Virtuelle Events

Online, offline, hybrid – ein Erfahrungsbericht zur unsicheren Eventplanung Interview mit Simon Keller | Geschäftsführer der Agentur YAEZ und Mitorganisator von Mission M 2020 – dem Kongress für junge Macher_innen im Mittelstand

Nachwuchskräfte gestalten die Unternehmen von morgen. Doch dafür brauchen sie das richtige Umfeld. Ihre Ansprüche an Arbeitgeber sind dementsprechend groß. Gerade für Mittelständler ist das eine Herausforderung. Sie müssen jetzt reagieren, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber langfristig zu sichern und zu steigern. Dies unterstützt die Baden-Württemberg Stiftung – unter anderem mit Mission M, dem zweitägigen Kongress für junge Macher_innen im Mittelstand.

Wie viele Veranstalter·innen stand auch das Team rund um Mission M 2020 vor einer besonderen Herausforderung: der Corona-Pandemie. Geplant als klassischer Kongress, schließlich nach einem Locationwechsel als hybrides Event organisiert und letztendlich doch als reines Online-Event umgesetzt, zeichnet Mission M die aktuellen Unsicherheiten in der Eventbranche perfekt nach. Doch gleichzeitig ist der Kongress das Paradebeispiel für Flexibilität und Kreativität, wie wir sie 2020 bei so vielen Eventplaner·innen erlebt haben.

Wie man am besten durch ein solches Chaos navigiert, nicht den Mut verliert und trotzdem ein tolles Event auf die Beine stellt – das haben wir mit Simon Keller besprochen. Er ist Geschäftsführer der Agentur YAEZ, die 2020 gemeinsam mit ihrem Kunden, der Baden-Württemberg Stiftung, für die Organisation des Mission M Kongresses verantwortlich war.

Man muss mutig sein und auch unkonventionelle Wege gehen. Diese Zeit bietet Chancen und man kann viele Dinge ausprobieren. Niemand wird böse sein, wenn etwas nicht perfekt funktioniert.
Simon KellerGeschäftsführer der Agentur YAEZ und Mitorganisator von Mission M 2020

Hallo Herr Keller, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen und Ihre Erfahrungen aus der Kongressorganisation 2020 mit uns teilen. Doch starten wir mit Ihnen: Wer sind Sie? Wer ist YAEZ? Wie sah Ihre Beteiligung am Mission M Kongress 2020 aus?

Wir sind eine inhabergeführte Kommunikationsagentur, die themenorientiert, zielgruppenorientiert und digital arbeitet – unsere Schwerpunkte sind dabei Personalmarketing und Bildungskommunikation. Wir haben YAEZ 2009 gegründet, um eine neue Art von Kommunikationsagentur aufzubauen. Wir machen beispielsweise überhaupt keine klassische Produktwerbung, sondern fokussieren uns auf Themen- und Talentkommunikation. Wir arbeiten dabei ganz bewusst interdisziplinär – mit Expertise von der Beratung, über die Content Creation bis hin zu Events. Unsere Stärke liegt darin, seriöse Themen – wie die Arbeitgeberkommunikation es nun mal ist –, sowohl in der Social Media-Welt als auch in erlebnisorientierten Events und Workshops erfahrbar zu machen.

Für uns war es daher organisatorisch herausfordernd, Mission M von einer ursprünglichen Präsenzveranstaltung zu einem rein digitalen Format weiterzuentwickeln. Natürlich ohne inhaltliche Abstriche. Es musste uns einfach gelingen, unserem Anspruch weiterhin gerecht zu werden: einen Mehrwert für Kunde und Zielgruppe zu bieten.

Sie haben für den Kongress 2020 aufgrund der pandemischen Entwicklung mit allen Eventformaten geplant und sind letztlich bei einem reinen Online-Event gelandet. Zeichnen Sie doch einmal die Organisation nach – wann haben Sie welche Entscheidung getroffen? Und wie wurde der Kongress letztendlich umgesetzt?

Genau, das ist richtig. Wir haben von unserem Kunden, der Baden-Württemberg Stiftung, im Februar 2020 den Auftrag zur Umsetzung von Mission M bekommen. Das Format war bereits erprobt und fand 2018 als zweitägiger Kongress in Stuttgart statt. Bis zum Ausbruch der Pandemie Mitte März 2020 haben wir ein klassisches Event geplant, mit interessanten Speaker·innen und abwechslungsreichen Formaten. Auch ein klassisches After Work Event am ersten Veranstaltungsabend war in Planung – heute fast undenkbar.

