Virtuelle und hybride Events

Tools für virtuelle Events, Konferenzen und Messen – ein Überblick

Wer virtuelle Events, Konferenzen und Messen durchführen will, kann mittlerweile auf zahlreiche Lösungen und Plattformen zurückgreifen. Zugegeben, bei dieser Vielzahl an Tools und Plattformen für virtuelle Events kann man schnell den Überblick verlieren. Damit Sie den Weg zum passenden Tool für Ihr Online- oder Hybrid-Event finden, haben wir diese Übersicht zusammengestellt. Sie hilft Ihnen vor allem bei der Frage: „Welche Teilnehmer·innenzahl, welches Eventformat und welches Tool passen gut zusammen?”.

Tools für kleinere virtuelle Events

Zu diesen Eventformaten gehören vor allem Webinare und Meetups, bei denen sich bis zu 25 Personen virtuell austauschen. Charakteristisch sind viele einzelne Sprecher·innen – eben ganz wie in realen Workshops kommt fast jeder einmal zu Wort – sowie der Austausch von Dateien und das Teilen verschiedener Bildschirme. Tools, die sich dafür eignen, sind beispielsweise GoToMeeting und Zoom.

Wenn Sie sich nun fragen, welches Sie wählen sollen, sind vor allem zwei Punkte besonders relevant:

  • Welches Tool ist bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz?
  • Wie leicht können es die Teilnehmer·innen bedienen? Müssen sie noch irgendwelche Applikationen herunterladen oder kann es gleich im Web-Browser losgehen?
Welche Tools Sie für Ihr virtuelles Event verwenden sollten, hängt vor allem vom Eventtyp und von der Anzahl der Teilnehmer·innen ab.
Welche Tools Sie für Ihr virtuelles Event verwenden sollten, hängt vor allem vom Eventtyp und von der Anzahl der Teilnehmer·innen ab.

Tools für mittelgroße virtuelle Events

In diese Kategorie fallen Konferenzen und Messen mit bis zu 1.000 Teilnehmer·innen. Charakteristisch für diese virtuellen Events sind weniger Sprecher·innen und Präsentator·innen, die jedoch nach wie vor ihren Bildschirm teilen und PowerPoint-Präsentationen zeigen wollen. Die anderen Teilnehmer·innen sind meist stumm hinzugeschaltet und können sich über den bereits integrierten Gruppen-Textchat oder über von eine·r Moderator·in gesteuerte Umfragen einbringen. Für solche Formate eignen sich vor allem Tools wie GoToWebinar, Cisco WebEx, Microsoft Teams und Zoom. Dabei benötigen Sie jeweils die nächsthöhere Paketstufe des Tools, das Sie schon von den kleineren virtuellen Events kennen.

Auswahlkriterien können sein:

  • Haben Sie eines der Tools bereits intern lizenziert? Können Sie einfach ein Upgrade hinzubuchen oder die jetzige Paketstufe auch für das mittlere virtuelle Event nutzen?
  • Welche Interaktionsmöglichkeiten wollen Sie anbieten und welche hat das Tool bereits integriert?
Das Tool GoToWebinar eignet sich für eine Vielzahl unterschiedlicher virtueller Events.
Das Tool GoToWebinar eignet sich für eine Vielzahl unterschiedlicher virtueller Events.

Tools für größere virtuelle Events

Hierzu zählen wir virtuelle Messen und Events von mehr als 1.000 Teilnehmer·innen, wobei es nach oben hin kaum Grenzen gibt. Wichtig dabei ist nur, dass Sie die Zahl der Zuschauer·innen und die benötigte Streamingkapazität im Blick behalten. Die Betreiber·innen der Eventplattformen unterstützen Sie bei der Einschätzung der benötigten Datenübertragung und bieten Ihnen eine visualisierte Umgebung rund um Ihr Videokonferenz-Tool, damit sich Ihr Event auch ein wenig wie Event anfühlt – statt wie eine weitere beliebige Web-Session.

