Virtuelle Events

Umstellung auf Online-Events – 8 Erfahrungsberichte von Veranstaltern

Annemarie Salewski

Der Corona-Fahrplan für die Eventbranche bleibt weiter ungewiss. Großveranstaltungen? Gibt es erst einmal nicht. Kleine Get-together? Weiß man nicht genau. Spätestens jetzt – mit dem Einzug der „neuen Normalität“ – müssen Eventveranstalter kreativ werden. Die naheliegende Alternative: Online-Events. Doch nicht immer kann Bewährtes aus der Offline-Welt so leicht ins Online-Umfeld übertragen werden. Etablierte Eventkonzepte müssen angepasst, geeignete Tools gefunden und die Regeln der Online-Kommunikation studiert werden. Und so wird selbst der erfahrenste Event-Profi mitunter zum blutigen Anfänger.

Wie sich das anfühlt? Wir haben Veranstalter gefragt, die bereits auf Online-Events umgestellt haben. In ihren Erfahrungsberichten teilen sie potenzielle Fallstricke, hilfreiche Tipps und ihre ganz persönliche Einschätzung mit uns. Haben Sie schon umgestellt? Vielleicht geben diese Berichte den entscheidenden Anstoß.
 

Sabrina Cornelius und Julia Stretz - "Virtuelle Events sind mehr Aufwand als man denkt: Aber es lohnt sich!"

Unser fünftes Event in Stuttgart stand bevor (XING Puls Marketing Stuttgart am 8. April) – doch dann kam Corona und Plan B musste her. Absagen? Ungern. Das Thema ist aktueller denn je und vier Speaker sowie über 100 Teilnehmer standen schon in den Startlöchern. Gut, dass es virtuelle Möglichkeiten gibt. Wir haben in Windeseile umgeplant: uns mit Zoom vertraut gemacht, das Konzept überarbeitet und zweimal den Ablauf geprobt. Event-Organisation ist – ob physisch oder virtuell – immer mit Planung verbunden. Virtuell sogar mehr als man denkt. Doch es hat sich gelohnt: Die Teilnehmer waren begeistert! Mit kurzweiligen Vorträgen, ausreichend Interaktion (beispielsweise Umfragen, Chat) und auflockernden Networking Sessions kann man die Community auch virtuell mitreißen.

Sabrina Cornelius und Julia Stretz
Community:  Marketing Stuttgart | XING Community

Thomas Frischknecht - "Der virtuelle Austausch tut allen richtig gut"

Bis vor Kurzem haben sich die Mitglieder meiner Community „Luftfahrt CH“ regelmäßig persönlich getroffen – mal zum Lunch, mal zur Unternehmensführung. Mit Beginn der Corona-Beschränkungen hat uns dieser Kontakt gefehlt. Glücklicherweise ist die Organisation von Online-Events eine gute Alternative für den Branchen-Austausch. Mittels Zoom veranstalte ich nun regelmäßig ein virtuelles XING Breakfast mit Kaffee oder After Work mit Wein. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer stellen sich vor. Dabei werden immer wieder wertvolle Synergien entdeckt. Dann gehen wir auf aktuelle Themen wie die Herausforderungen der Krise für die Luftfahrtbranche ein. Das Konzept hat sich bewährt! Man merkt: Der virtuelle Austausch tut allen richtig gut. Die Luftfahrt Community hebt weiter ab: Das nächste Event wird ein Online-Vortrag.

Thomas Frischknecht
Community: Luftfahrt CH | XING Ambassador Community

Yvonne Stoffel - "Die Interaktion war überwältigend – im Nachgang haben sich viele vernetzt"

Üblicherweise ist der Fokus meiner Events die persönliche Vernetzung untereinander. Entsprechend skeptisch und mit einer ordentlichen Portion Experimentierfreude habe ich die Herausforderung angenommen, ein Online-Netzwerkevent auf die Beine zu stellen (XING Puls HR Frankfurt am 9. April). Die Idee: einen virtuellen Rahmen schaffen, der möglichst nah an das interaktive Offline-Format angelehnt ist. Das lief besser als gedacht – die Nutzung der Kamerafunktion wurde sehr gut angenommen und die Interaktion untereinander war regelrecht überwältigend. Im Nachgang haben sich viele vernetzt – mein Ziel wurde somit voll erreicht! Ein Tipp für gutes Gelingen: Damit alle die gleichen Voraussetzungen haben, sollten die wichtigsten Funktionen des Tools am Anfang erläutert werden, am besten recht spielerisch. Dann steht dem Erfolg des Events – auch online - nichts mehr im Weg.

Yvonne Stoffel
Community: HR Frankfurt | XING Community

Dominik Maximini - "Aktuelle Videokonferenz-Tools waren Neuland für manche Teilnehmer"

Unser 81. ScrumTisch stand an: doch erst kam uns Corona dazwischen und dann sagte der Speaker ab. Wir haben aus der Not eine Tugend gemacht und uns gefragt: „Was brauchen die Menschen jetzt am meisten?“ Das Ergebnis: ein Online-Event zur Remote Facilitation. Dazu haben wir Zoom und Mural genutzt. Erst gab's einen Vortrag mit praktischer Demonstration (Ton, Kamera, Licht, etc.). Auf Mural waren ein Agenda Grid und Arbeitsbereiche für den Open Space vorbereitet. Die Teilnehmer hatten Editier-Zugriff auf Mural und konnten sich per Raumwechsel ihre Breakout-Sessions selbst aussuchen. Ich war überrascht, dass aktuelle Videokonferenz-Tools Neuland für manche Teilnehmer waren. Dann zu erleben, wie gut Diskussionen in Breakout-Rooms funktionieren und wie einfach die Online-Kollaboration ist, war für viele ein echtes Highlight.

