Virtuelle Events

Teil 2: Wie Sie virtuelle Events, Messen und Konferenzen organisieren

Bettina Knauer

Im ersten Teil unserer Blogreihe „Wie Sie virtuelle Events, Messen und Konferenzen organisieren” haben wir uns auf die Planung virtueller Events konzentriert. Dazu gehören unter anderem die Unterschiede in der Konzeption, in der Vermittlung von Inhalten sowie der Umsetzung von digitalem Networking. Dort geben wir Ihnen außerdem Tipps für das Eventmarketing, Ihr Teilnehmermanagement und erste Anlaufstellen für Weiterbildungsangebote rund um virtuelle Konferenzen und Messen. Im zweiten Teil der Blogreihe konzentrieren wir uns nun auf die Umsetzung Ihrer virtuellen Events. 

XING Events Tipp: Wie Sie Ihr Event im XING EventManager dank integrierter Verknüpfung mit GoToWebinar auf online umstellen, das erfahren Sie hier
 

Live, hybrid oder on-demand?

Überlegen Sie sich, wie Sie ihr virtuelles Event realisieren möchten. Dabei stehen Ihnen drei Formen zur Verfügung, die jeweils Vorteile, aber auch Grenzen haben:

Virtuelle Live-Events

Bei virtuellen Live-Events wird das Veranstaltungsgeschehen in Echtzeit in das Internet übertragen. Das heißt, Teilnehmer verfolgen Vorträge, Diskussionen und Produktvorstellungen live am Rechner oder ihrem mobilen Endgerät. Diese Art der Umsetzung ist auch Voraussetzung für Live-Interaktion, die auf on demand Events beispielsweise nicht stattfinden kann. Sie haben als Veranstalter hier also die Möglichkeit Q&A Sessions, Live-Chats, Umfragen und Gamification-Elemente zu integrieren.  

Hybride Events

Hybride Events stehen für eine Kombination zweier Eventformen. Die meisten Eventplaner und Anbieter meinen mit hybrid den Mix aus einem physischen Live-Event und der digitalen Variante. Diese Eventform wurde bisher nur sehr selten in die Praxis umgesetzt. Beschäftigen Sie sich bereits heute damit, denn es ist durchaus wahrscheinlich, dass hybride Events nach der Corona-Krise an Bedeutung gewinnen.

Bedenken Sie dabei, dass Sie zwei sehr unterschiedliche Eventkonzepte miteinander kombinieren und dass diese jeweils durchdacht sein müssen. Auf einer Live-Veranstaltung einen frontal aufgenommenen Videostream live oder on demand zu präsentieren ist zu kurz gedacht und für die wenigsten Teilnehmer attraktiv. Streamen Sie zum Beispiel nur die Hauptbühne und lassen Sie die Workshops in der realen Welt stattfinden. Bieten Sie fürs Networking spezielle Lösungen für die Besucher vor Ort und für die vor den Rechnern an. Versetzen Sie sich in die Lage der unterschiedlichen Teilnehmer und gehen Sie bestmöglich auf deren Wünsche ein.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Über die virtuelle Erweiterung realer Veranstaltungen

Events on demand

Die Organisation, Durchführung und Nachbereitung physischer Live-Events sind den meisten von uns sehr vertraut. Ein besonderes Merkmal solcher Events ist die Nicht-Wiederholbarkeit. Bei virtuellen Events sieht dies schon deutlich anders aus, denn mit der Aufzeichnung stehen die Inhalte den Teilnehmern beliebig oft und lange zur Verfügung. Was zunächst nach einer großen Chance für Sie, die Reichweite Ihres Events und damit nach Umsatzpotenzialen aussieht, hat auch eine Kehrseite: Menschen bevorzugen limitierte Angebote. Indem Sie Ihr virtuelles Event auf einen bestimmten Zeitraum beschränken, erhöhen Sie den Anreiz für Ihre Teilnehmer, daran in Echtzeit teilzunehmen. Andererseits kann es sein, dass Ihre Zielgruppe gerade zwischen sehr vielen virtuellen Events wählen kann. Da wird der ein oder andere über eine on demand-Lösung sehr erfreut sein.

