Virtuelle Events

Moderation auf Online-Events: warum sie den Unterschied macht Interview mit Ilka Groenewold / Moderatorin, Journalistin, Coach

Bettina Knauer

Die Auswahl der richtigen Tools, die Integration aller Teilnehmer, Unterhaltung und Interaktion – all das beeinflusst den Erfolg von Online-Events, virtuellen Messen und Webkonferenzen entscheidend. Doch wie führt man am besten durch das Programm, wie kündigt man Speaker an und stellt den tatsächlichen Austausch sicher? Einen wesentlichen Mehrwert bringt eine professionelle Moderatorin beziehungsweise ein professioneller Moderator. Inwieweit das einen Unterschied macht und was Sie als Veranstalter beachten sollten, das haben wir mit Moderatorin Ilka Groenewold besprochen.

Ilka ist gelernte Journalistin und eine wirkliche Allround-Künstlerin. Schwerpunkt ihrer Tätigkeit sind jedoch die Bereiche Moderation und Coaching. Ilka hat Erfahrung in Gala-, Messe-, Kongress-, Award-, Seminar-, Internet-, TV- und Website-Moderation. So blickt sie heute auf über 2.800 Event Moderationen in Städten europaweit zurück. Zuletzt moderierte und organisierte sie zahlreiche digitale Veranstaltungen: Live-Streams, Online-Meetings, Hybride Events und Online Workshops für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne.

Moderatorin für Online-Events: Moderation sollte Bindeglied und nicht Mittelpunkt des Geschehens sein. Man ebnet anderen den Auftritt - nicht sich selst - und bleibt immer in einer neutralen Haltung.
© Bild Ilka Groenewold: Inger Diederich

Hallo Ilka, schön, dass Du Zeit für unser Interview gefunden hast. Starten wir mit einer kurzen Vorstellung: Wer bist Du, was machst Du beruflich und was treibt Dich an?

Liebe Bettina, vielen Dank. Mein Name ist Ilka Groenewold, ich bin 35 Jahre jung und bin seit 2001 als Moderatorin sowohl für TV-Produktionen als auch bei Events im Einsatz. Gestartet bin ich damals noch als Schülerin beim Fernsehsender VIVA. Nach dem Abitur zog es mich von Leer nach Hamburg, um dort Musiktheater zu studieren. Seitdem habe ich meine Leidenschaft zum Beruf gemacht und lebe täglich meine Passion! Ich bin dankbar, dass ich immer dem Wunsch meines Herzens folgen konnte und auf der Bühne stehen darf. Im Laufe der Jahre weitete ich mein Dienstleistungsspektrum aus, sodass ich heute im hauseigenen Tonstudio Vertonungen übernehme, als Rhetorik Coach für Einzelpersonen und Firmen tätig bin und aktuell auch beratend in Sachen Online-Events und hybriden Events im Einsatz bin.

Du moderierst seit Jahren verschiedenste Eventformate, seit einigen Wochen nun auch verstärkt virtuelle Veranstaltungen. Mit welchem Need / Bedürfnis kommen Veranstalter dabei hauptsächlich auf Dich zu?

Hybride Events und virtuelle Veranstaltungen sind für viele Firmen noch Neuland. Tatsächlich gab es schon vor Jahren Formate dieser Art. Ich erinnere mich gerne zurück an meine Honeywell Moderation 2018, wo wir über das Netz 200.000 Zuschauer aus aller Welt empfangen haben und dazu auch 800 Personen live im Publikum sitzen hatten. Heute sind Events dieser Art, natürlich mit weniger Live-Publikum, gang und gäbe. Da man es gewohnt ist, sich physisch/live zu treffen, gibt es bei vielen Firmen noch Bedenken, ein Event oder eine Messe digital umzusetzen. Der Kunde/die Kundin kommt mit dem Bedürfnis auf mich zu, sich beraten zu lassen, ob in seiner/ihrer Branche ein digitales Event „Sinn“ macht, welche Dauer das Event haben sollte, wie Speaker und Gäste interagieren können und gerne werden auch meine bisherigen Erfahrungen genutzt, um eine finale Entscheidung zu fällen, ob das Event digital umgesetzt wird oder nicht.

Ich denke, es werden immer mehr Firmen den Mehrwert (weniger Reisekosten, Zeitersparnis, schnellere Umsetzung etc.) von digitalen Events in den kommenden Monaten sehen und auch hier Neues wagen.

Wie ist Deine Erfahrung und Einschätzung: Warum brauchen gerade Online-Events eine gute Moderation und wie unterstützt das sowohl den Veranstalter als auch den Eventablauf?

Ich denke, sowohl bei Live- als auch bei Online-Events stellt eine Moderation durch einen Profi einen Mehrwert dar. Professionell hat die Moderatorin oder der Moderator den roten Faden und kann auch technische Herausforderungen spielerisch überbrücken. Darüber hinaus ist es für jedes Unternehmen eine große Hilfe, wenn die Moderation nicht intern besetzt werden muss, sondern man auf externe Unterstützung vertrauen kann. Dadurch bleiben mehr Ressourcen innerhalb des Unternehmens frei, um sich beispielsweise um die Organisation zu kümmern.

Ab auf die Teilnehmerseite: Wie profitieren die Zuschauer und Zuhörer von einer professionellen Moderation?

Eine Moderatorin oder ein Moderator ist das Bindeglied zwischen Zuschauern und Speakern, Gastkünstlern etc. Gerade bei Online-Events kann beispielsweise der/die Moderator/in hier die Q & A übernehmen und Fragen der Zuhörer an die Speaker oder Gastkünstler weitergeben. Gleichzeitig fühlen sich die Zuschauer immer an die Hand genommen, wenn es jemanden gibt, der durch das Programm geleitet und alle wichtigen Informationen zum Event verkündet.

