Virtuelle Events

Professionelle Livestream-Produktion: ein Muss für Online-Events? Gastbeitrag Danja Prahl / EventMobi

Als Online-Events durch die Corona-Pandemie über Nacht zum neuen Standard für Veranstaltungen wurden, herrschte erst viel Unsicherheit rund um das Thema. Doch inzwischen sind wir deutlich weiter: Neue Formate und Technologien sind dabei, sich zu etablieren, und es ist immer mehr Wissen in Form von Fallstudien oder Best Practices verfügbar.

Mit dieser zunehmenden Professionalisierung von Online-Events steigen auch die Erwartungen der Teilnehmenden. Denn es gibt nicht nur eine immer größere Zahl virtueller Events, die um die Zeit und Aufmerksamkeit ihres Publikums konkurrieren. Auch die Qualität dieser Events steigt stetig, weil mittlerweile größere Klarheit herrscht, was Teilnehmer·innen wirklich wollen und wie Veranstalter·innen diese Wünsche umsetzen können.

Einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg von virtuellen Veranstaltungen ist die Livestream-Produktion. Zu einer professionellen Produktion gehören zum Beispiel eine ausgezeichnete Bild- und Tonqualität, ein reibungsloser Übergang zwischen den Programmpunkten oder das Einblenden von Zwischentiteln, Logos oder Namen von Sprecher·innen. Das Produktionsniveau reicht dabei von einer simplen Videokonferenz bis zur aufwändigen Studioproduktion, je nach Anforderung des Events. Aber warum ist eine professionelle Livestream-Produktion eigentlich wichtig und welche Optionen eignen sich für welchen Veranstaltungstyp?
 

Warum der Livestream das Herzstück von Online-Events ist

Ein abwechslungsreiches, aktuelles Programm aus Vorträgen und Workshops war schon immer ein wichtiger Teil von Konferenzen und Tagungen. Doch bei vielen Präsenzveranstaltungen spielt die Fortbildung eine untergeordnete Rolle gegenüber Aspekten wie Netzwerken, dem persönlichen Austausch innerhalb der Branche und dem Ausbau von geschäftlichen Beziehungen. Bei virtuellen Events ist das (noch) anders. Das Online-Netzwerken funktioniert nach seinen eigenen Regeln, denn zufällige Begegnungen kommen in der gewohnten Form nicht mehr vor. Die leichteste Art und Weise, bei Online-Veranstaltungen ins Gespräch zu kommen, ist daher oft an das Programm geknüpft: Die meisten Plattformen für virtuelle Events haben eine Chat-Funktion, über die man sich während des Livestreams mit anderen austauschen kann. In der Regel lässt sich das Gespräch im Anschluss weiterführen, entweder über öffentliche Kanäle wie Diskussionsforen oder per Privatnachricht oder 1:1-Videochat. Es ist also wichtig, dass das Programm für Gesprächsstoff sorgt – durch relevante Themenauswahl, inspirierende Referent·innen und umsetzbare Erkenntnisse, die Ihre Teilnehmenden am Ende mitnehmen können.

XING Events Lesetipp: Networking bei Online-Events: so wird’s möglich

Mit professioneller Livestream-Produktion gegen „Zoom Fatigue“

Die beste Präsentation verliert jedoch ihren Zauber, wenn sie in mittelmäßiger Bild- und Tonqualität übertragen wird oder der Livestream zwischendurch hängt, weil die Internetverbindung im Home-Office der Sprecherin oder des Sprechers zu schwach ist. Während man sich bei einer Präsenzveranstaltung sicher sein kann, dass die Teilnehmer·innen vor Ort bleiben, ist es bei einem Online-Event leicht für Zuschauer·innen, jederzeit abzuspringen. Ihre Aufmerksamkeit dauerhaft zu behalten ist eine der größten Herausforderungen für Planer·innen von Online-Events. Denn die zahlreichen Videokonferenzen, die vielerorts die Arbeit aus dem Home-Office dominieren, haben zu einem Phänomen namens „Zoom Fatigue“ geführt: Offenbar sind wir die virtuellen Besprechungen über Zoom und ähnliche Tools inzwischen so leid, dass sich beim Anblick des typischen Gesichter-Clusters vor allem Müdigkeit und Langeweile bei uns einstellen. Ein Online-Event erfordert jedoch meist mehrere Stunden Aufmerksamkeit von den Teilnehmenden. Deshalb ist es wichtig, das virtuelle Programm so abwechslungsreich und interaktiv wie möglich zu gestalten. Eine Mischung aus verschiedenen Formaten empfiehlt sich, zum Beispiel Keynote-Vorträge, Breakout-Sessions in Kleingruppen, Paneldiskussionen und unterhaltsame Elemente wie Verlosungen oder interaktive Quizrunden.