Im Frühjahr war der November noch weit entfernt und man konnte sich den Verlauf der Pandemie so nicht vorstellen. Die Planungen liefen also weiter. Als Agentur haben wir aber darauf geachtet, keine großen Verbindlichkeiten einzugehen. Ende April haben wir begonnen, Mission M als Hybrid-Event zu kommunizieren – damals noch ein wenig geläufiges Wort in diesem Kontext.

Die Location sollte von einem Partner zur Verfügung gestellt werden. Es war allerdings schnell klar, dass wir dort aufgrund der Hygienevorgaben kein Hybrid-Event durchführen konnten. Aus diesem Grund haben wir uns für den Locationwechsel entschieden und sind in die Wagenhallen Stuttgart ausgewichen – das war im Juni 2020. Neben dem schönen Ambiente gibt es dort mehrere große Räume für die parallel laufenden Programmstränge sowie genug Platz, um ein größeres Publikum vor Ort unterzubringen – unter Beachtung der Hygienemaßnahmen.

Die Entscheidung, einen reinen Online-Kongress umzusetzen, hat die Baden-Württemberg Stiftung Mitte Oktober aufgrund der dynamischen Entwicklung getroffen. Das war circa zwei Wochen vor dem Event. Aufgrund des sanften Lockdowns Anfang November in Baden-Württemberg und der Einstufung der Location als Kulturbetrieb konnte die finale Entscheidung, ob Mission M überhaupt stattfinden kann, erst 48 Stunden vor dem Aufbau getroffen werden. Mittlerweile hatten wir ein Backup in der Tasche, bei dem wir aus den Räumlichkeiten der Stiftung gestreamt hätten.

Warum nicht rein digital, sondern mit Technik, Speaker·innen und sogar Moderation vor Ort?

Das hatte zwei Gründe. Zum einen war die Location gemietet und hätte auch im Falle einer Absage Kosten verursacht. Zum anderen wollten wir sicherstellen – und das war der wichtige Punkt –, dass wir eine hohe Qualität der Streams und Beiträge garantieren können. Und eine inspirierende Keynote auf einer großen Bühne in einer Industrial Location wirkt einfach anders als ein Vortrag aus dem Wohnzimmer und mit der Webcam. Vor Ort konnten wir große Kamera- und Lichttechnik auffahren. Uns war wichtig, dass neben der Moderation möglichst viele Speakerinnen und Speaker vor Ort sind. Es war aber klar, dass es auch einige Remote-Zuschaltungen geben wird – entweder aus persönlichen Gründen der Vortragenden oder durch Reisebeschränkungen bedingt. Letztlich hatten wir rund 35 Speaker·innen vor Ort und einige, die remote dabei waren. Diese Mischung hat sehr gut funktioniert, sowohl technisch als auch konzeptionell.

Für den Erfolg der digitalen Veranstaltung maßgeblich entscheidend war auch die eingesetzte Plattform der Agentur storytile auf der Event-Webseite. Dort konnten die registrierten Teilnehmenden die beiden parallel stattfindenden Streams verfolgen, in die virtuellen Zoom-Workshops wechseln, den Chat und die Interaktionsmöglichkeiten ins Studio nutzen.

Wie sind Sie als Organisationsteam mit der Unsicherheit umgegangen?

Als Agentur sind wir agiles Arbeiten, organisatorische und technische Herausforderungen gewohnt. Es ist aber etwas anderes, wenn man alle zwei Monate das Grundkonzept der Veranstaltung so stark verändern muss. Mit der Baden-Württemberg Stiftung waren wir uns einig, dass es auch unter diesen besonderen Umständen eine hochwertige Veranstaltung werden muss. Ein Remote-Event mit technischen und qualitativen Unsicherheiten kam deshalb nie in Frage.

Wie kann man sich das konkret vorstellen? Hatten Sie einen konkreten Maßnahmenplan mit Möglichkeiten, je nach Inzidenzwert, und haben sich für Entscheidungen konkrete Deadlines gesetzt?

