Virtuelle Events

Interaktion auf Online-Events – das empfehlen die Expert·innen

Nach über einem Jahr Pandemie können wir sicher sagen: Wir haben die Vorteile von Digitalevents zu schätzen gelernt. Eine unkomplizierte Teilnahme – ob vom heimischen Sofa oder aus der Finka auf Mallorca – gepaart mit flexibler Integration in den Arbeits- und Familienalltag sogt auf der Seite der Interessierten für Begeisterung. Veranstalter·innen dagegen gewinnen mit virtuellen Events an Reichweite, können internationale Vortragende ohne Hindernisse einladen und sparen Ressourcen. Doch es gibt eine Sache, die wir wohl alle vermissen: mit einem Drink oder der Goodie Bag in der Hand durch die Event Location schlendern und ganz zufällig alte und neue Gesichter treffen.  

Doch es gibt gute Nachrichten: Solange dieses zufällige Aufeinandertreffen offline (noch) nicht möglich ist, lässt es sich auch virtuell abbilden. Interaktion, Partizipation, Erlebnisse und Networking unterscheiden ein gutes Online-Event darum mittlerweile von einem richtig guten Online-Event. Auf unsere Digital Stage im Mai haben wir drei Expert·innen eingeladen, die es wissen müssen:

Sie geben uns und Ihnen vorab in diesem Artikel schon einmal einen Einblick in die Umsetzung interaktiver virtueller Veranstaltungen. Auf weitere Insights dürfen Sie sich während Ihres Speakings freuen. Hier geht’s zur kostenlosen Anmeldung.
 

Ich glaube, dass noch Potenzial vorhanden ist, das aktuell nicht ganz ausgeschöpft wird. Und das obwohl das Networking unter den Teilnehmer·innen so wichtig ist. So war – oder ist – Networking einer der Hauptgründe, warum Teilnehmer·innen Veranstaltungen besuchen.
Julia MühleggerPrincipal Product Development bei congreet
Ein Offline-Event ist fließend und flexibel. Die Leute wählen aus, mit wem sie sprechen wollen. Ein Online-Event ist statischer und es fehlt an Selbstständigkeit.
Andrew LuisiCustomer Experience Manager bei Wonder
Anstatt sich das Vorbild von anderen digitalen Vorreitern anzusehen, werden häufig zusammengestückelte Webseiten oder 2D/3D Click-Landschaften realisiert. Beispiele: YouTube hat auch keine 3D Welt gebaut, um Videos anzuzeigen und Amazon hat auch keine Fotos von Bücherregalen als Plattform gebaut. Warum sollte es dann bei einer Konferenz oder Messe funktionieren?
Sven HerchenheinCEO der efec AG und Gründer von HelloSpaces

Julia Mühlegger, Principal Product Development bei congreet

Was sind – mit Blick auf die Interaktion – die relevanten Unterschiede zwischen einem Online- und einem Offline-Event?

Ein Offline-Event lebt insbesondere von persönlichen Begegnungen. Die Interaktion zwischen den Teilnehmer·innen passiert überwiegend zufällig in Networking-Pausen, kurzen Wartezeiten vor Vorträgen oder anderen Gelegenheiten, bei denen man sich über den Weg läuft.

Diese Komponente fällt bei Online-Events weg. Hier müssen die Veranstalter·innen aktiv eine Lösung anbieten, damit Teilnehmer·innen miteinander in Kontakt treten können. Die Begegnungen ergeben sich dabei nicht zufällig, sondern beabsichtigt und im Idealfall zielgerichtet. Das kann ein Vorteil sein, denn so knüpft man ausschließlich Kontakte, die wirklich relevant für das eigene Netzwerk sind. Beispielsweise dank Matchmaking – mithilfe dessen man interessante Teilnehmer·innen auf Basis gemeinsamer Interessen und Kompetenzen vorgeschlagen bekommt.

Einen weiteren, relevanten Unterschied für die Interaktion sehe ich bei der Anonymität. Auf Offline-Events gehört Mut dazu, beispielsweise vor einem großen Publikum eine Frage an den Speaker zu stellen und sich so einzubringen. Im Chat parallel zu einem Online-Vortrag jedoch, kann man auch etwas anonymer eine Frage stellen, oder das Geschehen kommentieren. Viele Introvertierte, die ihre Frage vor 500 Teilnehmenden möglicherweise nicht äußern würden, können davon stark profitieren.

Wo und wie wird Interaktion auf Online-Events bereits gut umgesetzt und woran mangelt es noch?

