Virtuelle Events

Neue Perspektiven für die Veranstaltungswelt der Zukunft Gastbeitrag von Matthias Schultze | Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Meetings, Tagungen und Kongressen dienen Veranstaltungsteilnehmer·innen dazu, ihr Wissen miteinander auszutauschen, sich weiterzubilden und zu netzwerken sowie neue Erfahrungen oder inspirierende Impulse zu sammeln. Aktuell durchlebt die Welt der Business Events einen qualitativen und quantitativen Wandel und schon jetzt steht fest: Das Ökosystem von Veranstaltungen wird sich massiv und nachhaltig verändern. Die Corona-Pandemie hat dabei wie ein Katalysator auf den Umbruch gewirkt und bereits vorher begonnene Transformationsprozesse beschleunigt. Insbesondere die letzten anderthalb Jahre haben gezeigt, wie flexibel sich Anbieter·innen, Veranstaltende und Planer·innen mit hybriden und digitalen Formaten sowie neuen Anforderungen an analoge Events auf die neuen Gegebenheiten einstellen konnten. Aus einer „High Touch“- wurde an vielen Stellen eine „Low Touch“-Economy.

Auch die Ergebnisse des Meeting- & EventBarometers 2020/2021 bestätigen: Das aktuelle und das kommende Jahr sind als Übergangsjahre hin zu einer neuen Normalität zu bezeichnen. Die Antworten der Befragten zeigen deutlich, dass Präsenzveranstaltungen nach den letzten Monaten mit vielen Low Touch-Events zukünftig mit einem wachsenden Anteil hybrider Formate zurückkommen werden. Für Veranstaltungsplaner·innen gilt es nun, auch angesichts dieser neuen Rahmenbedingungen die grundlegende Funktion von Business-Events als Plattformen für den Wissens-, Ideen- und Erfahrungsaustausch umzusetzen und dabei trotzdem persönliche Begegnungen und emotionale Erlebnisse zu schaffen. Dazu müssen sich Meetings, Tagungen und Kongresse im zukünftigen Kommunikationsmix von Organisationen neu aufstellen.

In dieser Zeit des Wandels ist es wichtiger denn je, mit Forschungsprojekten wie dem Innovationsverbund „Future Meeting Space“ Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche zu beobachten und vorauszudenken, um daraus evidenzbasierte Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Mit dem vorliegenden Artikel möchte ich einige zentrale Erkenntnisse aus der in diesem Jahr abgeschlossenen Forschungsphase zur künftigen Rolle von Business-Events teilen sowie einen Ausblick auf das gewandelte Ökosystem von Veranstaltungen geben.

Kollaboration, Innovation, Co-Kreation und der ganzheitliche Blick auf Nachhaltigkeit sind gefragt, um gemeinsam an zukunftsfähigen Konzepten zu arbeiten.
Matthias SchultzeManaging Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Wunsch nach persönlicher Begegnung bleibt

Die Ergebnisse der dritten Forschungsphase des Innovationsverbundes „Future Meeting Space“ zeigen zunächst, dass sich Veranstaltungsteilnehmer·innen in Zukunft deutlich bewusster dafür entscheiden werden, ob sie virtuell oder physisch an einem Event teilnehmen. Es muss für sie einen erkennbaren Mehrwert für eine Präsenzteilnahme geben. Doch auch in einer hoch digitalisierten Welt sehnen sich die Menschen nach authentischen Erlebnissen und persönlicher Begegnung an realen Orten – es wird daher eine Reihe neuer Formate, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle geben. Insbesondere hybride Events profitieren davon und erleben aktuell einen Aufschwung. Die Rolle von Veranstaltungen als Knotenpunkt internationaler Beziehungen bedarf nach wie vor persönlicher, physischer Interaktion und lässt sich nicht rein virtuell nachbilden. Der Schwerpunkt bei zukünftigen Präsenz- oder hybriden Veranstaltungen wird vor allem auf der Förderung der Interaktion zwischen den Teilnehmer·innen liegen – egal ob virtuell oder live vor Ort. Die Grenzen zwischen virtuellen und realen Events werden künftig fließend verlaufen.

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Zeitliche Ausweitung und Community Building

Einige Formate zukünftiger Veranstaltungen werden sich grundlegend ändern: In Zukunft können Business-Events nicht mehr nur an einem festen Datum stattfinden, sondern sich zeitlich ausweiten und in einer Art Eventloop zirkulieren. So wird sowohl überregional als auch international eine starke Community aufgebaut und die Marke dauerhaft etabliert. Business-Events sind zukünftig Teil einer multisensorischen Omnichannel-Marketingstrategie von Organisationen. In diesem Kontext wird auch die Verhältnismäßigkeit der Kosten ein sich verschärfendes Erfolgs- und Teilnahmekriterium, denn nur dann, wenn eine Veranstaltung als emotionales Erlebnis nachhaltig im Kopf der Teilnehmer·innen bleibt, lassen sich Kund·innen und Teilnehmer·innen langfristig an ein Event binden.

Neue Perspektiven für die Veranstaltungswelt der Zukunft:Community-Building als wesentlicher Bestandteil der Eventschleife einer Veranstaltung.
Community-Building als wesentlicher Bestandteil der Eventschleife einer Veranstaltung.

