Virtuelle Events

Verändern hybride Events das Eventerlebnis?

Sind hybride Events auch für die Teilnehmenden ein Plus? Oder haben lediglich Veranstalter·innen einen Vorteil, weil sie damit ein größeres Publikum als mit reinen Offline-Events erreichen? In diesem Beitrag gehen wir auf die Vor- und Nachteile eines hybriden Events vor allem aus Sicht Ihrer Teilnehmer·innen ein. Am besten, Sie behalten die Punkte bei der Eventkonzeption und beim Einsatz sämtlicher IT-Lösungen im Blick.

Das hybride Event aus Sicht der Teilnehmenden vor Ort

Bringt ein hybrides Event auch Ihren Gästen vor Ort Vorteile? Unbedingt! Denn auch die Offline-Teilnehmer·innen profitieren vom größeren Publikum. Interaktion und Networking werden so mit einem riesigen Personenkreis möglich – ob nun vor, während oder nach einem Event. Offline-Teilnehmer·innen, die vor Ort sicher nicht alle Sessions besuchen können, dürfen sich außerdem über Event-Aufzeichnungen und damit den Zugang zu deutlich mehr Content freuen; die gab es in Pre-Corona-Zeiten nur äußerst selten. Ein echtes Plus gegenüber bisherigen Veranstaltungen.

Und auch das vielfältigere Programm wird Ihre Gäste überzeugen. Seit 2020 ist es vollkommen normal, dass sich hochrangige Speaker virtuell zu einem Event hinzuschalten, die offline vermutlich nicht angereist wären. Wir als Veranstaltungsexpert·innen kannten das zwar schon lange vor der Pandemie, in der Praxis wurde es allerdings nur sehr selten umgesetzt.

Ein weiterer Vorteil für Ihre Offline-Teilnehmer·innen: Sie können sich voll und ganz auf das hybride Event konzentrieren. E-Mails und Anrufe aus dem Büro treffen vermutlich immer noch ein, allerdings weniger aufdringlich als bei den Online-Teilnehmer·innen. Hier ist Ablenkung bekanntlich nur einen Browser Tab entfernt.

Allerdings hat jede Medaille zwei Seiten. Kommen wir zu möglichen Herausforderungen für Ihre Offline-Gäste. Je nach Eventtyp und Publikum (und pandemischer Lage) kann es sein, dass vor Ort wesentlich weniger Branchenkolleg·innen anwesend sind als einmal geplant. Das bedeutet für die Teilnehmer·innen eine kleinere Anzahl an Real-Kontakten und Gesprächspartner·innen. Und das Networking mit all denen, die am Bildschirm dabei sind, gestaltet sich erfahrungsgemäß aufwändiger.

Am besten, Sie achten außerdem darauf, dass die umfangreichen Technikaufbauten vor der Bühne das Sichtfeld Ihrer Offline-Teilnehmenden nicht einschränken. Und auch die Übertragungsqualität der remote zugeschalteten Sprecher·innen könnte für Enttäuschung sorgen. Hinzu kommt, dass Ihre Gäste die Speaker·innen nach ihrem Vortrag nicht mehr direkt an der Bühne oder im Flur ansprechen können.

Nutzen Ihre Teilnehmer·innen Event Apps oder digitale Tools, verbrauchen sie in der Regel mehr Datenvolumen und Strom. Stellen Sie daher unbedingt WLAN und Ladestationen in entsprechender Qualität und Quantität zur Verfügung.

Das hybride Event aus Sicht der Remote-Teilnehmenden

Ein ganz großer Vorteil für Ihre Remote-Teilnehmer·innen: reduzierter bzw. gar kein Reiseaufwand. Keine lange Anreise, keine knappen und überteuerten Hotelzimmer und keine Abwesenheit vom Schreibtisch, auf dem sich die Arbeit stapelt. Sie können bequem Ihre Inhalte konsumieren und zugleich an ihrem privaten und beruflichen Alltag teilnehmen. Und auch Ihre Online-Gäste profitieren vom Content, den Sie on demand zur Verfügung stellen sowie vom großen Netzwerk und der größeren Reichweite Ihres hybriden Events.

Das Risiko? Ein Teilnahmegefühl zweiter Klasse, wenn Sie diese Gruppe nicht richtig in Ihr hybrides Event einbeziehen. Das Catering fehlt, in der Q&A-Runde werden nur die Offline-Fragen beantwortet und das Abendprogramm können sie auch nicht erleben. Bieten Sie deshalb für Ihre Remote-Teilnehmenden ausreichend Fragemöglichkeiten, Catering ins (Home-)Office sowie ein online erlebbares Rahmenprogramm an.

Eine weitere Herausforderung bei der Remote-Teilnahme: Wer im (Home-)Office an einem hybriden Event teilnimmt, ist für die anderen oftmals nicht wirklich abwesend – weder für die Kinder noch für die Kolleg·innen oder Vorgesetzte. Ablenkung ist also vorprogrammiert.

XING Events Lesetipp: Was Teilnehmer·innen auf Online-Events wirklich brauchen

Unterschiede zu reinen Offline- oder Online-Events

Die bisherigen Offline-Events waren klar auf die Zielgruppe der vor Ort Anwesenden ausgerichtet – reine Online-Events auf die Remote-Teilnehmenden. Das erleichterte Ihnen als Eventplaner·in die Gestaltung der Inhalte, des Networkings sowie die optimale Einbindung Ihrer Speaker·innen. Planen Sie nun ein hybrides Event, brauchen Sie neben den beiden Locations, der virtuellen und der realen, auch eine für beide Seiten optimierte Ansprache und Erlebniswelt. Das lässt sich möglicherweise nicht in allen Fällen für beide Gruppen bestmöglich umsetzen. Ein Tipp: Entzerren Sie Ihr hybrides Event. Planen Sie vorab oder im Nachgang eigene Networking Sessions oder weiteren Content. Wer als Offline-Teilnehmer·in mit einem Online-Gast networken möchte, kann dies beispielsweise am Tag nach dem hybriden Event tun. Möglich wird’s unter anderem über einen terminierten 1:1 Videocall über Ihre Event-Plattform.

XING Events Lesetipp: Was Sie bei der Organisation Ihrer hybriden Events beachten müssen

Fazit

Bei einem hybriden Event profitieren die Offline-Teilnehmenden vom „Mehr an Content“, einem größeren Netzwerk und namhaften, remote zugeschalteten Speaker·innen. Ihre Online-Teilnehmer·innen genießen vor allem den wegfallenden Reiseaufwand. Außerdem sind auch für sie die höhere Anzahl an Besucher·innen und der On-demand-Content ein Plus. Stellen Sie diese Vorteile in Ihrer Eventbewerbung in den Vordergrund und überlegen Sie sich, wie Sie die jeweiligen Nachteile mindern können – beispielsweise durch eine zeitliche Entzerrung. Wir sind uns sicher: Dann werden auch für Sie hybride Events zum neuen Standard.

XING Events Tipp: Für die Organisation hybrider Events brauchen Sie Profi-Tools!

Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Das alles handhaben Sie im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.

Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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