Virtuelle Events

Trendthema hybride Events: Chancen, Herausforderungen und Tipps

Bettina Knauer

Hybride Events sind derzeit in aller Munde – erst recht mit Blick auf den Re-Start in der Branche. Doch was genau verbirgt sich dahinter und wo liegen die Chancen, aber auch die Herausforderungen bei der Planung und Durchführung? Wir bringen Licht ins Dunkel und räumen mit ein paar Buzzwords auf.

Was sind hybride Events?

Die Definition hybrider Events ist relativ leicht: sie bezeichnen den Mix aus Onsite- und Online-Events. Das bedeutet, dass es sowohl einen physischen Ort (eine Eventlocation) als auch die Online-Teilnahme mit virtuellen Interaktionen in Echtzeit gibt. Bei hybriden Events beziehen Sie Ihr Online-Publikum in die physisch stattfindende Veranstaltung ein und übertragen nicht nur einen Live-Stream der Vorträge ins Internet.

Dabei gibt es den Begriff des hybriden Events schon seit einigen Jahren – ebenso wie einschlägige Fachbücher dazu. Natürlich gab es seitdem auch Veranstalter, die ihr Event per Live-Stream ins Internet brachten oder über Live-Blogs & Co. davon berichteten. So richtig Fahrt nahm der virtuelle Part inklusive Interaktion allerdings erst mit der Corona-Pandemie auf. Der Grund? Hygiene- und Abstandsregeln können bei mindestens gleichbleibender Teilnehmeranzahl eingehalten werden. Wenige Menschen versammeln sich offline in einer Location, um ein Event einem großen virtuellen Publikum zugänglich zu machen.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Über die virtuelle Erweiterung realer Veranstaltungen
 

Welche Chancen bieten hybride Events?

Der Mix aus Onsite- und Online-Event bietet zahlreiche Chancen für Eventveranstalter, für Sponsoren und Aussteller, für Referenten und für Teilnehmer. Hybride Events bringen sozusagen das Beste aus zwei Welten zusammen.

Aus Sicht der Teilnehmer

Wer die Vorzüge von Online-Events kennen und schätzen gelernt hat, wird diese auch künftig nutzen wollen. Teilnehmer können ohne Reise- und Übernachtungsaufwand teilnehmen, manchmal sogar an mehreren Events an einem Tag.

Wer doch lieber vor Ort ist und den Live-Charakter eines Events bevorzugt, kann das Event dank der Onsite-Komponente dennoch physisch besuchen und – aktuell mit Einhaltung von Abstands- und Hygienevorschriften – real netzwerken.

Aus Sicht der Eventveranstalter

Veranstalter können ihren Teilnehmern, ihren Referenten und ihren Sponsoren Präsenz im Live-Part bieten und sie in der realen Welt vernetzen. Auch Ihre Locations werden endlich wieder mit Leben gefüllt und weitere Dienstleister in Anspruch genommen.

Dennoch müssen Sie die Anzahl der Teilnehmer auf ihren physischen Events im Moment geringhalten. Das bedeutet, Sie sind geradezu darauf angewiesen, große Teile ihres Events in das Internet zu verlagern. Zum einen aus Kostengründen beziehungsweise Kosten-Nutzen-Relationen und zum anderen, um alle am Event teilhaben zu lassen, die es wollen.

Darüber hinaus generiert dieser Mix aus Onsite- und Online-Event spannenden und vielfältigen Content. Echte Menschengruppen in einem Saal sorgen für ein wenig Live-Atmosphäre, zugeschaltete Personen auf einer riesigen Video-Wall beispielsweise für eine moderne Ergänzung. Und auch in Bezug auf die Leadgenerierung profitieren Unternehmen von der hohen Reichweite ihrer virtuellen Veranstaltungen.   

Aus Sicht der Referenten

Referenten können sich dank hybrider Events entscheiden, ob sie komfortabel aus dem Home Office ihre Beiträge zeigen und präsentieren wollen oder ob sie den direkten Draht zum Publikum auf einer realen Bühne suchen. Denkbar sind auch vorab aufgezeichnete Präsentationen, die auf der Bühne abgespielt werden. Der Vorteil? Aufzeichnungen können deutlich professioneller aufgenommen oder auch nachbearbeitet werden als Live-Talks vor dem heimischen Rechner.

