Virtuelle Events

Stichwort Monetarisierung: Auch Online-Events sind ihr Geld wert

Bettina Knauer

Die Gretchenfrage für viele Eventmanager lautet wohl gerade: „Soll ich meine Online-Events kostenpflichtig anbieten oder nicht?” Darauf gibt es wie so oft keine eindeutige Antwort, allerdings ein paar gute Gründe für sowohl die eine als auch die andere Variante, die wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen. Eines sei vorweggenommen: Die Argumente für eine Bepreisung überwiegen. Wie und in welcher Höhe diese umgesetzt werden kann, zeigen wir Ihnen am Ende des Beitrags.
 

Was spricht für kostenfreie Online-Events?

Produktvorstellung und Leadgenerierung

Meist die Hauptmotivation für kostenfreie Online-Events: Produkte vorstellen und wertvolle Leads für Ihr Unternehmen und so letztendlich Umsatz generieren. Hier versteht es sich von allein, dass Sie Ihre Marketingaktivitäten unentgeltlich für die Teilnehmer anbieten. Denn wer ist schon gern auf einer Werbeveranstaltung, die er selbst bezahlen soll?

Reichweite und Aufmerksamkeit

Ob Sie nun wertvolle und möglichst zahlreiche Leads generieren wollen oder ob Ihr Event gut gefüllt sein soll, beides spricht eher für die kostenfreie Variante.

Falls Ihnen gerade kein Beispiel für eine Veranstaltung einfällt, bei der es nur auf die Reichweite ankommt, denken Sie einmal an die vielen Events, die mit einer bestimmten Botschaft durchgeführt werden – beispielsweise im Auftrag von öffentlichen Institutionen, die auf gesellschaftlich relevante Themen aufmerksam machen wollen.

Customer Journey und Conversion

Paywalls stellen – wie der Begriff schon sagt – zunächst eine Eintrittsbarriere zu Ihrem Event dar. Zum einen, weil jede Zahlungsaufforderung Menschen noch einmal darüber nachdenken lässt, ob sie dies oder jenes wirklich konsumieren möchten, zum anderen, weil sie bei virtuellen Events einfach einige Klicks mehr ausführen müssen. Aus gutem Grund versuchen Onlineshops, Anmeldeportale, Event-Registrierungen und viele mehr, die Customer Journey stets kurz zu halten. Vereinfacht gesprochen gilt hier: Je weniger Klicks, desto geringer die Abbruchquote.

Allerdings gibt es auch zahlreiche gute Gründe, warum Sie Ihre Events mit einem Preisschild versehen sollten. Schon der Volksmund weiß seit langer Zeit: „Was nichts kostet, ist nichts wert.“ Schauen wir uns daher auch die Gründe für kostenpflichtige Online-Events an.

Was spricht für Ticketpreise und Anmeldegebühren?

Content kostet Geld

Wer eine klassische Weiterbildung bucht und besucht, ist es gewohnt dafür Geld zu bezahlen. Warum sollte das online plötzlich anders sein und warum sollten Sie Ihre Teilnehmer daran überhaupt gewöhnen? Denn natürlich besteht das Risiko, dass Teilnehmer nach zahlreichen kostenlosen Online-Events am Ende nicht mehr bereit sind, Geld für Ihre Offline-Events auszugeben. Wer wirklich Inhalte vermittelt und gute Referenten einsetzt, der sollte seine virtuellen Events also auch kostenpflichtig anbieten. Allerdings dürfen die Inhalte dann nicht werblich sein, sprich: Die Leadgenerierung steht hier nicht im Vordergrund.

Mehrwert kostet Geld

Interaktion, Networking, Weiterbildung – all das ist auch online möglich, das haben die letzten Wochen gezeigt. Zusätzlich kommen die Teilnehmer mit Personen zusammen, die sie auf einem regionalen Offline-Event vermutlich nicht getroffen hätten und das bei weniger Reise- und Zeitaufwand. Dieser effiziente und effektive Konsum von Inhalten darf gern bepreist werden.

