Virtuelle Events

Hybride Events nach Corona: Digital-Live-Balance als Konzept Gastbeitrag von Nadja Jager | Teamlead Digitale Events bei BECHTLE, Standort Solingen

Aktuell sieht es gut aus. Wir haben unsere Freiheit und unser Leben zurück – zumindest teilweise. Zuletzt ging es Schlag auf Schlag: Sinkende Inzidenzwerte, Öffnung des Einzelhandels und der Gastronomie, ab in den Urlaub! Die Menschen strömen erleichtert ins Freie und genießen es, wieder in direktem Austausch zu sein. Präsent zu sein. Vor Ort zu sein. Auch wenn die Pandemie noch lange nicht vorbei ist, herrscht das Bedürfnis vor, das Verpasste endlich nachzuholen. Zu lange saßen wir im Home-Office fest und konnten Events nur online besuchen. Wir sind müde von all dem Digitalen.

Diese Digitalmüdigkeit (Stichwort „Zoom-Fatigue“) muss bei der Planung zukünftiger hybrider Veranstaltungen berücksichtigt werden, damit sie erfolgreich sein können. Ich nenne es die „Digital-Live-Balance“: Eine ausgewogene Mischung aus Live-Anteilen und digitalen Elementen in unserem Leben. Ob im Privaten oder bei Events.
 

Virtuell besuchbare Events werden ein Thema bleiben – aber anders

Nach dem ersten Back-to-offline-Rausch wird sich das Verhältnis zwischen Online- und physischer Präsenz wieder einpendeln. Denn die Vorzüge digital besuchbarer Events sind speziell im B2B-Bereich enorm, das wurde – bei allen Hindernissen – in den vergangenen Monaten deutlich sichtbar.

Für den Teilnehmenden
• mehr Flexibilität
• Zeit- und Kostenersparnis durch wegfallende Reisekosten und -wege
• reduzierter CO2-Fußabdruck
• umfangreichere Informationsvermittlung, da online längere Zeit einsehbar

Für den Veranstaltenden
• mehr Reichweite
• Daten und Analysen in Echtzeit, mehr Trackingmöglichkeiten
• wiederverwendbare Vorlagen
• Zeit- und Kostenersparnis durch wegfallende Reisekosten und -wege
• reduzierter CO2-Fußabdruck
• geringere oder keine Kosten für Catering, Location etc.
• mehr Einblick in die Optimierung des Return on Investment (ROI)

Als Veranstalter·in konzentrierte man sich bisher darauf, sich selbst und seine digitalen Gäste mit den virtuellen Gegebenheiten und Möglichkeiten vertraut zu machen. Die Risiko- und Experimentierfreude waren im vergangenen Jahr nachvollziehbarerweise gering. Aber wir alle haben dabei gelernt, dass man mit Hören, Sehen und Handeln (also mit Interaktion) die Teilnehmer·innen an ein digitales Event binden kann. Jetzt ist der Zeitpunkt, das Ganze zu professionalisieren und sich mehr zuzutrauen. Denn in Sachen Digitalisierung werden wir als Gesellschaft keinen Schritt mehr zurück machen.

Die neue Herausforderung: Das digitale Event mit dem physischen zu vereinen, um beide Veranstaltungen für die Teilnehmer·innen gleichermaßen erlebbar zu machen.

Während man in der Pandemie Eventbudget einsparen konnte, wird es danach also teurer. Durch die Vorzüge wie mehr Reichweite, reduzierter Fußabdruck und ROI-Optimierung rechnet sich ein hybrides Event unterm Strich trotzdem!

Warum Sie TV-Formate in Zukunft mit anderen Augen sehen werden

Veranstalter·innen sollten sich im Sinne einer Nutzerzentrierung darüber im Klaren sein, dass sie in Zukunft mit einem schlüssigen Konzept für alle Teilnehmer·innen zwei Zielgruppen getrennt bedienen können müssen:

  • den Besucher – live vor Ort
  • den Zuschauer – am Screen im (Home)-Office

Für den Veranstaltenden ist es ein Leichtes, für die Besucher·innen von Präsenzveranstaltungen Erlebnisse für alle Sinne zu gestalten. Darauf basieren Events. Es ist das tägliche Brot der Veranstaltungsbranche. Online-Teilnehmende dagegen müssen als Zuschauer·innen betrachtet werden. Sie können nur hören und sehen! Entsprechend gilt es, das Eventformat zu gestalten. Es reicht nicht, das Ganze nur aufzunehmen, wenn man eine physische Veranstaltung auch digital übertragen möchte. Man muss Konzept und Content zusätzlich speziell auf die digital Zuschauenden ausrichten und diese aktiv in die Show miteinbinden – besonders dann, wenn sich die Agenda von Live-Stream und Webcast über Stunden hinwegzieht.

