Virtuelle Events

Veränderungen in der Eventbranche – so meistert sie die HAWK

Die Corona-Pandemie ist für uns alle nach wie vor eine Herausforderung, insbesondere für die Eventbranche. Dies bestätigen auch die Ergebnisse des neuen „Meeting- & EventBarometers 2020/2021“. Demnach ist die Anzahl der Präsenzveranstaltungen in Deutschland im Jahr 2020 um 70 Prozent gesunken. Wann Offline-Events wieder stattfinden werden, ist in diesen Zeiten immer noch ungewiss. Events, die als Offline-Veranstaltungen geplant wurden, finden seit über einem Jahr online oder gar nicht statt. Diese Veränderungen in der Veranstaltungsbranche betreffen aber nicht nur Seminare, Messen und Konferenzen, sondern auch die Universitäten und Hochschulen. Hier entfallen wichtige Veranstaltungen wie Abschlussfeiern, Career Days oder auch Alumni-Events.

Eine der Hochschulen, die aufgrund der Corona-Pandemie ihre Veranstaltung umplanen musste, war die Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst (HAWK). Mit unserer Hilfe wurde die Vergabefeier der Deutschlandstipendien im Oktober 2020 von einem Offline-Event zu einem Online-Event.

Wie Universitäten und Hochschulen mit der Veränderung in der Eventbranche umgehen und welche Vorteile Online-Events haben können, hat uns Daniela Zwicker in diesem Interview beantwortet. Sie ist die Alumni-Managerin der HAWK und organisiert die Vergabefeier der Deutschlandstipendien. Sie erzählt uns, wie sie mit dem Switch auf ein Online-Event bei der Planung der Vergabefeier zurechtkam.
 

Die Online-Variante war für uns eine Chance, mit gewohnten Abläufen zu brechen und der Veranstaltung eine neue Frische zu verleihen, insbesondere im Programmaufbau, bei der Länge der Reden und den Schwerpunkten der Veranstaltungen.
Daniela ZwickerFundraiserin & Aluminmanagerin an der HAWK

Hallo Frau Zwicker, vielen Dank, dass Sie sich Zeit für ein Interview mit uns nehmen. Bevor wir mit den eigentlichen Fragen des Interviews beginnen, erzählen Sie uns doch etwas über sich: Wer sind Sie und wofür sind Sie genau zuständig an der HAWK?

Ich bin seit 2017 an der HAWK. Dort koordiniere ich die Stelle „Fundraising und Alumniarbeit“ mit dem Schwerpunkt „Deutschlandstipendium“. Für diesen Schwerpunkt trage ich die Verantwortung für die Herstellung von Förderkontakten und deren Pflege sowie den Aufbau einer Community von Förderern und Stipendiat*innen. Ein zentraler Bestandteil des Deutschlandstipendiums ist die Vergabefeier der Stipendien, denn dort entsteht die Community und dort findet Austausch zwischen Hochschule, Förderern und Stipendiat*innen statt. Gemeinsam mit unserer Marketing- und Presseabteilung plane ich dieses Event jedes Jahr.

Wie sind Sie an Ihrer Hochschule mit dem Wechsel von offline zu online umgegangen? Konnten Sie schnell in den Online-Prozess hineinfinden?

Mit einigen Anlaufschwierigkeiten, gerade bei der Findung geeigneter Software. Aufgrund unterschiedlicher Kenntnisstände der Mitarbeitenden sind wir aber gut in den Online-Prozess gekommen. Wir nutzen für Lehre und Veranstaltungen hauptsächlich Zoom und befinden uns mit der Software und deren Möglichkeiten noch in einer Lernkurve. Rückblickend können wir sagen, dass wir mit der Umstellung von Präsenz auf online viel dazugelernt haben und es immer noch tun.

Warum wurde genau dieses Event ausgewählt?

Die Vergabefeier der Deutschlandstipendien ist für die HAWK immer eines der jährlichen Highlights, weil wir viele Studierende und Fördernde mit der Feier ehren und uns bedanken können.

Wie lief die Planung ab?

Die Planung begann zwei Monate im Voraus, als auch definitiv klar war, dass wir im Oktober 2020 keine Präsenzveranstaltung machen können. In die Planung waren Marketing, Presse, IT und Fundraising involviert. In den drei Wochen vor der Veranstaltung haben wir uns täglich getroffen und auch eine Vorort-Begehung und eine Generalprobe wurden durchgeführt.

Welche Unterschiede gab es zur Planung einer Präsenzveranstaltung?

Die Planung war viel aufwändiger und bedurfte mehrerer Abstimmungen sowie Abteilungen. Ebenso haben wir uns schnell für eine externe Moderatorin entschieden. Sie konnte uns unglaublich helfen, weil sie bereits viele Erfahrungen mit Studioaufnahmen und somit Hybrid-Veranstaltungen hatte. Es wurde ein Masterplan entwickelt, also eine Art Szenenplan. Jede Kamera- und Toneinstellung wurden niedergeschrieben sowie jede Aktion für die Szene und die Gestaltung der Szene. Wir mussten uns intensiver mit Zoom beschäftigen und uns die Funktionen erarbeiten. Außerdem galt es, Mitarbeitende einzulernen. Aufgrund der Online-Variante sind wir auch von üblichen Abläufen und Traditionen abgerückt, denn uns war klar, dass das Event nicht länger als 90 Minuten dauern sollte (Spielfilmlänge), um die Zuschauer·innen nicht zu verlieren. Deshalb mussten Reden kürzer gehalten und mehr Abwechslung durch Medien und Redner·innen eingebaut werden.