Was brauchst Du für eine professionelle Moderation? Wie sieht ein ideales Briefing aus?

So vielfältig die Events, so vielfältig sind auch die Kundenbedürfnisse und Anforderungen für Events. Sicherlich hilft es, möglichst viel über das Unternehmen und zum Event und der Zielgruppe zu erfahren. Je tiefer ich mich in das Thema und die Unternehmensphilosophie einarbeiten kann, desto besser.

Doch fehlt es im Unternehmen an Manpower oder Zeit für ein ausgiebiges Briefing, dann kann der/die Moderator/in auch online mehr über das Unternehmen erfahren, mit den Speakern und Künstlern vorab in den Austausch gehen und deren Anforderungen für das Event klären. Am Ende zählt eine gute Vorbereitung – ganz gleich, ob diese nun durch Vorarbeit des Unternehmens in Zusammenarbeit mit dem/der Moderatorin/in erfolgt, oder sich der/die Moderator/in eigenständig die nötigen Informationen im Netz und durch Telefonate beschafft.

Für mich bedeutet daher das „ideale“ Briefing, dass ich vor dem Event für mich alle offenen Fragen beantwortet habe und bestens vorbereitet bin (ob nun durch Eigenrecherche, Austausch mit Speakern oder durch den/die Kund/en/in).

Thema Finanzen: Viele Veranstalter versuchen in der aktuellen Situation Events möglichst kostengünstig zu planen. Kannst Du Ihnen die Angst vor großen Kostenblöcken in Bezug auf die Moderation nehmen? Womit müssen Sie ungefähr rechnen?

An dieser Stelle muss ich gleich einmal eine Gegenfrage stellen: Ist es tatsächlich so, dass Events möglichst kostengünstig geplant werden sollen? Diese Erfahrung habe ich noch nicht gemacht. Ich selbst habe bei einem digitalen Event den gleichen Tagessatz wie bei einem Live-Event, weil für mich als Moderatorin die gleiche Vorbereitung anfällt. Gerade bei hybriden Events ist der Aufwand durch die Interaktion mit dem Live-Publikum und dem Publikum zu Hause vor dem Rechner größer als bei einem reinen Live-Event. Dies würde ich auch Kunden erklären, falls Kosten hinterfragt werden. Einen Moderator/eine Moderatorin bekommt man ab einem Tagessatz von 1.000 Euro netto, erfahrene Moderatoren liegen eher bei 2.000 bis 3.000 Euro netto und möchte man ein prominentes Gesicht, dann liegen wir auch schnell bei 10.000 bis 20.000 Euro netto pro Tag plus Spesen.

Ich denke, grundsätzlich verlagern sich die Kosten bei Online-Events. Spesen wie Hotelbuchungen, Catering für Gäste etc. entfallen, dafür ist die Technik aufwendiger und das hat seinen Preis. Dieser Preis ist meiner Meinung nach gerechtfertigt, da wir Dank der Digitalisierung eine viel größere Reichweite während des Events und auch im Nachgang (zum Beispiel durch die Bereitstellung der Aufzeichnungen) erzielen können. Manche Unternehmen werden in Zukunft spüren, dass virtuelle Events größere Möglichkeiten bieten als die klassischen Live-Events. Spätestens dann spielt die Frage des Budgets auch keine so große Rolle mehr.

Welche Moderationstipps kannst Du Veranstaltern mitgeben, für die eine professionelle Unterstützung momentan nicht infrage kommt?

Aus Sicht des Künstlers plädiere ich natürlich dafür, die Moderation in professionelle Hände zu geben. Ist dies nicht gewünscht oder möglich, würde ich an erster Stelle ein Coaching vorab empfehlen. Ich betreute seit Jahren Firmen, die die Moderation intern besetzen und sich immer wieder externe Coaches wie mich ins Boot holen, um die Mitarbeiter/innen auf die große Bühne vorzubereiten. Dank des Coachings gehen die Mitarbeiter/innen meist viel selbstsicherer auf die Bühne und wissen, was zu tun ist, falls einmal nicht alles wie geplant läuft.

Fehlt es an Möglichkeiten sich externe Hilfe zu holen, empfehle ich jemanden auszuwählen, der gerne vor Publikum und Kamera spricht und gut strukturiert ist. Hinter einem roten Faden steckt eine Struktur, die ich am besten verkörpern kann, wenn ich selbst in meinem Gehirn klare Strukturen habe. Abschließend noch der Tipp, eher kurz und prägnant zu bleiben, anstatt durch lange, verschachtelte Sätze im Nirvana zu enden. Ich muss mich immer in meine Zuhörerschaft versetzen und diese sollten mich stets verstehen und mir folgen können.

Das sind – grob zusammengefasst – ein paar Ratschläge für eine gelungene Moderation.

Vielen Dank für das spannende Interview und Deine wertvollen Tipps, liebe Ilka!

Ich bedanke mich bei euch!

XING Events Tipp: Ilka Groenewold berät auch Sie zu Ihrem Online- oder Hybrid-Event. Ihr Angebot fasst sie Ihnen hier zusammen – natürlich auch gesprochen im Videoformat.

Weitere Informationen zu den Vorteilen und Herausforderungen bei virtuellen Events erhalten Sie unter anderem in unserem Artikel „Virtuelle Events – enormes Potential für Eventveranstalter.“ Außerdem erhalten Sie in unseren Webinaren regelmäßig Tipps für die Event-Digitalisierung. Schauen Sie sich von unseren Experten doch auch hier ein paar Moderationstipps ab.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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