Virtuelle Events

Hinter den Kulissen des Event Manager Forums – ein Erfahrungsbericht Gastbeitrag Katrin Taepke / MICEstens digital

Katrin Taepke

Vielleicht haben auch Sie es live im Juni verfolgt: Das Event Manager Forum, eine virtuelle Eventreihe über die Virtualisierung von Events. Wie es zu dieser Eventreihe kam und was wir als Veranstalter selbst dabei gelernt haben, das erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Online-Events: Hinter den Kulissen des Event Manager Forums – ein Erfahrungsbericht

Wie kam es überhaupt zum Event Manager Forum?

Initiator des Event Manager Forums ist Holger Marggraf von Event-Tech-Partner, der nach der ersten Schockwelle Mitte/Ende März realisierte, dass gerade sehr viele Eventmanager sehr viele Fragen rund um die Virtualisierung von Events haben. Mit der Idee „Ein Event von Eventmanagern für Eventmanager” holte er die weiteren Mitstreiter Andreas Grunszky und Christoph von Below von der BEEFTEA group, Michael Terwint von BTL Veranstaltungstechnik und mich selbst ins Boot. Und nach mehr als 30 vorbereitenden Videocalls war es endlich so weit: Das Event Manager Forum ging am 9. Juni an den Start.

Wie war die Resonanz?

Überwältigend! Mehr als 8.000 TeilnehmerInnen folgten der Eventreihe und beteiligten sich in 16 Online-Sessions an Umfragen, Mitmach-Aktionen und stellten ihre Fragen rund um virtuelle Events. Mehr als 24.000 Starts der Event-App konnten wir verzeichnen. Außerdem erhielten wir unglaublich gutes Feedback, weil die Experten in den jeweiligen Sessions wirklich die drängendsten Fragen der TeilnehmerInnen beantwortet haben.

Wie war die Bereitschaft in solch hektischen Zeiten als Referent dabei zu sein?

Erstaunlicherweise war die Bereitschaft der Experten sich bei dieser Eventreihe einzubringen sehr hoch. Vermutlich, weil doch viele Menschen zu dieser Zeit oftmals ganz andere Sorgen hatten und haben: Kurzarbeit und Umsatzeinbrüche auf der einen Seite und völliges „überrannt werden” auf der anderen Seite.

Das Geheimnis der erfolgreichen Referentenansprache lag allerdings in dem stabilen und über lange Jahre aufgebauten Netzwerk der beteiligten Veranstalter. Nur weil die Beziehungen vorher schon da waren, konnten wir schnell auf diese zurückgreifen und haben kaum völlig fremde Personen angesprochen. Eine neue Kontaktanbahnung hätte mit der kurzen Vorbereitungszeit schlichtweg zu lange gedauert.

Wie lief das Marketing ab?

Das Marketing lief hauptsächlich über Online-Kanäle und auch hier wieder, wie bei den Referentenanfragen, über bereits bestehende Netzwerke und Verteiler. So hat jeder von uns seine Verteiler angeschrieben und seine Social-Media-Kanäle mit der Werbung für das Event Manager Forum bestückt. Darüber hinaus sind wir sehr dankbar für die Unterstützung von Partnern wie dem GCB und dem BVIK sowie über die mediale Unterstützung vom events magazin, dem Blach Report und eventrookie.de. Natürlich haben wir das Event auch auf Businessportalen wie XING angelegt.

Online-Events: Hinter den Kulissen des Event Manager Forums – ein Erfahrungsbericht

Mit welcher Technik und Tools wurde das Event Manager Forum umgesetzt?

Das ist eine Frage, die uns sehr häufig gestellt wird. Hier kommt die Antwort:

Mit den GoToMeeting-Accounts von BTL haben wir Bild und Ton der remote Sprecher in das Studio von BTL geholt und dort in der Bildregie verschiedene Sendeformate zusammengestellt. Darüber hinaus gab es bei einigen Sessions noch einen Moderator live im BTL-Studio. Diese Bild- und Tonsignale liefen über ein Content Delivery Network, in dem Falle Intermedia Solutions in die Event-App von Event-Tech-Partner und von dort aus auf die Bildschirme der TeilnehmerInnen.