Ich denke, die meisten Online-Events bieten bereits die Möglichkeit, parallel zu einem Live-Stream Fragen zu stellen oder sich aktiv durch Abstimmungen einzubringen. Diese Komponenten der Interaktion werden von den Teilnehmenden inzwischen sehr gut angenommen. Jedoch glaube ich, dass noch Potenzial vorhanden ist, das aktuell nicht ganz ausgeschöpft wird. Und das obwohl das Networking unter den Teilnehmer·innen so wichtig ist. So war – oder ist – Networking einer der Hauptgründe, warum Teilnehmer·innen Veranstaltungen besuchen. Hier gibt es durch Online-Tools sogar noch größere Chancen, die Teilnehmenden effektiv und gezielt zu vernetzen. Wenn man die Interaktionen im Backend auswerten kann, ist die Komponente „Networking“ sogar ein messbarer Wert, den Organisator·innen für die Evaluation der Veranstaltung nutzen können. 

Egal welches Tool für mehr Interaktion verwendet wird, wichtig ist dabei, der Zielgruppe nahezulegen, dass und wie es genutzt werden soll. Organisator·innen sollten direkt in alle Marketingmaßnahmen die Bewerbung der unterschiedlichen Tools einbauen und den Mehrwert, der für die Teilnehmer·innen dadurch entsteht, ankündigen. Nur so kann eine rege Nutzung der Tools erreicht werden.

Blicken wir in die Zukunft: Welche Rolle werden digitale Events einnehmen? Was kann Ihr Tool dazu beitragen?

Im letzten Jahr wurde – wenn auch zunächst unfreiwillig – ein großer Sprung im Bereich Digitalisierung gemacht. Daher kann ich mir nicht vorstellen, dass wir wieder auf gleiche Weise wie vor der Krise, zu reinen Offline-Events zurückkehren werden. Ich denke, dass sich in vielen Bereichen die Online-Variante bewährt hat und auch in Zukunft weiter von Bedeutung sein wird. Besonders spannend finde ich, die besten Aspekte aus der Online- und Offline-Welt zu verbinden. Daher sehe ich ein großes Potenzial im hybriden Bereich. Durch eine zusätzliche Online-Komponente kann die Reichweite für Events gesteigert werden. Zudem wird (Reise-)Zeit gespart und Interessenten haben die Möglichkeit sich online nur für bestimmte Vorträge zuzuschalten, wenn Sie die Zeit für eine Anreise und einen gesamten Event-Tag nicht aufbringen können. Teilnehmer·innen, die Wert auf physische Erlebnisse, wie persönliche Begegnungen, Live-Vorträge und Event-Feeling legen, können weiterhin von Offline-Veranstaltungen profitieren.

Genau dabei kann die congreet Networking-Software unterstützen. Hier bietet das Tool zusätzlich zum Offline-Teil ein digitales AddOn, um mit allen Teilnehmer·innen – auch mit den Online-Teilnehmer·innen – in Kontakt zu treten. Die Vernetzung basiert Matchmaking und bringt die Teilnehmer·innen mit gemeinsamen Interessen zusammen. Zur bessern Sichtbarkeit bekommt jeder Gast ein Label im Profil, wer vor Ort und wer virtuell teilnimmt. Termine von Offline-Teilnehmer:innen können dann vor Ort durchgeführt werden, Termine mit Online-Gästen per Video-Chat.
Ein eingebetteter Live-Stream ermöglicht den Zugriff auf Vorträge auch für Online-Teilnehmer·innen. Dieser kann mit einem Gruppenchat als Diskussionsfeed begleitet werden. Dank der mobilen Anwendung können auch hier Teilnehmer·innen vor Ort agieren und beide Zielgruppen werden wieder verknüpft.

Wir sind jedenfalls gespannt, welche Möglichkeiten uns die digitale Welt im Hinblick auf die Eventbranche bringt und freuen uns auch wieder auf reale Begegnungen vor Ort!

Andrew Luisi, Customer Experience Manager bei Wonder

Was sind – mit Blick auf die Interaktion – die relevanten Unterschiede zwischen einem Online- und einem Offline-Event?

Ein Offline-Event ist fließend und flexibel. Die Leute wählen aus, mit wem sie sprechen wollen. Ein Online-Event ist statischer und es fehlt an Selbstständigkeit. Es ist auch eher transaktional und top-down organisiert und lässt weniger Raum für Interaktion zwischen den Teilnehmern. Das bedeutet, dass die menschliche Seite des Zusammenkommens verloren geht: spontane Plaudereien, zufällige Begegnungen oder unerwartete Unterhaltungen. Bei Wonder versuchen wir, das zu ändern.

Wo und wie wird Interaktion auf Online-Events bereits gut umgesetzt und woran mangelt es noch?

Es gibt natürlich viele Plattformen für das Hosting von Online-Events, die es Menschen ermöglichen, sich in der virtuellen Welt zu treffen und zu engagieren. Doch oft fehlt den Teilnehmern Eigenständigkeit und Beweglichkeit. Wonder bietet einen digitalen Raum, in dem Sie sich mit anderen auf eine spontanere und fließendere Weise verbinden können. Sie bewegen sich frei zwischen den Gruppen. Das macht Spaß, ist kreativ und energetisierend. Wir nennen dieses Konzept „fluid togetherness.“

Blicken wir in die Zukunft: Welche Rolle werden digitale Events einnehmen? Was kann Ihr Tool dazu beitragen?

