Virtuelle Events planen – enormes Potential für Eventveranstalter

Hätten virtuelle Events nur Vorteile, hätten sich diese schon viel eher durchgesetzt. Doch digitale Erlebnisse stellen Veranstalter auch vor Herausforderungen. Je besser Sie diese kennen, desto besser können Sie das virtuelle Erlebnis für Ihre Teilnehmer gestalten. Erfahrungsberichte von Veranstaltern finden Sie auch in unserem Artikel „Umstellung auf Online-Events – 8 Erfahrungsberichte von Veranstaltern.“

• Nur 2 von 5 Sinnen werden angesprochen. Menschen nehmen reale Events mit allen fünf Sinnen wahr. Dazu gehören Hören, Riechen, Schmecken, Sehen und Tasten. Bei virtuellen Veranstaltungen reduziert sich dieses Erlebnis auf das Hören und das Sehen. Schon allein dadurch ist die Teilnahme an einem virtuellen Event “einfach nicht das Gleiche”. Daher ist ein durchdachtes Konzept mit einem Spannungsbogen und interaktiven Elementen besonders wichtig.
   
• Die Technik limitiert das optische und das akustische Erlebnis. Nachdem nun nur noch zwei Sinne beim Erleben virtueller Events beteiligt sind, reduziert die Technik - vor allem die auf Teilnehmerseite - das Erlebnis noch einmal deutlich. Ein Live-Konzert oder eine fein justierte Corporate-Präsentation sind akustisch den PC-Lautsprechern oder den heimischen Boxen deutlich überlegen. Gleiches gilt für die Bildübertragung, bei der der Teilnehmer darüber hinaus nur noch einen kleinen Bildausschnitt seines Gegenübers sieht. Er ist davon abhängig, wohin die Kamera schwenkt und wie groß der gezeigte Bildausschnitt ist. Auf realen Veranstaltungen gibt es diese Limitierungen nicht. Vergewissern Sie sich auch deshalb gleich zu Beginn Ihres virtuellen Events, dass die meisten Teilnehmer Sie gut hören und sehen können.
   
• Menschen lernen mit allen Sinnen. Mittlerweile ist es gut erforscht, dass wir uns Botschaften und Erlebnisse deutlich besser merken, wenn möglichst viele Sinne angesprochen werden. Erst recht, wenn wir etwas nachmachen und selbst ausprobieren können. Das ist einer DER zentralen Gründe für interaktive Events. Bemühen Sie sich daher um Interaktion während der virtuellen Veranstaltung. Nutzen Sie beispielsweise Umfragen während der Präsentationen. Regen Sie Ihre Speaker dazu an, gleich zu Beginn Smalltalk Fragen zu stellen. Beispielsweise: “Aus welche Branche beziehungsweise welchem Ort kommen Sie? Sind Teilnehmer aus dem Bereich XYZ dabei? Haben Sie schon Erfahrungen mit ABC?” Gehen Sie kurz auf die Umfrageergebnisse ein und präsentieren Sie diese Ihrem Publikum.
   
• Die Aufmerksamkeitsspanne ist gering. Vor allem im Internet ist die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen besonders gering. Man sagt mittlerweile sogar, dass ein Goldfisch mit neun Sekunden eine höhere hätte, während wir Menschen nur noch auf acht Sekunden kommen. Mit einem durchdachten Konzept, interaktiven Elementen und Aufforderungen wie: “Schließen Sie am besten alle Browser” können Sie dem entgegenwirken. Fordern Sie Ihre Teilnehmer regelmäßig auf, etwas zu tun. Bieten Sie außerdem Abwechslung an, zum Beispiel in dem Sie zwischen Einzelpräsentation und Interviewsituation abwechseln. Mehr Infos zum Thema "Interaktion auf Online-Events" finden Sie außerdem hier. 
   
• Intensiveres Online-Marketing ist oftmals notwendig. Dies gilt vor allem für Anbieter und Aussteller, die bisher von der klassischen Besucherwerbung der Kongress- und Messeveranstalter profitiert haben. Wer schon heute gute Verteiler hat und auf User Tracking auf seiner Webseite setzt, dem wird die Bewerbung seines virtuellen Events leichter fallen. Alle anderen sollten zusätzliche Budgets für bezahlte Online-Werbung einkalkulieren.
   
• Zielgruppen, die nicht online-affin sind, fühlen sich nicht angesprochen. Je weniger Ihre Zielgruppe im Internet unterwegs ist, desto geringer wird deren Teilnahme an virtuellen Events sein. Selbst wenn Ihr Online-Marketing sehr umfangreich ist. Versuchen Sie daher die technischen Hürden für den Einstieg in und die Userführung durch Ihr virtuelles Event so gering wie möglich zu halten.

XING Events Lesetipp: Datenschutz und Datensicherheit bei virtuellen Events

Virtuelle Events sind eine hervorragende Möglichkeit, die Reichweite bisheriger Veranstaltungen deutlich zu erhöhen. Erreichen Sie Ihre Zielgruppe jederzeit und ortsunabhängig. Generieren Sie mehr Leads und neue Umsätze. Positionieren Sie sich als innovativer und nachhaltiger Eventveranstalter und bedenken Sie bei der Planung und Durchführung die Limitierungen, die virtuelle Veranstaltungen mit sich bringen. Dabei ist die Kombination aus Offline- und Online-Events die ideale Lösung für künftige Veranstaltungen. Während gerade in diesen Zeiten Online-Events eine perfekte Alternative zu abgesagten Messen, Kongressen und Events darstellen.