Virtuelle Events

Hybride Events – eine längst überfällige (R)Evolution Gastbeitrag Andreas Beständig / plazz AG

Andreas Beständig

Die Verschmelzung analoger und digitaler Inhalte war für die Eventbranche über kurz oder lang unausweichlich und ist so gesehen ein ganz natürlicher Schritt in ihrer Evolution. Der kontinuierliche Digitalisierungsdruck gefolgt vom zwanghaften Umstieg ist wahrscheinlich einer der wenigen positiven Aspekte der Corona-Pandemie.

Die Technologie dafür ist bereits seit Jahren vorhanden, wurde jedoch nie vollständig genutzt oder ausgereizt. Die Flexibilität und Vernetzung durch digitale Innovationen haben schon in anderen Bereichen zu großen Sprüngen geführt. Jetzt halten diese Katalysatoren auch endlich in der Eventbranche Einzug. Als Anbieter von Event Lösungen, sind wir zwar auch stark von der Krise getroffen, wir freuen uns dennoch über das Umdenken und die verstärkte Durchführung virtueller und hybrider Events.
 

Ungenutzte Potenziale

Im Moment werden hybride Events größtenteils als zusätzliche Abbildung eines analogen Live-Events im digitalen Raum umgesetzt. Hybride Events sind jedoch noch so viel mehr. Es geht um eine wertvolle Erweiterung und Bereicherung von Offline-Veranstaltungen durch digitale Technologien, wie beispielsweise Event Apps.

Einige Potenziale dieser virtuellen Ergänzung werden schon seit Jahren ausgeschöpft: So nutzen unsere Kunden die App, um zum Beispiel eine virtuelle Übersicht von Messeständen und Raumplänen zu erstellen, oder um die Agenda leicht zugänglich zu machen. Schon diese Implementierung führt zu Kostenersparnissen und einer positiven Umweltbilanz, da Printmaterialien obsolet werden. Darüber hinaus sind digitale Inhalte immer aktuell oder leicht aktualisierbar, wenn es beispielsweise um Änderungen im Programmablauf geht.

An Popularität gewinnt im Moment das simultane Teilen des Events in der App über einen Live-Stream. Gerade für Außenstehende, die aus verschiedenen Gründen nicht persönlich teilnehmen können, eine perfekte Alternative. Die Zusammenführung von Präsenz- und Remote-Teilnehmern findet so gleichzeitig statt, wodurch ein aktiver und ortsunabhängiger Austausch angeregt und gefördert wird.

Herausforderungen neuer Technologien

Auch erfahrene Eventmanager betreten bei hybriden und virtuellen Events oft Neuland. Zwar sind die Technologien meist mit Nutzerfreundlichkeit im Hinterkopf konzipiert worden, ein optimaler Workflow ist allerdings nicht immer sofort garantiert.

Eine weitere Herausforderung ist die effektive Vernetzung von Offline- und Online-Teilnehmern. Unter anderem helfen dabei bestimmte Features (z. B. Chat und Video Conferencing), welche eine Schnittstelle zwischen den beiden Parteien bilden. Dennoch werden Eventmanager darüber nachdenken müssen, wie sie Veranstaltungsinhalte auf beide Gruppen zurechtschneiden und präsentieren.

Mit der Loslösung von einem bestimmten Eventort und Eventzeitpunkt wird eine länger anhaltende Event-Experience über mehrere Wochen oder auch Monate möglich. Über diese Zeitspanne müssen Gäste, Moderatoren und Speaker auf dem Laufenden gehalten werden. Besonders wichtig ist dies auch im Zusammenhang mit der Bildung von Digital Communitys. Mehr dazu folgt in einem späteren Absatz.

Chancen neuer Technologien

Ein enormer Vorteil hybrider Events ist die dezentrale Zuschaltung von Experten. Nicht nur erhöht sich damit die Anzahl an Personen, die als Sprecher zur Verfügung stehen, gleichzeitig werden Kosten und Aufwand für Reisen und Unterbringung reduziert.

Doch auch der Teilnehmerkreis hybrider Events erweitert sich im Vergleich zu klassischen Veranstaltungen drastisch. Zielgruppen, die sonst kaum oder gar nicht reisen, können so problemlos an Ihrem Event teilnehmen. Diese erhöhte Flexibilität wird aber auch von Präsenzteilnehmern geschätzt, welche sich im Zweifelsfall immer auch digital zuschalten können.

