Virtuelle Events

Guideline zu effektiven Online-Workshops und virtuellen Meetings Gastbeitrag Katharina Heger / nextlevel consulting

Mag. Katharina Heger

Als Beraterin bei next level consulting begleite ich Teams in der Transformation, zu Fragen der Organisation und beim Wandel zur Digitalisierung und genau darum geht es auch im Kern dieses Beitrages: Wie können Sie Ihre Online-Workshops und virtuellen Meetings so aufsetzen und verändern, damit diese erfolgreicher werden?

Vielleicht ging es Ihnen ähnlich: Gerade während des Lockdowns haben sich viele Menschen 24 Stunden lang im gleichen Raum aufgehalten, dort geschlafen, gearbeitet, gegessen und ein Online-Meetings nach dem anderen durchgeführt oder daran teilgenommen. Neue Studien zeigen allerdings, dass Arbeitnehmer 50 Prozent der Zeit in diesen Meetings als verloren empfinden und 90 Prozent on top nach ihrem eigentlichen Arbeitstag nachholen. Doch woran liegen solche niederschmetternden Ergebnisse? Und wie lässt sich das Erlebnis bei Online-Meetings verbessern?

Als Planer und Veranstalter sind Sie hier besonders gefragt. Wie können Sie Ihre Workshops gestalten, Ihre Teams abholen und Ihre Online-Veranstaltungen so gut organisieren, dass am Ende alle Beteiligten das Gefühl haben „Das hat sich gelohnt“? Jede Verbesserung bei der Gestaltung dieser virtuellen Meetings bringt Ihnen oder Ihren Kunden und Kollegen Zeit für andere Tätigkeiten.
 

Herausforderungen in der virtuellen Kommunikation

Starten wir mit den Herausforderungen, denen Sie bei der Umsetzung effektiver Online-Meetings begegnen. Davon gibt es einige:

  • Die virtuellen Wege der Kommunikation können im Vergleich zur physischen Kommunikation länger dauern.
  • Informelle Kommunikation am Flur, an der Kaffeemaschine oder woanders bleibt online aus.
  • Die Dimension der nonverbalen Kommunikation fehlt zum Teil
  • Vorbereitungen und Verbindlichkeiten in virtuellen Meetings werden als geringer wahrgenommen als in Präsenzmeetings.
  • Die Angst sein Gesicht zu verlieren ist im physischen Umfeld größer als im virtuellen.

10 Tipps für effektive Workshops und Meetings

Wie können Sie Ihre Meetings und Workshops nun so gestalten, dass am Ende des Tages tatsächlich Entscheidungen getroffen werden oder Sie wirklich das Gefühl haben, niemand hat Zeit verschwendet? Dabei helfen Ihnen die „5 Ps”, die Sie vorab durchdenken sollten:

  • Purpose: Hier geht es um den Sinn und Zweck eines Workshops.
  • Product: Damit ist das Ergebnis gemeint; also was ist nach Ihrem Workshop anders? Was soll als Ergebnis am Ende des Workshops auf dem Tisch liegen?
  • People: Welche Menschen sollen beim Workshop anwesend sein? Denken Sie daran: Jede Person, die dazu kommt, möchte sich einbringen und das kostet Zeit fürs Meeting. Kleinere Gruppen sind meistens effektiver.
  • Pre-Work: Wie sieht Vorbereitung aus? Was können Sie und Ihre Teilnehmer tun, damit der Workshop effizienter wird?
  • Process: Wie sieht der Ablauf des Meetings aus, damit Sie Ihre Ziele auch erreichen können?
Die fünf Ps: Purpose, Product, People, Pre-Work, Process
Die fünf Ps: Purpose, Product, People, Pre-Work, Process

Zum Ablauf eines solchen Meetings empfehle ich das Koala-Prinzip, mit folgenden Punkten:

  • Kontakt: Treten Sie in Beziehung mit den Menschen und schaffen Sie eine Basis für die Zusammenarbeit.
  • Organisation: Geben Sie Struktur und Orientierung mit. Klären Sie auch, was die Nicht-Ziele oder Nicht-Themen sind.
  • Analyse: Schaffen Sie eine gemeinsame Basis für das Meeting. Was müssen alle Beteiligten wissen?
  • Lösung: Entwickeln Sie erst im vierten Schritt gemeinsam die Ideen und treffen Sie die Entscheidungen. Hier geht es auch darum, dass Sie ein kreatives Ideen-Klima schaffen. „Ja, aber” ist tabu.
  • Abschluss: Das ist das Gold im Meeting. Führen Sie noch einmal alles zusammen. Wer macht was bis wann? Wann ist das nächste Meeting? In dieser Phase ist auch Zeit, sich Feedback zum Meeting selbst einzuholen und was daran noch verbessert werden könnte.
Das Koala Prinzip: Kontakt, Organisation, Analyse, Lösung, Abschluss
Das Koala Prinzip: Kontakt, Organisation, Analyse, Lösung, Abschluss

Spielregeln für Online-Meetings

Online-Meetings sind deutlich effizienter, wenn sich alle an die Spielregeln halten. Folgende gebe ich meinen Teilnehmern immer mit:

  • „Ich schalte stumm, wenn es bei mir laut ist.” So halten Sie störende Nebengeräusche aus dem Meeting heraus.
  • „Ich sorge dafür, dass ich nicht abgelenkt bin.” Denn Meetings sind viel kürzer, wenn die Teilnehmer fokussiert sind, statt nebenbei E-Mails zu beantworten.
  • „Ich bin geduldig, wenn etwas technisch nicht gleich funktioniert.”
  • „Ich sage, dass ich ‚da‘ bin und nenne meinen Namen. Außerdem schalte ich meine Kamera ein.” Kommunikation wird gleich wesentlich angenehmer und authentischer, wenn wir reale Gesichter sehen.
  • „Ich führe keine Monologe.” So halten Sie die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer hoch.
  • „Ich frage nach, wenn ich etwas nicht verstanden habe.” Das kann bei unterschiedlichen Internet-Leistungen schnell passieren.
  • „Ich nehme motiviert und freiwillig teil.” So kommen alle Teilnehmer schneller ans Ziel.

