

Ist Interaktion bei Online- oder hybriden Events nötig und vielleicht sogar wichtiger als bei physischen Events?

Wichtiger nicht, auf jeden Fall aber genauso wichtig! Interaktionen unter Teilnehmenden oder mit dem Vortragenden entstehen im physischen Raum häufig von selbst: das Gespräch mit der Person nebenan, bei der Frage- und Antwortrunde oder beim Networking im Anschluss an die Veranstaltung.

Bei hybriden oder Online-Events ist die Interaktion genauso wichtig, findet aber anders statt. Es gibt keinen Sitznachbar, keinen Blickkontakt, der zur Interaktion einlädt oder eine spontane Aufforderung zum Small Talk. Deshalb muss die Interaktion mit und zwischen den Teilnehmenden bei digitalen Events aktiv ermöglicht und gefördert werden, um eine vergleichbare Eventerfahrung zu bieten. Umfragen zeigen, dass Networking und Interaktionen für die meisten ausschlaggebend für die Teilnahme an einer Veranstaltung sind, sei es eine Konferenz, ein Vortrag oder ein Meetup.

Welche Optionen der Interaktion bieten hybride Events?

Zur Kategorisierung der Interaktionsmöglichkeiten haben wir bei Veertly folgendes Modell entwickelt:

1. Eindimensionale Interaktion

Unter eindimensionalen Interaktionen versteht man den simplen Austausch via Umfragen, Chat-Nachrichten oder (Emoji-)Reaktionen, wie z. B. Daumen hoch oder Applaus. Diese Interaktionsformen sind bei den meisten Events bereits Standard. Fast alle Plattformen zur Durchführung von hybriden Events und Webinaren ermöglichen diese Art der Interaktion.

2. Zweidimensionale Interaktion

Diese Dimension umfasst gesprächsähnliche Interaktionen. Sie beinhaltet Q&A Sessions, Networking-Gespräche oder Workshops – sowohl Face-to-Face als auch via Audio- oder Video-Call für die Online-Teilnehmer·innen. Da Networking und der interaktive Austausch mit den Teilnehmenden einen relevanten Mehrwehrt für alle Beteiligten bieten, ist es für die meisten Event-Formate unerlässlich, diese zweidimensionalen Interaktionen zuzulassen. Dafür sollten einerseits die Zeit eingeräumt und andererseits, für die virtuellen Gäste, die technischen Möglichkeiten geschaffen werden.

Ich bin der Meinung, die digital Teilnehmenden sollten bei der zweidimensionalen Interaktion dieselben Möglichkeiten haben wie diejenigen, die persönlich vor Ort der Veranstaltung beiwohnen. Dementsprechend ist die sorgfältige Auswahl der Online-Event-Plattform für den Erfolg maßgeblich. Es kann zwischen einfachen Livestreams, Webinar-Tools oder ganzheitlichen Event-Plattformen unterschieden werden. Bei der Wahl der Tools ist die Flexibilität der Interaktionsangebote zu beachten, denn jede Veranstaltung hat unterschiedliche Anforderungen. Auf vielen Plattformen lassen sich auch mehrere unterschiedliche Interaktionsformate miteinander verknüpfen und ergänzen sich somit zielführend.

3. Multi-dimensionale Interaktion

Moderne Technologien, so auch die Plattform von Veertly, eröffnen mittlerweile eine neue Welt an Möglichkeiten für Online- und Hybrid-Events: multi-dimensionale Interaktionen. Beispiele hierfür sind Workshops, die den Austausch mittels Video-Telefonie und das Arbeiten in Echtzeit an einem digitalen Whiteboard verknüpfen. Oder Sie erkunden einen 3D-Messestand oder eine Webseite und werden im Gespräch gleichzeitig vom Anbieter beraten und geführt. Alles eingebettet in einer Plattform mit nahezu grenzenlosen, multidimensionalen Interaktionsmöglichkeiten.

Ist es möglich und notwendig, die Online- und Offline-Welten zu verknüpfen?

Hybride Events werden nur dann Akzeptanz finden und nachhaltig erfolgreich sein, wenn die physischen und digitalen Gäste gleichermaßen davon profitieren. Sie müssen also mit gleicher Priorität berücksichtigt werden, was auch bedeutet, dass das Angebot an Funktionen und Möglichkeiten identisch sein sollte. Es ist heute bereits gelebter Alltag, dass sich Teilnehmende vor einer Präsenzveranstaltung über digitale Wege anmelden oder Informationen, wie z. B. Gästelisten, abrufen können. Nach der Veranstaltung werden häufig Videomitschnitte zur Veranstaltung online geteilt oder Zufriedenheitsbefragungen durchgeführt. Vermeintlich komplexer wird es dann, wenn die digitalen Gäste und die vor Ort Teilnehmenden während der Veranstaltung zur Interaktion aufgerufen werden. Möglich ist es aber allemal:

