Virtuelle Events erfahren gerade einen enormen Boom. Welche Vorteile und Herausforderungen virtuelle Events bieten, wie Sie Ihr virtuelles Event perfekt umsetzen und Ihre Teilnehmer·innen begeistern, erfahren Sie in diesem Artikel.
Virtuelle Events finden im digitalen Raum statt und werden in der Regel auch ausschließlich online angeboten und vermarktet. Die Teilnahme funktioniert sowohl über den Desktop als auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Virtuelle Events können jedoch auch mithilfe anderer Devices umgesetzt werden, zum Beispiel mit Spielekonsolen und VR-Brillen.
Neben solchen virtuellen Events und den bekannten analogen Veranstaltungen gibt es auch den Mix aus beiden: hybride Events. Hier werden beispielsweise Teile des analogen Events live gestreamt oder digitale Interaktionen eingebaut. Erste Ansätze dafür gab es auch schon vor der Corona-Pandemie, seit März 2020 wurde die (Weiter-)Entwicklung jedoch stark beschleunigt.
Virtuelle Events bieten Ihnen als Veranstalter·in zahlreiche Vorteile und ganz neue Möglichkeiten, vor allem wenn Sie bisher Ihre Veranstaltungen lediglich offline durchgeführt haben. Sie sparen wertvolle Ressourcen. Die Liste der eingesparten Ressourcen ist lang. Sie können auf Printmaterialien verzichten – also auf die Produktion, den Versand, den Lagerplatz, die Verteilung vor Ort und deren Entsorgung. Ähnliches gilt für weitere Ressourcen, die auf realen Events zum Einsatz kommen. Vom Catering über Veranstaltungstechnik, Ausstellungsstände, Plakate, Werbebanner, Pop-Ups, Dekomaterial und vieles mehr. Je nachdem, wie Sie Ihr virtuelles Event umsetzen wollen, können Sie sich auch die Miete für den Tagungsraum oder die Messehalle sparen. Gleichzeitig müssen Sie jedoch nicht auf die Zusammenarbeit mit Sponsor·innen verzichten. Sie sparen außerdem viel Reisezeit.
Ihre Veranstaltung und deren Botschaften sind stets verfügbar und dank der Aufzeichnung nahezu identisch wieder erlebbar. Alle Vorträge, Materialien und Werbebotschaften sind orts- und zeitunabhängig für jeden mit Zugang zum Internet zugänglich. Was für reale Veranstaltungen nicht möglich ist, können Sie mit virtuellen Events erreichen: das Erlebnis für die Teilnehmer·innen immer und immer wieder wiederholen. Besonders bei virtuellen Messen ist die ortsunabhängige Teilnahme ein enormer Vorteil – so kommen Teilnehmende und Ausstellende aus aller Welt zusammen.
Hätten virtuelle Events nur Vorteile, hätten sich diese schon viel eher durchgesetzt. Doch digitale Erlebnisse stellen Veranstalter·innen auch vor Herausforderungen. Je besser Sie diese kennen, desto besser können Sie das virtuelle Erlebnis gestalten.
Um das virtuelle Event-Erlebnis zu einem vollen Erfolg zu machen und Ihre Teilnehmer·innen emotional anzusprechen, haben wir Ihnen einige kreative Ideen rund um Format, Programm und Interaktion zusammengestellt.
Bei der Umsetzung virtueller Events kommt es auf Ihre Kreativität und Ihr Konzept an. Haben Sie die charakteristischen Merkmale Ihres Online-Events vor Augen und setzen diese konsequent und mit professionellen Tools um, können Sie nahezu jedes Eventformat in die virtuelle Welt bringen. Was dabei zählt, sind die Wünsche Ihrer Teilnehmer, Abwechslung und spannende Inhalte. Auch mit einem kleinen Budget und einem durchdachten Konzept können Sie Ihre Zielgruppe im Internet erreichen. Probieren Sie es aus.
Bei manch einer Veranstaltung ist die digitale Alternative dem Onsite-Event sehr nahe. Für andere Events wiederum eignen sich die physischen Formate deutlich besser. Online-Wissensvermittlung sind viele von uns beispielsweise bereits gewohnt – sowohl die Veranstalter·innen als auch die Teilnehmer·innen. So funktionieren digitale Seminare ziemlich gut, während gerade bei Networking-Veranstaltungen das reale Event klar im Vorteil ist.
Jetzt schauen wir uns die bekanntesten und beliebtesten Eventformate einmal genauer an. Sie reichen von kleinen, informellen Gesprächen bis zur großen Messe. Und eines sei direkt vorweggenommen: Sie lassen sich mit ein bisschen Kreativität alle online abbilden.
