Virtuelle und hybride Events

Professionelles Streaming von Hybrid-Veranstaltungen – 3 Tipps Gastbeitrag von Marc Tscharntke | Geschäftsführer Das Schaffenswerk

Das vergangene Jahr hat viele Unternehmen vor eine große Herausforderung gestellt: Wie kann ich trotz der Pandemie-Beschränkungen meinen Kund·innen meine Produkte und Inhalte interessant und informativ präsentieren? Anfangs noch eine Notlösung hat sich das Live-Streaming längst als spannende Alternative zu konventionellen Präsentationsmethoden etabliert. Gerade bei Hybrid-Veranstaltungen wie Hausmessen oder Pitches sind die Optionen aktuell so umfangreich wie selten zuvor.

Daher gilt es jetzt besonders, diese Möglichkeiten zu optimieren und für sich die ideale Streaming-Lösung zu finden. Und es gilt, kreative und unterhaltsame Lösungen zu entwickeln, um Zuschauer·innen und Kund·innen nicht nur zu informieren, sondern auch zu begeistern.

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Streaming einer komplexen Hybrid-Veranstaltung achten müssen und geben Ihnen die Top 3 Tipps für eine interessantere Online-Präsentation.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events planen – enormes Potential für Eventveranstalter
 

Ein professionelles Streaming ist wie eine Visitenkarte – zeigen Sie, wer Sie sind!

Eine Hybrid-Veranstaltung kann z. B. eine Hausmesse, ein Pitch oder eine Präsentation sein, bei der neben ausgesuchten Gästen und der Moderation nur wenige Zuschauer·innen anwesend sind. Zweck dieses Streamings ist es natürlich, trotz der geringen Besucherzahl eine möglichst große Zahl an Interessent·innen live oder re-live im Netz anzusprechen. Re-live bedeutet, dass der Beitrag auch nach der Live-Veranstaltung jederzeit abrufbar ist. Gerade diese Variante ist höchst interessant und zu selten genutzt, obwohl das ein perfekter Service für Ihre Kund·innen ist, die nicht live dabei sein konnten. Denn damit ermöglichen Sie es Ihren Kund·innen, Ihre Inhalte zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt bequem abzurufen.

Ein professionelles Streaming mit einem guten inhaltlichen Konzept und einer darauf abgestimmten technischen Ausstattung schafft Aufmerksamkeit und Mehrwert. Daher ist es hier dringend nötig, mit einer fachkompetenten und erfahrenen Medienproduktion oder Agentur zusammen zu arbeiten. Sie berät in puncto technischen Aufwands und Ablaufs. Denn gerade bei aufwändigem Streaming mit verschiedenen Liveschalten oder vorproduzierten Inhalten ist eine erfahrene Crew hinter der Kamera unverzichtbar.

Eine gute Vorbereitung ist daher essenziell. Hier die wichtigsten Tipps zur perfekten Vorbereitung:

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen!

Das A und O von technischer Seite ist eine schnelle Internetverbindung mit einer großen Bandbreite, mindestens 100Mbit Download und 50Mbit Upload sollten am Veranstaltungsort dafür schon zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Ablauf der Streaming-Veranstaltung in guter Qualität zu gewährleisten. Weniger Bandbreite führt dazu, dass im schlimmsten Fall der Stream nicht läuft.

Gerade zu bestimmten Tagen und Tageszeiten, wenn sich viele User im Netz bewegen, bricht die Internetleitung auch gerne mal zusammen. Wir haben festgestellt, dass solche Spitzenzeiten selbst vermeintlich gute Internetverbindungen in die Knie zwingen, wenn z. B. montagvormittags sehr viele Unternehmen ihre wöchentlichen Besprechungen online abhalten, oder ab 18.00 Uhr abends viele User von Streamingdiensten online gehen. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrem Agenturpartner beraten, was zu tun ist, wenn die Bandbreite nicht den Mindestanforderungen entspricht. Wir gehen zum Beispiel nie ohne eine Back-up-Lösung an den Start.