Um die Aufmerksamkeit des Publikums hoch zu halten, sollten diese Programmpunkte auch optisch abwechslungsreich gestaltet sein. Die Benutzeroberfläche von Konferenz- oder Webinartools ist oft sehr generisch und lässt wenig Raum für eigenes Branding. Wenn Ihr Publikum also mehrere Stunden oder Tage am Ball bleiben soll, empfiehlt sich die Nutzung einer virtuellen Eventplattform, bei der Sie Ihren Zuschauer·innen auch wirklich etwas fürs Auge bieten können. Im Idealfall sollte Ihre Livestream-Qualität mit einer TV-Produktion mithalten können, beispielsweise durch eingeblendete Zwischentitel und Namen der Vortragenden, Bild-in-Bild-Technik, Einspieler wie Sponsorenbotschaften sowie Hintergründe im individuellen Design Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens.

Livestream-Produktion für virtuelle Konferenzen
EventMobi Livestream-Produktion für virtuelle Konferenzen
Livestream-Produktion für virtuelle Konferenzen
EventMobi Livestream-Produktion für virtuelle Konferenzen

Livestream-Produktion: Was beinhaltet das eigentlich?

Zu einer professionellen virtuellen Veranstaltung gehört nicht nur die notwendige Technik, sondern auch ein solider Ablaufplan, bei dem alle Beteiligten wissen, wann sie was zu tun haben – sei es der Moderator, die Referent·innen oder die Produzent·innen hinter den Kulissen. Wenn Sie erstmals ein Online-Event organisieren, kann es eine große Entlastung sein, hier ein erfahrenes Team hinter sich zu wissen. Entweder können Sie einen spezialisierten AV-Anbieter beauftragen, Ihre Veranstaltung für Sie zu produzieren, oder Sie achten bei der Wahl Ihrer virtuellen Eventplattform darauf, dass Livestream-Produktion ebenfalls angeboten wird. Dadurch sparen Sie Zeit bei der separaten Recherche eines eigenen Livestreaming-Anbieters.

Bei EventMobi haben wir in den letzten Monaten über 40.000 Stunden Online-Events mit unserem virtuellen Eventportal unterstützt. Dabei hat sich deutlich gezeigt: Ein Großteil der Kunden nimmt zusätzlich unsere Livestream-Produktion in Anspruch. Aber was ist eigentlich genau enthalten, wenn man einen solchen Produktionsservice bucht? Natürlich gibt es Abweichungen zwischen den Anbietern, aber üblicherweise umfasst der Service folgende Leistungen:

  • Ein·e persönliche·r Projektmanager·in unterstützt Sie bei der Planung der Veranstaltung, brieft die Referent·innen und überwacht den Ablauf des Live-Events
  • Ein·e Produzent·in führt vor der Veranstaltung einen Technik-Check mit Referent·innen und Moderator·innen durch, zeichnet Ihre Video-Inhalte auf (live oder im Voraus) und koordiniert die Live-Schaltung der einzelnen Referent·innen im Green Room. Programmpunkte können außerdem im Nachhinein als On-Demand-Version verfügbar gemacht werden
  • Bei Bedarf: Ein·e Designer·in gestaltet grafische Elemente für Ihr Livestream-Programm, wie Namen, Logos, Zwischentitel oder Sponsoren-Botschaften – konform mit Ihrem Branding
  • Bei Bedarf: Ihre Programmpunkte werden in einem professionellen Studio aufgezeichnet, inklusive Ganzkörperaufnahmen der Referenten und Moderatoren für ein Erlebnis in TV-Qualität

Brauche ich professionelle Livestream-Produktion für mein virtuelles Event?