1. Kamingespräch
Ein Kamingespräch, auch bekannt als Fireside Chat, ist eine lockere, informelle Unterhaltung einiger Teilnehmenden. Damit es virtuell funktionieren kann, brauchen Sie lediglich ein Tool, das Videogespräche weniger Personen ermöglicht. Genau das können die allermeisten Videokonferenz-Tools. Wählen Sie am besten eines, das auch auf Tablets funktioniert, damit die Teilnehmer·innen nicht hinter ihren klassischen Bildschirmen sitzen und überhaupt eine lockere Atmosphäre entstehen kann. Mit ein wenig Kreativität, wie beispielsweise einem Kamin als Hintergrundbild, lockern Sie das Format auf. Außerdem können Sie je nach Zielgruppe und Budget an die Lieferung von passendem Catering an die einzelnen Teilnehmer·innen denken. Denn diese sind häufig lange vorher bekannt und von überschaubarer Anzahl.
2. BarCamp
Bei einem BarCamp wird das Eventprogramm zu Beginn von allen Teilnehmern gemeinsam geplant. Dabei schlagen die Teilnehmer in der Planungssession vor, was sie selbst vortragen wollen und je nach Resonanz wird ihnen beim realen Event ein Raum zugeteilt. In diesen Räumen finden dann die Vorträge, kleinere Workshops oder Diskussionsrunden statt. Digitale Versionen eines BarCamps gab es in den letzten Wochen bereits häufiger. Das Prinzip der gemeinsamen Planung lässt sich digital gut umsetzen. Dabei ist es entscheidend, einen strukturierten Prozess zur Vorstellung der eigenen Beiträge zu finden. Bewährt hat sich, dass ein·e Moderator·in für den Teilnehmenden das bislang stumm geschaltete Mikrofon wieder aktiviert und diese·r anschließend seinen Vorschlag startet. Die Abfrage der Resonanz entfällt, da im Digitalen alle Räume gleich groß sind. Nun wird die Session in einen zentral einsehbaren Eventplan, zum Beispiel bei Google Docs oder Trello, eingetragen. Wichtig ist, dass der Raumwechsel für die Teilnehmenden digital möglichst einfach funktioniert. Dazu benötigen Sie ein Tool, das Breakout-Sessions oder eben untergeordnete Räume zulässt.
3. World Café
Bei einem klassischen World Café findet der Austausch der Teilnehmer·innen an unterschiedlichen Tischen statt, wobei diese von Tisch zu Tisch wechseln. Lediglich ein·e Gastgeber·in bleibt an einem Tisch sitzen. Diese Person begrüßt die neu Ankommenden und stellt bei jeder Runde vor, was die vorherige Gruppe an diesem Tisch erarbeitet hat. Die Ergebnisse werden auf Papiertischdecken festgehalten und am Ende des World Cafés zentral präsentiert. Ähnlich wie beim eben vorgestellten Prinzip eines digitalen BarCamps kommt es darauf an, den Wechsel zwischen den einzelnen Räumen möglichst einfach zu gestalten. Außerdem sollten sich die Teilnehmer·innen der virtuellen Tischrunden sehen können. Dazu benötigen Sie ein Videokonferenz-Tool mit Bildübertragung und zuvor klar kommunizierte Ablaufregeln. Der oder die Hauptmoderator·in des World Cafés sollte von Zeit zu Zeit die digitalen Tische besuchen und abfragen, ob alles wie geplant läuft, sowie an die verbleibende Zeit erinnern. Zum Schluss präsentieren die Gastgeber·innen in einer festgelegten Reihenfolge im virtuellen Plenarraum kurz ihre Tischergebnisse. Diese Zeiten sollten von einem Organisator oder der Hauptmoderatorin im Blick behalten und, wenn notwendig, auf diplomatische Art und Weise gekürzt werden. Als Alternative für die digitalen Tischdecken können Sie integrierte Whiteboards der Konferenz-Tools oder auch externe Whiteboards wie mural und miro beziehungsweise einfach Google Docs nutzen.
4. Breakout Session beziehungsweise Workshop
Workshops oder auch Breakout Sessions sind in der realen Welt vor allem für den Austausch und das Arbeiten in kleineren Gruppen mit bis zu 25 Teilnehmer·innen gedacht. Der oder die Referent·in hat bei diesem Eventformat eine moderierende Rolle inne und begleitet den kreativen Entstehungsprozess der Gruppenarbeit. Gerade die Zusammenarbeit funktioniert in der virtuellen Welt weniger gut als bei physisch stattfindenden Workshops – es sei denn, Sie strukturieren den Prozess des Einbringens und Sprechens sehr genau. Nur wer in der Gruppe diszipliniert nacheinander spricht und die Ergebnisse strukturiert auf einem gemeinsamen Whiteboard festhält, wird auch Arbeitsergebnisse produzieren können. Mit wenigen Teilnehmenden funktioniert dieser kreative Austausch auch digital. Werden es mehr Personen, lässt sich das gemeinsame Arbeiten und Sprechen immer schwieriger koordinieren. Möchten Sie Workshops digital anbieten, achten Sie auf kleinere Gruppen – dann kann Ihnen auch dies gelingen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich ein, zwei Personen besonders einbringen, während alle anderen nur stumm zuschauen.