Ein gutes Konzept ist der Schlüssel zum Erfolg!

Egal, ob neues Produkt, Hausmesse oder internes Memo. Oder ob mit Moderation, Gästen und Live-Zuspielern. Ein professioneller Livestream oder das Streaming einer Hybrid-Veranstaltung ist erst einmal nur eine technische Möglichkeit, Ihre Kund·innen zu erreichen. Aber ohne ein interessantes inhaltliches Konzept wird aus dem Streaming schnell eine müde Präsentation. Wenn Sie Ihre Kund·innen begeistern wollen, brauchen Sie unbedingt ein paar gute Ideen, die Sie mit Hilfe einer Medienagentur wie Das Schaffenswerk erarbeiten können.

Dabei helfen diese grundlegenden Fragen, die VORAB geklärt sein müssen:

  • Was soll erreicht werden?
  • Wer soll die Inhalte präsentieren?
  • Wer wird aktiv zugeschaltet?
  • Wo findet die Veranstaltung statt?
  • Was muss eventuell vorproduziert werden?
  • Was wird live präsentiert?

Nicht an der Technik sparen!

Professionelles Streaming von Hybrid-Veranstaltungen – 3 Tipps: Streaming Set-up
Streaming Set-up der Verleihung des Eugen-Münch Preises als Hybrid-Veranstaltung.

Welche Videotechnik, Tontechnik und Streaming-Technik für das Live- oder Hybrid-Event zum Einsatz kommt, ist zum einen abhängig vom inhaltlichen Konzept und zum anderen von der Größenordnung der Veranstaltung. Und letztlich natürlich auch vom Budget.

Je mehr zugeschaltete und aktive Teilnehmende geplant sind und je mehr Datenquellen gestreamt werden sollen, desto aufwändiger ist auch die technische Ausstattung. Am gängigsten sind HD-Streamings mit Remotekamerasystemen oder auch personell besetzte HD-Kameras mit getrennter Tonaufzeichnung. Bildauflösungen wie 4K oder auch QFHD erfordern eine wesentlich höhere Bandbreite und ist daher eher selten im Einsatz. Es gilt: Nicht am falschen Ende sparen!

Es ist sinnvoll, lieber mehr in Technik oder Personal zu investieren oder in redundante Back-up-Systeme, als zu knapp zu kalkulieren. Nicht vergessen: Eine unterhaltsame und inhaltlich relevante und technisch einwandfreie Streaming-Veranstaltung sind auch ein Imagegewinn und eine gute Werbung fürs Unternehmen.

Welche Streaming-Portale gibt es?

Für die interne und externe Kommunikation über Videostreaming gibt es inzwischen eine Vielzahl von Anbietern im Internet zu finden, wie z. B.: Webex, Zoom, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting und viele andere mehr. Manche sind bis zu einem bestimmten Nutzungsgrad kostenlos, andere sind von Haus aus kostenpflichtig. Welcher Anbieter für das Livestreaming einer Veranstaltung geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Lieber mehr als weniger Personal!

Da gilt die Regel: lieber eine Fachkraft mehr, als am falschen Ende zu sparen.

Eine professionelle Crew bei einer Hybrid-Veranstaltung besteht idealer Weise aus einem Streamingoperator, einer oder einem Streamingtechniker·in und mindestens einem Kameraoperator. Aufgrund der komplexen Abläufe (diverse Zuspieler, Live-Schaltungen zu nicht anwesenden Speakern etc.) empfehlend wir dringend ebenfalls eine Ablaufregie. Diese koordiniert die technischen Aspekte, leitet die Moderation an und gibt Anweisungen zu zeitlichen Abläufen. Eine gute Ablaufregie ist das Herz hinter der Produktion, sie ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und nimmt somit die Last von den Schultern der Veranstalter·innen.

Bei aufwändigeren Produktionen kommen noch Tontechniker·in, Maske, Aufnahmeleitung, Beleuchtungstechniker·in und bei Hybridveranstaltungen eine Ablaufregie dazu.