Aus Sicht der Aussteller

Aussteller wollen Leads generieren sowie eine möglichst hohe Reichweite und Aufmerksamkeit erzielen. Der Mix aus Online- und Onsite-Event macht das erst recht möglich. Vor allem, wenn sie Teilnehmer aus aller Welt anlocken wollen, die vielleicht noch keine Reiseerlaubnis erhalten oder den Schritt ins Ausland aus persönlichen Gründen noch nicht wagen. Auch die Content-Produktion im Rahmen eines hybriden Events ist vielfältiger. Aussteller erhalten die Aufzeichnungen des virtuellen Parts und die Live-Fotos und Videos vom Erlebnis vor Ort.

XING Events Lesetipp: ITCS: von der Offline-Konferenz zum hybriden Event

Welche Herausforderungen lauern bei hybriden Events?

Abhängig davon, wie umfangreich und umsichtig Sie Ihr hybrides Event organisieren, kann es sehr schnell recht aufwändig werden. Denn im Kern organisieren Sie zwei Events zu ein und demselben Termin. Das bedeutet für Sie als Eventveranstalter einen höheren Planungs- und Ressourcenaufwand.

Doch damit nicht genug: Hybride Events sind nicht einfach zwei parallel laufende Veranstaltungen. Vielmehr sind sie die gelungene Kombination und Integration aller Akteure und aller Inhalte über zwei verschiedene Ausspielungswege: Die Location vor Ort und das Internet. Dass virtuelle Events nach anderen Spielregeln funktionieren und geplant werden müssen, wissen wir mittlerweile. Wollen Sie jetzt mit einer Keynote Ihre Teilnehmer begeistern, müssen Sie stets an beide Zielgruppen denken und diese einbinden – die im Saal und die vorm Bildschirm. Event-Konzept, Event-Regie und Didaktik müssen in Einklang gebracht werden.

XING Events Lesetipp: Zukunftsmodell hybride Events? Über die räumlich-verteilte BOCOM

Wer hybride Events organisieren will, braucht Profi-Tools

… die ihn bei seiner täglichen Arbeit unterstützen. Dazu zählen im Kern Anwendungen für das Teilnehmer- und das digitale Projektmanagement. Das liegt daran, dass die Prozesse für die Kombination zweier Events komplexer sind. Nutzen Sie also spätestens jetzt digitale Tools, um Ihre Prozesse effizienter zu managen und das Eventerlebnis für Ihre Teilnehmer so angenehm wie möglich zu gestalten.

Digitales Teilnehmermanagement

Wollen Sie sowohl die Teilnehmer für Ihr Event vor Ort als auch die Zugänge zu Ihrem Online-Event managen, benötigen Sie ein professionelles Teilnehmermanagement. Mit Excel stoßen Sie hier schnell an Ihre Leistungsgrenzen, vor allem dann, wenn Sie kurz vor dem Event noch Passwörter vergeben oder QR-Codes für den Check-In versenden wollen. Wer jetzt noch Listen herunterlädt, mit Passwörtern befüllt und wieder hochlädt, wird vermutlich entweder nicht rechtzeitig fertig oder lädt sich mehr manuelle Arbeit auf als nötig.

Digitales Einlassmanagement

Kontaktlos, schnell und nachvollziehbar müssen die Lösungen für das Einlassmanagement ab sofort sein. Geben Sie Ihren Teilnehmern ein digitales Ticket mit auf den Weg und lassen Sie sie dieses am Check-In völlig kontaktlos selbst einscannen. Ihr Check-In-System weiß in Echtzeit, ob dieser Teilnehmer das richtige Ticket gekauft hat und welche Zugangsberechtigungen er hat.

Sie als Eventveranstalter sehen dann zu jeder Zeit, welche und wie viele Personen gerade vor Ort sind. Das Tracking Ihrer Teilnehmer hilft Ihnen nicht nur bei der abstandskonformen Event-Umsetzung, sondern auch bei der generellen Verbesserung Ihres Folgeevents.

XING Events Tipp: Nutzen Sie dafür unsere kostenfreie Einlassmanagement-App, mit der Sie Tickets scannen und den Einlass bei Ihren hybriden Events deutlich beschleunigen können.

Fazit

Hybride Events sind das Trendthema der nächsten Monate. Sie vereinen viele Vorteile aus beiden Welten – der der Onsite-Events sowie der der Online-Events. Damit Sie beides gut managen können, benötigen Sie durchdachte Event-Konzepte, die beide Teilnehmergruppen aktiv und zielgerichtet einbinden sowie professionelle Tools, die Ihr Teilnehmermanagement und Ihr Einlassmanagement digital unterstützen und so Ihr gesamtes Eventmanagement deutlich effizienter und sicherer gestalten.

XING Events Tipp: Unser Einlassmanagement unterstützt Sie bei Ihrem hybriden Event.

Kontaktlos, individuell und mit ständigem Zugriff auf Ihre Teilnehmerdaten. 

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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