Virtuelle Events

Teil 1: Wie Sie virtuelle Events, Messen und Konferenzen organisieren

Bettina Knauer

Auch für die Planung virtueller Events benötigen Sie Organisations- und Marketing-Know-how. Einige Aspekte der Planung virtueller Events unterscheiden sich dabei von realen Events onsite. Beachten Sie diese, dann begeistern Sie auch mit Ihren virtuellen Meetups, Konferenzen und Messen Ihre Teilnehmer. Mit unserer Reihe „Wie Sie virtuelle Events, Messen und Konferenzen organisieren” wollen wir Ihnen genau dafür praktische Tipps an die Hand geben.

In diesem ersten Teil widmen wir uns der Vorbereitung, Teil 2 dreht sich inhaltlich um die Umsetzung einer Online-Veranstaltung.
 

Die Grundlagen der Veranstaltungsplanung

Obwohl oder gerade, weil Ihre Veranstaltung virtuell stattfinden wird, müssen Sie die Grundlagen der Veranstaltungsplanung beherrschen. Wenn es Ihnen so geht wie den meisten Eventplanern, dann gehört das sowieso schon zu Ihren Kernkompetenzen. Vertrauen Sie auf diese und bestehen Sie darauf, die Basics intern und extern mit allen wichtigen Akteuren zu klären, bevor Sie in die weitere Vorbereitung einsteigen.

Das Ziel

Das Ziel ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt von realen und virtuellen Veranstaltungen und zugleich wird es oftmals gar nicht hinterfragt. Dabei ist es so wichtig, dass Sie wissen, was Sie erreichen wollen, denn darauf bauen die komplette weitere Planung und die Durchführung Ihres Events auf. Denken Sie daran, smarte Ziele festzulegen, also welche die spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sind. Sollte sich beispielsweise Ihr Auftraggeber partout auf kein Ziel festlegen lassen, setzen Sie sich zumindest selbst eines.

Das Konzept

Was für reale Events gilt, trifft auch auf virtuelle Events zu: Das Ziel bestimmt das Konzept und dieses müssen Sie kennen, bevor Sie Tools oder Dienstleister auswählen können. 

In der analogen Welt kennen sich die meisten Eventmanager hervorragend aus – die unheimlich große Anzahl und Variationsbreite von Videokonferenz-Tools erscheint jedoch zunächst einmal erschlagend. Haben Sie jedoch festgelegt, ob Ihr virtuelles Event eher einen Networking-Charakter haben, die Präsentation eines neuen Produktes übernehmen oder ein Schulungsangebot darstellen soll, fällt Ihnen die Auswahl gleich viel leichter.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

Ihre Zielgruppe

Denken Sie an Ihre Zielgruppe bevor Sie Ihr virtuelles Event planen. Wie internetaffin ist diese? Wer bisher kaum in den sozialen Medien unterwegs war, tut sich mit der Bedienung von Konferenztools etwas schwerer. Haben Sie jedoch eine Zielgruppe, die konstant online ist und möglicherweise viel Zeit mit Videospielen verbringt, können und müssen Sie ganz andere Erlebniswelten aufbauen. Ein frontales Webinar wird letztere kaum begeistern.

Onsite und virtuelle Events sind unterschiedlich

Wahrscheinlich haben auch Sie bereits an virtuellen Events teilgenommen und gemerkt, dass sich diese von Onsite Events unterscheiden. Während der Reise- und Zeitaufwand deutlich geringer ist, kommt Networking auf virtuellen Events häufig viel zu kurz und Inhalte müssen anders präsentiert werden. Da Networking und Weiterbildung die zwei zentralen Gründe für den Besuch eines Events überhaupt sind, sollten Sie auf deren Umsetzung besonders achten. Folgende Ideen können Ihnen dabei helfen:

Kurz schlägt lang und Abwechslung erfreut. 

Wer sitzt schon gern stundenlang vor seinem Rechner? Kürzen Sie daher beispielsweise Ihre Sessions von 45 Minuten auf acht Minuten Vortrag und 8 Minuten Fragerunde. Bieten Sie außerdem unterschiedliche Themen an – so erhöhen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer.  

Konzentrierte Weiterbildung.

Virtuelle Veranstaltungen eignen sich hervorragend für die Vermittlung von neuem Wissen und Inhalten. Denken Sie daran, die Teilnehmer stets aktiv in Ihre Vorträge einzubinden. Fassen Sie das Gelernte zusammen, vergewissern Sie sich, ob es Fragen gibt und bauen Sie kleine Wissensquizz ein. Dies können Sie mit einem professionellen Interaktionstool umsetzen und dabei Punkte für die Teilnehmer vergeben. Manch ein Konferenztool-Anbieter hat dafür eine integrierte Zertifikatsvergabe. 