Tipps für die Auswahl von Tools für größere virtuelle Events:

  • Was ist das Ziel Ihrer virtuellen Veranstaltung? Wollen Sie eher Wissen vermitteln, Leads generieren oder Networking anbieten?
  • Welche Must-have- und welche Nice-to-have-Kriterien haben Sie?
  • Welche Visualisierung bevorzugen Sie?
  • Ist das Tool DSGVO-konform?

Schauen wir uns die Lösungen und Anbieter·innen auf dem Markt etwas genauer an.

Videokonferenz-Lösungen für kleinere und mittelgroße virtuelle Events

Videokonferenz-Lösungen eignen sich gut für kleinere und weniger komplexe virtuelle Events. Allerdings können Sie heutzutage auch große Live-Streamings darüber abwickeln. Da bei größeren virtuellen Events viele Veranstalter·innen weitere Features benötigen, die eine “echte” Eventplattform bietet, stellen wir Ihnen in diesem Kapitel namhafte und beliebte Videokonferenz-Lösungen für kleinere Veranstaltungen vor.

Adobe Connect

Von Adobe gibt es unter anderem eine Lösung für kleinere Meetings mit bis zu 25 Teilnehmer·innen: Adobe Connect Meetings. Adobe Connect lässt sich in der Browser-Version leicht öffnen, bietet dann allerdings nicht alle Features an. Mehr Leistung erhalten Sie, wenn Sie sich das Tool herunterladen und als Desktop-Anwendung nutzen. Die Lösung für größere virtuelle Veranstaltungen von Adobe Connect gibt es unter dem Namen “Adobe Connect Webinars”. Diese beinhaltet Support rund um Ihre virtuelle Konferenz, zum Beispiel die Einweisung und den Technikcheck für Ihre Referent·innen sowie die Vermietung von Hardware.

BlueJeans Meetings

Das kalifornische Unternehmen BlueJeans Network bietet verschiedene virtuelle Eventlösungen an. Eine davon ist BlueJeans Meetings, eine Meeting-Plattform, die sich auf die cloudbasierte Videokommunikation spezialisiert hat. Hier können Sie eine Webkonferenz unkompliziert leiten oder daran teilnehmen – über jedes Gerät und an jedem Standort. Neben BlueJeans Meetings bietet BlueJeans Network drei weitere Anwendungen an: BlueJeans Rooms, BlueJeans Gateway und BlueJeans Events. Letztere ist eine Event-Plattform, die das Hosten und Verwalten von interaktiven Live-Großveranstaltungen und Webcasts für ein weltweites Publikum von bis zu 50.000 Teilnehmer·innen ermöglicht.

Circuit

Circuit von Unify eignet sich vor allem für kleine Telefon- oder Videokonferenzen zur internen oder externen Abstimmung mit bis zu sechs Personen. Das Tool beinhaltet neben einer Chatfunktion auch die Möglichkeit, einen Bildschirm zu teilen und gemeinsam auf Dateien zuzugreifen. Wer Circuit nutzen möchte, muss sich zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen.

Cisco Webex Meetings

Die Meeting-Lösung Webex aus dem Hause Cisco gibt es als Gratisvariante für den persönlichen Bedarf. Darin enthalten ist der Austausch für bis zu 100 Teilnehmer·innen und Meetings für bis zu 50 Minuten Dauer.

Clickmeeting

Die Einstiegsversion von clickmeeting ist gedacht für kleinere Videokonferenzen und Webinare mit bis zu acht live sichtbaren Teilnehmer·innen. Da Clickmeeting über den Web-Browser läuft, eignet es sich gut für weniger online-affine Teilnehmer·innen, die den Download einer Applikation scheuen.

edudip next

Die Software edudip next konzentriert sich auf die Abwicklung und Vermarktung von Webinaren. Die Software ist browserbasiert und ohne vorherige Installation nach dem „Plug and Play“-Prinzip sofort einsatzbereit. Insgesamt können bis zu 500 Teilnehmer·innen – je nach Abo – an einem Webinar teilnehmen. Über VoIP und Bildschirmübertragung lässt sich Ihr Webinar auch als Online-Meeting gestalten. Edudip wird in Deutschland entwickelt, betreut und gehostet.

