Virtuelle Events

Learnings aus zwei Monaten Online-Events - 5 Veranstalter ziehen Bilanz

Annemarie Salewski

Der Koffer bleibt leer und die Location dieselbe: Bereits seit zwei Monaten bestimmen Online-Events im eigenen Wohnzimmer den Alltag der Event-Veranstalter. Höchste Zeit also, um mal eine Bilanz zu ziehen. Was hat die Umstellung auf Online-Events gebracht? Denn leicht war sie nicht, das wurde in den vergangenen Wochen klar

Wir haben fünf Veranstalter nach ihren Erkenntnissen aus dieser ungewohnten Online-Phase gefragt: Wie sieht ihre Einstellung zu Online-Events nun aus? Welche Rolle spielen sie in ihrer Event-Planung für die Zeit nach Corona? Sind die virtuellen Notlösungen schon bald der rettende Offline-Ersatz? In den folgenden Passagen erhalten Sie ein erstes Stimmungsbild. Und das fällt überraschend einheitlich aus...
 

„Virtuelle Events bringen Leute zusammen, die sich sonst nie getroffen hätten“

Oliver Gassner – XING Ambassador Bodensee & Trainer und Berater für digitalen Erfolg

Das Bodenseegebiet hat ein Problem. Es ist zwar sehr schön, aber: Egal wo am See ich ein Event für meine Bodensee | XING Ambassador Community mache, die Leute müssen oft weit fahren, manchmal sogar mit der Fähre. Virtuelle Events per Live-Video reduzieren nicht nur Zeitaufwand, sie bringen auch Leute zusammen, die sich sonst nicht auf Events getroffen hätten. Zudem kann ich Referent*innen aus Leipzig, Hamburg, Berlin, Zürich, uvm. dazuholen, ganz ohne Extrakosten. Und während man nach einer 'echten' Weinprobe nicht mehr Auto fahren kann, kommt man nach einer Weinprobe per Video noch locker ins heimische Bett - hoffentlich zumindest. Außerdem verbraucht der Versand des Weinpakets soviel CO2 wie eine 3-km-Autofahrt. So umweltfreundlich war Genuss-Networking noch nie! Die Breakout-Sessions, bei denen die Anwesenden in 3-er- und 4-er-Gruppen aufgesplittet werden, sorgen sogar dafür, dass alle an dem Abend zu Wort kommen und neue Menschen kennenlernen. Fast wie im realen Leben. Für die aktuelle Übergangsphase ist das eine sehr wertvolle Alternative. Und ich würde gern weiterhin – also Post-Corona – regelmäßig Online-Events machen. Einfach um meine womöglich flächengrößte Regionalgruppe Deutschlands enger zu vernetzen. Aber trotz aller Vorteile: Ich sehe das als Ergänzung statt als Ersatz.

“Es wird Zeit für das nächste Level der Remote Events“

Meine Remote Events in der Marketing Frankfurt | XING Community oder das #remotecamp haben gezeigt, dass Ortsunabhängigkeit vor allem neue Chancen in Sachen Vernetzung, Ideenaustausch und kreativer Zusammenarbeit bietet. Zumindest wenn man Online-Events als ganz neues Format begreift und gestaltet. Oder wann war es zuletzt so einfach, Menschen zusammenzubringen, die für Austausch sonst schlicht aus geografischen Gründen keine Gelegenheit haben? Darum lohnt es sich, Events auch zukünftig stärker in der Vernetzung online-offline zu denken!

Es wird jedoch Zeit für das nächste Level der Remote Events. Ich nenne das konkret "Next Level Remote": also die Dinge weiterdenken und nicht einfach nur Eventlocation vs. Homeoffice als die gegebenen Event-Optionen betrachten. Damit diese Events nicht zur Eintagsfliege werden, braucht es das Remote Experience Design als neue Kernkompetenz von Eventveranstaltern. Organisationsteams haben nun die Aufgabe, dass Menschen sich auch ohne Pizzabuffet vernetzen können und ein nahtloses Erlebnis im technischen Setup haben. Sie müssen den "Joy of Use" der Teilnehmer*innen an die erste Stelle setzen. Dazu sollten wir Veranstalter uns zwei Dinge aneignen: Kompetenz im User Experience Design und ein wachsendes Know-How in virtuellen Workshop- und Event-Tools. So können wir etwas Herausragendes gestalten, das weiter besteht.

„Ich werde auch weiterhin Online-Events anbieten. Sie vergrößern die Themenbandbreite“

Über die Düsseldorf | XING Ambassador Community bringe ich seit 2004 XING Mitglieder im realen Leben zusammen. Nach 16 Jahren erfolgreicher Offline-Events musste ich aufgrund von Corona plötzlich schnell auf Online-Events umstellen. Mir war es wichtig, dass die Community miteinander in Kontakt bleibt. Meine Online-Formate finden viel Zulauf, denn ich erreiche damit unterschiedliche Zielgruppen, teilweise weit über Düsseldorf hinaus. Gleichzeitig kann ich unkompliziert Mitglieder der Düsseldorfer Community als Referenten integrieren und habe dadurch eine große Themenbandbreite. Zuerst waren die Events thematisch auf das konzentriert, was die Menschen in der Ausnahmesituation rund um Corona interessiert hat. Mittlerweile biete ich auch andere Businessthemen an. Sogar richtiges Networking per Zoom-Event ist möglich, habe ich gelernt. Es gehören viel Respekt, Rücksicht und Wertschätzung dazu, gerade wenn man in größerer Teilnehmerzahl Themen diskutiert – aber das hat immer einwandfrei funktioniert. Mein Fazit: Auch mit Online-Events kann man die digitale und reale Welt verbinden. Ich werde, auch wenn wieder Live-Events möglich sind, weiterhin Online-Eventformate als Ergänzung anbieten. Sie vergrößern die Bandbreite der Themen, die ich kommunizieren möchte. 