5. Table Session
Bei einer Table Session eines realen Events findet der Austausch der Teilnehmer·innen ebenfalls an runden Tischen statt. Mit dem Unterschied, dass die Themen nichts miteinander zu tun haben müssen. Die Teilnehmer·innen können die Tische wechseln, müssen es jedoch nicht. Als Eventveranstalter·in können Sie Table Sessions einmal ins Programm einbauen oder mehrfach durchführen. Table Sessions eignen sich bei realen Veranstaltungen besonders dann, wenn Sie viele unterschiedliche Themen gleichzeitig in einem großen Saal bespielen wollen. Sie sind hervorragend fürs Networking unter den Teilnehmer·innen und fürs Brainstorming. Wollen Sie Table Sessions in die digitale Welt bringen, brauchen Sie zuvor klare Kommunikationsregeln. Begrenzen Sie die Zahl der Tischteilnehmer·innen und lassen Sie die Mikrofone der einzelnen Teilnehmenden zunächst stumm geschaltet. Die Moderation jedes digitalen Tisches sollte Spielregeln aufstellen, wer wann eine Rede einbringen kann, zum Beispiel durch ein Handzeichen. Sprechen alle darauf los, wird es in digitalen Räumen noch unübersichtlicher, als dies in der realen Welt der Fall ist.
6. Seminar
Seminare werden häufig mit Fokus auf Weiterbildung eingesetzt. Dabei handelt es sich um meist frontal gestaltete Vorträge eines Referierenden, die jedoch entweder zwischendurch oder hinterher um Fragen der Teilnehmer·innen ergänzt werden. Die virtuelle Variante davon wurde in den letzten Wochen recht häufig umgesetzt: das Webinar. Während in der realen Welt Seminare häufig ganztägig stattfinden oder auch über mehrere Tage andauern können, sollten Sie bei Webinaren die Vortragsdauer deutlich kürzen. Das liegt zum einen an der geringen Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum und zum anderen an der deutlich größeren Anstrengung für die Teilnehmenden, Wissen ausschließlich über den Bildschirm zu konsumieren. Eine mittlerweile beliebte Sessiondauer beträgt 20 Minuten – -zwischen zwei Sessions sollte Zeit für ein wenig Bewegung, Essen und Trinken sowie eine mentale Verschnaufpause eingeplant werden. Mehr zur effektiven Umsetzung Ihres Online-Workshops lesen Sie im Gastbeitrag von Katharina Heger.
7. FishBowl
Eine FishBowl ist die moderne Form der Podiumsdiskussion, die die Teilnehmer·innen etwas mehr einbindet. Bei einem realen Event sitzen die Diskutant·innen in einem inneren Stuhlkreis und das Publikum im äußeren. Darüber hinaus gibt es im inneren Kreis einen leeren Stuhl für eine Person aus dem Publikum, die sich aktiv einbringen will. Dies können Sie wie bei der zuvor vorgestellten digitalen Podiumsdiskussion umsetzen. Der leere Stuhl sollte dabei von der Moderation gemanagt werden. Dazu dient der Chat, in dem per Handzeichen signalisiert werden kann, wer sich einbringen möchte.
8. Plenarvortrag beziehungsweise Keynote
Dieser frontale Vortrag aus der realen Eventwelt lässt sich ziemlich einfach in die virtuelle Version übertragen. Dazu benötigen Sie wie beim Webinar ein·e Speaker·in, eine Präsentation, möglicherweise eine Moderation sowie die klassische Online-Event-Technik. Binden Sie ein Interaktionstool in diese frontale Präsentation ein, wird sie lebendiger für Ihre Teilnehmer·innen. Allerdings hat auch eine klassisch vorgetragene Botschaft via Live-Stream ihre Berechtigung.
XING Events Lesetipp: 7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen
9. Podiumsdiskussion
Sie kennen sie bestimmt von fast jedem realen Event: die klassische Podiumsdiskussion, bei der sich mehrere Redner·innen auf einer Bühne zu einem Thema austauschen. Damit dieser Austausch klappt, strukturiert ein·e Moderator·in das Gespräch und achtet auf die Zeiteinhaltung. Entweder Sie bringen die Diskutant·innen in ein reales Aufnahmestudio und achten auf den Mindestabstand zwischen diesen oder Sie schalten die Redner·innen aus den jeweiligen Home-Offices zu. Der oder die Moderator·in achtet auch bei der virtuellen Podiumsdiskussion auf die Zeit der Beiträge. Sie können die virtuelle Podiumsdiskussion auf den Austausch dieser wenigen Personen untereinander beschränken oder auch für die Interaktion mit den Teilnehmenden öffnen. In diesem Falle beobachtet die Moderation zugleich den Live-Chat des Publikums, clustert die Fragen und bringt sie in die Diskussionsrunde ein. Ein professionelles Interaktionstool unterstützt diesen Austausch mit den Teilnehmer·innen. Umfragen, Q&A-Runden, über Fragen abstimmen, Themen clustern und vieles mehr gehört dabei ins Repertoire dieser Tools.
