Virtuelle Events

Technik und Tools für Ihre nächste virtuelle Veranstaltung

Event-Plattformen und Streaming-Anbieter für virtuelle Veranstaltungen haben wir Ihnen schon viele vorgestellt. Doch die allein reichen oft nicht für den Event-Erfolg. Denn wahrscheinlich wollen Sie auch Tickets verkaufen, die Teilnehmenden untereinander vernetzen und Ihren Regieplan im Griff behalten? Wie Ihnen all das gelingt und welche Tools Sie dafür einsetzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
 

Die Kombination macht’s

Bevor wir Ihnen einige Anbieter für Ihre nächste virtuelle Veranstaltung vorstellen, wollen wir auf deren Kombination eingehen. Denn letztendlich ist es so: Alle Lösungen sollten im Idealfall ineinandergreifen und möglichst automatisiert benötigte Daten austauschen. Gerade bei virtuellen Events ist das deutlich leichter realisierbar als bei Präsenzevents. Ersparen Sie sich selbst und Ihren Gästen manuelle Übertragungsarbeiten und vermeiden Sie Tool- und Medienbrüche. Verschicken Sie also beispielsweise keine Anmeldelisten aus Ihrer Teilnehmermanagement-Software per E-Mail an Ihren Event-Plattform-Anbieter und wieder zurück. Fragen Sie nach Schnittstellen über Anbieter wie Zapier oder lassen Sie sich eine von Ihren IT-Spezialisten bauen.

Einladungen und digitales Teilnehmermanagement

Vor allem für virtuelle Events sollten Sie auch online einladen, weil Sie so einen Medienbruch verhindern und die Anmeldequote verbessern. Nutzen Sie für die Einladungen per E-Mail am besten professionelle Newsletter Tools. Das vereinfacht die Gestaltung der Mails und die Zielgruppen-Segmentierung. Wenn Sie automatisierte Kampagnen erstellen und versenden können, ist sogar eine gezielte Ansprache potenzieller Teilnehmer·innen möglich. Möglich sind dann zum Beispiel E-Mails an Personen, die auf einen bestimmten Link geklickt oder den Anmeldeprozess abgebrochen haben. Bekannte und beliebte Newsletter-Tools sind unter anderem Sendinblue, Mailchimp, CleverReach, rapidmail oder GetResponse.

Natürlich können Sie Ihre Gäste auch über Tools fürs Teilnehmermanagement einladen. Im XING EventManager ist die Newsletter-Funktion beispielsweise direkt integriert. Außerdem profitieren Sie von der Anbindung an XING und erreichen so mehr als 18 Millionen potenzielle Gäste. Eine besonders effektive Einladungsfunktion erhalten Sie hier mit einer Event Plus Seite, die es Ihnen erlaubt, Interessenten erneut auf Ihr Event aufmerksam machen. Mehr dazu hier.

Die Newsletter-Funktion im XING EventManager
Die Newsletter-Funktion im XING EventManager

Im Kern erleichtert Ihnen ein digitales Teilnehmermanagement die Verwaltung Ihrer Teilnehmerdaten und das sowohl für einzelne Sessions als auch das gesamte Rahmenprogramm. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie die Anmeldungen in Excel-Listen manuell gepflegt haben. Und auch Ihr Ticketing, die Zahlungsabwicklung und Stornierungen lassen sich über solch ein Tool abwickeln.

XING Events Lesetipp: Effektives Marketing: So erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Ihr Event

Networkingtools

Wir können es gar nicht oft genug betonen: Networking ist einer DER Gründe, warum Menschen Ihr Präsenz- oder virtuelles Event zu besuchen. Im digitalen Raum brauchen Sie dafür unbedingt die passenden Tools. Viele Event-Plattformen haben bereits Networking-Funktionen wie Text- und Videochats integriert. Ist das bei Ihrer favorisierten Lösung noch nicht der Fall, können Sie oftmals mit nur wenigen Klicks ein separates Tool einbinden. Für Textchats untereinander oder in Gruppen eignen sich Lösungen wie LiveChat, tawk.to oder Rumbletalk. Sollen sich die Teilnehmenden sehen, benötigen Sie eine 1:1 Videokonferenz-Lösung.

Interaktionstools

Während Networking Besucher·innen anzieht, ist Interaktion DER Grund, warum sie dabei bleiben. Auch dafür haben zahlreiche Event- und Messe-Plattformen bereits Funktionen integriert. Reichen Ihnen die angebotenen Features nicht aus oder haben Sie eigene Wünsche und Ideen, können Sie separate Interaktionstools einbinden. Bekannt sind die kostenfreien Klassiker wie sli.do und Mentimeter. Soll es ausgefeilter und umfangreicher sein, schauen Sie sich einmal die Lösungen von teambits, TEDME oder VOXR an.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Tools für Ihre Regieplanung

Die Klassiker unter den Tools für die Regieplanung sind Excel und WhatsApp – zumindest in der Praxis. Beide sind zwar nie dafür konzipiert worden, lassen sich aber sehr einfach und schnell für die minutiöse Planung und die schnelle Abstimmung hinter den Kulissen einsetzen. Ein Profitool für die Regie von virtuellen Veranstaltungen kommt vom Schweizer Anbieter colada und heißt colada.scripts. Damit planen Sie browserbasiert alle Schritte Ihres Events und können mit mehreren Personen in Echtzeit daran arbeiten. Ein Timer, der die verbleibende Redezeit der remote zugeschalteten Speaker·innen anzeigt, ist ebenfalls in dem Regietool enthalten.

Tools zur Kollaboration

Kollaboratives Arbeiten und Brainstormen im digitalen Raum kann ohne das passende Tool sehr anstrengend sein. Hierfür möchten wir Ihnen Tools wie Miro, Mural, Google Docs oder Canva ans Herz legen. Notizen und Skizzen fertigen Sie hier während der Online-Session ganz einfach, für alle sichtbar und editierbar an. Daneben gibt es auch Event-Plattformen, die ein digitales Whiteboard zur Zusammenarbeit integriert haben. Seit kurzem beispielsweise Cisco Webex.

Fazit

Neben Ihrer eigentlichen Event-Plattform gibt es zahlreiche Tools, die Sie sinnvoll in den Eventprozess einbinden sollten. Dazu zählen unbedingt eine professionelle Lösung für Ihr Teilnehmer- und Einladungsmanagement sowie Networking- und Interaktionstools. Achten Sie bei der Auswahl der Software auf deren Kombinationsmöglichkeiten und sorgen Sie für Schnittstellen zwischen den Lösungen. So vermeiden Sie manuelle Doppelarbeit und Brüche in der User-Experience.

Wie Sie zum Online-Event Profi werden? In unserem Whitepaper finden Sie’s heraus! In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close