Virtuelle Events

Hybride Events: Über die virtuelle Erweiterung realer Veranstaltungen Gastbeitrag Julia Hachenthal / GCB

Julia Hachenthal

Virtuelle Events sind momentan die einzige Alternative zu Live-Events mit persönlicher Begegnung. Doch mit Blick in die Zukunft und aktuell befeuerter Digital-Euphorie bei der Veranstaltungsorganisation rücken hybride Events mehr und mehr in den Fokus von Planer*innen. Doch was genau meint eigentlich „hybrid“?

Hybride Veranstaltungen sind reale Live-Events, welche durch digitale Technologien (wie zum Beispiel einen Live-Stream, mobile Applikationen, Social Media, Location based Services) virtuell erweitert werden und so auch für externe Teilnehmende zugänglich sind.

Mit hybriden Events verbinden Sie dementsprechend die Vorteile von realen und virtuellen Veranstaltungen. Sie ermöglichen Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein. So erreichen Sie zeiteffizient und preiswert eine große Zielgruppe und das, ohne eine bestimmte Veranstaltungsgröße zu überschreiten. 
Wie wir beim GCB German Convention Bureau e.V. mit dem ersten räumlich-verteilten Kongress BOCOM – Experience Borderless Communication aktuell ein hybrides Event planen, erfahren Sie in diesem Artikel.
 

Das Fundament: Future Meeting Space

Das Forschungsprojekt Future Meeting Space legt das Fundament für die BOCOM und zeigt, wie grenzüberschreitende Kommunikation umgesetzt werden kann. Kurz zum Hintergrund: Der Innovationsverbund Future Meeting Space (FMS) wurde 2015 vom GCB und dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ins Leben gerufen. Unterstützt werden wir auch von Forschungspartnern wie XING Events, die dafür sorgen, dass das Projekt einen anwendbaren Charakter bekommt.

Die Hauptziele von FMS sind:

  • die Identifikation von veränderten Anforderungen an Events
  • die Entwicklung von zukunftsfähigen Konzepten, Produkten und Dienstleistungen
  • die Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche antizipieren und aktiv gestalten
  • die Formulierung von Handlungsempfehlungen für die Veranstaltungsbranche

Bisher wurden unter anderem Anforderungen an Veranstaltungen definiert und folgende Fragen beantwortet: Wie kann der Future Meeting Room aussehen? Welche sind die Teilnehmertypen der Zukunft? Wie kann auf deren Bedürfnisse eingegangen werden? Daneben wurden unterschiedliche Erfolgsfaktoren und Anforderungen für zukünftige Veranstaltungen definiert. Auf die nachfolgenden sechs Beispiele möchte ich genauer eingehen.

  • Interaktion: Teilnehmende wollen sich sehr viel stärker einbringen und aktiv mitgestalten sowie ihre Netzwerke bei Veranstaltungen pflegen und aufbauen.
  • Zeit: Die Anreisezeit und die Zeit beim Event wollen effizient genutzt werden, aber auch das eigene Tagesgeschäft soll – trotz Veranstaltungsteilnahme – weiterlaufen.
  • Flexibilität: Dieser Punkt bezieht sich sowohl auf die Einbeziehung unterschiedlicher Besuchergruppen als auch den schnellen Switch zwischen unterschiedlichen Räumen und Settings.
  • Sicherheit: Die persönliche Sicherheit, aber auch die Datensicherheit, müssen gewährleistet sein.
  • Kurzfristigkeit: Veranstalter müssen mit zunehmend kürzer werdenden Vorbereitungszeiten planen und immer tagesaktuell auf neue Themen eingehen.
  • Erlebnis: Emotionale Erlebnisse bleiben länger in Erinnerung.

Diese Anforderungen geben uns einen Rahmen vor. Für die Frage, wie wir daraus konkret Veranstaltungen planen und konzipieren können, haben wir sechs Szenarien entwickelt:

Forschungsprojekt Future Meeting Space - Szenarien
Forschungsprojekt Future Meeting Space - Szenarien (Quelle: GCB)

Das Ergebnis: BOCOM – Experience Borderless Communication

Anhand dieser sechs Szenarien haben wir die BOCOM entwickelt – eineKombination aus hybridem und räumlich-verteiltem Kongress. Damit setzen wir auch auf die nachfolgenden Vorteile hybrider Events:

•    ökologische Nachhaltigkeit
•    Kosteneinsparungen
•    größere Reichweite 
•    Flexibilität der Teilnehmenden & Organisator*innen
•    Tracking des Teilnehmerverhaltens (wann hat er oder sie den Raum verlassen, welche Session wurden wie aufmerksam verfolgt) 
•    Inhaltliche Nachhaltigkeit / Zweitverwertung

Das klingt alles vielversprechend und Sie fragen sich nun sicher: Warum gibt es dann nicht mehr hybride Events? Das hängt zum Teil mit Unsicherheiten und Herausforderungen zusammen, denen wir gegenüberstehen. Dazu zählen:

  • die fehlende Interaktion der Teilnehmenden
  • die technische Infrastruktur
  • der persönliche Kontakt und Austausch unter den Teilnehmenden

Bei der BOCOM lösen wir den Aufbau und die Herausforderungen über zwei Punkte: Die Einbindung mehrerer Standorte und die Einbindung der Remote-Teilnehmenden. 