„Wir merken nun, dass wir Meetings und Events anders gestalten müssen als zuvor“

Wer kennt es nicht: Überall wird genörgelt, dass zu viel und zu ineffizient “gemeetet” wird. Doch geändert wird nur selten etwas. Schon ab Mitte März wurde mir klar, dass sich durch das Social Distancing endlich etwas bewegen wird. Nämlich ein Dogma: Die Haltung zur Kultur in Meetings, Konferenzen & Events. Mit der virtuellen Barriere wird deutlich, dass – mit stupider Übertragung der Offline-Agenda in die Online-Welt – spätestens nach zehn Minuten die ersten einschlafen. Doch wie schafft es ein Host trotz virtueller Distanz das Gefühl der Zusammenarbeit zu erzeugen? Welche interaktiven Elemente gibt es überhaupt und welche Tools kann man nutzen? Konkret zu diesem Thema habe ich daher eine neue Modulreihe entworfen: „Wie du Online-Meetings merkwürdig gestaltest“ – im wahrsten Sinne. Ich möchte betonen, wie wichtig die Vorbereitung und auch die Gestaltung von Treffen jeder Art ist. Das heißt auch, augenscheinlich Bewährtes neu zu hinterfragen. Wir merken nun, dass wir Meetings und Events anders gestalten müssen als zuvor. Ich glaube, dass sich mit dieser Erkenntnis aus der langen Online-Phase auch in der Zeit nach Corona einiges an Offline-Meetings und -Events ändern wird. Dann kann auch beides künftig nebeneinander bestehen.

„Durch die Umstellung auf Online-Events entdecke ich ganz neue Möglichkeiten“

Wie viele meiner Kollegen bin ich erst durch die Corona-Krise so richtig mit Online-Events aktiv geworden. Seit April organisiere ich den Stammtisch für meine Management 3.0 Community in München virtuell. Mittlerweile ist klar, dass Online-Events auch nach Corona eine wichtige Rolle für mich spielen werden. Zum einen habe ich nun die Möglichkeit, Kunden viel flexibler und kleinteiliger zu bedienen. Zum anderen kann ich ganz neue Formate anbieten, zum Beispiel Vorlesungsreihen. Toll ist auch, kurzfristig Kollegen als Vortragende einbinden zu können. Ich biete nun mit einem Partner aus Seattle ein gemeinsames Training an.

Mein Stammtisch ist ja meist innerhalb weniger Stunden ausgebucht. Darüber habe ich mir selten Gedanken machen müssen. Durch die Umstellung auf Online-Events entdecke ich aber ganz neue Möglichkeiten: Wir können plötzlich den Stammtisch auf Englisch für die ganze Welt oder auf Deutsch für den deutschsprachigen Raum öffnen. Dass man am Event nun ohne Reisezeit teilnehmen kann, vom Sofa quasi, ist sicherlich auch ein Mehrwert für die Teilnehmer. Was auch nicht zu verachten ist: Als Organisatoren sind wir nun unabhängig von einer Location und so viel flexibler in der Termingestaltung. Wir sparen uns damit einiges an Zeit und Geld zur Ausrichtung des Events.

Fazit

Fünf Veranstalter – eine Meinung: Online-Events werden auch Post-Corona eine wichtige Rolle in der Branche spielen. Über die Vorteile herrscht Einigkeit: größerer Teilnehmerkreis, dadurch mehr Themenvielfalt bei hohem Interaktionspotenzial. Das Ganze bequem von zu Hause aus, viel spontaner und umweltschonender. Das überzeugt selbst den eingefleischtesten Event-Profi mit jahrelangem Offline-Fokus.

Und das ist gut so. Denn ist das Home Office weiter Teil der Normalität, bleibt womöglich auch die Nachfrage nach „heimischen Events“ bestehen. Wenn virtuelle Get-together weiterhin zum Alltag gehören, dann steigen jedoch auch die Ansprüche der Teilnehmer an deren Ausgestaltung. So bleibt die Frage, welche Event-Veranstalter mit welchen Event-Formaten den Sprung ins nächste Level schaffen.

XING Events Tipp: Für Ihr Online-Event bieten wir Ihnen alles aus einer Hand – von der Registrierung, über die Vermarktung, bis hin zur Beratung.

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Annemarie Salewski Manager Community Programs, XING Events

Seit der „Einführung in die PR“ vor 10 Jahren hat sich Annemarie der Unternehmenskommunikation verschrieben. Auf die Grundlagen im Kommunikations-Bachelor folgte die Vertiefung im Master Communication Management. Ihr Lieblingsthema: Die Kommunikation durch Markenbotschafter. Seit 2018 sorgt sie bei XING Events dafür, dass die Marke lokal erlebbar wird. Im Community Programs Team betreut und berät sie über 100 Veranstalter offizieller XING Networking Events im gesamten DACH-Raum.

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