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10. Konferenz
Eine Konferenz ist meist eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung, die mehrere hier bereits vorgestellte Eventformate miteinander kombiniert. Sie lässt sich sehr gut digitalisieren, wenn Sie auch das Networking unter den Teilnehmer·innen ermöglichen, zum Beispiel in 1:1-Videosessions. Bedenken Sie, wie bereits unter „Seminar” beziehungsweise „Webinar” angesprochen, die kürzere Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden und die Anstrengung, die eine ganztägige Bildschirm-Konferenz mit sich bringt. Kürzen Sie daher deutlich die einzelnen Redebeiträge, bauen Sie Pausen ein und setzen Sie auf Interaktion unter den Teilnehmer·innen. Ein spannendes Format für interessante virtuelle Konferenzen sind solche, die beispielsweise die Beiträge ihrer Referent·innen auf acht Minuten begrenzen und dann acht Minuten Zeit für die Fragen der Teilnehmer·innen lassen.
XING Events Lesetipp: re:publica im digitalen Exil – wie plant man eine Online-Konferenz?
11. Messe
Messen sind in der realen Welt durch geplanten und vom zufälligen Austausch der Teilnehmer·innen untereinander geprägt sowie durch die Präsentation von Produkten und Services. Das können Sie mit den bereits vorgestellten virtuellen Eventformaten umsetzen, zum Beispiel in Form von Webinaren oder virtuellen Keynotes. Anbieter von virtuellen Messe-Plattformen ahmen außerdem die Messewelt mit Hilfe von 2D- oder 3D-Welten nach. Als Veranstalter·in einer virtuellen Messe können Sie wie bisher mehrere Ausstellende und Vortragsbühnen einbinden. Auf den Messeständen gibt es wiederum eingebundene Videos, Präsentationen, Live-Chats mit dem Standpersonal oder sogar 1:1-Videosessions mit Ausstellenden. Bedenken Sie bei der Digitalisierung Ihrer Messe, dass auch diese ein interessantes Vortragsprogramm benötigt, damit Sie überhaupt Teilnehmer·innen anlocken können. Denken Sie dabei unbedingt aus Sicht der Messebesucher·innen und bieten Sie relevanten Content an – eine reine Werbepräsentation oder die bloße digitale Abbildung Ihres Standes bringen kaum Interessenten zu Ihrer virtuellen Messe.
Viele dieser Formate eignen sich auch für hybride Veranstaltungen. Möchten Sie mehr über die Verschmelzung von Onsite- und Online-Event erfahren, lesen Sie unseren umfassenden Artikel Hybride Events: Erfolgreich planen, Teilnehmende begeistern.
Wer seine Teilnehmer·innen begeistern und möglichst lange am Bildschirm halten will, braucht gemeinsame Aktivitäten. Sie lockern Ihr Event-Programm auf, sorgen für Bewegung im (Home-)Office und dafür, dass sich Ihre Teilnehmenden noch lange an Ihr virtuelles Event erinnern. Die meisten Ideen können Sie entweder in Ihr virtuelles Event integrieren oder als eigenes Event durchführen.
1. Fitnesspausen bei virtuellen Events
Bringen Sie Bewegung in Ihr Event – mit Fitnesspausen. Was Sie benötigen? Ein·e Trainer·in, eine gute technische Ausstattung und eine Videokonferenz-Lösung Bei der Auswahl des Fitnessprogramms sollten Sie aber natürlich Ihre Zielgruppe im Hinterkopf behalten. Virtuelle Events im B2B-Bereich, die eher Personen im höheren Management ansprechen, bieten sich eher für ein dezenteres Sportprogramm an als Events, die sich an die Sportindustrie richten.
2. Mixen und Verkosten
Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf – ein Tasting-Event lässt sich in vielen Bereichen durchführen. Unter anderem gibt es folgende kreative Angebote fürs gemeinsame Mixen oder Probieren:
Dafür benötigen Sie neben einer Expertin oder einem Experten und der Videokonferenz-Technik die Zutaten für die Drinks, Lebensmittel oder Gewürze. Die gibt’s meist bei Dienstleistern im Komplettpaket oder Sie kaufen und packen selbst ein beziehungsweise schicken Ihre Gäste mit einer Einkaufsliste selbst los.
XING Events Tipp: Tastings eignen sich hervorragend für den Abschluss Ihres virtuellen Events.
Solche Mix-Events finden Sie unter anderem bei Anbietern wie shakenight, smartdigital24, Ellen Kamrad Eventagentur, Online Teamevents oder hirschfeld.de.
3. Remote kochen und virtuelle Kochshows
Gemeinsam kochen oder via Webcam bekochen lassen – eine hervorragende Ergänzung für virtuelle Events. Zahlreiche Cateringanbieter haben ihr Portfolio genau um solche kreativen Leistungen ergänzt. Wie bei den Tasting-Events können Sie den Teilnehmer·innen die Zutaten ins Büro oder nach Hause senden oder sie selbst einkaufen lassen. Achten Sie bei der Auswahl der Gerichte auf unterschiedliche Ernährungsweisen – am besten Sie fragen die Präferenzen vorher ab. Übrigens: Je nach Jahreszeit kann es statt Kochen beispielsweise im Frühjahr auch Grillen sein.
