Virtuelle Events

Kommunikations- und Verhaltensregeln für Ihre Online-Events

Bettina Knauer

Ganz gleich, ob Sie ein Online-Event veranstalten, ob Sie als Speaker dabei sind, als Aussteller Ihre Produkte und Services präsentieren oder sich als Teilnehmer live zuschalten, Online-Events haben ein paar ganz eigene Spielregeln und Herausforderungen. Damit die Teilnahme an einem Online-Event für alle ein angenehmes Erlebnis wird, geben wir Ihnen in diesem Beitrag einige Anregungen für Kommunikations- und Verhaltensregeln mit auf den Weg. Diese können Sie als eine Art Knigge in die Mailings an Ihre Teilnehmer oder in die Briefingdokumente für Ihre Referenten übernehmen.
 

Technik prüfen und erklären

Prüfen Sie als Veranstalter, wie einfach sich die gewählte IT von Ihren Teilnehmern nutzen lässt. Müssen sie Software herunterladen und installieren? Dann brauchen sie von Ihnen einen Hinweis und eine kleine Anleitung. Wenn es ganz einfach ist, reichen ein paar Worte. Bei komplizierten Installationen eignen sich Screenshots oder kurze Erklärvideos. Diese gibt es meist beim jeweiligen Softwareanbieter.

Rufen Sie Ihre Teilnehmer dazu auf, die benötigte Technik rechtzeitig zu installieren und zu testen. Rechtzeitig heißt bei manchen Teilnehmern mehrere Wochen vor Ihrem Event, weil sie nur über ihre IT-Abteilung andere Applikationen oder Browser herunterladen können. Apropos Browser: Viele Plattformen und Tools laufen problemlos in Chrome, Edge oder Firefox. Prüfen Sie, wie das bei Ihrem Anbieter ist und lassen Sie es Ihre Teilnehmer wissen.

Technik und Tools, die Sie erklären sollten:

  • Die von Ihnen genutzte Event- oder Messe-Plattform
  • Das entsprechende Videokonferenz-Tool
  • Votingtools
  • Digitale Whiteboards

Sie können Interessenten in Ihren Newslettern außerdem darauf hinweisen, dass diese ihr Userprofil auf der Event-Plattform vervollständigen mögen – das kann später beim Networking helfen.

Planen Sie bei komplexeren Online-Events außerdem eine Generalprobe; bei kürzeren Events mindestens einen Technik-Check für Ihre Referenten. So ein Check sollte ungefähr eine Woche vor Ihrer Veranstaltung stattfinden, damit Ihre Referenten oder Ihr Technik-Dienstleister noch die Chance haben, am Set-Up Änderungen vorzunehmen. Für Ihre Teilnehmer können Sie einen Testtag oder einen Testlink anbieten. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein komplexeres Toolset haben oder wenn Teilnehmer vorab ihre Profile befüllen sollen.

Timing festlegen und Zeitplan einhalten

Pünktlich nach einer Stunde Videokonferenz steigt die Abbrecherquote rasant an. Setzen Sie daher auf kurze Eventformate oder bauen Sie als Veranstalter ausreichend Pausen ein.

Damit Ihre Teilnehmer pünktlich zum Online-Event erscheinen, können Sie einerseits im Newsletter darauf hinweisen und andererseits mithilfe von spielerischen Ideen Anreize schaffen. Event-Plattformen mit integrierten Gamification-Tools verteilen beispielsweise im Rahmen eines Gewinnspiels für pünktlich eingeloggten Teilnehmer virtuelle Punkte.

So oder so sollten Sie vorab eine detaillierte Agenda kommunizieren.

Achten Sie dabei auf die strikte Einhaltung Ihres Zeitplans – sowohl beim Beginn des Online-Events als auch zwischendurch und zum Ende. Briefen Sie Ihre Referenten und Ihre Moderatoren, wie Sie den Zeitplan einhalten wollen und vereinbaren Sie auch mit anderen Dienstleistern, zum Beispiel der Eventregie, Zeichen und Kommunikationskanäle für genau diesen Zweck.

Es gibt sogar Regietools, die beispielsweise auf dem Bildschirm Ihrer Referenten rückwärts einen Timer laufen lassen – beispielsweise von colada.

Internetverbindung sicherstellen

Vor allem die Personen, die ein Signal senden oder Medien präsentieren wollen, brauchen zuverlässiges Internet. Das gilt folglich besonders für Moderatoren, Sprecher und Aussteller auf einem Online-Event. Am besten wählen diese statt des W-LANs eine kabelgebundene Variante und bitten außerdem alle im Haushalt anwesenden Personen, auf große Streamingaktionen oder Downloads während ihrer Präsentation zu verzichten.

Darüber hinaus sollten auch die Teilnehmer Ihres Online-Events über ausreichend Bandbreite verfügen. Wer Datenvolumen sparen möchte, schaltet sich selbst ohne Bild dazu – sofern es überhaupt eine Bildübertragung gibt. 

Kamera nutzen und die passende Position wählen

Vor allem bei kleinen Online-Events und bei digitalen BarCamps ist es durchaus üblich, dass sich die Teilnehmer untereinander sehen. Bei internen Online-Meetings oder in Online-Präsentationen mit Kunden wirkt es zudem ein wenig unhöflich, sich selbst hinter ausgeschalteter Kamera zu verstecken.

