Virtuelle Events planen – enormes Potential für Eventveranstalter

Virtuelle Events bieten zahlreiche Vorteile und ganz neue Möglichkeiten für Veranstalter, die bisher ihre Veranstaltungen lediglich offline durchgeführt haben.

• Sie sparen wertvolle Ressourcen. Die Liste der eingesparten Ressourcen ist lang. Sie können auf Printmaterialien verzichten, also ebenso auf die Produktion, den Versand, den Lagerplatz, die Verteilung vor Ort und deren Entsorgung. Ähnliches gilt für weitere Verbrauchsmaterialien, die auf realen Events zum Einsatz kommen. Vom Catering über Veranstaltungstechnik, Ausstellungsstände, Plakate, Werbebanner, Pop-Ups, Dekomaterial und vieles mehr. Je nachdem wie Sie Ihr virtuelles Event umsetzen wollen, können Sie sich auch die Miete für den Tagungsraum oder die Messehalle sparen. Gleichzeitig müssen Sie nicht auf die Zusammenarbeit mit Sponsoren verzichten. Sie sparen sich außerdem etwas Organisations- und viel Reisezeit.
• Sie generieren eine höhere Reichweite und Leads. Reale Veranstaltungen locken zwar viele Teilnehmer an, virtuelle Veranstaltungen sind dagegen wahre Lead-Magnete. So können Sie Ihre Reichweite noch einmal deutlich steigern. Ihre Teilnehmer sind nicht mehr an Ort und oder den Veranstaltungstermin gebunden. Sie sparen sich die Zeit und Kosten für die Reise und Übernachtung. So können sie weiterhin an Ihrem Arbeitsplatz tätig sein und die eigenen Ausfallzeiten deutlich reduzieren. Einhergehend mit der gestiegenen Reichweite erhöhen Sie als Veranstalter oder Aussteller mit einem virtuellen Event auch die Zahl der potenziellen Kunden und Anfragen, also der Leads. Gerade im Internet können Sie diese besonders gut tracken. Stets vorausgesetzt Sie haben das zuvor klar kommuniziert und halten sich an die Regeln der DSGVO.
• Sie generieren zusätzliche Einnahmen. Haben Sie spannende Inhalte, die Ihre Teilnehmer unbedingt konsumieren möchten? Bieten Sie Wissensvermittlung oder sehr emotionale Erlebnisse wie exklusive Release-Konzerte & Co. an? Dann richten Sie am besten eine sogenannte Paywall ein und bieten die Inhalte Ihres virtuellen Events kostenpflichtig an. Warum sich die Monetarisierung lohnt, lesen Sie hier. Mittlerweile gibt es Videokonferenz- und Webinartools, die solche Optionen bereits integriert haben. Eine weitere Möglichkeit bieten Video-Hosting Plattformen: Hier können Sie Ihre virtuellen Events on demand verkaufen. Darüber hinaus können Sie auch heute schon tracken, wer wie lange im Seminar dabei war und welche (Um-)Fragen wie beantwortet hat. Auf Basis dieses Verhaltens stellen Sie beispielsweise Teilnahmezertifikate aus.
• Sie können den Erfolg virtueller Events präzise messen. Egal, ob Sie als Veranstalter agieren oder als Aussteller auf virtuellen Veranstaltungen präsent sind, Sie können den Return on Investment (ROI) des Gesamtevents oder der einzelnen virtuellen Beteiligung berechnen und vorweisen. Wie viele Besucher waren in welchem Vortrag? Welcher Sprecher kommt besonders gut an? Welche Messestände wurden wie häufig und wie lange besucht? Die Antworten auf diese und viele Fragen mehr erhalten Sie dank virtueller Umsetzung Ihres Events.
• Sie positionieren sich als nachhaltiger Veranstalter. Auch wenn Nachhaltigkeit gerade in den Hintergrund gerückt ist, so ist diese nach wie vor auch in der Eventbranche ein wichtiger Aspekt. Digitalisieren Sie Ihre Events, können Sie auf die oben genannten Ressourcen zum Teil oder sogar vollständig verzichten und so Ihren Beitrag zu einer nachhaltigen Meetingbranche leisten. Wichtig ist dabei, dass Sie dann ebenfalls die Nachhaltigkeit des digitalen Ressourcenverbrauchs kritisch prüfen und optimieren.
• Ihre Veranstaltung und deren Botschaften sind stets verfügbar und dank der Aufzeichnung nahezu identisch wieder erlebbar. Orts- und zeitunabhängig sind alle Vorträge, Materialien, Werbebotschaften und vieles mehr für alle Teilnehmer mit Zugang zum Internet verfügbar. Was für reale Veranstaltungen nicht möglich ist, können Sie mit virtuellen Events erreichen: das Erlebnis für den Teilnehmer immer und immer wieder wiederholen. Besonders bei virtuelle Messen ist die ortsunabhängige Teilnahme ein enormer Vorteil – so kommen Teilnehmer und Aussteller aus aller Welt zusammen.

XING Events Lesetipp: 10 Tipps für Webinare und Online-Events, die Teilnehmer begeistern

Die Liste virtueller Events wächst derzeit rasant. Nachfolgend sechs Beispiele und ausführliche Berichte:

1. Die VExCon – virtual Expo and Conference (Infos dazu gibt's auch als Podcast)
2. Die digitale Variante der re:publica: #rpREMOTE
3. Online-Events in Lehre und Weiterbildung – ein Beispiel
4. Onsite goes online – Virtuelle Schulungen im Praxis-Check-up
5. Online-Training und virtuelle Weiterbildung aus Consulting-Sicht
6. Die BOCOM als hybrides Event 

In unseren Artikeln „Online-Events – die besten 10 Ideen aus dem März“ sowie „Online-Events – 10 kreative Ideen aus dem April“, „Online-Events im Mai – 10 Highlights aus der Kultur- und Eventbranche“ und „Von Festival bis Tech-Konferenz: 10 virtuelle Events aus dem Juni​​​​​​​" haben wir Ihnen zudem weitere Beispiele zusammengefasst.

Mittlerweile – nach der Corona- und damit auch der Online-Events-Hochphase – ziehen einige Veranstalter Bilanz zur Organisation virtueller Veranstaltungen. Eine Meinung kristallisiert sich dabei deutlich heraus: „Online-Events haben Potenzial“. Tiefere Einblicke gibt es in folgenden Artikeln:

• Wie gelingen virtuelle Events und Seminare? Ein Erfahrungsbericht
• Learnings aus zwei Monaten Online-Events - 5 Veranstalter ziehen Bilanz
• Online-Events sind nicht einfach Events online
• Umstellung auf Online-Events – 8 Erfahrungsberichte von Veranstaltern

Im doo Podcast Check-In gibt unsere Geschäftsführerin Kati Rittberger außerdem Einblicke, mit welchen Mitteln Veranstalter gegen die Krise kämpfen und sie dabei gleichzeitig in etwas positives verwandeln.