Richten Sie Networkingbereiche ein.

Wählen Sie Tools, die Breakout Sessions und 1:1 Videogespräche ermöglichen und bewerben Sie diese aktiv. Holen Sie sich auch ein paar Protagonisten ins Boot, die deren Nutzung vormachen.

Bringen Sie mehr als eine Stimme vor die Kamera.

Ein Moderator, ein Gespräch mit zwei Experten, eine virtuelle Podiumsdiskussion – das alles trägt dazu bei, dass Ihre Zuschauer mehr als nur einer einzigen Stimme lauschen.

Die Elemente eines virtuellen Events

Je nach Ihrem Ziel, Ihrem Konzept und Ihren Anforderungen an ein virtuelles Event können Sie dieses unterschiedlich umfangreich planen und durchführen. In jedem Falle benötigen Sie …
… eine Registrierungsseite, beispielsweise auf einer Landingpage, 
… ein Videokonferenz-Tool,
… einen Präsentationsrechner inklusive Kamera und Ton,
… Ihre Präsentationsmaterialen,
… einen Support für die Teilnehmer,
… ein Interaktionstool,
… eine Feedback-Option
… sowie ein Reporting.

Jeden dieser Aspekte können Sie sehr einfach oder auch sehr umfangreich gestalten. Mehrtägige, komplexe virtuelle Veranstaltungen benötigen neben einer Landingpage und einem Tool zur Online-Registrierung unter anderem eine komplette Darstellung des Programms – so wie Sie das von Ihren klassischen Eventwebseiten gewohnt sind. 

Je professioneller Sie Ihr Event durchführen wollen, desto mehr sollten Sie in Technik für Licht, Ton und Bildübertragung investieren. Wer lediglich ein Webinar plant, der kommt möglicherweise auch mit einem Laptop, integrierter Kamera und einem Headset klar.

Empfehlenswert für jedes virtuelle Event ist die Nutzung eines Internetkabels statt der Übertragung der Präsentationen via WLAN. Apropos Technik: Bieten Sie unbedingt irgendeine Form von Techniksupport für Ihre Teilnehmer an – beispielsweise über eine Telefonhotline oder einen Chat. Jedes Konferenztool ist ein wenig anders, hakt eventuell einmal oder lässt sich nicht von jedem Rechner aus bedienen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer Ihren virtuellen Raum auch wirklich betreten können. 

Außerdem sollten Sie Interaktionstools einbinden. Viele Konferenztools haben bereits eine Chatfunktion. Deutlich professioneller wird es, wenn Sie weitere Interaktionstools wie teambits, TEDME, VOXR & Co. einbinden. 

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Der Marketing-Mix für virtuelle Events

Haben Sie sich bisher an einer realen Veranstaltung als Sponsor oder Aussteller „nur“ beteiligt, hat ein Großteil des Marketings der Eventveranstalter für Sie übernommen. Diesen Marketingpart müssen Sie nun selbst übernehmen, da Sie sonst Gefahr laufen, dass Ihr virtuelles Event zu wenig besucht wird. Stellen Sie demzufolge auch ein größeres zeitliches oder finanzielles Budget für Ihre Marketingaktivitäten bereit. 

In den Marketingmix für ein virtuelles Event gehören alle Marketingkanäle, die Sie bisher auch bespielt haben:

  • E-Mail-Marketing,
  • Pressemitteilungen,
  • Social Media,
  • Blogbeiträge,
  • bezahlte Werbeanzeigen,
  • postalische Werbung
  • und vieles mehr.

Erwägen Sie darüber hinaus auch Plattformen, die Sie bislang noch nicht genutzt haben. Beispielsweise die Vermarktung auf dem XING Eventmarkt sowie bezahlte Werbeanzeigen in den sozialen Medien oder bei Google. Bedenken Sie dabei die große Zahl an Konkurrenten im Netz – für virtuelle Veranstaltungen aber ebenso für ganz andere Produkte. Schließlich sind gerade fast alle Personen online. 

Nur wer sich an den Bedürfnissen seiner Zielgruppe orientiert, wird ausreichend Kunden zu seinen virtuellen Events locken können. Dafür ist es wichtig, dass Sie hochwertige Inhalte anbieten sowie ein echtes Kundenproblem lösen beziehungsweise einen Mehrwert bieten. Beobachten und lernen Sie von der Konkurrenz, finden Sie Ihre eigene Nische und passen Sie Ihre Strategien immer wieder an – gerade in dieser schnelllebigen Zeit.  

