Virtuelle und hybride Events

Hybride Events: So mischen Sie Ihr Publikum auf

Während der Pandemie haben wir gelernt, Events für den virtuellen Raum zu kreieren. Jetzt steht der nächste Schritt an: hybride Veranstaltungen – also die perfekte Kombination beider Welten! Eine Analyse und konkrete Tipps für Veranstaltungen, die das Publikum vor Ort wie auch die online "Zugeschalteten" mitnehmen, begeistern und überzeugen.

Lange vor der Covid-Pandemie zeichnete sich ein klarer Trend ab: "Frontalunterricht" ist out – gute Events beziehen die Teilnehmer·innen aktiv mit ein, gehen auf ihre Bedürfnisse und Wünsche ein, beruhen also auf Austausch, Interaktion und Spontaneität. Die Zeiten, da langfädige Referent·innen munter ihre Redezeit überzogen, um sich den Fragen des Publikums zu entziehen, sind längst vorbei – spätestens seitdem uns der Shutdown Präsenz-Veranstaltungen verbot.

Denn alles, was an Präsenzveranstaltungen unangenehm und langweilig wirkt, ist an Online-Veranstaltungen schlicht ätzend. Monologische Selbstdarstellung, Experten-Gehabe und mit Fachjargon-gespickte Präsentationen – der Zoomer, die Teamserin zappen weg und arbeiten stattdessen die eigene Mailbox ab.

Interaktion heißt, sich mit dem Publikum auseinanderzusetzen

Ob Teammeeting, Weiterbildung oder Großveranstaltung: Die alltäglich gewordenen Online-Veranstaltungen haben für alle klargemacht: Nur gezielter Einbezug aller garantiert Aufmerksamkeit, Engagement und letztlich Erfolg. Dies bedeutet:

  • eine professionelle Leitung resp. Moderation
    Schlecht geführte Online-Veranstaltungen verlocken dazu, sich anderweitig zu beschäftigen – und innerlich "auszuklinken". Professionelle Moderator·innen oder Meeting-Leiter·innen hingegen sorgen für (Inter-)Aktion, Ergebnisse und Teamgeist.
     
  • dialogische Komponenten
    Interaktion hält die Menschen vor dem Bildschirm beim Thema, bei der Veranstaltung, beim Team und der gemeinsamen Sache.
     
  • klare Ziele und fokussierte Event-Konzeption
    Ein klarer, eingeforderter Fokus hält die Leute auch über die Distanz auf Kurs und führt letztlich zu messbaren Resultaten: Lernerfolge, (gemeinsames) Verständnis, Entscheide, Konzepte und weitere Resultate.

Viele Teamleiter·innen haben mit Online-Settings erst richtig gelernt, ihre Rolle wahrzunehmen, Meetings entsprechend zu konzipieren, vorzubereiten und zu leiten. Wenig versierte Moderator·innen haben erlebt, dass sie ausufernde Referent·innen oder Diskussionsteilnehmer·innen auf Distanz nicht zu bremsen vermögen – oder schlicht zu wenig flexibel sind, um auf spontane Rückmeldungen des Publikums einzugehen.

Interaktion geht auch mit einem Großpublikum

Versierte Eventveranstalter·innen und Moderator·innen hingegen haben schon immer mit dem Publikum geschickt interagiert – denn nur so lassen sich Bedürfnisse der Teilnehmenden erkunden und letztlich erfüllen. Aktiver Austausch ist mitnichten eine Frage der Eventgröße: Auch mit mehr als 100 Teilnehmer·innen ist Interaktion möglich. Dafür haben sich verschiedene Methoden bewährt:

  • rhetorische Fragen
    Die minimalste Form der Interaktion oder zumindest (gedankliche) Aktivierung der Teilnehmer·innen ist eine klar formulierte, offene Frage – gefolgt von einer Denkpause. Damit wechselt das Publikum vom Konsumations- in den Denkmodus. Auf die Dauer ist der alleinige Einsatz rhetorischer Fragen jedoch wenig befriedigend.
     
