Virtuelle Events

Hybride Events: Diese Anbieter und Technik brauchen Sie

Hybride Events sind auf dem Vormarsch und 2021 die ideale Wahl. So erreichen Sie digital weiterhin eine große Anzahl an Teilnehmenden – büßen also nichts von Ihrer Reichweite ein, im Gegenteil – und können auf dem dazugehörigen Offline-Event die im Moment notwendigen Abstandsregelungen einhalten.

Damit Sie vorbereitet sind und wissen, welche Anbieter und welche Technik Sie sich schon jetzt einmal genauer ansehen sollten und später nutzen können, haben wir Ihnen hier eine Übersicht zusammengestellt.

XING Events Lesetipp: 5 Gründe, warum hybride Events zum neuen Standard werden

Online-Registrierung mit XING Events

Nutzen Sie eine Registrierungslösung, die sowohl eine Online- als auch Offline-Teilnahme erfassen kann und sich automatisiert um die notwenige Zusendung von Tickets und Zugangsdaten kümmert.

Für hybride Veranstaltungen haben wir unsere Online-Registrierung um eine wertvolle Funktion ergänzt. Mit dieser können Ihre Teilnehmer·innen wählen, ob sie ein Ticket für die Vor-Ort-Veranstaltung oder für die Remote-Teilnahme buchen möchten. Neben den Basisdaten zu Ihrem hybriden Event hinterlegen Sie nun sowohl den Veranstaltungsort als auch den Link zu Ihrer Event-Plattform. Außerdem können Sie unterschiedliche Preise für die beiden Eventformate angeben – ganz einfach und mit wenigen Klicks.

Teilnehmer·innen erhalten anschließend automatisch per E-Mail ein Ticket, wenn sie sich für die Präsenzvariante entschieden haben, und eine Nachricht mit einem Link für ihre Online-Teilnahme, sollten sie das Event digital besuchen wollen. Wer beides wählt, erhält beides.

Falls Sie aufgrund der pandemischen Entwicklung doch auf ein reines Online-Event wechseln müssen, ist das schnell und einfach möglich. Sobald der Link zum Online-Event eingegeben wurde, werden die Gäste automatisch darüber informiert – inklusive der notwendigen Zugangsdaten.

Die Erstellung Ihres hybriden Events im XING EventManager
Die Erstellung Ihres hybriden Events im XING EventManager

Anbieter für den Offline-Part des hybriden Events

Die Dienstleister und die Technik rund um den physischen Teil Ihres Events kennen Sie sicherlich bestens aus der Zeit vor der Pandemie. Achten Sie nun bei der Auswahl von Anbietern und Lösungen darauf, dass diese mit den weiter unten genannten digitalen Tools kompatibel sind. Entweder, weil sie die passenden Schnittstellen haben, weil Ihr Dienstleister mit ihnen umzugehen weiß oder sie sogar aus einer Hand anbietet.

Die Location

Wählen Sie eine Location mit viel Platz für eine attraktiv gestaltete Bühne sowie dem notwenidgen Abstand für die Teilnehmer·innen vor Ort. Achten Sie dabei darauf, dass Sie trotz des gefüllten Saals ein ansprechendes Sendebild erhalten. Das bedeutet, Ihr AV-Dienstleister sollte mehr als eine Kamera nutzen und möglichst weit vorn im Saal stehen können. Die Zeiten, in denen aus der hintersten Ecke der Location gestreamt wurde, sind spätestens seit 2020 eindeutig vorbei. Ihre Teilnehmer·innen erwarten mehr.

XING Events Lesetipp: Live-Streaming von (Online-)Events – wie es geht und was es bringt

Die Bühne und das Sendebild

Während die Bühnen auf Events, Messen und Kongressen vor 2020 fast ausschließlich auf ein gutes Vor-Ort-Bild optimiert waren, brauchen Sie nun ein Gesamtbild, das beide Seiten anspricht. Eine reguläre Bühne kann für die Teilnehmer·innen vor Ort attraktiver wirken als für die remote Zugeschalteten, da die erste Gruppe deutlich mehr Eindrücke wahrnehmen kann. Wer lediglich über seinen Bildschirm teilnimmt, sieht einen kleineren Ausschnitt und kann dabei nur Bild und Ton verarbeiten. Ein Set-up, das Sie bisher vermutlich als ansprechend empfunden haben, kann bei hybriden Events daher eher langweilig wirken. Denken Sie daran und optimieren Sie die Sicht vor allem für die Remote-Teilnehmer·innen – zum Beispiel über große Leinwände mit virtuellem Applaus oder vielen zugeschalteten Gästen.