Future Skills

Ebenso verändert sich durch die neue Rolle von Veranstaltungen auch das Anforderungs- und Kompetenzprofil der verschiedenen Stakeholder. Flexibilität, Agilität, Verständnis für Hybridität und ein tiefes Technologieverständnis gehören nun ebenso zum Profil der Stakeholdergruppen wie die thematische Spezialisierung, die Einbindung in das Ökosystem und die Anforderung, Teil einer Community zu sein.

Neue Perspektiven für die Veranstaltungswelt der Zukunft: Community Building

Hybride Events auf dem Vormarsch

Geprägt von hoher Gestaltungsvielfalt, zahlreichen Umsetzungsmöglichkeiten und Entwicklungspotenzialen bieten hybride Veranstaltungen beste Möglichkeiten: Teilnehmer·innen aus der ganzen Welt können sich live dazuschalten. So wird nicht nur eine Steigerung der Reichweite gefördert, sondern auch der Anreiz geweckt, beim nächsten Mal wieder live dabei zu sein.

Eine der zentralen Herausforderungen hybrider Events: Die Wahrnehmung aller Teilnehmer·innengruppen – ob virtuell oder live vor Ort – zu berücksichtigen und sie durch smartes Veranstaltungsdesign bestmöglich zufrieden zu stellen. Dies gelingt vor allem durch Authentizität, Vielfältigkeit und das Schaffen emotionaler Erlebnisse. Da Veranstaltungen durch eine gute Inszenierung die Bindung und Identifikation von Kund·innen mit einer Marke und den Aufbau einer Community fördern, werden sie auch zukünftig ein wichtiges Marketinginstrument im Kommunikationsmix von Organisationen bleiben.

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Neue Perspektiven für die Veranstaltungswelt der Zukunft:Hybridität als wesentlicher Faktor in der zukünftigen Veranstaltungslandschaft.
Hybridität als wesentlicher Faktor in der zukünftigen Veranstaltungslandschaft.

Nachhaltiges Handeln in allen Bereichen

Mit hybriden Veranstaltungen rückt ein weiterer zentraler Aspekt in den Fokus: Nachhaltigkeit – einer der Megatrends der Branche. Denn nachhaltiges Handeln ist in allen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Bereichen zur absoluten Notwendigkeit geworden und insbesondere hybride Events können dazu einen positiven Beitrag leisten. Mit dem hybriden und räumlich verteilten Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“, den das GCB im September 2020 gemeinsam mit seinen Partnern veranstaltet hat, wurde ein praktischer Blick in die Zukunft von Events geworfen und parallel auch die ökologische Nachhaltigkeitsperformance der Veranstaltung untersucht und wissenschaftlich ausgewertet. Das Ergebnis: Mit hybriden und räumlich verteilten Formaten wird insbesondere eine sehr gute Wissensvermittlung bei den Teilnehmer·innen erzielt, sie sind gleichzeitig aber auch eine attraktive Lösung für nachhaltige Events.

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Ausblick: das neue Ökosystem von Veranstaltungen

Im Jahr 2021 befasst sich das GCB German Convention Bureau e.V. zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und insgesamt 14 Forschungspartnern im Innovationsverbund „Future Meeting Space“ mit genau diesen Herausforderungen der Post-Corona-Epoche und untersucht diese in anwendungsorientierter Forschung. Der Schwerpunkt des Forschungsthemas 2021 liegt auf den durch das veränderte Ökosystem neu entstehenden Möglichkeitsräumen und auf den veränderten Rahmenbedingungen und Wirkungszusammenhängen von relevanten Einflussfaktoren. Daraus sollen Nutzungsszenarien für reale, hybride und virtuelle Veranstaltungsräume abgeleitet werden, die in das neue und veränderte Ökosystem eingebettet sind (Future Meeting Space: Zehn Handlungsfelder und ihre Einflussfaktoren auf zukünftige Veranstaltungen).

Zukunftsszenarien werden Realität – smarte Lösungen sind gefragt

In der aktuellen Zeit des Wandels sind Kollaboration, Innovation, Co-Kreation und der ganzheitliche Blick auf Nachhaltigkeit gefragt, um diese neue Normalität aktiv zu gestalten und gemeinsam an zukunftsfähigen Konzepten zu arbeiten. Veränderungen eröffnen gleichzeitig auch neue Perspektiven. Das GCB hat mit dem „Response Room“, zusammen mit seinen Partnern IMEX und PCMA, eine offene Innovationsplattform entwickelt, die ein ideales Forum und gleichzeitig eine umfangreiche Wissensressource für das Thema Business Events der Zukunft darstellt. Alle interessierten Stakeholder können sich hier über kreative Ideen austauschen und gemeinsam smarte Lösungen für die digitale Transformation erarbeiten. Mit solchen Plattformen ist es allen Akteuren – ob in Deutschland oder weltweit – möglich, die Zukunft von Business-Events aktiv mitzugestalten und diese auf ein neues Level zu bringen.

XING Events Tipp:

Auf der VExCon 2021 hatten Sie die Chance, mehr über den Wandel in der Eventbranche zu erfahren – unter anderem auch von Matthias Schultze. Die Aufzeichnung teilen wir bald auf unserer Webinar-Seite mit Ihnen.

Matthias Schultze Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Seit 2010 verantwortet Matthias Schultze beim GCB German Convention Bureau die nationale und internationale Positionierung und Vermarktung Deutschlands als führende Tagungs- und Kongressdestination. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Ziel, Tagungen und Events als wichtige Plattformen für den Wissensaustausch fit für die Zukunft zu machen, z.B durch den Innovationsverbund Future Meeting Space.

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