Die Angebotspalette ist enorm. Sie finden preisgünstige und sehr hochwertige Koch-Erlebnisse bei Anbietern wie heycater, Kaiserschote, hellofresh, smartdigital24, Gourmetbote, Online Teamevents und vielen weiteren.
4. Virtuelle Stadtführungen
Nehmen Sie Ihre Teilnehmer·innen mit – auf eine virtuelle Tour durch eine Stadt Ihrer Wahl. Spannend wird es, wenn Sie eine·n Stadtführer·in finden, der oder die mit Ihnen weniger bekannte Viertel erkundet und interessante Geschichten dazu erzählen kann. So entdecken sogar Einheimische ganz neue Seiten ihrer Stadt.
Bewährt hat sich eine virtuelle Stadtführung, die tatsächlich live stattfindet und zusätzlich digital betreut wird. Diese Person kann parallel zu Fragen recherchieren und den Textchat im Blick behalten. Alle Fragen und Wünsche gibt sie oder er dann an den Tourguide weiter. Wollen Sie Ihre virtuelle Stadtführung lebendiger gestalten, bitten Sie Ihre Teilnehmer·innen, die Webcam einzuschalten und die Fragen mündlich einzubringen.
Virtuelle Stadtführungen erhalten Sie beispielsweise von cpb culturepartner berlin GmbH oder Jochen Schweizer. Darüber hinaus bietet nahezu jede größere Stadt verschiedene virtuelle Führungen an.
5. Virtuelle Spiele
Die Palette an virtuellen Spielen ist riesig. Für ein virtuelles Event eignen sich vor allem solche, die im Multiplayer-Modus angeboten werden. Das bedeutet, dass hier mehrere Spieler·innen gegeneinander antreten. Außerdem sollte das Spiel möglichst browserbasiert sein und nach einfachen Regeln funktionieren. Nur so können Ihre Teilnehmer·innen zwischendurch schnell und einfach in ein Spiel einsteigen – ganz ohne große Hürden. Besonders beliebt sind Spiele, die direkt in Ihre Event-Plattform eingebunden sind und mit einer für alle Gäste sichtbaren Bestenliste einer kleinen Challenge ähneln.
Anbieter, die virtuelle Spiele bereits in ihre Plattform eingebunden haben, sind beispielsweise meetyoo oder Proske. Aber auch Event-Plattformen wie EventMobi oder TEDME bieten integrierte Lösungen an. Darüber hinaus sind Spiele wie Skribble.io, Slither.io, Tetris sehr bekannt und beliebt. Das komplette Paket rund um virtuelle Spiele erhalten Sie auch von darauf spezialisierten Anbietern wie A-Blok, Confgames und Dutyfarm.
Was sich viele Teilnehmende beim Präsenzevent wünschen, wird auch für die Gestaltung von virtuellen Events immer relevanter: Personalisierung. Dank personalisierter Ansprache und Inhalte gewinnen Veranstalter·innen Teilnehmende leichter für ihr Event und sorgen darüber hinaus für eine längere Verweildauer auf der Veranstaltung – sowohl onsite als auch online. Wie auch Sie Ihre Events personalisieren können und wo derzeit die Grenzen eines personalisierten Eventerlebnisses liegen, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst.
Die Masse an Angeboten macht eben diese auch austauschbar – sowohl bei Produkten als auch bei Dienstleistungen wie Events. Mit Blick auf die Vielzahl an (virtuellen) Veranstaltungen müssen also auch Sie sich immer mehr einfallen lassen, um Teilnehmende auf Ihr Event zu locken. Neben renommierten Speaker·innen und umfangreichen Networking-Möglichkeiten ist Personalisierung eine mögliche Maßnahme. Von personalisierten Eventangeboten und -erlebnissen fühlen sich Teilnehmende stärker angesprochen und sind demzufolge eher bereit, sich für Ihr Event anzumelden beziehungsweise ein Ticket dafür zu kaufen. Darüber hinaus verweilen sie länger auf Ihrem Event und lassen sich stärker binden.
Warum Sie gerade virtuelle Events personalisieren sollten
Virtuelle Events gleichen einander noch stärker, als es bei Präsenzevents bisher der Fall war. Das liegt schlichtweg an der ewig gleichen Umgebung für das Online-Event, dem Bildschirm, aber auch an den noch vergleichsweise geringen Erfahrungen bei der Gestaltung virtueller Events. Es ist also extrem wichtig, dass Sie sich mit Ihrem Angebot von dem der Konkurrenz abheben. So sorgen Sie auch im virtuellen Raum für ein einmaliges Erlebnis, von dem Ihre Gäste gern berichten und zu dem sie ebenfalls gern wieder zurückkehren.