Das Catering

Wählen Sie – wenn es finanziell und organisatorisch für Sie machbar ist – einen Caterer, der beides kann: sowohl die Teilnehmer·innen vor Ort mit hygienekonformen Speisen und Getränken versorgen als auch Genusspakete in die (Home-)Offices senden. Anbieter wie beispielsweise Kaiserschote können dies und führen zusätzlich eine Live-Minikochshow für die Zuschauer·innen an den Bildschirmen durch.

Allerdings können Sie auch zwei Catering-Lösungen miteinander verbinden. Der in der Location gebundene Caterer oder ein freier übernimmt die kulinarische Versorgung Ihrer Teilnehmer·innen vor Ort. Zusätzlich wählen Sie einen Lieferservice über eine Plattform wie heycater!, lieferando oder hellofresh. Alternativ können Sie auch spezielle Online-Events-Pakete versenden.  

Die Räume

Statten Sie Ihre Räume vor Ort, so gut es möglich ist, mit Bildschirmen und Leinwänden sowie guter Beschallung aus. Die passende Ausstattung erhalten Sie vom AV-Dienstleister Ihrer Wahl, direkt über die Location oder von auf hybride Whiteboards spezialisierten Anbietern wie weframe. Denken Sie außerdem an ausreichend WLAN in jedem Raum und informieren Sie die Teilnehmer·innen, wie sie möglicherweise Videocalls vom Live-Event aus durchführen könnten.

Lösungen für hygienekonforme Events

Das Tool für die Registrierung Ihrer Teilnehmer·innen sollte außerdem einen kontaktfreien Check-in für diese ermöglichen. Können Sie darüber hinaus Schnelltests in den Check-in-Prozess einbinden, unterstützt dies die hygienekonforme Umsetzung Ihres hybriden Events.

XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

Digitale Tools für die Remote-Teilnehmer·innen

Für die Zuschaltung von Teilnehmer·innen sowie Sprecher·innen benötigen Sie die bereits bei virtuellen Events genutzten digitalen Tools. Dazu gehören im Kern folgende:

Welche dieser Tools Sie einsetzen wollen, hängt von Ihrem Vorhaben ab. Überfrachten Sie Ihr hybrides Event nicht mit jedem Tool, das am Markt verfügbar ist, sondern wählen Sie diese gemäß Ihres Eventziels und -konzepts aus. Ein hybrides Event mit Fokus auf Wissensaustausch und Generierung neuer Ideen und Lösungen benötigt mehr Networkingtools und möglicherweise digitale Whiteboards. Informieren Sie Ihre Kund·innen mit einem kurzen Webinar über neue Produkte, können Sie auf die eben vorgestellten Tools wahrscheinlich verzichten. In diesem Falle wäre es wichtiger, dass Sie Leads generieren und die gewonnenen Kontaktdaten tatsächlich nutzen dürfen. 

Fazit

Auch für hybride Events gibt es mittlerweile zahlreiche IT-Lösungen, wie beispielsweise den XING EventManager mit passenden Registrierungsoptionen für eine Teilnahme online, offline oder auf beiden Wegen. So gelangen alle Gästedaten sauber in ein IT-System und lassen sich für Ihr hybrides Event effizient nutzen. Achten Sie beim Einsatz weiterer Lösungen jeweils auf die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer·innen, um ihnen ein bestmögliches Erlebnis zu bieten. Wer vor Ort ist, hat tendenziell weniger Internet und möchte sich persönlich austauschen – wer remote dabei ist, erwartet neben dem relevanten Inhalt ein hochwertiges Sendebild sowie Networking über digitale Kanäle.

XING Events Tipp: Mit einer XING Eventseite legen Sie für Ihr hybrides Event auch die perfekte Marketing-Grundlage.

Finden Sie noch heute für Ihr hybrides Event die richtigen Teilnehmer·innen, indem Sie Ihre Reichweite erhöhen, Zielgruppenwerbung schalten, die Profilinformationen Ihrer Eventseiten-Besucher einsehen und Retargeting-Effekte schaffen.

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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