Virtuelle Events

Virtuelle Events planen – enormes Potential für Eventveranstalter

Bettina Knauer

Virtuelle Events erfahren gerade einen enormen Boom. Wer aufgrund einer abgesagten Veranstaltung seine Teilnehmer dennoch erreichen und seine Botschaften vermitteln möchte, steigt nun in die virtuelle Welt ein. Dabei sind virtuelle Events mehr als eine Notlösung und werden uns sicher dauerhaft erhalten bleiben. Wo dabei die Vorteile und Herausforderungen liegen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel näher vorstellen.

XING Events Lesetipp: Wie sie virtuelle Events, Konferenzen und Messen organisieren  ­Teil 1 und Teil 2

Was sind virtuelle Events?

Virtuelle Events finden komplett im digitalen Raum statt und werden in der Regel auch ausschließlich online angeboten und vermarktet. Die Teilnahme funktioniert mittlerweile sowohl über den Desktop als auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Virtuelle Events können jedoch auch mithilfe anderer Devices umgesetzt werden, zum Beispiel mit Spielekonsolen und VR-Brillen. Dabei gibt es zahlreiche Eventformate, die sich auch für die Übertragung in den virtuellen Raum eignen.

Neben den rein analog stattfindenden Events gibt es inzwischen sowohl rein digital realisierte Events als auch den Mix aus beidem: Hybride Events. Hier werden beispielsweise Teile des Events live gestreamt oder digitale Interaktionen eingebaut.

Mit welchen Tools sich Online-Veranstaltungen am besten umsetzen lassen, lesen Sie in unseren Artikeln „Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's“ sowie „Virtuelle Events – Trends und Tipps von vier XING Insidern“.

Virtuelle Events: Messegelände der XING Events VExCon
Beispiel für eine virtuelle Messe: Gelände der XING Events VExCon 2020

Vorteile virtueller Events

Virtuelle Events bieten zahlreiche Vorteile und ganz neue Möglichkeiten für Veranstalter, die bisher ihre Veranstaltungen lediglich offline durchgeführt haben.

  • Sie sparen wertvolle Ressourcen. Die Liste der eingesparten Ressourcen ist lang. Sie können auf Printmaterialien verzichten, also auf die Produktion, den Versand, den Lagerplatz, die Verteilung vor Ort und deren Entsorgung. Ähnliches gilt für weitere Ressourcen, die auf realen Events zum Einsatz kommen. Vom Catering über Veranstaltungstechnik, Ausstellungsstände, Plakate, Werbebanner, Pop-Ups, Dekomaterial und vieles mehr. Je nachdem wie Sie Ihr virtuelles Event umsetzen wollen, können Sie sich auch die Miete für den Tagungsraum oder die Messehalle sparen. Gleichzeitig müssen Sie nicht auf die Zusammenarbeit mit Sponsoren verzichten. Sie sparen sich außerdem viel Reisezeit.
  • Sie generieren eine höhere Reichweite und Leads. Reale Veranstaltungen locken zwar viele Teilnehmer an, aber virtuelle Veranstaltungen sind wahre Lead-Magnete. So können Sie Ihre Reichweite noch einmal deutlich steigern. Ihre Teilnehmer sind nicht mehr an Ort und oder den Veranstaltungstermin gebunden. Sie sparen sich die Zeit und Kosten für die Reise und Übernachtung. So können sie weiterhin an ihrem Arbeitsplatz tätig sein und die eigenen Ausfallzeiten deutlich reduzieren. Einhergehend mit der gestiegenen Reichweite erhöhen Sie als Veranstalter oder Aussteller mit einem virtuellen Event auch die Zahl der potenziellen Kunden und Anfragen, also die Leads. Gerade im Internet können Sie diese besonders gut tracken. Stets vorausgesetzt Sie haben das zuvor klar kommuniziert und halten sich an die Regeln der DSGVO.
  • Sie generieren zusätzliche Einnahmen. Haben Sie spannende Inhalte, die Ihre Teilnehmer unbedingt konsumieren möchten? Bieten Sie Wissensvermittlung oder sehr emotionale Erlebnisse wie exklusive Release-Konzerte & Co. an? Dann richten Sie am besten eine sogenannte Paywall ein und bieten die Inhalte Ihres virtuellen Events kostenpflichtig an. Warum sich die Monetarisierung lohnt, lesen Sie hier. Mittlerweile gibt es Videokonferenz- und Webinartools, die solche Optionen bereits integriert haben. Eine weitere Möglichkeit bieten Video-Hosting Plattformen: Hier können Sie Ihre virtuellen Events on demand verkaufen. Darüber hinaus können Sie auch heute schon tracken, wer wie lange im Seminar dabei war und welche (Um-)Fragen wie beantwortet hat. Auf Basis dieses Verhaltens stellen Sie beispielsweise Teilnahmezertifikate aus.
  • Sie können den Erfolg virtueller Events präzise messen. Egal, ob Sie als Veranstalter agieren oder als Aussteller auf virtuellen Veranstaltungen präsent sind, Sie können den Return on Investment (ROI) des Gesamtevents oder der einzelnen virtuellen Beteiligung berechnen und vorweisen. Wie viele Besucher waren in welchem Vortrag? Welcher Sprecher kommt besonders gut an? Welche Messestände wurden wie häufig und wie lange besucht? Die Antworten auf diese und viele weitere Fragen erhalten Sie dank virtueller Umsetzung Ihres Events. Die wichtigsten KPIs haben wir Ihnen hier zusammengefasst. 
  • Sie positionieren sich als nachhaltiger Veranstalter. Nachhaltigkeit ist auch in der Eventbranche ein wichtiges Thema. Digitalisieren Sie Ihre Events, können Sie auf die oben genannten Ressourcen zum Teil oder sogar vollständig verzichten und so Ihren Beitrag zu einer nachhaltigen Meetingbranche leisten. Wichtig ist dabei, dass Sie dann ebenfalls die Nachhaltigkeit des digitalen Ressourcenverbrauchs kritisch prüfen und optimieren. Dazu zählt beispielsweise der Stromverbrauch bei der Daten- und Bildverarbeitung, für das Streaming sowie die Server.
  • Ihre Veranstaltung und deren Botschaften sind stets verfügbar und dank der Aufzeichnung nahezu identisch wieder erlebbar. Alle Vorträge, Materialien und Werbebotschaften sind orts- und zeitunabhängig für jeden mit Zugang zum Internet verfügbar. Was für reale Veranstaltungen nicht möglich ist, können Sie mit virtuellen Events erreichen: das Erlebnis für den Teilnehmer immer und immer wieder wiederholen. Besonders bei virtuelle Messen ist die ortsunabhängige Teilnahme ein enormer Vorteil – so kommen Teilnehmer und Aussteller aus aller Welt zusammen.