1. Die personalisierte Ansprache
Wie bei Offline-Events beginnt Personalisierung bei der Ansprache, die weit mehr beinhaltet als eine individuell gestaltete Anrede. Gehen Sie stattdessen auf alle Informationen ein, die Sie von Ihren Gästen kennen. Das können bisher besuchte Events, Workshops, Käufe, der Job, die Region etc. sein – möglich wird’s durch die Verknüpfung mit ihrer CRM-Datenbank.
2. Die individuelle Agenda
Darüber hinaus lassen sich auf vielen Event-Plattformen bereits heute individuelle Event-Agenden gestalten. Ihre Teilnehmenden wählen also aus Ihrem Eventprogramm die für sie spannenden Punkte aus und setzen sie auf eine persönliche Merkliste. Mit Erinnerungsfunktionen an die Termine und mit Vorlagen für Kalendereinträge sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmenden diese persönlichen Events auch tatsächlich wahrnehmen.
3. Matchmaking fürs Networking
In die gleiche Richtung gehen Tools, die individualisiertes Matchmaking auf Basis der Interessen Ihrer Teilnehmenden ermöglichen. Je granularer solch eine Software arbeitet, desto individueller können die vorgeschlagenen Matches sein.
4. Individualisierte Textnachrichten
Die personalisierte Ansprache hört auch mit Start des Online-Events nicht auf. Bauen Sie an passenden Stellen individuelle Textfelder ein, beispielsweise mithilfe einer Serienfeld-Funktion bei Push-Nachrichten oder bei Begrüßungsnachrichten nach dem Log-in. Statt des üblichen „In 10 Minuten beginnt der Vortrag ABC” lesen Ihre Teilnehmenden nun ihren Namen in der Nachricht „Hallo NN, in 10 Minuten beginnt der Vortrag ABC”.
5. Personalisierte Präsentboxen
Sie planen Präsentboxen für Ihr virtuelles Event zu versenden? Eine wunderbare Gelegenheit, Ihre Gäste individuell anzusprechen. Gestalten Sie beispielsweise Tassen, Mauspads, etc. individuell, oder versenden Sie zu bestimmten Programmpunkten passende Gadgets.
6. Individualisierte Tipps für die Aufzeichnung
Basierend auf den abgefragten Daten bei der Registrierung oder beim Befüllen des eigenen virtuellen Profils kennen Sie die Interessen Ihrer Gäste. Nutzen Sie dieses Wissen und empfehlen Sie Ihren Teilnehmenden nur für sie besonders relevante Aufzeichnungen oder zusätzlichen Content.
Zugegeben, trotz all der technischen Möglichkeiten, die Event-Plattformen bieten, gibt es noch einige Grenzen bei der Personalisierung von virtuellen Events.
Zum einen ist da das Verhalten der User·innen. Nicht alle Interessenten lassen Cookies zu – so geht Ihnen und den Analysetools Wissen verloren. Darüber hinaus dürfen Sie alles speichern und verarbeiten, was bei Ihnen an Daten anfällt.
Eine weitere Hürde: „Big Data”. Gerade automatisierte Personalisierung beginnt damit, so viele Daten wie möglich über alle Benutzer zu sammeln. Denn nur, wenn die von Ihnen gesammelten Datenmengen ausreichend groß sind, sind valide Aussagen und Empfehlungen möglich. An die Grenzen der Personalisierung stoßen Sie darum auch, wenn Ihre Zielgruppen, Eventformate und -ausrichtungen sehr unterschiedlich sind. Wer heute eine Veranstaltung für Teilnehmende aus der Medizin und morgen eine für Banken organisiert, hat wenig Daten, die er oder sie veranstaltungsübergreifend nutzen kann.
Personalisierung führt zu Bindung – sowohl bei Präsenzevents als auch bei virtuellen Veranstaltungen. Mit kleinen Schritten wie individualisierten Ansprachen, Eventagenden, passendem Matchmaking und personalisierten Textnachrichten während eines Online-Events heben Sie sich schon deutlich von der Masse ab – heute und zukünftig.
Datenschutz und Datensicherheit spielen sowohl bei realen als auch bei virtuellen Events eine große Rolle. Sicherlich haben Sie die Diskussionen um die Sicherheit einiger Anbieter von Webkonferenzen oder Negativbeispiele von Videokonferenzen mit Sicherheitslücken mitbekommen; ebenso wie das 2020 gekippte Privacy Shield. Deshalb wollen wir Ihnen Tipps an die Hand geben, wie Sie bei der Auswahl eines Videokonferenz-Tools für Ihre Online-Events vorgehen können. Bitte beachten Sie, dass diese keine Rechtsberatung darstellen und Sie im Zweifelsfall eine oder einen fachkundige·n Expert·in mit der Klärung Ihres konkreten Falles beauftragen sollten.