  • Abstimmungen vorab: brieflich, online, beim Check-in
    Die Teilnehmer·innen werden bei der Anmeldung oder beim Check-in aufgefordert, eine oder mehrere Fragen zu beantworten – mittels Fragebogen oder auch mittels handbeschrifteter Karten, die gezielt an Pinnwänden zu platzieren sind und so ein Stimmungsbild vermitteln. Die vollgepinnten Wände lassen sich auf der Bühne oder mittels Foto in die Veranstaltung integrieren.
     
  • Abstimmungen mittels Handerheben oder Bewegung im Raum
    Die Teilnehmer·innen werden im Rahmen eines Referats oder einer Diskussion um ihre Meinung gebeten – sie nehmen Stellung durch Handerheben oder indem sie sich in eine der 4 Ecken im Event-Raum begeben. Nachteil: Die Sichtbarkeit der eigenen Positionen veranlasst je nachdem Teilnehmer·innen, sich der Stimme zu enthalten oder aber nicht ehrlich zu stimmen.
     
  • Abstimmungen mittels kahoot & Co.
    Elektronische Plattformen wie kahoot.com oder mentimeter.com erlauben Online-Abstimmungen mittels Smartphone, Tablet oder anderen internettauglichen Geräten – ohne große Vorbereitung des Publikums. Pro Frage sind wenige Antworten möglich, das Stimmgeheimnis bleibt gewahrt, und spielerische Elemente wie Quizzes motivieren auch Zurückhaltende zum Mitmachen.
     
  • Workshops in kleineren Gruppen
    Je nach Größe und Heterogenität des Publikums und Komplexität des Themas ist es sinnvoll, das Plenum in kleinere Gruppen aufzuteilen und dort einzelne Aspekte interaktiv zu bearbeiten. Dies fördert insbesondere auch Voten von Teilnehmer·innen, die sich in der großen Menge nicht zu äußern wagen.

Interaktiv gestaltete Events erreichen in der Evaluation schon immer die besseren Rückmeldungen des Publikums: Es fühlt sich wahrgenommen, integriert und ernstgenommen.

Interaktion geht auch online

Alle diese Formen der Interaktion lassen sich auch bei Online-Events realisieren. Videokonferenz-Tools wie Zoom bieten dafür extra Elemente wie etwa die Breakout-Sessions, um innert Sekunden definierte oder auch zufällig gemischte Gruppen in separate Räume zu verschieben und wieder ins Plenum zurückzuholen – oder das Umfragetool für Fragen mit 1 oder mehreren Antworten.

Selbst der Chat kann gezielt eingesetzt werden, um von allen Teilnehmer·innen eine Einschätzung resp. Meinung abzuholen, die für alle sichtbar ist – und also die Heterogenität der Erwartungen und Wünsche aufzeigt.

Darüber hinaus gibt es weitere technische Tools, die es erlauben, Online-Meetings interaktiv und auch kreativ zu gestalten – beispielsweise:

Je nach Plattform braucht es etwas Übung, bis die Teilnehmer·innen mit den Möglichkeiten und Funktionsweisen vertraut sind – dann aber ist der Austausch mindestens so produktiv und kreativ wie zuvor in einem physischen Seminarraum.

Interaktion in hybriden Events: Miro - das Tool für kreative virtuelle White Boards und Pinnwände
Interaktion in hybriden Events: Miro - das Tool für kreative virtuelle White Boards und Pinnwände

Interaktion funktioniert auch hybrid – ist aber eine Herausforderung!

Wenn also Interaktion

  • gewünscht
  • vor Ort möglich
  • online möglich

ist, dann lässt sich Interaktion auch in gemischten, d.h. hybriden Events umsetzen. Aber Vorsicht: Die Verbindung der direkten Interaktion vor Ort mit der Interaktion via technische Hilfsmittel ist nicht ganz ohne:

  • Nur gefilmte und gestreamte Meldungen aus dem Publikum vor Ort gelangen auf den Bildschirm der Online-Teilnehmer·innen – dies bedingt mehrere, teils mobile Kameras und eine Regie.
  • Nur vor Ort aufgegriffene Chat-Meldungen beeinflussen den Verlauf der Veranstaltung.
  • Nur die adäquate Zählung der erhobenen Hände vor Ort mit den Online-Umfrageantworten ergibt ein stimmiges Gesamtbild von Abstimmungen aller Art.