Wie viel Personal und Rollen braucht so eine virtuelle Eventreihe?

Wir sind froh, dass wir die Aufgaben auf fünf Personen im Kernteam und viele weitere Experten im Büro von Event-Tech-Partner und im Studio von BTL verteilen konnten. Pro Session steuerten allein bei BTL sechs bis sieben Personen die Bildregie. Wer glaubt, virtuelle Events wären mal so nebenbei aufgenommen, unterschätzt solche Vorhaben enorm.

Die Rollen haben wir gut verteilen können und diese sahen im Kern so aus:

  • Eventkonzept, Dramaturgie, Referentenansprache und Moderation der PanelSessions: BEEFTEA group
  • Event-Website, Registrierung und virtuelle Event-Plattform: Event-Tech-Partner
  • LiveStreaming, Studio, Bildregie und Veranstaltungstechnik: BTL group
  • Marketing und Referentenansprache: MICEstens digital

Welche Learnings gibt es beim Referentenmanagement?

Wir können nur jedem Eventmanager raten, das Referentenmanagement noch intensiver anzugehen als bisher. Es ist eine völlig neue Herausforderung gegen die Laptop-Kamera zu sprechen. Darüber hinaus muss für jede Session ein minutiöser Ablaufplan geschrieben werden, an den sich dann alle halten müssen – auch die Viel- und Gern-Redner. Denn bei Online-Events kann kein Techniker dem Referenten zuwinken, wenn irgendetwas anders läuft als abgesprochen. Hier müssen sich alle auf das, was vorab abgesprochen wurde, verlassen.

Wie kam es zu dem Preismodell?

Nach intensiven Diskussionen und Abwägen von vielen Argumenten haben wir uns für die Reichweite statt Monetarisierung entschieden. Beides sind ja legitime Ziele von Veranstaltungen. Aus diesem Grunde konnte auch jeder über einen direkten Link am LiveStream teilnehmen und musste sich nicht jedes Mal einloggen. Wir wollten das Event so niedrigschwellig wie nur möglich anlegen und so viel konkretes Know-how vermitteln wie das in vier Wochen machbar ist.

Da auch virtuelle Events neben dem Personaleinsatz noch viele weitere Kosten, allein für die eingesetzte Technik und die Plattformen, verursachen, haben wir uns darüber hinaus für eine geringen Einstiegspreis für die Aufzeichnungen und das Networking entschieden.

Was wir beim nächsten Mal anders machen würden

Mit dem Wissen von Anfang April und der kurzen Vorbereitungszeit hätten wir wohl alles wieder genauso gemacht. Schauen wir heute auf die Eventreihe zurück, gibt es natürlich immer Verbesserungspotenzial. Von unseren TeilnehmerInnen gab es in der ersten Session vor allem Kritik an der Besetzung der Referentenposten, die vorrangig männlich waren. Mit heutigem Wissen können wir jedem Eventplaner empfehlen, einmal die Plattform speakerinnen.org zu besuchen.

Außerdem wären noch ein paar optisch auffällige Marketing-Materialien eine tolle Sache gewesen. Nur wann hätte wer diese noch produzieren sollen? Von daher sagen wir, es war genau so gut, wie es war. 

Wird es ein nächstes Mal geben?

Das evaluieren wir noch und schauen uns dabei auch die Resonanz auf die nun bis Ende August zur Verfügung stehenden Aufzeichnungen unter www.event-manager-forum.de an.

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Katrin Taepke Bloggerin auf www.micestens-digital.de

Katrin Taepke organisiert mehr als 24 Jahren Messen, Kongresse, Tagungen, Workshops und Seminare unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Als Certified Meeting Professional und dem MBA für Entrepreneurship in der Tasche bloggt und berät sie auf www.micestens-digital.de über digitale Tools für Eventmanagement und interaktive Eventformate. Ihr Credo: Retten Sie die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzen Sie digitale Tools für Ihre Prozesse.

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