Ausschließlich on demand kann darum auch für Sie als Eventplaner attraktiv sein, da Sie die Aufzeichnung solange üben und wiederholen können, bis sie Ihren Ansprüchen genügt. Außerdem entgehen Sie damit der Gefahr der unzureichenden Internetverbindung am Tag des virtuellen Events. Wo Sie die Aufzeichnung hosten und monetarisieren können, zeigen wir Ihnen in unserem Artikel „Die Alternative zu Live-Online-Events: Video-Hosting Plattformen“.

Aus den Zielen KPIs ableiten

Wie im ersten Teil dieser Blogserie schon erwähnt, brauchen Sie ein Ziel für Ihr virtuelles Event. Aus diesem leiten Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen ab: die Key Performance Indicators, kurz KPIs. Dabei liegt die Betonung auf dem Wort „Key”. Konzentrieren Sie sich also auf die wichtigsten Kennzahlen und widerstehen Sie der Versuchung, alle als wichtig zu betrachten.

KPIs für ein virtuelles Event können sein:

  • maximale Teilnehmeranzahl
  • durchschnittliche Verweildauer der Teilnehmer in den Vorträgen
  • Engagement-Rate, beispielsweise im Chat oder bei den Umfragen
  • gewonnene Leads für Ihre Kollegen im Sales
  • verkaufte Tickets für Ihr virtuelles Event
  • verkaufte Produkte oder Services nach Ihrer virtuellen Konferenz

Je besser Sie im Vorfeld wissen, welche KPIs Sie erreichen wollen, desto genauer können Sie darauf in der Planungsphase eingehen.

Planen Sie ein Backup für die Technik ein

„Better safe than sorry” lautet wohl der Leitspruch vieler Eventmanagern und das gilt bei virtuellen Events vor allem für die Technik. Fällt diese aus, kann unter Umständen das gesamte Event nicht stattfinden. Planen Sie daher für die Technik ein Backup ein – im besten Falle alles doppelt. Halten Sie einen zweiten Rechner parat, auf dem Ihre Präsentationen ebenfalls startbereit eingerichtet sind. Legen Sie alles bereit, was Sie beim virtuellen Event unbedingt benötigen. Zum Beispiel:

  • zweite Kamera
  • Reserve-Headset
  • weitere Batterien
  • eine zweite Maus und Tastatur

Darüber hinaus können Sie sich temporäre Internetverbindungen über Prepaid-Karten besorgen, damit Sie auf Netzschwankungen vorbereitet sind.

Ab einer gewissen Größe und Bedeutung Ihres Events, beispielsweise bei einer virtuellen Hauptversammlung, sollten Sie einen professionellen Dienstleister für sämtliche Technik und die Übertragung der Videos ins Internet einsetzen. Anbieter wie TEDME arbeiten mit einem zweiten Server bei einem weiteren Provider und können Ihnen so eine sichere Alternative bieten, falls der erste ausfällt. Auch Ihr Konferenztool bietet in der Regel eine gewisse Ausfallsicherheit.

Vorbereitung und Guideline für die Teilnehmer

Nach Ihrem eigenen Testlauf sollten Sie auch Testzugänge für Ihre Teilnehmer anbieten. Diese probieren wenige Tage vor dem virtuellen Event, ob auch sie Ihrem virtuellen Raum beitreten können und ob Audio und Video funktionieren.

Beantworten Sie möglichst viele Technikfragen für Ihre Teilnehmer schon im Voraus. Beispielsweise auf Ihrer Webseite, in Ihren Mailings und in einer Eröffnungssession im Konferenztool. Ihr Moderator sollte auf die häufigsten Technikfragen, also auch auf die Bedienung von Chat und einen möglichen Raumwechsel in dem von Ihnen ausgewählten Tool, explizit eingehen.

Oftmals halten die Anbieter der Konferenztools solche FAQ für ihre Eventveranstalter bereit. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach, denn die Bedienung und die Technikhürden sind bei jedem Tool ein wenig anders. Denken Sie nur an die Unterschiede zwischen einer browserbasierten Version und einer zuvor zu installierenden App. Versierte Teilnehmer von virtuellen Konferenzen werden dabei kaum einen Unterschied feststellen. Für Einsteiger kann es jedoch darüber entscheiden, ob Sie überhaupt den Weg zu Ihrem virtuellen Event finden und das kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Am besten bieten Sie eine Supporthotline an und beauftragen jemanden aus Ihrem Team, alle Fragen der Teilnehmer per Telefon, E-Mail und Chat während der gesamten Veranstaltung zu beantworten. Diesen Support sollten Sie separat einplanen – also nicht dem Moderator aufbürden.