Größere Meilensteine konnten wir nicht setzen. Die Entscheidungen waren relativ kurzfristig, ganz ähnlich wie die Corona-Vorgaben aus der Politik. Schließlich wurden die Corona-Maßnahmen auch innerhalb weniger Tage eingeführt und darauf musste dann reagiert werden. Wir wussten, wie gesagt, erst 48 Stunden vor Aufbaubeginn, ob die Location öffnen darf. Als hundertprozentige Tochter des Landes hält sich die Baden-Württemberg Stiftung natürlich auch strengstens an alle Vorgaben. Die Location stand mit dem Ordnungsamt in Kontakt und hat regelmäßig das Hygienekonzept an die Vorgaben angepasst.

Stichwort Ticketverkauf und Monetarisierung: Zum Zeitpunkt des Wechsels von offline auf hybrid und dann online hatten Sie bereits Tickets verkauft, wie sind Sie mit Erstattungen und Änderungen umgegangen? Und wie haben sich die Ticketpreise verändert?

Wir wollten von Anfang an eine einfache und attraktive Ticketstruktur. Das heißt Early Bird, Normalticket und Studierendentarif. Da die Ticketverkäufe nur einen Teil der Event-Finanzierung ausgemacht haben, gab es bereits zu Beginn großzügige Stornierungsbedingungen. Bis Ende September konnte man Tickets zurückgeben oder umwandeln. Es war klar, dass die Verkäufe in dieser Zeit eher verhalten starten werden. Bei der Umwandlung von Hybrid- zu Online-Tickets haben wir allen Teilnehmenden nochmals sämtliche Möglichkeiten eingeräumt. Viele Stornierungen gab es zum Glück nicht.

Inwiefern hat Ihnen XING Events dabei geholfen?

Wir waren froh, dass XING Events ebenfalls sehr kulant war. Schließlich benötigten wir keine gedruckten Badges und Einlasskontrollen vor Ort mehr. Die Ticketverwaltung, die Erstattungen oder Umwandlung der Ticketkategorien funktioniert über den XING EventManager sehr gut. Und selbst wenn es mal einen komplizierten Einzelfall gab, konnten wir diesen mit Teilerstattung und Gutscheinen lösen.

Rückblickend betrachtet – sind Sie zufrieden mit dem rein digitalen Mission M 2020? Wie war die Rückmeldung der Gäste und Speaker·innen?

Absolut! Mein gesamtes Team und alle Verantwortlichen bei der Baden-Württemberg Stiftung haben einen großartigen Job gemacht. Das Feedback der Teilnehmenden und der Speaker·innen war durchweg positiv. Aber selbstverständlich lernt man bei einem solchen Event auch viele Dinge, die man beim nächsten Mal noch besser machen möchte. Beispielsweise kann man den Inhalt und Zeitplan einer Präsenz- oder Hybrid-Veranstaltung nicht eins zu eins in ein Online-Format übertragen. Das war uns aufgrund der Kurzfristigkeit nur eingeschränkt möglich.

Welche Tipps haben Sie für Veranstalter·innen, die in Bezug auf die Eventplanung 2021 gerade mit ähnlichen Unsicherheiten kämpfen?

Man muss mutig sein und auch unkonventionelle Wege gehen. Diese Zeit bietet Chancen und man kann viele Dinge ausprobieren. Niemand wird böse sein, wenn etwas nicht perfekt funktioniert. In den letzten zwölf Monaten sind so viele neue Formate und Ideen entstanden. Man muss aber auch weiterhin innovativ bleiben, damit sich bei den Teilnehmenden keine Müdigkeit über das ständig gleiche Format breit macht. Vor einem Jahr waren viele digitale Events etwas ganz Neues, doch die Menschen gewöhnen sich schnell daran. Die meisten Teilnehmenden von Mission M haben sich übrigens eine Hybrid-Veranstaltung für die Fortsetzung gewünscht. Bei uns in der Agentur liegt der Schwerpunkt aktuell auf digitalen Events – für den Herbst planen wir vorsichtig die ersten hybriden Veranstaltungen.

Vielen Dank Herr Keller für die ehrlichen Einblicke – sicher für viele unserer Leser·innen Mutmacher und Inspiration.

Sehr gerne, vielen Dank für das Gespräch!

Die Organisation des Mission M beweist eindrucksvoll, wie Eventplanung heutzutage funktionieren kann. Mit viel Flexibilität, Besonnenheit, Mut und Voraussicht. Weitere Hilfestellungen haben wir Ihnen außerdem in unserem Artikel „Umgang mit Unsicherheit: Offline-, Online-, überhaupt Events?” zusammengefasst.

XING Events Tipp: Flexibel bleiben und offline, online oder hybrid planen?

Das geht im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.

Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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