Prüfen Sie, wo das Tool für Ihre Webkonferenzen gehostet wird. Anbieter aus der EU unterliegen beispielsweise den Vorgaben der DSGVO und bieten somit ein gewisses Schutzniveau. Bei Anbietern, die die Daten außerhalb der EU in einem sogenannten Drittland hosten, prüfen Sie, ob diese ein anderes Schutzniveau oder Garantien anbieten. Dazu zählen:
Bis zum 16. Juli 2020 zählten auch Privacy-Shield-Zertifikate von Unternehmen in den USA zu solchen Schutzniveaus. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) das Privacy-Shield-Abkommen an diesem Tag für ungültig erklärt. Es ermöglichte bis dahin eine Übertragung personenbezogener Daten in die USA.
Das Privacy Shield wurde für ungültig erklärt, da eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA nur dann zulässig ist, wenn garantiert werden kann, dass im Zielland ein angemessenes Datenschutzniveau existiert. Dafür muss die EU-Kommission per Angemessenheitsbeschluss verbindlich feststellen, dass dieses Schutzniveau in den USA gegeben ist und das wird nun nicht mehr anerkannt.
Alternativ zu einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission können Daten basierend auf EU-Standardvertragsklauseln übermittelt werden. Solche Vertragsklauseln hat die EU-Kommission erarbeitet und veröffentlicht. Schließen die Unternehmen solche Verträge, ohne Veränderungen daran vorzunehmen, ab, gilt dies ebenfalls als Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau.
Haben Sie bislang US-Dienstleister aufgrund des Privacy Shields genutzt, müssen Sie Ihre Prozesse anpassen. Dafür können Sie folgende Regeln und Einwilligungen nutzen.
Binding-Corporate-Rules: Die beteiligten Unternehmen können sich selbst Datenschutzvorschriften geben. Diese Richtlinien müssen Sie zusammen mit den Aufsichtsbehörden aufstellen beziehungsweise sie von diesen genehmigen lassen.
Ausdrückliche Einwilligung: Sie können von den User·innen und Teilnehmer·innen eine ausdrückliche Einwilligung einholen, dass Sie deren Daten in ein Drittland übermitteln werden. Allerdings muss die Person in diesem Prozess vorab, ausführlich und verständlich über diese Datenübertragung informiert werden und kann diese Einwilligung darüber hinaus jederzeit widerrufen.
Erforderliche Übermittlungen: Die Übermittlung ist ebenfalls zulässig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Tracking- und Marketingzwecke zählen dazu jedoch nicht.
EU-Standardvertragsklauseln: Die Standardvertragsklauseln sind grundsätzlich zulässig. Das bedeutet, dass Sie die Daten nach einer zusätzlichen Prüfung auf die Standardvertragsklauseln in die USA übermitteln können.
Bei der Wahl zwischen der regulären beziehungsweise „persönlichen“ Version oder der Business-Version eines Anbieters sollten Sie letztere bevorzugen, da diese Versionen oftmals höhere beziehungsweise überhaupt erst die erforderlichen Sicherheitsstandards bieten.
Wählen Sie außerdem ein Tool, das datenschutzerhöhende Einstellungen zulässt, wie beispielsweise die verschlüsselte Übertragung von Daten oder die Nutzung von Passwörtern für Meetingräume.
Haben Sie Anbieter für Ihre Webkonferenzen in die engere Wahl genommen, prüfen Sie im nächsten Schritt sowohl deren als auch Ihren Umgang mit den Daten und berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:
Ihren Datenschutzbeauftragten sollten Sie schon bei der Auswahl Ihres Videotools mit ins Boot holen. Denken Sie dabei auch an die Verarbeitung von Daten Ihrer Mitarbeitenden und binden Sie daher ebenfalls den Betriebs- oder den Personalrat ein. Diese müssen dem Einsatz einer solchen Software zustimmen.
Benötigen Sie dafür eine kompetente Beratung, können Sie sich zum Beispiel an den Rechtsanwalt Thomas Waetke wenden. Als Mitglied des VDVO, dem Verband der Veranstaltungsorganisatoren, erhalten Sie eine kostenfreie Erstberatung.
Wie bei allen anderen IT-Tools, mit denen Sie Daten erfassen und verarbeiten, sollten Sie auch die Videokonferenz-Systeme in Ihre Datenschutzerklärung sowie in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen.
Dazu gehören außerdem folgende Angaben:
Erstellen Sie diese Angaben gemeinsam mit Ihren Datenschutzbeauftragten oder externen Expert·innen für Datenschutz.
Bedenken Sie bei all Ihren Entscheidungen rund um Online-Events stets: Einmal in alle Welt verschickte Daten lassen sich kaum wieder zurückholen. Prüfen Sie daher die Angebote unterschiedlicher Anbieter und ziehen Sie einen vergleichbaren Service eines Anbieters aus der EU vor. Fragen Sie Daten stets sparsam ab, setzen Sie Passwörter bei Ihren Online-Meetings ein und machen Sie sich mit den Einstellungen des Konferenztools Ihrer Wahl vertraut. Denken Sie dabei auch an die Ergänzungen in der Datenschutzerklärung, dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und die frühzeitige Einbindung von Datenschutzbeauftragten sowie des Betriebs- oder Personalrates.
