Virtuelle Events

ITCS: von der Offline-Konferenz zum hybriden Event Interview mit Matthias Walenda / Mitgründer des ITCS und Fusion Fairs

Bettina Knauer

In den letzten Wochen haben wir erlebt, wie sich Disruption anfühlt: Abgesagte Veranstaltungen, leere Restaurants, geschlossene Geschäfte und wirtschaftliche Einschnitte. Was sich allerdings gleichzeitig entwickelt hat: digitale Eventformate, neue Geschäftsmodelle und kreative Idee. Manche Unternehmen und Marken scheinen im Krisenmanagement stark (geworden) zu sein und Strategien schneller zu ändern als andere.

Genau diese Weiterentwicklung ist dem IT Career Summit (kurz ITCS) gelungen. Der ITCS ist Tech Konferenz, IT-Jobmesse und Digital-Festival in einem – normalerweise. Wie die beiden Geschäftsführer Philipp Umbeck und Matthias Walenda die Marke in den letzten Monaten weiterentwickelt haben, welche Erfahrungen sie mit ihrem ersten hybriden Event gesammelt haben und was das mit dem neuen Produkt Fusion Fairs zu tun hat, das haben wir mit letzterem besprochen.

ITCS: von der Offline-Konferenz zum hybriden Event - Matthias Walenda: Wenn man sich für ein Hybridmodell entscheidet, dann ist der Aufwand nicht zu unterschätzen

Hallo Matthias, kannst du zu Beginn einmal kurz umreißen, was ihr tut, was der ITCS ist und welche Bedeutung Events für euch haben?

Hallo Bettina! Events sind unser Ein und Alles. Wir haben vor über fünf Jahren unsere Firma gegründet und sind stetig gewachsen – erst eine Messe, dann zwei und dieses Jahr hätte der ITCS in Darmstadt, Hamburg, Karlsruhe und Frankfurt stattfinden sollen. Wir waren gerade auf einem tollen Weg, sind gewachsen und haben zum 1. März unsere Büroflächen erweitert – nur um wenig später alle Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Unsere Messen ziehen normalerweise über 100 ausstellende Firmen an, die Informatiker kennenlernen möchten und durch unser spannendes Rahmenprogramm von 50+ Tech-Keynotes und Workshops schaffen wir es, rund 2.500 Tech-begeisterte Besucher auf den ITCS zu bringen. Dabei geht es immer sehr locker zu, ‚come as you are‘ ist das Motto. Wir setzen auf zahlreiche Festival-Elemente und probieren gerne neue Dinge aus, um die Events für die Besucher und Aussteller zum Erlebnis zu machen! Bspw. eSports Turniere, Live Musik, Bodyhacking, Gaming Zones oder Yoga Kurse.

Neben den Messen hosten wir einen IT Talk Podcast namens ‚ITCS Pizzatime Tech Podcast‘ und wir unterstützen Firmen ganzjährig bei der Besetzung von IT-Stellen, mit unserer Personal-Recruiting Unit ‚ITCS Tech Jobs‘.

Wie habt ihr die letzten Wochen und Monate erlebt?

Die veranstaltungsfreie Zeit ist natürlich ein absolutes Drama für uns. Anfang März haben wir direkt gehandelt und unsere Messen in Darmstadt vom 23. April auf den 1. Juli und in Hamburg vom 12. Juni auf den 6. November verschoben. Es ist schon Wahnsinn, im März dachten wir noch, dass der ganze Spuk am 1. Juli wieder vorbei wäre. War wohl nix. Leider ist es immer noch nicht abzuschätzen, ab wann physische Messen wieder sinnvoll durchführbar sind. Das macht die Planung sehr schwer.

Anfang Juli seid ihr mit dem ITCS online gegangen. Wann und warum habt ihr euch für die Durchführung eines virtuellen bzw. hybriden Events entschieden?

Wir hatten uns tatsächlich schon 2017 dazu entschieden virtuelle Messen zu veranstalten und haben 2018 auch drei erfolgreiche Online-Karrieremessen durchgeführt! Die Nachfrage bzw. die Bereitschaft war damals jedoch nicht so groß, sodass wir das Format wieder eingestellt haben. Zu Gute kam uns jetzt natürlich die Erfahrung, die wir gesammelt haben.

Die Idee mit dem hybriden Event kam ganz automatisch. Wir wollten den ITCS 1:1 in der virtuellen Welt abbilden. Mit den Elementen unserer physischen Messen, nämlich Tech-Konferenz, IT-Jobmesse und Festival. Eine große Herausforderung war es, den Tech-Konferenz Part virtuell abzubilden. Wir wollten die Inhalte unbedingt professionell produzieren, anstatt 50+ Talks via Zoom mit bescheidener Audio- und Videoqualität abzubilden. So kam die Idee, den ursprünglichen Veranstaltungsort in Darmstadt beizubehalten, Bühnen und ein Studio aufzubauen und die Speaker einzuladen, ihre Beiträge vor Ort zu halten.

Nun habt ihr nicht nur in wenigen Wochen ein komplett neues, hybrides Event aus dem Boden gestampft – ihr habt gleichzeitig auch die Software selbst entwickelt. Erzähl uns mehr dazu!

Wir kennen den Markt, die Anbieter von Messeplattformen und wussten genau, was wir wollten. Die Formate und Softwarelösungen, die es bisher gab, haben uns nicht gefallen und unseren Anforderungen nicht genügt. Wir haben uns noch im März dazu entschieden, eine eigene Lösung zu entwickeln. Auch um danach ein neues Produkt zu haben, das wir anderen Veranstaltern anbieten können.