  1. Mithilfe von mobilen Applikationen (Apps) und mobil-optimierten Webseiten ist es kein Problem, den Teilnehmenden, die sich physisch vor Ort befinden, Zugang zur virtuellen Event-Plattform zu gewähren. Somit können beispielsweise Umfragen von beiden Teilnehmergruppen (online und offline) beantwortet und Chat-Nachrichten unter beiden Teilnehmergruppen ausgetauscht werden. Auch Networking funktioniert so über die Offline-online-Grenze hinweg.
  2. Teilnehmende können mithilfe von Visitenkartenfunktionen ihre Profile und Interessen miteinander austauschen und sich mit einem Klick vernetzen.
  3. Für öffentliche Veranstaltungen bieten sich auch sogenannte „Social Walls“ an. Dabei werden eventspezifische Hashtags (#) festgelegt. Alle Beiträge in den sozialen Medien mit diesem Hashtag werden sowohl den Online- als auch Offline-Gästen angezeigt. Zusätzlich wird über die Teilnehmenden hinaus Aufmerksamkeit für die Veranstaltung in den sozialen Netzwerken generiert.

Meiner Meinung nach gibt es einige Basiselemente, die ein hybrides Event zur Verbindung aller Teilnehmenden beinhalten sollte. Hierzu gehören zum einen die ganzheitliche Übersicht der Teilnehmenden (und wenn gewünscht weitere freiwillige Angaben zum Profil) inklusive der Informationen, ob die Gäste physisch oder online teilnehmen und zum anderen, wer die Referenten sind. Des Weiteren ist die Verknüpfung aller Fragen – gestellt von physischen oder Online-Teilnehmenden – bei Fragen- und Antwortrunden (Q&A) relevant. Und letztendlich der Zugang zu den gleichen Informationsquellen, wie z. B. Vorträge, Sponsorenstände etc.

Dennoch ist es stark von den Zielen der Veranstalter·innen abhängig, wie weit diese Vermischung beider Gruppen gehen soll. Ist es gewünscht, dass auch während der Veranstaltung Gäste der digitalen Welt mit denen der physischen Welt, z. B. per Video-Call, austauschen können? In einigen Fällen mag dies sinnvoll und technisch auch problemlos umsetzbar sein. Ich vertrete jedoch die Meinung, dass es bei den meisten Eventformaten besser passt, während der Veranstaltung den Austausch zwischen den Gruppen auf Umfragen, Chats und Q&A-Runden zu beschränken.

Ausblick: hybride Eventformate der Zukunft

In den nächsten Monaten ist zu erwarten, dass viele neuartige hybride Eventformate entwickelt und getestet werden.

  • Multi-Location-Hybrid-Events: Menschen sehnen sich nach persönlichen Interaktionen, insbesondere nach vielen Monaten des „Social Distancing”. Dafür sind hybride Events mit mehreren kleineren physischen Locations und einer übergreifenden digitalen Event-Plattform ideal. Bei dieser nachhaltigen Alternative zu großen, globalen Konferenzen werden der CO2-Fußabdruck und auch die Reisezeit reduziert, man bildet eine stärkere lokale Gemeinschaft, aber ist dennoch Teil eines globalen Netzwerks.
  • AR/VR Hybrid Events: Für Manche mag dies noch nach Science-Fiction klingen. In meinen Augen sind Events, die Augmented und Virtual Reality-Technologien nutzen, der logische nächste Schritt einer Video-Konferenz. Die Verknüpfung von virtuellem und real existierendem Raum bietet eine Bandbreite an Möglichkeiten und schafft neuartige Optionen der Echtzeit-Interaktion.

Dass sich Online-Gäste mit einem simplen Livestream längst nicht mehr zufriedengeben, sondern der interaktive Austausch aller Teilnehmenden, ob physisch oder online, bereits heute ein zentrales Element für Veranstaltungen ist, steht außer Frage. Ich freue mich darauf, die Entwicklung hybrider Events mitzuerleben und sie mit Veertly selbst zu gestalten, denn unsere flexible Event-Plattform wird nicht ohne Grund als das Schweizer Taschenmesser für hybride und Online-Events bezeichnet.

XING Events Tipp: Für die Organisation hybrider Events brauchen Sie Profi-Tools, die Ihnen eine flexible Planung ermöglichen!

Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Das alles handhaben Sie im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.

Alexander Spahn Gründer und Geschäftsführer, Veertly

Alexander Spahn ist Gründer und Geschäftsführer von Veertly – einer führenden Plattform für hybride und online Events. Er entwickelt für und mit Kunden neue Ideen und Funktionen zur Weiterentwicklung der Event-Plattform. Auf dem Veertly Blog und in anderen Medien schreibt Alexander rund um die Themen Events, Networking und neue Technologien. Auf XING ist er zu finden unter https://www.xing.com/profile/Alexander_Spahn3 

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