Ob professionelle Livestream-Produktion für Ihre Online-Veranstaltung notwendig ist, hängt von der Art des Events ab. Natürlich spielt auch das Budget eine Rolle, jedoch zahlt sich die Investition in ein qualitativ hochwertiges Event-Erlebnis aus, zum Beispiel durch bessere Platzierungsmöglichkeiten Ihrer Sponsor·innen. Sind Ihre Teilnehmenden begeistert, wirkt sich das außerdem auf die Anmeldezahlen beim nächsten Mal aus. Dennoch müssen Sie nicht für jede Art von Online-Veranstaltung ein professionelles Produktionsteam anheuern. Die folgende Übersicht soll Ihnen einen ersten Eindruck geben, ob für Ihr virtuelles Event eine professionelle Livestream-Produktion empfohlen wird:

Kleine Online-Events mit begrenztem Programm und bis ca. 500 Teilnehmenden (z. B. interne Schulungen, Webinarreihen)

Für überschaubare Veranstaltungen, die höchstens einige Stunden gehen und ein lineares Programm bieten, reicht oft schon eine Videokonferenz- oder Webinar-Software wie Zoom oder GoToMeeting aus. Hiermit können Sie Referent·innen im Büro oder Home-Office einfach per Webcam und Headset aufzeichnen und live übertragen – auch ohne viel technisches Know-how. Eine professionelle Livestream-Produktion ist hier in der Regel nicht nötig.

Mittelgroße, ganz- oder mehrtägige Online-Veranstaltungen mit ca. 500–2500 Teilnehmenden und ggf. kostenpflichtigen Tickets (z. B. Fachkonferenzen, Jahresversammlungen)

Wenn Ihre Veranstaltungen einen oder mehrere Tage gehen und sich an ein größeres Publikum richten, wird professionelle Livestream-Produktion empfohlen. Einerseits gilt es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden dauerhaft zu halten, was durch eine hochwertige Produktion erleichtert wird. Andererseits ist es vor allem bei kostenpflichtigen Events wichtig, die hohen Erwartungen des Publikums zu erfüllen und einen echten Mehrwert zu bieten. Diese Events sind auch vom Organisationsaufwand her anspruchsvoller, weshalb die Entlastung durch ein erfahrenes Produktionsteam besonders hilfreich ist.

Große Online-Konferenzen mit über 2500 Teilnehmenden, komplexem Programm und höherpreisigen Tickets

Bei großen Konferenzen, die sich an ein Fachpublikum richten, ist eine professionelle Studioproduktion unverzichtbar, insbesondere aufgrund der höheren Ticketpreise. Solche Konferenzen haben in der Regel ein komplexes Programm mit parallel stattfindenden Sessions, weshalb hier ein erfahrener AV-Partner beauftragt werden sollte. Die Teilnehmenden erwarten ein hochwertiges Erlebnis in perfekter Bild- und Tonqualität, mit Übergängen, Einblendungen und Einspielern im Stil eines Fernsehprogramms.

Fazit: Das bringt professionelle Livestream-Produktion für Online-Events

Wenn Sie größere Online-Veranstaltungen für ein anspruchsvolles Publikum organisieren, führt an professioneller Livestream-Produktion kein Weg vorbei. Mittlerweile erwarten Ihre Gäste ein hochwertiges Programm in ausgezeichneter Bild- und Tonqualität, doch es gibt noch mehr Vorteile für Sie als Veranstalter·in: Insbesondere die Branding- und Sponsoring-Optionen durch individuelle Hintergründe, Zwischentitel, Logo-Einblendungen oder Werbeeinspieler eröffnen neue Möglichkeiten, Ihr Online-Event zu monetarisieren. Bei ganz- oder mehrtägigen virtuellen Veranstaltungen müssen Sie sich außerdem besonders in Zeug legen, damit Ihre Zuschauer·innen dauerhaft am Ball bleiben. Sorgen Sie also für ein inhaltlich und optisch abwechslungsreiches Programm mit Interaktionsmöglichkeiten, damit Langeweile gar nicht erst aufkommen kann!

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Danja Prahl Content Managerin, EventMobi

Als Content Managerin bei EventMobi in Berlin schreibt Danja Prahl über Veranstaltungsplanung und Eventtechnologie – sei es auf dem EventMobi-Blog oder in Form von kostenlosen eBooks oder Vorträgen auf (Online-)Veranstaltungen. Auf XING ist sie zu finden unter xing.com/profile/Danja_Prahl/.

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