XING Events Lesetipps: 10 Tipps für Webinare und Online-Events, die Teilnehmer begeistern und Kommunikations- und Verhaltensregeln für Ihre Online-Events

Herausforderungen virtueller Events

Hätten virtuelle Events nur Vorteile, hätten sich diese schon viel eher durchgesetzt. Doch digitale Erlebnisse stellen Veranstalter auch vor Herausforderungen. Je besser Sie diese kennen, desto besser können Sie das virtuelle Erlebnis für Ihre Teilnehmer gestalten. 

  • Nur 2 von 5 Sinnen werden angesprochen. Menschen nehmen reale Events mit allen fünf Sinnenwahr - Hören, Riechen, Schmecken, Sehen und Tasten. Bei virtuellen Veranstaltungen reduziert sich dieses Erlebnis auf das Hören und das Sehen. Schon allein dadurch ist die Teilnahme an einem virtuellen Event “einfach nicht das Gleiche”. Daher ist ein durchdachtes Konzept mit einem Spannungsbogen und interaktiven Elementen besonders wichtig. Vorteilhaft kann beispielsweise eine professionelle Moderation sein. 
  • Die Technik limitiert das optische und das akustische Erlebnis. Nachdem nun nur noch zwei Sinne beim Erleben virtueller Events beteiligt sind, reduziert die Technik - vor allem die auf Teilnehmerseite - das Erlebnis noch einmal deutlich. Ein Live-Konzert oder eine fein justierte Corporate-Präsentation sind akustisch den PC-Lautsprechern oder den heimischen Boxen deutlich überlegen. Gleiches gilt für die Bildübertragung, bei der der Teilnehmer darüber hinaus nur noch einen kleinen Bildausschnitt seines Gegenübers sieht. Er ist davon abhängig, wohin die Kamera schwenkt und wie groß der gezeigte Bildausschnitt ist. Auf realen Veranstaltungen gibt es diese Limitierungen nicht. Vergewissern Sie sich auch deshalb gleich zu Beginn Ihres virtuellen Events, dass die meisten Teilnehmer Sie gut hören und sehen können.
  • Menschen lernen mit allen Sinnen. Mittlerweile ist es gut erforscht, dass wir uns Botschaften und Erlebnisse deutlich besser merken, wenn möglichst viele Sinne angesprochen werden. Erst recht, wenn wir etwas nachmachen und selbst ausprobieren können. Das ist einer DER zentralen Gründe für interaktive Events. Bemühen Sie sich daher um Interaktion während der virtuellen Veranstaltung. Nutzen Sie beispielsweise Umfragen während der Präsentationen. Regen Sie Ihre Speaker dazu an, gleich zu Beginn Smalltalk Fragen zu stellen. Beispielsweise: “Aus welche Branche beziehungsweise welchem Ort kommen Sie? Sind Teilnehmer aus dem Bereich XYZ dabei? Haben Sie schon Erfahrungen mit ABC?” Gehen Sie kurz auf die Umfrageergebnisse ein und präsentieren Sie diese Ihrem Publikum. Weitere Tipps zum Thema Networking auf Online-Events finden Sie hier. 