Einbindung mehrerer Standorte

Der Hauptstandort (zentraler Hub) ist in Berlin. Parallel zum Programm auf der Main Stage können die Teilnehmer*innen in verschiedenen Labs neue Technologien praktisch ausprobieren. So können im VR Lab u.a. 3D-Visualisierungen von Locations entdeckt werden und im Chat Lab präsentieren innovative Start-ups und Technologieanbieter ihre Lösungen für die Kommunikation der Zukunft.
Als dezentrale Locations binden wir bei BOCOM als räumlich-verteiltem Kongress die Standorte Amsterdam, Wien und Essen ein. Zudem sind auch einige der Speaker*innen extern zugeschaltet, etwa aus Madrid, Tel Aviv oder München.

Im Kontext der aktuellen Sicherheits- und Hygieneanforderungen bzw. der Begrenzung von Teilnehmerzahlen haben wir das Konzept der BOCOM angepasst und die Veranstaltung in zwei Halbtages-Events aufgeteilt. Auf diese Weise können vormittags und nachmittags jeweils 75 Teilnehmer*innen live vor Ort in Berlin dabei sein.

BOCOM – Experience Borderless Communication
BOCOM – Experience Borderless Communication (Quelle: GCB)

So ist in diesem Fall ein klassisches Opening, für das wir alle Teilnehmenden zusammenbringen und beispielsweise mit einer Keynote starten, nicht möglich. Genauso muss man sich als Veranstalter bei einem Halbtags-Event Gedanken darüber machen, wann dieses am besten stattfindet. Plane ich Interaktion mit den USA, ist es natürlich nicht möglich, diese am Vormittag durchzuführen. 
Wir haben bei der BOCOM den „Follow the sun“- Ansatz gewählt. Wir starten im Osten (in unserem Fall Europa) und wandern mit der Einbindung der Teilnehmenden am Nachmittag in den Westen (also in die USA).

Einbindung der Remote-Teilnehmenden

Neben der räumlichen Verteilung haben wir auch Ideen zur hybriden Einbindung der Remote-Teilnehmenden entwickelt. Folgende Punkte fließen mit ein: Zum einen bieten wir einen Livestream des Hubs in Berlin und zum anderen die interaktive Integration der Teilnehmenden via Event-App. Über letztere haben die Besucher*innen die Möglichkeit, Fragen an Referent*innen und Panellisten einzureichen, mit anderen zu chatten, Kontakt mit Ausstellern aufzunehmen oder an Befragungen und Abstimmungen teilzunehmen.  Gerade im Zuge der geringeren Zahl von Präsenzteilnehmer*innen gibt dieses Eventdesign einer unbegrenzten Zahl von Menschen die Möglichkeit, BOCOM zu erleben – und zwar von jedem Ort der Welt aus.

Die Begleitforschung zur BOCOM

Da es in Bezug auf virtuelle und hybride Events nach wie vor zahlreiche Vorbehalte gibt, widmen wir uns mit der BOCOM dem Format eines hybriden Events, um herauszufinden, wie nachhaltig wirksam, relevant und zukunftsfähig dieses Set-Up sein kann. Die Begleitforschung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO soll aufzeigen, wie sich die räumliche Verteilung in Bezug auf Wissensvermittlung, Netzwerken, Erlebniswert und Lernerfolg auswirkt. Auch die eingesetzten Technologien und deren Potential zur Vernetzung werden bewertet. Zudem verfolgen wir die Annahme, dass die ökologische Nachhaltigkeit bei hybriden Events eine bessere ist, da Teilnehmende nicht zwischen den Städten hin und her reisen. Auf der anderen Seite muss empirisch beurteilt werden, welchen Anteil an der ökologischen Bilanz die eingesetzten Event-Tools haben. Alle diese Punkte werden wir im Anschluss an die erste BOCOM in praxisorientierte Handlungsempfehlungen überführen.

Dieser Artikel basiert auf einem Vortrag auf unseren Webinar Days. Sie möchten sich das gesamte Webinar ansehen?

Julia Hachenthal Marketing & Events Manager, German Convention Bureau e.V. (GCB)

Nach ihrem Masterstudium des International Tourism Managements mit dem Schwerpunkt Eventmanagement und Auslandsaufenthalten in Malta, Australien und Portugal, startete Julia Hachenthal Anfang 2017 zunächst als Projektassistenz und Assistentin der Geschäftsführung beim GCB German Convention Bureau e.V.. 2018 wendete sie sich wieder ihrer Leidenschaft – dem Eventmanagement – zu und übernimmt seither als Marketing & Events Manager die Projektleitung spannender Pilot- und Zukunftsprojekte wie der BOCOM.

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