Als gutes Vorbild eignen sich Streaming und TV- Formate. Diese meistern die Herausforderung hervorragend, ihre Zuschauer·innen über Stunden zu binden und zu fesseln. Netflix macht es mit interaktiven Filmen vor, in denen die Zusehenden entscheiden können, wie die Geschichte weitergeht. Achten Sie aber auch mal darauf, wie raffiniert selbst „normale“ Filme und Serien aufgebaut sind. Es ist eine gute Übung.

Konkrete Tipps für die Digital-Live-Balance Ihres Events

1. Content Creation
 

Rein online Teilnehmende (=Zuschauer) müssen geführt werden. Spiegeln Sie daher mit vorbereitetem Content wider, was auf Ihrem Live-Event gerade passiert – auch dann, wenn nichts passiert! Das gibt Ihrem Gast das Gefühl, nicht nur nebenbei eine physische Veranstaltung online anzuschauen, sondern mittendrin, statt nur dabei zu sein.

Beispiele:

  • Intros und Outros mit Vertonung. Das erzeugt Emotion und Spannung. Denken Sie an die TV-Formate. Wenn ein Primetime-Film mit prägnanter Musik startet, gehen Sie davon aus, dass es ein guter Film wird. Oder nicht?
  • Bei Unterbrechungen Pausencharts einblenden, Musik einspielen und per Countdown darauf hinweisen, wann der nächste Punkt auf der Agenda beginnt
  • Im Pausenchart daran erinnern, kurz aufzustehen, sich einen Kaffee zu holen oder eine Runde spazieren zu gehen
  • In den Vorträgen Umfragen oder ein Quiz einplanen. Vor allem, wenn die Referenten direkt hintereinander auf die Bühne kommen. Dadurch bleiben Teilnehmer wach und konzentriert.
  • Event-Apps anbieten, um darüber z. B. an Umfragen teilnehmen zu können

Wichtiger Hinweis: Planen Sie für die Content Creation ausreichend Budget ein! Der Aufwand wird häufig unterschätzt.

2. Interaktionsmöglichkeiten
 

Denken Sie bei der Konzeption und Umsetzung an alle Sinne. Über Interaktionsmöglichkeiten können alle Teilnehmer·innen unterhalten und einbezogen werden. Interaktion steigert die Aufmerksamkeit und stärkt das Community-Gefühl.

Beispiele:

  • Digitales Networking zwischen Präsenz- und Online-Gästen über die bereits angesprochene Event- App ermöglichen
  • Ins Bühnendesign und an zentralen Stellen der Eventlocation LED-Walls einplanen. So lässt sich die Anzahl der online Teilnehmenden für die Besucher•innen vor Ort ebenso darstellen wie deren aktuelle Stimmung (Likes, Chats, ...).
  • Social Media Walls nutzen, um die Beiträge auf Facebook, Twitter, Instagram etc. widerzuspiegeln und zu honorieren

3. Kompetente Ansprechpartner

Die Veranstaltungsbranche erweitert sich durch hybride Events um Berufsbilder und Aufgaben. IT und Inszenierungsprofis werden wichtiger. Schauen Sie sich frühzeitig nach für Sie passenden Partnern um.

BECHTLE zum Beispiel bietet für Events einen „Alles aus einer Hand“-Service. Ein festes Team unterstützt Sie von der Konzeption bis zur konkreten Umsetzung Ihres Projekts.

Fazit

Noch nie war die Veranstaltungsbranche so eng mit der IT verknüpft. Diese Entwicklung wird sich in Zukunft noch verstärken, wenn man die Chancen erkennt und von den jeweiligen Profis lernt (TV/Streaming-Anbieter, technische Innovationen, Inszenierung). Seien Sie kreativ und gehen Sie hybride Eventformate mutiger an. Es lohnt sich!

XING Events Tipp:

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Nadja Jager Teamlead Digitale Events, BECHTLE

Nadja Jager ist seit März 2021 Sales- und Projektmanager bei BECHTLE und verantwortet dort als Teamlead Digitale Events den Bereich Event Service. Die Veranstaltungsfachwirtin greift dabei auf die praktische Erfahrung einer Ausbildung in der Veranstaltungsbranche und ihren Fokus auf professionelles Teilnehmermanagement zurück. Sie spürt neue Marktchancen auf und unterstützt Kunden bis in die konkrete Umsetzung dabei, mutiger in der Eventkonzeption zu sein. Auf XING ist der Digital Native zu finden unter https://www.xing.com/profile/Nadja_Jager2/.
 

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