Das vergangene Jahr hat uns eine wichtige Lektion gelehrt: Wir waren nicht bereit für die Zukunft der virtuellen Arbeit. Wir waren nicht sehr gut ausgerüstet, was die Technologie angeht, die wir verwenden, um die persönliche Erfahrung nahtlos in eine Remote-Version zu übertragen. Schon vor der Pandemie wurde viel über das Leben im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung geforscht. Wir passen uns jetzt an neue Arten der Interaktion und des Umgangs an. Speziell Wonder gibt uns Unabhängigkeit und Handlungsfähigkeit zurück und erlaubt es uns, bessere Events und Beziehungen in der virtuellen Welt zu schaffen.

Sven Herchenhein, CEO der efec AG und Gründer von HelloSpaces

Was sind – mit Blick auf die Interaktion – die relevanten Unterschiede zwischen einem Online- und einem Offline-Event?

Onsite-Events sind in uns allen gut bekannt und weiterhin sehr wertvoll. Die digitale Variante hat aber auch ihre Vorzüge. Dank der Benutzerprofile kann man z. B. sehr viel leichter Netzwerken und ist viel weniger auf den Glückstreffer, jemanden beim Kaffee zu treffen, angewiesen. Ein Online-Unterstützung bietet hier die gesamten Vorteile der digitalen Lösungen, die in der Regel ab keine 1-1 Umsetzung sein sollten.

Wo und wie wird Interaktion auf Online-Events bereits gut umgesetzt und woran mangelt es noch?

Einen ersten Schritt hatten wir z. B. 2019 schon mit der Bits&Pretzels App gemacht, wo 
wir für die 5.000 Teilnehmer vor Ort 9.000 Terminanfragen in 3 Tage generieren konnten. Und das waren nur Teilnehmer vor Ort. Heute sind Streaming und Online-Interaktionen wie Voting, Netzwerken, Videokonferenzen oder Termine mittlerweile Standard. Statt 5.000 Teilnehmer vor Ort bietet die digitale Variante ein viel größeres Potential. 
Bei den Veranstaltern mangelt es aber leider immer noch am Digitalisierungsverständnis. Viele Veranstalter haben die 1:1 Digitalisierung versucht und scheitern gerade daran. Anstatt sich das Vorbild von anderen digitalen Vorreitern anzusehen, werden häufig zusammengestückelte Webseiten oder 2D/3D Click-Landschaften realisiert. Beispiele: YouTube hat auch keine 3D Welt gebaut, um Videos anzuzeigen und Amazon hat auch keine Fotos von Bücherregalen als Plattform gebaut. Warum sollte es dann bei einer Konferenz oder Messe funktionieren? Veranstalter sind hier häufig leider nicht oder schlecht beraten. 

Blicken wir in die Zukunft: Welche Rolle werden digitale Events einnehmen? Was kann Ihr Tool dazu beitragen?

Die Party nach dem Event wird sich nicht so einfach digitalisieren lassen. Das ist auch gar nicht notwendig oder gewollt. Alle Experten und Studien deuten darauf hin, dass der digitale Anteil an einem Event aber nicht mehr wegzudenken sein wird. Richtig umgesetzt, mit mobiler Unterstützung, können Events davon nachhaltig profitieren. Zum Beispiel können Events zeitlich verlängert werden, unter Umständen kann der Veranstalter sogar eine ganzjährige Community aufbauen und ist nicht mehr allein auf die 1 - 3 Tage im Jahr angewiesen. Des Weiteren kann die Reichweite des Events wesentlich erweitert werden, da ich sogar die Teilnahme aus einem anderen Kontinent leicht ermöglichen kann. Digitales Netzwerken ist für die U20-Generation schon eine Selbstverständlichkeit und wird sich auch auf Events mittelfristig etablieren. Veranstalter, die die Digitalisierung verstehen und richtig umsetzen werden dauerhaft davon profitieren. Unser Tool HelloSpaces ist darauf zugeschnitten, digitale Events erfolgreich umzusetzen.

Fazit

Die Statements unserer Digital Stage Gäste zeigen deutlich: Interaktion auf Online-Events ist möglich – mit den richtigen Tools. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Besucher·innen eine passive Rolle einnahmen. Immer häufiger heißt es „mitwirken“ statt „auf sich wirken lassen“. Die Herausforderung besteht darin, einen zufälligen Austausch sicherzustellen – fast so, wie wir ihn von Offline-Events kennen. Wenn Teilnehmer·innen ihren Laptop nach einem Event mit mehr digitalen Visitenkarten und Kontakten herunterfahren, dann war die Veranstaltung wertvoll. Und echter Mehrwert bringt Menschen zurück, das wissen wir alle. Setzen also auch Sie auf Interaktion und Networking – mehr Tipps dazu erhalten Sie auf unserer Digital Stage.

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Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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