Die Entwicklung war definitiv die größte Herausforderung. Wir kooperieren schon lange mit dem Softwareentwickler CFM_media aus Seligenstadt und haben uns dafür zusammengetan, weil wir alle an die Zukunft von virtuellen Events glauben!

Dabei war uns ein junges und frisches Design wichtig. Außerdem wollten wir das Format virtuelle Messe neu denken. Deswegen befinden sich die ‚Messestände‘ im Weltraum, in einer Art Raumschiff Hangar, anstatt in einer Messehalle. Das ist jedoch für jedes Event individualisierbar. Extrem wichtig war uns auch die Optimierung für mobile Endgeräte, das ist heutzutage bei über 50 Prozent der Internetnutzung via mobile unerlässlich. Wir haben alles so umgesetzt, wie wir es aus unserer Sicht als Messeveranstalter gerne haben wollten. Ein moderner Chat und einen persönlichen Touch durch Fotos von Standmitarbeitern, virtuelle Visitenkarten und die Möglichkeit mit der Visitenkarte gleich seinen Lebenslauf mitzuschicken. Viele Details, die uns bei anderen virtuellen Formaten gefehlt haben.

Kannst du uns mehr zum Setup und der Verzahnung von Offline-Location und Online-Abbildung erzählen? Wie sah das vor Ort beim ITCS Online aus?

Also online haben wir den Besuchern sieben Channels angeboten, quasi wie TV-Kanäle. Einen für Keynotes, zwei für Tech-Talks, einen live Twitch-Stream unseres eSports Turniers, ein Work-Life-Kanal mit Yoga, Coachings und etwas anderen Inhalten, usw.

Vor Ort haben wir zwei Bühnen und ein TV-Studio aufgebaut. Die Resonanz der Redner war überwältigend, man hat richtig gespürt wie groß die Lust war, mal wieder auf einer Bühne zu stehen! In unserem Studio hatten wir mit Markus und Adri zwei tolle Moderatoren, die durch den Tag geführt haben. Es gab unheimlich viel Material und wir konnten immer wieder in die verschiedenen Kanäle schalten, auf denen parallel Inhalte liefen. Das moderierte Messe-TV war sozusagen das Herzstück der Veranstaltung, hier konnte der Besucher online immer wieder reinschalten und erfahren, was auf der Messe so los war.      

ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
Der ITCS als hybrides Event: Das Set-up im Darmstadium
ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
Der ITCS als hybrides Event: Das Set-up im Darmstadium
ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
Der ITCS als hybrides Event: Das Set-up im Darmstadium
ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
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ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
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ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
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ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
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ITCS Online: Von der Offline-Konferenz zum hybriden Event
Der ITCS als hybrides Event: Das Set-up im Darmstadium

Thema Aufwand: Wie würdest du den rückblickend und im Vergleich zu euren ITCS Konferenzen bewerten, die sonst komplett offline stattfinden?

Zum einen war die Entwicklung der Plattform innerhalb weniger Wochen natürlich ein Megaprojekt unter extremem Zeitdruck. Zum anderen war die Produktion von über 50 Vorträgen und Beiträgen vor Ort sehr aufwenig. Einfaches Beispiel: Bei einer physischen Messe schaffen wir es teilweise innerhalb von 24 Stunden den kompletten Auf- und Abbau zu organisieren. Für die Produktion der Inhalte waren wir jetzt vier Tage mit wesentlich mehr Mitarbeitern vor Ort. Es haben sich allein 20 Personen um die Regie, Kamera- und Tontechnik gekümmert. Von daher ist der Aufwand nicht zu unterschätzen, wenn man sich für ein Hybridmodell entscheidet. Die Einrichtung der virtuellen Messe hingegen ist sehr intuitiv und zeitsparend.

Dein Tipp für Veranstalter, die ebenfalls vor der Organisation ihres ersten virtuellen bzw. hybriden Events stehen?

Natürlich würden wir uns wünschen, dass die Veranstalter uns kontaktieren, die Fusion Fairs Messeplattform nutzen! Wir stehen Veranstaltern gerne mit Rat und Tat zur Seite und können neben der virtuellen Plattform eine ganzheitliche Full-Service-Unterstützung bieten.

Ansonsten ist – wie bei physischen Messen auch –  eine detaillierte Planung wichtig, gerade ein guter Regieplan für die Umsetzung des Messeprogramms ist das A und O. Bei der Bewerbung der Veranstaltung muss man ebenfalls etwas umdenken – wir haben fast ausschließlich online geworben. Bei physichen Events in einer Stadt nutzen wir normalerweise deutlich mehr Offline-Maßnahmen wie Plakate und Promoaktionen. Und auch wenn Online-Events stark zugenommen haben, muss man dem Besucher mehr Hilfestellung und Erklärung geben als bei einer Messe vor Ort.

Auf der Suche nach weiteren Insights zu hybriden Events? Dann ist unser Artikel „Trendthema hybride Events: Chancen, Herausforderungen und Tipps“ vielleicht das Richtige für Sie. Weitere Einblicke in die Praxis und zur Organisation von hybriden Events liefert unser Interview mit Matthias Schultze, Managing Director des GCB. 

XING Events Tipp: Sie wollen mehr über die hybride Umsetzung des ITCS und das Tool Fusion Fairs erfahren? Dann melden Sie sich am besten gleich für die diesjährige VExCon an!

Informieren Sie sich am virtuellen Messestand von Fusion Fairs oder besuchen Sie Matthias Walendas Live-Vortrag.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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