Virtuelle Events

Tipps zur Budgetplanung für Ihre Offline- und Online-Events

Die Budgetplanung für Ihre (Online-)Events ist gerade in diesen Zeiten eine echte Herausforderung. Damit Sie 2021 unter den unsicheren Umständen trotzdem den Überblick über die wichtigsten Posten und Kosten behalten, haben wir Ihnen nachfolgend eine kleine Checkliste zusammengestellt.
 

Online, offline oder hybrid?

Einen sehr großen Einfluss auf Ihr Eventbudget hat das Eventformat. Was planen Sie? Ein reines Online-Event, eine Präsenzveranstaltung oder eine hybride Variante? Am leichtesten wird’s, wenn Sie eine „Reinform” organisieren, das heißt, eine rein virtuelle oder eine rein physische Variante. Hybride Events sind die Kür – auch in Sachen Budget.

Ebenfalls entscheidend für den Kassensturz am Ende sind Ihre Einnahmen. Planen Sie, Ihr Event zu monetarisieren und wenn ja, wie? Hierfür gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:

  1. Sie verkaufen Tickets für Ihr Event
  2. Sie generieren Sponsoren- und Ausstellereinnahmen
  3. Sie bieten Aufzeichnungen (speziell von Online-Events) kostenpflichtig auf Video-Hosting-Plattformen an

Unser Tipp: Scheuen Sie sich nicht, auch für virtuelle Varianten Ticketpreise zu verlangen. Denn natürlich sind Online-Events ihr Geld wert. Sie bieten Mehrwert, lassen sich flexibel in den Tagesablauf einplanen und machen – dank zahlreicher Tools – sogar Interaktion möglich. Warum also diesen wertvollen Content umsonst anbieten?

Budgetposten für ein Online-Event

Budget für die Videoübertragung

Der sicherlich wichtigste Budgetposten entfällt auf das Tool zur Umsetzung Ihres virtuellen Events. Denken Sie bei der Budgetierung vor allem an Kosten, die sprunghaft steigen können. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie beim Anbieter Ihres Videokonferenz-Tools ab 100 Teilnehmer·innen in ein anderes Preismodell fallen. Oder wenn Sie statt eines Ein-Strang-Events plötzlich mehrere Online-Sessions parallel anbieten wollen.

XING Events Lesetipp: Online-Events: Welche Tools am besten zu welchem Eventformat passen

Budget für die Internetverbindung

Ja, Ihr Internet bezahlen Sie in der Regel laufend, darum fällt dieser Posten im Eventbudget in der Regel eher gering aus. Es kann allerdings sein, dass Sie die Internetverbindung in Ihrem (Home-)Office oder aus Ihrer Wunschlocation heraus für eine Live-Übertragung aufrüsten müssen. Checken Sie dafür unbedingt die Anforderung der gewählten Plattform und sprechen Sie dazu dann mit Ihren IT-Spezialisten.

Budget für den Technik-Dienstleister

Möchten Sie den gesendeten Livestream professionell produzieren lassen, dann fallen auch hierfür Kosten an. Oder wollen Sie es aus einem Studio mit hochwertigem Equipment übertragen? Dann benötigen Sie einen Budgetposten für das Angebot Ihres AV-Dienstleisters.

Budget für das Studio

Sobald Sie nicht mehr aus den (Home-)Offices Ihrer Speaker·innen senden, sondern ein professionelles Sendestudio oder eine Eventlocation anmieten, sollten Sie auch dafür einen Budgetposten einplanen.

Budget für das Teilnehmermanagement

Ob Sie nun den XING EventManager oder eine andere Lösung nutzen, planen Sie für die effiziente Registrierung Ihrer Teilnehmer·innen unbedingt eine digitale Lösung ein. Das nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab.

Im XING EventManager beispielsweise lassen sich Tools wie GoToWebinar, Zoom, YouTube Live, Twitch oder Crowd Stream über eine Link-Integration problemlos anbinden. Oder Sie nutzen unsere API, Zapier oder Webhook. Die Bestätigung, den Versand von Tickets und Einwahldaten sowie die Zahlungsabwicklung übernehmen wir. So werden für Sie nicht nur die Eventorganisation und Monetarisierung einfacher, auch Ihre Teilnehmer profitieren von der Nutzung eines einzigen Registrierungsformulars mit deutlich weniger Anmeldeaufwand. Mehr Infos dazu finden Sie hier.

Budget für die Event-Website

Vielleicht brauchen Sie eine zusätzliche Event-Website für Ihr Online-Event, dann müssen Sie dafür Kosten wie Design, Programmierung, Pflege und Hosting einkalkulieren.

Budget für Interaktionstools

Umfragen, Networking, Gamification, Matchmaking, ein Online-Fotomosaik – was auch immer Sie planen, kalkulieren Sie dafür die Kosten ein. Viele Tools gibt es in der kostenfreien Einsteiger-Version, doch möglicherweise brauchen Sie an der ein oder anderen Stelle etwas mehr. Zum Beispiel, weil Sie rechtskonforme Wahlen auf einer virtuellen Hauptversammlung umsetzen wollen.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Budget für Präsente und Catering

Ob reale Geschenke und Eventboxen oder das Catering – planen Sie die Kosten dafür ein und denken Sie unbedingt an den rechtzeitigen Versand sowie an Mindestbestellmengen.

XING Events Lesetipp: Vom Onsite-Catering zur Remote-Verpflegung bei Online-Events

Budget für Aufzeichnungen

Bei Videokonferenz-Tools ist die Aufzeichnung meist inkludiert. Bei anderen Event- oder Messe-Plattformen muss sie allerdings separat gebucht werden. Wenn möglich, sollten Sie an dieser Stelle nicht sparen – die Inhalte im Nachgang noch einmal ansehen zu können, ist DER Mehrwert gegenüber einem klassischen Präsenzevent.