Planen Sie auch redaktionelle Beiträge in Social Media ein und vergegenwärtigen Sie sich dabei stets das Verhalten Ihrer Zielgruppe. Wann sind diese jetzt wo online?

Teilnehmer zu virtuellen Events einladen und managen

Grundsätzlich haben Sie hier die Wahl, Einzellösungen miteinander zu kombinieren oder auf eine Gesamtlösung zu setzen. Wählen Sie Einzellösungen für die Einladungen, für die Registrierung und das anschließende Teilnehmermanagement und für die Webinarplattform, dann brauchen Sie Schnittstellen zwischen diesen Tools. Dabei gilt, je weniger Sie Listen herunter- und wieder in ein anderes Tool hochladen müssen, desto besser. 

Manche Tools bieten all diese Funktionen aus einer Hand. Wie die Erstellung eines Online-Events einfach im XING EventManager funktioniert, erfahren Sie hier. 

Bedenken Sie bei der Wahl von Tools für Teilnehmermanagement und der Event-Plattform auch den Aspekt des Datenschutzes.

XING Events Tipp: Wie Sie Ihr Event im XING EventManager dank integrierter Verknüpfung mit GoToWebinar auf online umstellen, das erfahren Sie hier

Weiterbildungsmöglichkeiten rund um virtuelle Events

Viele Aspekte der Planung virtueller Events lassen sich bereits online aneignen – vor allem alles rund um Onlinemarketing. Beispielsweise sei hier der Kurs „Grundlagen des Onlinemarketings” von Google genannt. 

Darüber hinaus finden Sie viele Webinare und Kursreihen im Netz – unter anderem unsere Serie rund um virtuelle Events, Angebote direkt von Konferenztool-Anbietern wie EXPO-IP, beim Event Leadership Institute, das einen neuen Zertifikatskurs für virtuelle Events anbietet, und bei der Akademie der deutschen Medien

Außerdem empfehlen wir Ihnen die aufmerksame Teilnahme an Events anderer Veranstalter. Was hat Ihnen gefallen und was nicht? Das gibt Ihnen wertvolle Hinweise für die Konzeption Ihrer virtuellen Events. 

Fazit

Als Veranstalter beherrschen Sie die Grundlagen der Eventplanung bereits und greifen auch für Ihre Offline-Events auf Marketing-Tools wie E-Mail-Marketing, Social Media und Werbeanzeigen zurück. Nutzen Sie dieses Wissen für die Vermarktung Ihrer virtuellen Events und bauen Sie das Know-how rund um diese Stück für Stück auf. Wir begleiten Sie dabei gern – sowohl mit dieser Blogserie, mit unseren Webinaren als auch persönlich. Im nächsten Beitrag schauen wir uns die Umsetzung genauer an.

XING Events Tipp: Für Ihr Online-Event bieten wir Ihnen alles aus einer Hand – von der Registrierung, über die Vermarktung, bis hin zur Beratung.

Unser Fahrplan für Sie? Drei Bausteine für den Erfolg Ihrer Online-Events! Sie konzentrieren sich auf Ihr Event und wir kümmern uns um den Rest!

  • Ob Anmeldeformular oder Ticketshop, ob Webinar oder Messe – mit neuen Integrationen und der XING Events Schnittstelle lässen sich im Handumdrehen eines der komfortabelsten Registrierungs- und Ticketingsysteme und passende Online-Event-Plattformen verknüpfen. Die Einwahldaten versenden wir selbstverständlich nach Annmeldung automatisiert an Ihre Teilnehmer.
  • Ohne Marketing weder Ticketverkauf noch Leadgenerierung! Hier profitieren Sie von unseren Vermarktungslösungen über die Sie rund 18 Millionen XING Mitglieder erreichen. Dank laufender Datenanalyse sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Ergebnisse am Ende stimmen.
  • Consulting, Service, Partnerempfehlungen – setzen Sie auf unser Rundum-sorglos-Paket und bringen Sie Ihr Online-Event zum Fliegen. Sie können jederzeit unsere Professional Service Pakete in Anspruch nehmen, um Ihr Teilnehmermanagement und Ihre Eventvermarktung zu optimieren. Bei besonderen Anforderungen für virtuelle Messen, Konferenzen und Online-Eventreihen beraten wir Sie zudem gern zu den Anbietern GoToWebinar, EXPO-IP und meetyoo.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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