Besonders schwierig gestaltet sich der informelle Austausch: Wie findet ein Online-Teilnehmer zur Teilnehmerin mit der interessanten Publikumsfrage vor Ort?
Auch diese Herausforderungen lassen sich meistern – unter vier Bedingungen: 

1. Technik, die beide Welten verbindet
Kameras, Mikrofone, Bildschirme und Software, um die verschiedenen Komponenten gezielt zum überzeugenden Gesamtbild zusammenzusetzen

2. Profis, die zwischen den Welten hin- und herschalten – und vor allem zuschalten
Regie sowie Techniker·innen, die ob all der Kanäle und Möglichkeiten den Überblick behalten und die richtigen Entscheidungen fällen – damit jederzeit die richtigen Personen zu sehen und hören sind

3. Profis, die für beide Publika überzeugend präsentieren
Referent·innen, die sowohl ins Publikum als auch in die Kamera blicken, dialogisch referieren und ihre Präsentation so animieren, dass die Augen sowohl auf der Großleinwand vor Ort als auch am Laptop-Bildschirm zuhause gut geführt sind

4. eine Moderation, die die beiden Welten verknüpft
eine versierte, flexible Fachperson, die sich in Online-Veranstaltungen genauso gut zurechtfindet wie auf der Bühne vor Ort und spontan auf die Resultate der Interaktion einzugehen weiss

Klar: Diese vier Komponenten haben alle ihren Preis. Hybride Events sind – mehr noch als reine Online-Events – finanziell aufwändig und also nicht gratis. Gute interaktive Hybrid-Veranstaltungen dürfen und sollen für die Teilnehmer·innen etwas kosten, denn sie bringen einen klaren Mehrwert: Als Teilnehmer·in habe ich die Wahl, vor Ort oder aber von zuhause aus teilzunehmen – und mich aktiv einzubringen.

Machen Sie sich bereit für die neuen Events

Viele Einschränkungen der Pandemie werden in den nächsten Wochen und Monaten fallen. Gleichwohl werden viele Menschen auch weiterhin größere Menschenmengen meiden. Lassen Sie Ihrem Publikum die Wahl, gewähren Sie Zugang zu Ihren Veranstaltungen vor Ort oder auch online. Sorgen Sie aber auch dafür, dass sich alle Teilnehmer·innen – vor der Bühne wie auch vor dem Bildschirm – willkommen fühlen: indem Sie ihre Meinung, Beiträge und Wünsche einfließen lassen.

Fazit

Interaktion zwischen Referent·innen und Publikum ist möglich – online wie auch vor Ort. Konzipieren Sie (auch) Ihre hybriden Events auf Basis aktiver, fruchtbarer Interaktion auf Augenhöhe. Sorgen Sie für die dafür nötige technische Infrastruktur – und für eine versierteModeration, die auf der Bühne wie auch online souverän agiert und die beiden Welten gewinnbringend verbindet.

Offline-Events nehmen langsam wieder Fahrt auf – was müssen Sie bei Ihrer Offline-Eventplanung nun beachten? Unsere Checkliste unterstützt Sie bei der Durchführung von Offline-Events während Corona-Zeiten.

Myriam Holzner Inhaberin und Geschäftsführerin Kürze&Würze GmbH

Myriam Holzner ist Kommunikationsberaterin und -trainerin mit eigener Agentur Kürze&Würze GmbH in der Schweiz. Sie moderiert regelmäßig Events und Podiumsdiskussionen, auch mehrsprachig D/F/E und immer gerne sehr interaktiv – seit der Pandemie auch online und hybrid. 

Auf XING ist sie hier zu finden.
 

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