Virtuelle Events

Online-Events: Welche Tools am besten zu welchem Eventformat passen

Bettina Knauer

Zugegeben, bei der Vielzahl an Tools und Plattformen für virtuelle Events und Messen kann man schnell den Überblick verlieren. Damit Sie den Weg zum passenden Anbieter für Ihr Online-Event finden, haben wir einen übersichtlichen Leitfaden zusammengestellt. Dieser hilft Ihnen vor allem bei der Frage: „Welche Teilnehmerzahl, welches Eventformat und welches Tool passen gut zusammen?”.

Online-Events: Welche Tools am besten zu welchem Eventformat passen

Kleinere Online-Events

Zu diesen Eventformaten gehören vor allem Web-Seminare und Meetups, bei denen sich bis zu 25 Personen virtuell austauschen. Charakteristisch sind viele einzelne Sprecher – eben ganz wie in realen Workshops kommt fast jeder einmal zu Wort – sowie der Austausch von Dateien und das Teilen verschiedener Bildschirme. Tools, die sich dafür eignen, sind beispielsweise GoToMeeting und Zoom.

Wenn Sie sich nun fragen, welches Sie wählen sollen, sind vor allem zwei Punkte besonders relevant:

  1. Welches Tool ist bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz?
  2. Wie leicht können es die Teilnehmer bedienen? Müssen sie noch irgendwelche Applikationen herunterladen oder kann es gleich im Web-Browser losgehen?

Mittelgroße Online-Events

In diese Kategorie fallen Konferenzen und Messen mit bis zu 1.000 Teilnehmern. Charakteristisch für diese Online-Events sind weniger Sprecher und Präsentatoren, die jedoch nach wie vor ihren Bildschirm teilen und PowerPoint-Präsentationen zeigen wollen. Die anderen Teilnehmer sind meist stumm hinzugeschaltet und können sich über den bereits integrierten Gruppen-Textchat oder über vom Moderator gesteuerte Umfragen einbringen. Für solche Formate eignen sich vor allem Tools wie GoToWebinar, Cisco WebEx, Microsoft Teams und Zoom. Dabei benötigen Sie jeweils die nächst höhere Paketstufe der Toolanbieter, die Sie schon von den kleineren Online-Meetings kennen.

Auswahlkriterien für Ihr Online-Vorhaben können sein:

  1. Haben Sie eines der Tools bereits intern lizenziert? Können Sie einfach ein Upgrade hinzubuchen oder die jetzige Paketstufe auch für das mittlere Online-Event nutzen?
  2. Welche Interaktionsmöglichkeiten wollen Sie anbieten und welche hat der Tool-Anbieter bereits integriert?

XING Events Tipp: Zu GoToWebinar beraten wir Sie gern – schauen Sie mal hier vorbei.

Größere Online-Events

Hierzu zählen wir virtuelle Messen und Events von mehr als 1.000 Teilnehmern, wobei es nach oben hin kaum Grenzen gibt. Wichtig dabei ist nur, dass Sie Ihre Teilnehmerzahl und die benötigte Streamingkapazität im Blick behalten. Plattformen wie EXPO-IP und meetyoo conferencing, die bereits seit vielen Jahren auf dem Markt sind und daher erprobte Lösungen anbieten, unterstützen Sie bei der Einschätzung der benötigten Datenübertragung. Darüber hinaus bieten Ihnen diese Anbieter eine visualisierte Eventplattform rund um Ihr Videokonferenz-Tool, damit sich Ihr Event auch ein wenig wie Event anfühlt – statt wie eine weitere beliebige Web-Session.

Die Frage, wann Sie sich für wen entscheiden sollten, wollen wir nur richtungsweisend beantworten:

EXPO-IP

Mit EXPO-IP erhalten Sie ein kostengünstiges und einfaches System nach dem Baukastenprinzip, das sich für Veranstalter lohnt, die Self Service schätzen und umsetzen können. Darüber hinaus ist das WordPress-artige Backend von vielen Eventmanagern und Marketingmanagern leicht bedienbar – ebenso wie die Integration weiterer Tools, zum Beispiel für Einzel- oder Gruppenchats. Mit nur einem Klick integrieren Sie diese ebenso wie das eigentliche Videokonferenz-Tool. Mit anderen Worten: Sie brauchen nach wie vor eine Lösung für die Bildübertragung, beispielsweise Zoom oder GoToWebinar.

XING Events Tipp: Weitere Informationen zu EXPO-IP und Preistabellen finden Sie hier.

meetyoo conferencing

Das Portal von meetyoo ist deutlich aufwändiger im Set-Up sowie in der Pflege. Genau deshalb stellt Ihnen meetyoo einen festen Ansprechpartner zur Seite, der Ihr gesamtes Online-Event betreut. Dieser kümmert sich sowohl um die Visualisierung Ihrer Event- oder Messewelt, Ihrer Tagungsräume und Ihres Ausstellungsbereiches beziehungsweise der Messestände. Außerdem pflegt er für Sie die Inhalte ein. Daran können Sie schon erkennen, dass dieses Angebot kostenintensiver ist als das Self-Service-Modell von EXPO-IP.

Welchen Anbieter Sie am besten nutzen, ist also zum einen eine Budgetfrage, hängt aber auch davon ab, wie viel Zeitaufwand Sie selbst in die Erstellung Ihrer virtuellen Eventwelt stecken können und wie schnell das Projekt live sein soll. Vielleicht hilft Ihnen folgende Metapher: Haben Sie bisher eher in 5-Sterne-Hotels getagt oder exklusive Eventlocations gemietet, dann könnte meetyoo und deren auf Ihre Wünsche anpassbarere Eventwelt das richtige sein. Hätten Sie sich im Rahmen des realen Events eher für einen klassischen System-Messestand oder ein Tagungshotel entschieden, ist vermutlich EXPO-IP die bessere Wahl. Wie immer gilt: Es kommt auf Ihr Vorhaben und Ihre Ressourcen an.

XING Events Tipp: Auch zu meetyoo beraten wir Sie gern. Schauen Sie einmal hier vorbei. 

XING-Events Lesetipp: Virtuelle Events: Wie Sie das passende Format finden und umsetzen

Fazit

Die Größe des geplanten Online-Events bestimmt die Wahl des richtigen Tools. Kleinere Eventformate sind mit GoToMeeting und Zoom sehr gut umsetzbar. Für mittlere Vorhaben eignen sich unter anderem GoToWebinar, Cisco WebEx, Microsoft Teams und Zoom. Noch größere Events mit mehreren Tausend Teilnehmern können Sie mit EXPO-IP oder meetyoo hervorragend umsetzen. Alle genannten Anbieter gibt es bereits seit vielen Jahren am Markt – das spricht unter anderem für deren Zuverlässigkeit und die erprobten Features für die jeweilige Eventgröße. Falls Ihnen die Auswahl nicht reicht, haben wir in unserem Artikel „Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's“ weitere Plattformen zusammengefasst.

XING Events Tipp: Für Ihr Online-Event bieten wir Ihnen alles aus einer Hand – von der Event-Plattform, über die Teilnehmergewinnung, bis hin zur Beratung.

Unser Fahrplan für Sie? Drei Bausteine für den Erfolg Ihrer Online-Events! Sie konzentrieren sich auf Ihr Event und wir kümmern uns um den Rest! Dabei haben Sie die Wahl: profitieren Sie von einzelnen Produktbausteinen oder vom Gesamtpaket aus allen drei.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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