Professionelles Streaming von Hybrid-Veranstaltungen – 3 Tipps: Studio Set-up
Studio Set-up der Verleihung des Eugen-Münch Preises als Hybrid-Veranstaltung.

Der nächste Schritt – wie man Online-Veranstaltungen spannender gestalten kann

Sind all die technischen und personellen Aspekte der Hybrid-Veranstaltung oder des Live-Streamings geklärt, ist es an der Zeit sich den kreativen Aspekten des Streamings zu widmen. Denn hier schlummern ungeahnte Möglichkeiten.

Aber die rein virtuelle Kommunikation birgt auch viele Gefahren. Selbst bei klassischen Präsentationen oder Veranstaltungen ist es eine hohe Kunst, seine Zuschauer·innen und Zuhörer·innen über einen längeren Zeitraum zu unterhalten. Jeder von uns kennt die Situation, in der man sich als Teilnehmer·in wünscht, dass der PowerPoint-Vortrag doch bitte ein baldiges Ende finden möchte. Noch schwieriger ist es in der aktuellen Situation. Die Aufmerksamkeitsspanne ist bei den vielen Streaming-Veranstaltungen oder Online-Vorträgen erheblich strapaziert.

Hier ein Ausschnitt aus einer Studie, berichtet vom Presseportal am 15.09.2020:

Der Corona-Lockdown im Frühjahr sowie die Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Home-Office haben Online-Meetings auch in Deutschland zum Durchbruch verholfen. Allerdings räumen zwölf Prozent der Arbeitnehmer ein, schon einmal während einer digitalen Besprechung eingenickt zu sein. Hinzu kommt, dass 61 Prozent der jüngeren Arbeitnehmer parallel zur digitalen Besprechung private Mails beantworten. Und 43 Prozent in der Altersgruppe zwischen 18 und 34 Jahren lästern im Chat gern auch mal über andere Meeting-Teilnehmer. Das sind Ergebnisse der Studie „Digitale Meeting-Kultur". Die auf Virtual und Augmented Reality spezialisierte NeXR Technologies SE hat dafür im August mehr als 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland befragt.

Die Studienergebnisse legen nahe, dass die Teilnehmer von Online-Konferenzen nicht besonders involviert sind – vor allem Jüngere lassen sich schnell ablenken. So gaben 61 Prozent der 18- bis 34-Jährigen an, während laufender Online-Meetings nebenbei auch private Mails zu beantworten oder im Netz zu surfen. Von den 35- bis 54-Jährigen sind es nur 43 Prozent, in der Generation 55plus sogar nur 27 Prozent. Jeder zweite Arbeitnehmer erledigt parallel zur Online-Veranstaltung auch andere berufliche Aufgaben. Auch hier zeigten die Jüngeren wieder eine besondere Tendenz zum – in diesem Falle unerwünschten – Multitasking.

Die große Chance, Inhalte spannender zu machen.

Nutzen Sie die vielen technischen Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation: virtuelle Räume, Grafiken oder Schriften, die über Keys eingefügt werden. Das „Spielen“ mit den optischen und technischen Möglichkeiten führt zu mehr Aufmerksamkeit bei Teilnehmenden und Kund·innen.

Tipp 1: Setzen Sie kreative Technik ein.

Gerade bei voraufgezeichneten Elementen sorgen Sie hier für ein echtes Highlight und für eine maximale Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Kund·innen. Auch die richtige Wahl des Hintergrundes für die Präsentation kann entsprechend des Konzeptes optimiert werden. Warum z. B. nicht spezielle Inhalte vor einer Greenbox voraufzeichnen, um den Eindruck eines virtuellen Studios zu erzeugen? Wir bieten sogar mittlerweile komplettes Streaming in der Greenbox an.

All das ist der Bereich, wo Medienagenturen und Filmproduktionen wie Das Schaffenswerk mit ihrem Know-how helfen und unterstützen können. Wir entwickeln ständig Ideen und Konzepte für unsere Kunden mit dem Ziel, die ungeteilte Aufmerksamkeit beim Betrachter zu gewinnen.