  • Die Aufmerksamkeitsspanne ist gering. Vor allem im Internet ist die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen besonders gering. Man sagt mittlerweile sogar, dass ein Goldfisch mit neun Sekunden eine höhere hätte, während wir Menschen nur noch auf acht Sekunden kommen. Mit einem durchdachten Konzept, interaktiven Elementen und Aufforderungen wie: “Schließen Sie am besten alle Browser” können Sie dem entgegenwirken. Fordern Sie Ihre Teilnehmer regelmäßig auf, etwas zu tun. Bieten Sie außerdem Abwechslung an, zum Beispiel in dem Sie zwischen Einzelpräsentation und Interviewsituation abwechseln. Und auch Interaktion und Personalisierung​​​​​​​ helfen bei der Bindung der Teilnehmer. Entertainment-Highlights für Online-Events haben wir Ihnen daneben hier zusammengefasst. 8 Tipps zur Unterhaltung auf virtuellen Veranstaltungen erhalten Sie in unserem Artikel "Konzentration hochhalten: 8 Tipps fürs Entertainment bei Online-Events".
  • Unterstützendes Online-Marketing ist oftmals notwendig. Dies gilt vor allem für Anbieter und Aussteller, die bisher von der klassischen Besucherwerbung der Kongress- und Messeveranstalter profitiert haben. Wer schon heute gute Verteiler hat und auf User Tracking auf seiner Webseite setzt, dem wird die Bewerbung seines virtuellen Events leichter fallen. Alle anderen sollten zusätzliche Budgets für bezahlte Online-Werbung einkalkulieren.
  • Zielgruppen, die nicht online-affin sind, fühlen sich nicht angesprochen. Je weniger Ihre Zielgruppe im Internet unterwegs ist, desto geringer wird deren Teilnahme an virtuellen Events sein. Selbst wenn Ihr Online-Marketing sehr umfangreich ist. Versuchen Sie daher, die technischen Hürden für den Einstieg in und die Userführung durch Ihr virtuelles Event so gering wie möglich zu halten.

XING Events Lesetipp: Datenschutz und Datensicherheit bei virtuellen Events

XING Events Lesetipp: Bei Online-Events mit Virtual Reality Kundennähe schaffen

Erfahrungsberichte zu virtuellen Events

Mittlerweile – nach der Corona- und damit auch der Online-Events-Hochphase – ziehen einige Veranstalter Bilanz zur Organisation virtueller Veranstaltungen. Eine Meinung kristallisiert sich dabei deutlich heraus: „Online-Events haben Potenzial“. Tiefere Einblicke gibt es in folgenden Artikeln:

Im doo Podcast Check-In gibt unsere Geschäftsführerin Kati Rittberger außerdem Einblicke, mit welchen Mitteln Veranstalter gegen die Krise kämpfen und sie dabei gleichzeitig in etwas positives verwandeln.

Fazit

Virtuelle Events sind eine hervorragende Möglichkeit, die Reichweite bisheriger Veranstaltungen deutlich zu erhöhen. Erreichen Sie Ihre Zielgruppe jederzeit und ortsunabhängig. Generieren Sie mehr Leads und neue Umsätze. Positionieren Sie sich als innovativer und nachhaltiger Eventveranstalter und bedenken Sie bei der Planung und Durchführung die Limitierungen, die virtuelle Veranstaltungen mit sich bringen. Dabei ist die Kombination aus Offline- und Online-Events die ideale Lösung für künftige Veranstaltungen. Während gerade in diesen Zeiten Online-Events eine perfekte Alternative zu abgesagten Messen, Kongressen und Events darstellen.

Wie Sie zum Online-Event Profi werden? In unserem neuen Whitepaper finden Sie’s heraus! In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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