Virtuelle Events

Internet-Ausfälle und Co. – so läuft Ihr Online-Event trotzdem

Online-Events gehören seit der Corona-Pandemie zu unserem Alltag. Ob Messen, Networking-Events oder Konferenzen – alles findet digital statt. Klar, das hat auch seine Vorteile: keine langen Reisezeiten, geringere Kosten und die Teilnahme von überall auf der Welt zu jeder Zeit. Dennoch können auch auf virtuellen Events einige Dinge schief gehen – der Klassiker ist zum Beispiel ein Internet-Ausfall. Deswegen gilt nicht nur für Präsenzevents, sondern auch für Online-Events die (goldene) Regel: Haben Sie einen Plan B.

Wir haben für Sie zusammengefasst, wie Sie Stolpersteine auf Ihren Online-Events am besten vermeiden können.
 

1. Stolperstein: kein Entertainment, lange Monologe & kaum Interaktion

Auf Ihrem Event passiert zu wenig – kaum Emotionen, wenig Erlebnis-Charakter und keine Interaktion untereinander. Behalten Sie im Hinterkopf, dass ein Offline-Event und ein Online-Event mit Blick auf das Entertainment niemals das Gleiche sein werden. Lange vor einem Bildschirm zu sitzen, fällt vielen Menschen schwer und führt auf lange Sicht zum „Abschalten“. Im schlimmsten Fall kann dies dazu führen, dass sich Ihre Zuhörer·innen früher verabschieden.

Tipp:
Halten Sie sich bei Reden kurz und bringen Sie Ihre Themen auf den Punkt. Sollten Sie mehrere Speaker·innen eingeplant haben, erstellen Sie einen Zeitplan und verschicken Sie diesen vor dem Event. So haben Ihre Referenten·innen die Möglichkeit, den Ablauf vor dem Event zu verinnerlichen. Für mehr Interaktion beziehen Sie ihre Zuhörer·innen in Ihr Event ein, indem Sie zwischendurch selbst Fragen stellen oder die aus dem Publikum beantworten. Setzen Sie auf Entertainment und Aktivitäten wie virtuelle Spiele.

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2. Stolperstein: technologische Barrieren

Einige Tools sind in gewissen Browsern nicht verfügbar, einige benötigen eine aufwändige Registrierung oder einen Software-Download? Ihr Voting-Tool funktioniert nicht mehr oder Sie können Ihren Bildschirm nicht mehr teilen? All diese technischen Hürden und plötzlich auftretenden Pannen begleiten Online-Events quasi immer und können Sie extrem viel Zeit kosten.

Tipp:
Planen Sie Probeläufe und Tests für die gesamte Technik ein, um zu wissen, ob und wie sie funktioniert. Handelt es sich um ein größeres Online-Event, wie eine Messe, können Sie ein Technik-Team engagieren, das bei Problemen und Fragen hilft. Geben Sie auch unbedingt allen Teilnehmenden Bescheid, welches Tool Sie benutzten, was es kann und vor allen Dingen, welche Voraussetzungen es benötigt.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

3. Stolperstein: Inhalte

Das YouTube Video funktioniert nicht mehr, PowerPoint-Slides sind verschwunden, Fotos sind verpixelt und und und. Alle, die von diesen oder ähnlichen Beispielen schon einmal betroffen waren, wissen, wie ärgerlich das ist. Denn hinter jeder Präsentation steckt sehr viel Arbeit.

Tipp:
Lassen Sie sich die Inhalte von Ihren Speakern·innen ein paar Tage vor dem Event zuschicken. So können Sie zum einen die Qualität vorab checken und zum anderen im Notfall Ihren eigenen Bildschirm teilen. Und auch bei eigenen Präsentationen gilt: Halten Sie einen Ersatzrechner bereit, bitten Sie Kolleg·innen, im Notfall einzuspringen.

4. Stolperstein: Komplikationen mit Kamera und Mikro

Sie laden zu einer Videokonferenz ein, doch die Kameras sind aus und die Mikrofone sind entweder auf stumm, oder sie sind an und Sie bekommen alle Hintergrundgeräusche mit. Die Folgen: kaum oder zu viel Interaktion, Sie können die Stimmung der Teilnehmenden kaum einschätzen oder Ihr Event ähnelt einer Telefonkonferenz.

Tipp:
Wenn Sie schon die Funktionalitäten eines Videokonferenzsystems haben, sollten Sie diese auch nutzen. So können Sie die Interaktivität in der Gruppe fördern und behalten im Auge, wie sich die Stimmung entwickelt. Ein einfacher Tipp für eine höhere „Kamera an-Quote“: Schreiben Sie in die Einladung dazu, dass es sich um ein Online-Event mit Kamera handelt und diese auch genutzt werden soll. Ihre Teilnehmenden haben dann die Möglichkeit, im Vorfeld das Home-Office noch kameratauglich zu gestalten oder sich zurecht zu machen. Das Gleiche gilt für die Nutzung der Mikrofone. Sie können – je nach Größe des Events – schon bei der Termineinladung vermerken, dass die Mikrofone im Meeting gerne offen bleiben dürfen, um die Interaktion zu fördern. Bitten Sie Ihre Teilnehmenden dann allerdings auch, auf eine akustisch ruhige Umgebung zu achten.

XING Events Lesetipp: Einsteigen statt Aussteigen – so fesseln Sie an Ihr Online-Event und Kommunikations- und Verhaltensregeln für Ihre Online-Events

5. Stolperstein: Internet-Ausfälle

Die Bild- und Tonqualität wird plötzlich schlechter, man hört seine Gäste zeitversetzt oder im Worst Case: Man fällt aus dem virtuellen Event. Das alles kann passieren, wenn das Internet ausfällt bzw. wenn sich die Verbindung verschlechtert.

Tipp:
Testen und informieren Sie sich unbedingt über die Kapazität Ihrer Event-Plattform und die Bandbreite der Location, aus der Sie übertragen. Planen Sie für den Notfall einen zweiten Server ein, auf den Sie switchen können. Eine weitere gute Idee sind Streaming-Dienste wie YouTube etc.

Fazit

Als Eventplaner·in können Sie die Qualität Ihrer Veranstaltungen jederzeit verbessern und aus Fehlern lernen. Damit nichts schief geht, erstellen Sie eine Checkliste für Ihre Online-Events. Am besten eine, die Sie kontinuierlich erweitern und immer wieder nutzen können. Das hat den Vorteil, dass Sie nichts vergessen und räumt unnötige Stolpersteine aus dem Weg. Denken Sie auch daran, dass nicht alle Personen digital-affin sind. Passen Sie Ihre Toolauswahl der jeweiligen Zielgruppe an und machen Sie es Ihren Teilnehmenden möglichst leicht.

XING Events Tipp:

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Ngamba Mbakok Praktikantin Content Marketing, XING Events

Ihren Einstieg in die Kommunikationsbranche machte Ngamba als Studentin im Fachgebiet Medien- und Kommunikationsmanagement. Zu ihren inhaltlichen Schwerpunkten gehöhrten Marketing Management und Eventmanagement. Seit April 2021 unterstützt sie als Praktikantin das Content Marketing Team bei XING Events.
 

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