Praxiserprobte Tools für Online-Meetings

Jam Board

Das kostenfreie Tool von Google, für das die Beteiligten einen Google-Account benötigen, ist perfekt für effiziente, interaktive Online-Meetings. Teilnehmer können sehr einfach ihre Gedanken mithilfe von digitalen Post-its und Bildern ins Meeting und an das Meeting-Board einbringen. Dies eignet sich vor allem für Meetings, in denen Sie Brainstormings durchführen wollen.

miro

Das Online-Tool miro ist ebenfalls kostenfrei; allerdings nur für drei Boards und danach benötigen Sie eine monatliche Lizenz. Sie können mit miro wie in PowerPoint präsentieren und vor einer Präsentation mit den Post-its sogar die Erwartungen Ihrer Workshopteilnehmer abfragen. Bei dieser Abfrage können sich alle Teilnehmer aktiv einbringen und selbst die Post-its generieren. Darüber hinaus lassen sich in miro Bilder einfügen, die Agenda fürs Meeting gestalten, Abläufe visualisieren, Mindmaps kreieren, Zeitpläne für Projekte oder Projekt-Strukturpläne aufbauen und optisch ansprechend darstellen. Diese Ergebnisse lassen sich darüber hinaus exportieren. Templates für kreative Workflows, Storyboards und ähnliches sind genauso integriert wie eine Uhr, die den zeitlichen Verlauf des Online-Meetings misst und so für einen termingerechten Abschluss des Meetings sorgt.

Retro tool

Ein kostenfreies Tool, mit dem Ihre Teilnehmer in Online-Seminaren oder Workshops direkt mitmachen können – ganz ohne einen eigenen Teilnehmer-Account bei Retro tool. Das bedeutet, dass Sie einfache Videokonferenz-Tools nutzen können, um aus Ihren Online-Meetings und Events interaktive Sessions zu machen. So lassen sich Teilnehmer-Feedback abfragen oder die klassischen Q&A Sessions umsetzen. Im Unterschied zum bereits integrierten Chat lassen sich diese Feedbacks sehr leicht strukturieren und visualisieren – so wie Sie es aus realen Workshops gewohnt sind. Clustern Sie Themen, gewichten Sie Themen neu, ergänzen Sie Gedanken zu einzelnen Themenbereichen, vergeben Sie Bewertungspunkte und vieles mehr. Die visuell zusammengefassten Fragen und Feedback lassen sich aus Retro Tool exportieren und dem Meeting-Protokoll hinzufügen. Das Retro tool lässt sich anonym nutzen oder auch mit den Namen der Teilnehmer.

Unabhängig vom Tool empfehlen sich kleine Auflockerungsspiele zwischendurch, beispielsweise Wörterrätsel.

Häufige Fragen

Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch Antworten auf häufig gestellte Fragen und ein paar Tipps mitgeben.

  • Wer Online-Meetings aufzeichnet, muss zuvor alle Teilnehmer fragen, ob sie damit einverstanden sind, da diese mit ihren Namen oder Gesichtern sichtbar wären. Alternativ könnten die, die nicht in der Aufzeichnung sichtbar sein wollen, einen anonymisierten Namen wählen und ihre Kamera ausschalten. 
  • Bauen Sie in Ihre Online-Workshops und Events physische Bewegungen ein. Animieren Sie Ihre Teilnehmer zu Bewegung, indem diese beispielsweise etwas holen oder ruhig einmal aufstehen und einige Dehnübungen machen sollen.
  • Breakout-Sessions sind sehr beliebt, denn in den kleineren Runden können sich die Teilnehmer tatsächlich sehen und miteinander reden. Führen Sie solche Formate daher durch, wenn es möglich und sinnvoll ist.
  • Wenn Menschen etwas tun dürfen, sind sie aktiver dabei und beantworten eben nicht ihre E-Mails. Das führt dazu, dass sie fokussierter sind und Sie Ihr Meeting-Ziel schneller erreichen können.
  • Wenn Sie auf den Datenschutz Wert legen, wählen Sie kostenpflichtige Tools und Accounts, denn diese sorgen oftmals für mehr Datenschutz als deren kostenfreie Variante.

Fazit

Online-Meetings und Workshops sind durchaus effektiv und effizient, wenn Sie ein paar Spielregeln bei der Planung und Durchführung beachten. Besonders wichtig dabei ist, dass Sie alle Teilnehmer stets aktiv in die Videosession einbeziehen. Dazu stehen Ihnen zahlreiche Tools wie „Jam Board”, „miro” oder „Retro tool” zur Verfügung. Ihren Teilnehmer können Sie durchaus die Spielregeln vorab mit auf den Weg geben, während Sie als Veranstalter mit den „5Ps” und dem „Koala-Prinzip” selbst dafür sorgen können, dass Ihre Online-Meetings erfolgreich ablaufen.

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Mag. Katharina Heger next level consulting Österreich GmbH

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