Eventmanagement kostet Geld

Darauf müssen wir Sie wahrscheinlich gar nicht aufmerksam machen – Sie wissen es selbst am besten, vielleicht ahnen es Ihre Teilnehmer oder Ihre Auftraggeber allerding noch nicht: Auch virtuelle Events verursachen Kosten! Darunter fallen beispielsweise die Technik, das Konzept, die Planung, Referenten und vielleicht auch reale Präsente, die Sie Ihren Teilnehmern nach Hause oder ins Büro senden. Zusätzlich ist der reine Planungsaufwand bei Online-Events ist mindestens so hoch wie bei Onsite-Events und das Referentenbriefing ist deutlich aufwändiger.

Events sind Einnahmequellen

Egal ob für Unternehmen, für Verbände und Vereine, für Verlage, für Seminarveranstalter, für Kulturbetriebe und so weiter – für sie alle gilt: Events sind eine wichtige Einnahmequelle. Fallen die Onsite-Events weg, bleibt vielen gar nichts anderes übrig, als die virtuellen Events zu monetarisieren. Sind die Teilnehmer im Nachgang zufrieden, ist das eine wertvolle Chance, kostenpflichtige Online-Events dauerhaft in das Veranstaltungsportfolio zu integrieren. Analysieren Sie dafür Ihre Zielgruppe und überlegen Sie, ob es sogar Sinn macht, unterschiedliche Preiskategorien aufzustellen.

Preise reduzieren die No-Show-Rate

Sie kennen das Phänomen sicherlich von Ihren Onsite-Events: Die No-Show-Rate. Schon durch die Einführung eines symbolischen Preises von beispielsweise 19,90 Euro erhöhen Sie die Verbindlichkeit der Teilnahmezusage enorm. Es gibt übrigens außerdem bereits Veranstalter virtueller Events, die eine Stornogebühr von Teilnehmern, die online nicht erschienen sind, verlangen.

Was dürfen virtuelle Events kosten?

Die zweite spannende Frage nach „ob“ virtuelle Events etwas kosten dürfen, lautet „was” dürfen sie kosten? Hierzu möchten wir Ihnen einige Ansätze für die Preisfindung vorstellen.

Kostenbasierter Ansatz

Ausgehend von den Gesamtkosten für Ihr virtuelles Event schätzen Sie die zu erwartende Teilnehmerzahl und dividieren die Gesamtkosten durch die Teilnehmerzahl. Zugegeben, in dieser Formel verbergen sich gleich zwei Unbekannte. Doch mit ein wenig Übung bei virtuellen Events werden Sie schnell Erfahrungswerte sammeln und den für Sie passenden Preis finden.

Alternativ können Sie auch grob schätzen, dass Ihr virtuelles Event beispielsweise circa 70 Prozent Ihres Onsite-Events kosten wird und die Kosten für die Teilnahme daran um den gleichen Prozentsatz reduzieren. Übrigens auch ein spannender Ansatz für hybride Events, wo Sie online und offline getrennt voneinander betrachten können.

Nutzenorientierter Ansatz

Fragen Sie sich, welchen Nutzen der Teilnehmer bei Ihrem virtuellen Event erhält. Die reine Weiterbildung bleibt oftmals bestehen, während die Kaffeepausen und weitere Cateringleistungen entfallen. Gleichzeitig können Sie in bestimmten Ticketkategorien Extras wie einen Campfire Talk mit Experten anbieten und diese aufgrund des Mehrwerts zu einem höheren Preis verkaufen.

Bedenken Sie bei dieser Sichtweise, dass einzelne Leistungen Sie oftmals mehr kosten als sie dem Einzelnen tatsächlich wert sind. Andererseits spart auch Ihr Teilnehmer Kosten durch die entfallenden Anreise- und Übernachtungskosten und hat so ein wenig mehr Budget frei.

Freiwilliger oder spendenbasierter Ansatz

Dieser Ansatz geht in die Richtung des zuvor beschriebenen und rückt den Nutzen der Eventteilnahme in den Fokus. Der Unterschied besteht darin, dass Sie keinen festen Betrag nennen, sondern der Teilnehmer freiwillig die Höhe des Entgelts festlegt.

Freemium-Modell

Der Kompromiss aus kostenfrei und kostenpflichtig nennt sich freemium – abgeleitet aus „free“ und „Premium“. Bei dieser Variante bieten Sie einige Teile Ihres Events kostenfrei an und andere wiederum kostenpflichtig. So verbinden Sie die Vorteile beider Preismodelle.