Dominik Maximini
Community: ScrumTisch Stuttgart

Thomas Krecker - "Ein gutes Event mit guter Stimmung – keine Frage von online oder offline"

Als Moderator und Facilitator arbeite ich bereits seit zwei Jahren mit Cloud-basierten Tools für Workshops. Mit Beginn der Corona-Krise wollte ich auch anderen ermöglichen, virtuelle Kommunikation auszuprobieren oder sich einfach nur online auszutauschen. Ich bin überzeugt: Ein gutes Event mit guter Stimmung – das ist keine Frage von online oder offline. Darum veranstalte ich seit Mitte März einen virtuellen Open Space. Wegen vielfacher Anfragen mittlerweile sogar jeden Montag (Virtueller Open Space am 20. April). Das Event besteht aus einer Reihe von Zoom Sessions in Verbindung mit der Software GroupMap als virtuelle „Pinnwand“. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer können eigene Themen einbringen und auf die Dokumentation im virtuellen Workshop-Raum noch viele Wochen zugreifen. Das kommt gut an!

Thomas Krecker
Community: Virtuelle Workshops – Open Space Gruppe

Michael Leibrecht - "Der Respekt und die Offenheit der Teilnehmer haben mich überrascht."

Zu Hause bleiben und trotzdem „quatschen“ können, um gemeinsam Ideen zu entwickeln: das war mein Ansporn für die Umstellung auf Online-Events. In der Community kursieren viele Fragen: Welche Hilfsinitiativen gibt es? Welche Post-Corona-Pläne machen Sinn? Daher wollte ich für die Nürnbergerinnen und Nürnberger einen virtuellen Raum schaffen, sich gegenseitig aus der Krise zu helfen (XING After Work am 17. April). Mit etwas Übung klappt das auch online, da war ich mir sicher. Aber es war schon ungewohnt: 50 Leute einzeln zu Wort kommen lassen oder die Teilnehmer in Breakout Rooms schicken. Doch der Respekt und die Offenheit der Teilnehmer haben mich überrascht. Das nächste Mal werde ich für einen noch reibungsloseren Ablauf mit Co-Moderatoren zusammenarbeiten.

Michael Leibrecht
Community: Nürnberg | XING Ambassador Community

Stefan Graf - "Unser üblicher Event-Ablauf ließ sich gut in die Online-Welt übertragen"

Einmal pro Monat veranstalte ich ein Frühstück für die Freiburger Community (XING Breakfast am 9. April) – und zwar seit eineinhalb Jahren. Diesen monatlichen Turnus wollte ich auch in der aktuellen Situation beibehalten. Dann eben mit einem Online-Breakfast – dachte ich mir. Mit meinem Co-Ambassador habe ich mich abgestimmt, die Software getestet und dann einfach eingeladen. Wie bei den Offline-Events auch, nur mit angepasstem Text und Hinweis auf die technischen Änderungen. Unser üblicher Event-Ablauf ließ sich gut in die Online-Welt übertragen. Naja, nur Essen konnte ich nicht bereitstellen. Leider hatten wir nicht so viele Teilnehmer wie beim persönlichen Get-together. Die Einladung kam aber auch kurzfristig. Ansonsten war es super und alle haben sich über den Austausch gefreut. Ich werde das sicher nochmal machen.

Stefan Graf
Community: Freiburg | XING Ambassador Community

Eva Gansen - "Besonders der Modus 'einfach mal machen' – also Tools ausprobieren – kommt gut an"

Um uns in Corona-Zeiten zu vernetzen und Erfahrungen mit den Tools und Abläufen digitaler Events zu sammeln, haben wir – das Team des Nürnberg Digital Festival – das Digital Events Meetup gegründet. Dafür sind wir ja quasi prädestiniert. Das Meetup findet jede zweite Woche via Zoom statt und richtet sich an alle, die digitale Events veranstalten oder sich dafür interessieren. Parallel nutzen wir eine Telegram-Gruppe, um praktische Links zu teilen. Unser Event startet stets mit einem Experten-Impuls, beim letzten Mal zum Whiteboard-Tool Miro. Anschließend haben wir es direkt getestet. Das Interesse ist echt groß! Besonders der Modus „einfach mal machen” – also Tools ausprobieren – kommt gut an. Im Tool-Dschungel verliert man ja auch schnell den Überblick. Wir haben nun immer häufiger neue Leute dabei: Das ist super für den Austausch.

Eva Gansen
Community: Nürnberg Digital Festival Community

Fazit

Mal eben ein Online-Event aufsetzen? Gar nicht so leicht, wie man anfangs vielleicht denkt. Doch die Erfahrungsberichte zeigen: Mit ein bisschen Übung und einer gesunden Portion Experimentierfreude lohnt sich die Mühe. Die aktuelle Situation ist für alle eine Umstellung und Geduld wie Nachsicht entsprechend hoch. Für ein erfolgreiches Online-Event muss man also weder Tech-Guru noch Tool-Jongleur sein. Die Initiative zu ergreifen und „einfach mal zu machen“ ist oft schon Mehrwert genug.

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Annemarie Salewski Manager Community Programs, XING Events

Seit der „Einführung in die PR“ vor 10 Jahren hat sich Annemarie der Unternehmenskommunikation verschrieben. Auf die Grundlagen im Kommunikations-Bachelor folgte die Vertiefung im Master Communication Management. Ihr Lieblingsthema: Die Kommunikation durch Markenbotschafter. Seit 2018 sorgt sie bei XING Events dafür, dass die Marke lokal erlebbar wird. Im Community Programs Team betreut und berät sie über 100 Veranstalter offizieller XING Networking Events im gesamten DACH-Raum.

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