Professionelles Streaming von Hybrid-Veranstaltungen – 3 Tipps: Inhaltliche Gestaltung
Ein weiteres Beispiel dafür, wie Inhalte optisch spannender gestaltet werden könnten.

Tipp 2: Bereiten Sie komplexe Themen visuell auf.

Nicht jedes Thema eignet sich dazu, es rein sprachlich zu beschreiben oder zu erklären. Auch eine PowerPoint-Präsentation ist da schnell am Limit (und außerdem meist wenig unterhaltsam). Mittlerweile lassen sich komplexe Inhalte spielend leicht mittels Animationen oder einem kurzen Erklärvideo visualisieren. Der Vorteil: Aufgrund des kurzen Wechselns des Präsentationsmediums (von Sprache zu Bild und Ton) steigt sofort wieder die Aufmerksamkeit der Zuschauer·innen. Wir schlagen also quasi zwei Fliegen mit einer Klappe: Der Inhalt ist klarer und verständlicher präsentiert und unsere Kund·innen sind aufmerksam und motiviert bei der Sache.

Tipp 3: Geben Sie der Präsentation ein Thema!  

Egal, welche Art der Präsentation wir mit unseren Kund·innen planen. Ob Hausmesse, Pitch oder Schulung, ein Thema steht bei uns immer im Vordergrund. Unter dem Thema verstehen wir ein durchgängiges Motiv, ein wiederkehrendes Element. Dieses zieht sich meistens grafisch durch die gesamte Präsentation. Typische Beispiele dafür sind z. B. eine Intro-Animation, Trenner-Elemente oder eine schöne Logoanimation, die auf der gleichen visuellen Idee aufbauen. Diese Animationen könnte auch z. B. auf einem Monitor hinter dem Moderator laufen, wenn es gerade keine anderen Inhalte zu sehen gibt.

Letztlich macht dieses konsequent durchgezogene Thema die Präsentation professioneller, wertiger und komplexer. Und damit erzielen Sie bei Ihren Kund·innen einfach mehr Wertschätzung und Aufmerksamkeit.

XING Events Lesetipp: 7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen​​​​​​

Fazit

Wer als Unternehmer·in im letzten Jahr mit den Möglichkeiten digitaler Kommunikationsmittel sein Unternehmen am Laufen gehalten hat, wird sicher bemerkt haben, dass das vielleicht noch etwas hakt, aber im Prinzip funktioniert. Es ist die Zukunft und hilft, die Bekanntheit und den Erfolg des Unternehmens zu verbessern.

Ein Beispiel aus der Kultur: Die bayerische Staatsoper hat im letzten Jahr neue Onlineformate entwickelt, um die Kultur am Leben zu erhalten und das Publikum zu unterhalten. Dafür ist sie mit dem Preis „Deutscher Preis für Onlinekommunikation 2021“ ausgezeichnet worden.

Ein Beispiel aus der Messelandschaft: Die allermeisten Messen der Jahre 2020 und 2021 sind wegen Corona ausgefallen. Die Frankfurter Buchmesse 2020 konnte nur digital stattfinden. Hier ein paar Zahlen dazu.

Aber es ist an der Zeit, aus der Notlösung eine Chance zu machen. Gehen Sie den nächsten Schritt und zeigen Sie Kreativität.

XING Events Tipp:

Erfahren Sie mehr über die Planung und Organisation von Online-Events in unserem kostenlosen Whitepaper. 

Marc Tscharntke Geschäftsführer, Das Schaffenswerk

Zusammen mit dem erfahrenen Kameramann Gerald Fritzen führt Marc Tscharntke seit zehn Jahren die Filmproduktionsfirma und Medienagentur Das Schaffenswerk aus München. Das Schaffenswerk bietet das gesamte filmische Portfolio, vom viralen Internet-Spot bis zum Imagefilm, Werbung oder Live-Stream. Und das als ganzheitliches kreatives Konzept oder Auftragsproduktion. Das Schaffenswerk bietet besonders kreative Lösungen „out of the Box“ maßgeschneidert für seine Kunden.
 

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