Auch auf virtuellen Events können einige Dinge schief gehen – der Klassiker ist zum Beispiel ein Internet-Ausfall. Deswegen gilt nicht nur für Präsenzevents, sondern auch für Online-Events die (goldene) Regel: Haben Sie einen Plan B!
Einige Stolpersteine sind jedoch vermeidbar. Wie Sie das auf Ihren Online-Events am besten gewährleisten können, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
1. Stolperstein: technologische Barrieren
Einige Tools sind in gewissen Browsern nicht verfügbar, einige benötigen eine aufwändige Registrierung oder einen Software-Download? Ihr Voting-Tool funktioniert nicht mehr oder Sie können Ihren Bildschirm nicht mehr teilen? All diese technischen Hürden und plötzlich auftretenden Pannen begleiten Online-Events quasi immer und können Sie extrem viel Zeit kosten.
Tipp:
Planen Sie Probeläufe und Tests für die gesamte Technik ein, um zu wissen, ob und wie sie funktioniert. Handelt es sich um ein größeres Online-Event, wie eine Messe, können Sie ein Technik-Team engagieren, das bei Problemen und Fragen hilft. Geben Sie auch unbedingt allen Teilnehmenden Bescheid, welches Tool Sie nutzten, was es kann und vor allen Dingen, welche Voraussetzungen es benötigt.
2. Stolperstein: Inhalte
Das YouTube Video funktioniert nicht mehr, PowerPoint-Slides sind verschwunden, Fotos sind verpixelt und und und. Alle, die von diesen oder ähnlichen Beispielen schon einmal betroffen waren, wissen, wie ärgerlich das ist. Denn hinter jeder Präsentation steckt sehr viel Arbeit.
Tipp:
Lassen Sie sich die Inhalte von Ihren Speakern·innen ein paar Tage vor dem Event zuschicken. So können Sie zum einen die Qualität vorab checken und zum anderen im Notfall Ihren eigenen Bildschirm teilen. Und auch bei eigenen Präsentationen gilt: Halten Sie einen Ersatzrechner bereit, bitten Sie Kolleg·innen, im Notfall einzuspringen.
3. Stolperstein: Komplikationen mit Kamera und Mikro
Sie laden zu einer Videokonferenz ein, doch die Kameras sind aus und die Mikrofone sind entweder auf stumm, oder sie sind an und Sie bekommen alle Hintergrundgeräusche mit. Die Folgen: kaum oder zu viel Interaktion, Sie können die Stimmung der Teilnehmenden kaum einschätzen oder Ihr Event ähnelt einer Telefonkonferenz.
Tipp:
Wenn Sie schon die Funktionalitäten eines Videokonferenzsystems haben, sollten Sie diese auch nutzen. So können Sie die Interaktivität in der Gruppe fördern und behalten im Auge, wie sich die Stimmung entwickelt. Ein einfacher Tipp für eine höhere „Kamera an-Quote“: Schreiben Sie in die Einladung dazu, dass es sich um ein Online-Event mit Kamera handelt und diese auch genutzt werden soll. Ihre Teilnehmenden haben dann die Möglichkeit, im Vorfeld das Home-Office noch kameratauglich zu gestalten oder sich zurecht zu machen. Das Gleiche gilt für die Nutzung der Mikrofone. Sie können – je nach Größe des Events – schon bei der Termineinladung vermerken, dass die Mikrofone im Meeting gerne offen bleiben dürfen, um die Interaktion zu fördern. Bitten Sie Ihre Teilnehmenden dann allerdings auch, auf eine akustisch ruhige Umgebung zu achten.
4. Stolperstein: Internet-Ausfälle
Die Bild- und Tonqualität wird plötzlich schlechter, man hört seine Gäste zeitversetzt oder im Worst Case: Man fällt aus dem virtuellen Event. Das alles kann passieren, wenn das Internet ausfällt bzw. wenn sich die Verbindung verschlechtert.
Tipp:
Testen und informieren Sie sich unbedingt über die Kapazität Ihrer Event-Plattform und die Bandbreite der Location, aus der Sie übertragen. Planen Sie für den Notfall einen zweiten Server ein, auf den Sie switchen können. Eine weitere gute Idee sind Streaming-Dienste wie YouTube etc.
5. Stolperstein: kein Entertainment, lange Monologe & kaum Interaktion
Auf Ihrem Event passiert zu wenig – kaum Emotionen, wenig Erlebnis-Charakter und keine Interaktion untereinander.
Tipp:
Beachten Sie unsere Vorschläge zu ansprechenden Eventformaten, Aktivitäten und der Interaktion der Teilnehmenden. So sollten Sie diesen Stolperstein erfolgreich umgehen können.
In diesem Artikel haben wir Ihnen zahlreiche Info´s zum Gelingen Ihres virtuellen Event zusammengefasst. Es gibt viel zu beachten – doch schrecken Sie davor nicht zurück. Testen Sie verschiedenen Möglichkeiten, Formate und Tools aus und auch wenn Sie mal stolpern sollten, ist das kein Weltuntergang.