Die Rollenverteilung bei einem virtuellen Event

Klären Sie vor jedem virtuellen Event, wer welche Rolle übernimmt. Wer wird den Inhalt präsentieren und wer übernimmt die Moderation? Diese beiden Rollen sollten Sie aus verschiedenen Gründen unbedingt voneinander trennen.

So bereitet ein Moderator die Bühne für den beziehungsweise die Sprecher vor und hebt deren Expertise hervor. Sich als Sprecher selbst vorzustellen, ist sowohl in der analogen als auch in der digitalen Welt unüblich. Außerdem beobachtet der Moderator während des Vortrages den Chatraum, clustert Fragen und stellt diese in komprimierter Form nach dem Vortrag an den Redner. Wenn gewünscht, kann der Moderator auch kleinere Zwischenfragen in Schriftform bereits während des Vortrages beantworten. Darüber hinaus achtet der Moderator auf das Zeitmanagement des Redners.

Networking und Interaktion

Bei der Vernetzung der Teilnehmer untereinander kommt es sehr auf die Branche, die Community und auf den Charakter Ihres virtuellen Events an. Was bei einem digitalen Barcamp von allen akzeptiert wird, ist vielleicht auf einer virtuellen B2B-Messe ein absolutes No-Go.

Setzen Sie neben dem oftmals bereits integrierten Chattool ein separates, professionelles Interaktionstool von Anbietern wie teambits, TEDME oder VOXR ein. Diese sorgen dafür, dass aus den vielen Chatnachrichten der Teilnehmer strukturierte Fragen und Ergebnisse in Ihr virtuelles Event integriert werden. Auf 1:1 Gespräche mit Videoübertragung für virtuelle Networkingevents hat sich übrigens der deutsche Anbieter Converve spezialisiert.

Weitere Ideen für Networking und Interaktion:

  • Durchführung einer schriftlichen Vorstellungsrunde auf einer Notizseite im Konferenz-Tool
  • Kurze Vorstellung aller Teilnehmer mit Bild und Ton, wobei der Moderator jedem Teilnehmer für wenige Sekunden das Stimmrecht übergibt
  • Vernetzung der Teilnehmer über das Registrierungsportal mit Erinnerungen daran, wen sie heute treffen können
  • Set-up einer virtuellen Kaffee-Lounge, die permanent geöffnet ist und in der sich Teilnehmer zufällig finden und unterhalten können

Was auch immer Sie umsetzen wollen, es muss zu Ihrem Event passen. Hier ist Ihre Kreativität gefragt.

Daten und Analyse

Daten helfen Ihnen bei der Auswertung nur, wenn Sie diese wirklich analysieren. Das mag banal klingen, doch viele Umfragen und Erhebungen zeigen, dass zwar Eventdaten regelmäßig gesammelt allerdings nur sehr selten systematisch ausgewertet werden.

Bei der Auswertung der Daten müssen Sie sich an die DSGVO halten – wie schon beim Einstellen sämtlicher Tools, die Daten speichern und verarbeiten können.

Schauen Sie noch einmal auf Ihre KPIs. Was wollten Sie erreichen und können Sie das in den Daten finden? Wo sind die Leads und wen müssen Sie an Ihr Sales Team übergeben? Sind im Chatprotokoll noch offene Fragen? Gab es auffällige Abbruchquoten zu einem bestimmten Zeitpunkt während des virtuellen Events? Wie fällt das Feedback Ihrer Teilnehmer, der Sprecher und Ihrer Sponsoren aus? Legen Sie vorher fest, was Sie analysieren wollen. So entgehen Sie der Gefahr, dass die Datenanalyse in Vergessenheit gerät.

Fazit

In der Umsetzungsphase Ihrer virtuellen Events gibt es auch einige Unterschiede zu den bisher gut bekannten Live-Events vor Ort. Hier kommt es darauf an, dass Sie die passende Eventform für Ihr Vorhaben finden: Live, hybrid oder on demand als eine Kombination aus den Optionen. Beachten Sie dabei die zentralen Chancen und Risiken, verteilen Sie die Rollen innerhalb Ihres virtuellen Events, bieten Sie einen technischen Rundum-Service für Ihre Teilnehmer an und sorgen Sie unbedingt für ein Technik-Backup. Mit diesen Schritten kommen Sie Ihrem erfolgreichen Online-Event ein großes Stück näher.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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