Weitere Budgetposten wie Personalkosten, Honorare für Ihre Vortragenden, die Moderation, Künstler·innen sowie die daraus resultierenden Kosten für GEMA und KSK fallen sowohl bei einem Online- als auch einem Offline-Event an. Gleiches gilt für Ihr Marketing. Darum gehen wir im Abschnitt „Budgetposten für Offline-Events” näher darauf ein.

Haben Sie an alles gedacht? Vielleicht planen Sie weitere Aktionen im Rahmen Ihres Online-Events, die wir hier nicht genannt haben – beispielsweise ein virtuelles Get-together oder eine digitale Museumstour. An besten notieren Sie sich alle Elemente Ihres Online-Events im Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl. Fragen Sie außerdem Kolleg·innen um Rat. Vier Augen sehen mehr als zwei. Darüber hinaus sollten Sie die Budgetplanung regelmäßig überprüfen, ergänzen oder Posten streichen.

Budgetposten für ein Offline-Event

Vermutlich kennen Sie sich mit den Budgetposten für ein Offline-Event bereits sehr gut aus. Die wichtigsten wollen wir an dieser Stelle noch einmal nennen.

Budget fürs Marketing

Egal ob offline oder online: Sie brauchen Werbemaßnahmen, damit die Teilnehmer·innen von Ihrem Event erfahren und sich dafür anmelden. Die Liste der Möglichkeiten ist lang und reicht von Newsletter-Marketing über Google-Anzeigen bis hin zu klassischem Printmarketing. Doch gerade für B2B-Events ist eine zielgruppengenaue Ansprache auf Karrierenetzwerken besonders effektiv. Warum? Das zeigen wir Ihnen hier.

Budget für die Location

Der wohl größte Unterschied zu Ihrem Online-Event-Budget ist die Locationmiete bei einem Präsenzevent. Behalten Sie unbedingt die Stornokosten für Ihre Location im Auge. Ganz unabhängig von der aktuellen Corona-Pandemie kann es immer passieren, dass Sie Ihr Offline-Event kurzfristig absagen oder deutlich verkleinern müssen. In solchen Momenten sind Stornofristen sehr bedeutsam.

XING Events Lesetipp: Finden Sie die perfekte Eventlocation mit dem Wo(w)-Faktor

Budget für die technische Unterstützung

Planen Sie hier alles ein, was Sie an Technik benötigen: von der technischen Ausstattung der Räume und der Bühnen bis hin zum Support durch Techniker·innen vor Ort. Kalkulieren Sie außerdem den Transport der Technik sowie die Kosten für An- und Abreisen und Übernachtungen der Techniker·innen ein.

Budget für Speaker·innen und Moderation

Honorare für Speaker·innen und Moderator·innen schwanken stark. Planen Sie am besten von Beginn an mit einem Limit und klären damit zugleich die Verfügbarkeiten Ihrer Wunschkandidat·innen. Kalkulieren Sie neben den Reise- und Übernachtungskosten auch die Gebühren für die GEMA und die KSK ein. Letztere fallen bei Online-Events übrigens ebenso an.

Budget fürs Catering

Ein bedeutsamer Posten für Präsenzevents: das Catering. Am besten sparen Sie an dieser Stelle nicht. Wir kennen es alle: Schlechtes Essen und vor allem schlechter Kaffee können schnell zu Unmut führen. Bedenken Sie bei der Planung der Kosten unbedingt die Mindestbestellmengen und den Termin für eine letztmögliche Änderung der Gästezahlen.

Budget fürs Personal und dessen Anreise und Übernachtungen

Ein Event plant und organisiert sich nicht von allein. Brauchen Sie vor Ort Hostessen und Hosts? Wer übernimmt den Einlass? Wie kommen diese Personen zur Location und wo übernachten Sie? Wie beim Budgetposten für die Location sollten Sie auch hier die Stornofristen sehr genau im Blick behalten.

Budget fürs Rahmenprogramm

Welche Aktivitäten bieten Sie Ihren Teilnehmer·innen rund um Ihr Präsenzevent an? Eine Sightseeingtour vor Ort oder einen Gala-Abend im Anschluss? Auch diese Positionen gehören in Ihre Eventplanung – wieder inklusive Mindestbestellmengen und Stornofristen.

Budget für ein hybrides Event

Je nach Anspruch erreicht der (monetäre) Aufwand für ein Hybrid-Event schnell das Niveau zweier einzelner Veranstaltungen. Sollte Ihr Eventbudget das nicht hergeben, müssen Sie priorisieren. Welche Strategie verfolgen Sie? „Virtual first“ oder doch lieber das Präsenzevent? Klären Sie das unbedingt mit Ihrem Auftrag- oder Arbeitgeber ab. So werden Ihnen die Budgetentscheidungen im laufenden Planungsprozess deutlich leichter fallen.

Fazit

Budgetplanung für (Online-)Events muss kein Hexenwerk sein. Arbeiten Sie Ihre Liste Schritt für Schritt ab und denken Sie zuerst an die kostenintensiveren Posten. Fragen Sie sich, was die Must-haves sind und planen Sie Ihre Nice-to-haves erst ein, wenn Sie sich diese leisten können – beispielsweise dank der Einnahmen. Zur Monetarisierung von Online-Events empfehlen wir Ihnen übrigens auch dieses Webinar.

XING Events Tipp: Ganz gleich ob Online- oder Offline-Event – mit unserer Online-Registrierung haben Sie Anmeldung, Ticketverkauf und Zahlungsabwicklung immer im Griff.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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