Wie hat die Durchführung des Events geklappt?

Die Durchführung lief am Tag der Übertragung super, was jedoch bis zur letzten Minute keine·r des Teams erwartet hatte. Denn die Proben und Einstellungen im Vorfeld zeigten viele Herausforderungen, die es zu überwinden galt.

Welche Hürden gab es?

Definitiv die Internetverbindung. Außerdem das – doch nicht so stark ausgereifte wie gedacht –Wissen vom Einsatz der Technik und den Funktionen der Software. Natürlich auch das neue Format der Veranstaltung, an das man sich erst einmal heranwagen musste. Und letztlich auch die unterschiedlichen Kenntnisstände der Teilnehmenden.

Hatten Sie von Anfang an ein gutes Konzept erstellt oder haben Sie anders in den Prozess hineingefunden? Wenn es ein Konzept gab, konnte das gut umgesetzt werden?

Wir hatten ein Konzept, das wir mit allen Beteiligten erstellt haben. Federführend war hier unsere Marketingabteilung, die im Bereich der Online-Veranstaltungen bereits Erfahrungen sammeln konnte. Ebenso waren die Erfahrungen mit Präsenzveranstaltungen aus der Vergangenheit nützlich. Dieses Konzept half, dass jeder Mitwirkende wusste, wann wer was und wie machen musste.

Die Online-Variante war für uns eine Chance, mit gewohnten Abläufen zu brechen und der Veranstaltung eine neue Frische zu verleihen, insbesondere im Programmaufbau, bei der Länge der Reden und den Schwerpunkten der Veranstaltungen.

Auf welche Aspekte haben Sie bei der Umsetzung besonderen Wert gelegt?

Wichtig war für uns, dass die Länge nicht die 90 Minuten Spielfilmlänge überschreitet und Förderer sowie Stipendiat·innen im Vordergrund stehen. Außerdem wollten wir mit der Medienvielfalt (gesprochenes Wort, Musik, eingespielte Filme, Live-Zuschaltungen) spielen und somit ein abwechslungsreiches Programm entsteht. Ebenso wichtig war, dass wir die Teilnehmenden gut mitnehmen und sie gut mit der Technik klarkamen.

Was konnte durch das virtuelle Konzept leichter umgesetzt werden?

Die Teilnehmerzahl konnte enorm gesteigert werden. Viele Fördernde waren aufgrund der fehlenden Anreise vertreten. Ebenso waren der Austausch zwischen Stipendiat·innen und Förderern und auch die Präsentationen leichter.

Wie haben Sie die Anwendung der Tools von XING Events empfunden? Haben Sie das erste Mal mit XING Events gearbeitet? Können Sie den Lesern hier noch etwas mit auf den Weg geben?

XING Events hat uns vieles bei der Eventplanung abgenommen. Sämtliche administrative Aufgaben sowie die zentrale Anmeldung, Teilnehmerlisten etc. wurden von XING Events organisiert. Ebenso war es möglich, dass wir das Event selbst bei XING haben publik machen können.

Gibt es weitere Tools, die Sie verwendet haben und weiterempfehlen können?

Zoom als Veranstaltungssoftware und YouTube für das Streaming.

Wie war dann tatsächlich das Event selbst? Wurde es gut angenommen? Haben Sie Verbesserungsvorschläge und Tipps für weitere Events?

Das Event war super und es wurde von Stipendiaten·innen, Förderern, Mitarbeitenden und Gästen super angenommen. Wir haben viel positives Feedback bekommen.

Beim nächsten Mal würden wir definitiv eine andere Software als Zoom verwenden, da diese sich für die Einzelmeetings mit Förderern und Stipendiaten·innen nicht so gut geeignet hat. Eine weitere Verbesserung wäre ein externes Technikteam als Begleitung.

Danke für das Gespräch und die Einblicke, die Sie uns in die Organisation des Alumni-Events gegeben haben.

Das Gespräch mit Daniela Zwicker zeigt deutlich, wie erfolgreich Veränderungen in der Eventbranche umgesetzt werden können. Tipps, wie Sie Ihr Event kreativ gestalten können und was Sie künftig bei der Organisation eines Hybrid-Events beachten müssen, finden Sie in unserem Blog.

XING Events Tipp:

Online-Events können genauso kreativ gestaltet werden wie Offline-Events. Genauere Informationen finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.
 

Swantje Biehler XING Koordinatorin und Eventmanagerin, alumni-clubs.net e.V.

Swantje Biehler hat bis 2018 an der DHBW Mannheim dual Wirtschaftsinformatik mit dem Schwerpunkt Application Management studiert und währenddessen in der Partnerfirma Pepperl+Fuchs in Mannheim gearbeitet und Praxisphasen absolviert. Nach einem weiteren Jahr als Application Managerin hat sie ihr Gebiet gewechselt und ist bei alumni-clubs.net gelandet, wo sie nun die Hochschulen und Universitäten bezüglich XING Events berät und die Kooperation mit koordiniert. Nebenbei ist sie Vollzeit-Mama.
 

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