Bei größeren Online-Events, zum Beispiel bei Webinaren und Online-Konferenzen sind die Teilnehmer normalerweise ohne Videobild dabei und darüber hinaus stummgeschaltet. Wann sich was empfiehlt, lässt sich leicht aus der realen Welt übertragen. Würden Sie bei einer physischen Konferenz mit 300 Teilnehmern alle auf einmal reden lassen? Wohl eher kaum.

Referenten sollten bei der Nutzung einer Webkamera darauf achten, dass diese auf Augenhöhe positioniert ist. Alles andere produziert zum einen unschön stürzende Linien im Raum des Vorgetragen und zum anderen lässt es wirklich jeden von uns unattraktiv wirken. Hier reichen zwei Stichworte: Blick in die Nase und Doppelkinn – selbst bei sehr schlanken Personen.

Darüber hinaus sollten Referenten klein- oder wildgemusterte Kleidung vermeiden, da diese Muster bei der Videoübertragung unschöne Effekte produzieren. Auch weiß in großer Fläche, also eine komplett weiße Bluse, ist für einfache Kameras wegen des Weißabgleichs schwer zu managen. Besser geeignet sind matte und einfarbige Kleidungsstücke.

Stummschaltung und Wortmeldungen klären

Wir haben es schon anklingen lassen: Ob Sie stumm geschaltet sind oder sich selbst stumm schalten hängt sehr von der Größe des Online-Events ab. Bei kleineren Formaten können Sie die ganze Zeit sicht- und hörbar sein. Wer jedoch als Teilnehmer nebenbei etwas tippt oder im Home-Office die Waschmaschine laufen lässt, sollte sich selbst aus Rücksicht stumm schalten.

Teilnehmer, die sich aktiv zu Wort melden wollen, können dafür die virtuelle Hand im Videokonferenz-Tool heben oder in kleineren Gruppen real ein Handzeichen geben. So reden nicht alle auf einmal und verursachen den unschönen Überschlag von Tönen in den Videoräumen.

XING Events Lesetipp: Guideline zu effektiven Online-Workshops und virtuellen Meetings

Chat moderieren und Netiquette aufstellen

Haben Sie einen anonymen Chat, entsteht bei heiklen Themen schnell eine Gruppendynamik. Mit anderen Worten: Ihnen droht ein Shitstorm. Das können Sie vermeiden indem Sie:

  • die Teilnehmer auffordern, höflich und respektvoll miteinander und auf Ihrem Online-Event zu kommunizieren,
  • die Klarnamen in der Registrierung abfragen sowie
  • den Chat moderieren und nur relevante Fragen vorlesen.

Präsentationen lebendig gestalten

Präsentationen gegen die Wand beziehungsweise gegen die eigene Kamera sind herausfordernd. Keine Frage. Daher ist Abwechslung hier umso wichtiger. Ermutigen Sie Ihre Referenten zu möglichst abwechslungsreichen Präsentationen mit Bildern, Texten, Videos und Interaktion mit den Teilnehmern. Allein schon eine zweite Stimme durch einen Moderator in der Session sorgt für die Unterbrechung der Monotonie.

Am besten ist es jedoch, Sie haben eine eigene Bildregie, die das Sendebild aktiv gestaltet. So können Sie Bauchbinden für die Redner einbinden, Sponsoren abbilden, zwischen den Sprechern wechseln, Zusatzinformationen und Animationen einfließen lassen.  

Übergaben und Überleitungen einplanen

Auf einer realen Bühne leiten Sie von einem Programmpunkt zum nächsten. Im virtuellen Raum wird das noch wichtiger, weil Ihre Online-Teilnehmer nur einen kleinen Bühnenausschnitt sehen. Moderieren Sie daher die Speaker an, blenden Sie diese ein, bedanken Sie sich nach jedem Vortrag und leiten Sie zum nächsten Sprecher über. Sie oder Ihr Moderator können während dieser Überleitungen ebenfalls die organisatorischen Hinweise zum Umgang mit der Event-Technik einbauen und auf den allgemeinen Programmablauf hinweisen.

Legen Sie fest, wer welche Rollen übernehmen wird. Wer moderiert den Chat? Wer checkt die eingesetzte Technik und wer unterstützt Teilnehmer, die technische Fragen haben? Je komplexer Ihr Online-Event, je mehr Sie gleichzeitig managen wollen, desto mehr Rollen sollten Sie verteilen. Die Referentin oder der Referent konzentriert sich am besten nur auf den Inhalt, während ein Moderator die Kommunikation mit den Teilnehmern aufrecht erhält und pflegt und der technische Support sich um Probleme kümmert.

XING Events Lesetipp: Moderation auf Online-Events: warum sie den Unterschied macht

Fazit

Vor allem bei Online-Events sollten sich alle an einige Kommunikations- und Verhaltensregeln halten, damit das Erlebnis angenehmer wird. Nichts ist schlimmer als verzerrte Gesichter, quietschende Töne oder monotone PowerPoint-Präsentationen. Damit Ihnen und Ihren Teilnehmern das erspart bleibt, geben Sie Ihnen die Hinweise aus diesem Blogbeitrag ruhig mit auf den Weg – über Ihre Newsletter oder auf Ihrer Event-Plattform. Zum Weiterlesen: „10 Tipps für Webinare und Online-Events, die Teilnehmer begeistern“.

XING Events Tipp: Für Ihr Online-Event bieten wir Ihnen alles aus einer Hand – von der Event-Plattform, über die Teilnehmergewinnung, bis hin zur Beratung.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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