Mithilfe digitaler Tools lassen sich auch Interaktionen wie virtuelle Breakouts simpel und schnell realisieren. So finden sich ein Sprecher und Präsenzteilnehmer zum Beispiel unkompliziert in einem separaten Raum zusammen und schalten virtuelle Teilnehmer per Videokonferenz dazu, um bestimmte Themen aufzuarbeiten.

Live Streaming und Video Conferencing

Streaming & Video Conferencing

Die Übertragung analoger Events in den digitalen Raum wird momentan am stärksten durch Streaming (live + on demand) und Video Conferencing unterstützt. Wobei es diese beiden Use Cases zu differenzieren gilt, da sie für sehr unterschiedliche Anwendungsgebiete eingesetzt werden.

Streaming

Live-Streams eignen sich hervorragend für die Wiedergabe von Vorträgen, Keynotes oder anderen Inhalten – wie der Name schon sagt in Echtzeit. Auf hybriden Events werden beispielsweise Live-Vorträge aufgezeichnet und in der auf einer Eventplattform beziehungsweise in einer Event App simultan wiedergegeben, damit auch Online-Teilnehmer direkt dabei sein können.

Stream sind überwiegend passiver Natur. Doch über Live-Votings oder die Beantwortung von Publikumsfragen, die via Chat angereicht wurden, lassen sich auch interaktive Elemente integrieren.
Einen weiteren Vorteil stellt die Aufzeichnungen der Live-Streams dar, die beispielsweise im Nachhinein als Video-on-demand (VOD) hinterlegt und so jederzeit wieder angesehen werden können. Dies gilt aber nicht nur für aufgezeichnete Live-Streams.

Über VODs ist es Ihnen möglich, jede Art von Videoinhalt wiederzugeben: Vorträge und Workshops vergangener Veranstaltungen, Highlight-Videos oder eigens erstellte Inhalte, die Ihr Event ansprechend untermalen und Teilnehmer informieren.

Video Conferencing

Sollten Sie Workshops oder andere Kollaborationsprojekte auf Ihrem Event durchführen, stellt Video Conferencing die perfekte Schnittstelle zwischen Ihren Präsenz- und Remote-Teilnehmern dar.

Video Conferencing ist aktiver als ein Live-Stream und ideal für das gemeinsame Aufarbeiten von Themen, da jeder Teilnehmer direkt involviert ist. Sei es Audio- und Videoübertragung, das Teilen von Bildschirmen oder Dateien – die Möglichkeiten sind vielfältig und für effektives Zusammenarbeiten optimiert.

Zukunft hybrider Events

Am spannendsten an hybriden Events ist, was noch alles vor uns liegt. Jetzt, wo die Nutzung erst richtig beginnt, sind wir dabei viele neue Entdeckungen zu machen. Nicht nur Learnings und Best Practices, sondern auch die Verbesserung bestehender Use Cases oder gar die Erschließung völlig neuer Use Cases.

Dabei werden hybride Events keine Mode-Erscheinungen, wie 3D-Fernseher darstellen. Sie werden innerhalb der nächsten Jahre ein fester Bestandteil dieser Branche. Deswegen ist es essenziell, dass sich Eventmanager mit dieser Thematik gründlich auseinandersetzen und schnell Kompetenzen aufbauen.

Als Anbieter von Event Apps, sind wir gespannt, wie unsere Kunden und Partner mit diesen Technologien umgehen. Besonders aber, auf welche neuen Ideen sie damit kommen und wie wir diese gemeinsam, für noch eindrucksvollere Veranstaltungen, umsetzen können. Die Zukunft von Events ist voller Erwartungen. Die Zukunft von Events ist hybrid!

XING Events Tipp:

Sie wollen mehr über die hybride Umsetzung von Events via App und das Angebot der plazz AG erfahren? Dann melden Sie sich am besten gleich für die diesjährige VExCon an und informieren Sie sich am virtuellen Messestand von plazz.

Andreas Beständig Junior Marketing Manager, plazz AG

Als Betriebswirt mit Schwerpunkt im Marketing, legt Andreas einen hohen Stellenwert auf Fakten und klare Informationsvermittlung. Eine Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven und Blickwinkeln kommt dabei auch nicht zu kurz. Seine Vorliebe für kreatives und gleichzeitig analytisches Arbeiten verwirklicht er seit 2018, mit Nachdruck und Leidenschaft, bei der plazz AG als Junior Marketing Manager. Dort ist er für die Kommunikation und Präsentation des gesamten Unternehmens nach außen verantwortlich.

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