Wie hoch Sie den Premium-Anteil bepreisen hängt davon ab, wie groß Ihre Zielgruppe und wie preissensibel diese ist. Denken Sie einmal an die Anbieter kostenfreier Software: Die Gratisnutzung führt zu einer enormen Reichweite, sprich Nutzung des Tools, bei nur sehr geringen Markteinführungskosten. Bei Anbietern wie diesen reicht oftmals ein sehr geringer zusätzlicher Preis, um dennoch kostendeckend arbeiten zu können, weil sie einfach eine sehr große Zielgruppe und relativ geringe Fixkosten haben.

Wie lassen sich Online-Events monetarisieren?

Ganz gleich, für welches Preismodell Sie sich entschieden haben, nutzen Sie nun ein professionelles Tool zur Abwicklung Ihrer Ticketverkäufe. Am besten kombinieren Sie dabei den Anmelde- und den Zahlungsprozess, beispielsweise mithilfe des XING EventManagers.

Innerhalb einer einzigen Plattform können sich die Teilnehmer für Ihr virtuelles Event anmelden, die passende Ticketkategorie auswählen sowie die Zahlung vornehmen. Automatisiert erhalten sie anschließend die Buchungsbestätigung inklusive Einwahldaten zum Event und eine Rechnung, die auch zur Vorlage beim Finanzamt geeignet ist. So gewährleisten Sie als Eventveranstalter automatisierte und korrekte Anmeldeprozesse für Ihre Teilnehmer sowie eine Arbeitsentlastung für die Kollegen im Eventmanagement oder in der Buchhaltung.

XING Events Lesetipp: Monetarisierung mit Hilfe von Videohosting-Plattformen

XING Events Lesetipp: Monetarisierung dank Sponsoren- und Ausstellereinnahmen

Fazit

Wollen Sie virtuelle Events monetarisieren, haben Sie zahlreiche Möglichkeiten: Von Ticketpreisen über Sponsoringeinnahmen bis hin zur späteren Vermarktung über Videohosting-Plattformen. Grundsätzlich gilt, kostenfreie Events generieren Reichweite und Leads für Sie, während kostenpflichtige Events unbedingt einen inhaltlichen Mehrwert bieten müssen. Welches Preismodell Sie dabei konkret wählen, hängt unter anderem von der Größe und der Preissensibilität Ihrer Zielgruppe ab sowie von den Kosten, die bei Ihnen für die Durchführung des virtuellen Events entstehen. Doch heruntergebrochen ist es ganz einfach: Guter Content kostet Geld. Das kennen wir alle von der Paywall für Qualitätsjournalismus, vom Amazon Prime Angebot oder anderen Digitalabos.

XING Events Tipp: Bei unserer Online-Registrierung haben Sie die Wahl aus zahlreichen Features und umfangreicher Zahlungsabwicklung!

  • Die direkte Anbindung von Registrierung und Ticketshop an ein Online-Events-Tool Ihrer Wahl? Dank der neuen Integrationen von XING Events kein Problem – hier managen Sie alles auf einer Plattform! Mit wenigen Klicks im XING EventManager steht die Verknüpfung. 
  • Mehrere Ticketkategorien oder Gutschein-Codes? Die Abfrage bestimmter Teilnehmerdaten zur Leadgenerierung? Double-Opt-In beispielsweise für Newsletter-Anmeldungen? Wartelisten? Verschiedene Sprachen und Währungen? Das und noch viel mehr leisten die Features unserer Online-Registrierung! Damit gestalten Sie die Anmeldung für Ihr Online-Event ganz nach Ihren Wünschen!
  • Zahlungsabwicklung, Stornierung, Rücküberweisung? Auch das managen wir für Sie! Entscheiden Sie einfach, wie Ihre Teilnehmer bezahlen und bis wann sie stornieren dürfen. Und das Beste daran: Alle Stornierungen und auch die Rücküberweisungen für Sie sind kostenlos. Zusätzlich zahlen wir Ihnen alle Ticketumsätze am Anfang jedes Monats aus!
  • Ihre Teilnehmer sind auf mehreren Kanälen unterwegs? Auch kein Thema! Einfach auf unserer Plattform Ihr Anmeldeformular oder Ihren Ticketshop anlegen und dann direkt auf der XING Eventseite, Ihrer Website und App oder Facebook einbinden.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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