Facebook Live

Ein sehr einfaches, kostenfreies und den meisten bekanntes Tool für virtuelle Events ist Facebook mit der integrierten Live-Funktion. Als Moderator·in starten Sie ein Live-Event mit einem Klick und sind sofort inklusive Videoübertragung für Ihre Teilnehmer·innen sichtbar. Die Teilnehmenden geben ihre Fragen und Kommentare in Echtzeit unter dem Video ein und interagieren so mit dem oder der Veranstalter·in. Die Aufzeichnung dieses virtuellen Events ist wenige Augenblicke nach der Übertragung auf Facebook automatisch eingebunden und verfügbar.

Google Meet

Google Meet ist ein Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst von Google, dabei ersetzen Google Meet und Google Chat den Dienst Google Hangouts seit März 2022. Zahlreiche Updates machen dieses Tool für virtuelle Events stetig interessanter, z. B. die Untertitel in verschiedenen Sprachen und die unterschiedlichen Pakete für größere Zahlen von Teilnehmer·innen.

GoToMeeting und GoToWebinar

GoToMeeting – das Tool aus dem Hause LogMeIn eignet sich für virtuelle Events und Meetings mit kleineren und mittelgroßen Personenzahlen. GoToMeeting gibt es als Download für den Desktop und für mobile Geräte. Je nach Abrechnungsplan können hier sogar bis zu 3.000 Personen an einem virtuellen Event teilnehmen. Unter dem Namen “GoToWebinar” gibt’s die Lösung für bis zu 1.000 und in der Enterprise-Version sogar für bis zu 5.000 Teilnehmer·innen.

XING Events Tipp: Go2Webinar können Sie im EventManager – wie zahlreiche weitere Tools auch – per Link direkt in Ihr Event integrieren. Die Besonderheit: Beide Tools sind so miteinander verknüpft, dass Ihre Registrierten direkt den Link zum Webinar per E-Mail aus G2W erhalten.

Jitsi

Jitsi eignet sich perfekt für Meetings und kleinere virtuelle Events. Das Open-Source-Tool kann kostenfrei am Rechner oder mobil verwendet werden und bietet die gewohnten Funktionen wie Screensharing oder Recording. Ein Textchat-Fenster ist ebenfalls integriert.

Microsoft Teams

Die reine Kommunikationslösung von Microsoft Teams ist kostenfrei, ermöglicht Videocalls mit bis zu 60 Minuten Dauer und läuft auch als Browser-Anwendung. Mehr Features bietet dagegen die Version “Microsoft Teams Essentials”, die es derzeit für virtuelle Events mit bis zu 300 Teilnehmenden gibt.

teambits:interactive

Mit teambits:interactive Daily Meet-Up lassen sich Mitarbeiter·innen und Kolleg·innen einfach digital einbinden, ganz gleich, ob diese mit Ihnen im Raum sind oder per Telefon oder Webkonferenz zugeschaltet sind. Die Ergebnisse werden im Anschluss digital dokumentiert. teambits:interactive erlaubt in der kostenfreien Variante bis zu 25 Teilnehmer·innen. Mit einem Upgrade sind außerdem größere Gruppen möglich.

Teamviewer Meeting

Bekannt als Desktop-Sharing Tool eignet sich Teamviewer auch für Online-Meetings und virtuelle Events von bis zu 300 Personen. Das Tool ist inklusive Chat und Screen Sharing und kostenfrei für bis zu fünf Teilnehmer·innen. Wer Teamviewer nutzen möchte, muss zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen.

Zoom

Ein Klassiker unter den Tools für virtuelle Meetings, Seminare und Netzwerkevents ist Zoom. Die kostenfreie Basic-Version beinhaltet bereits umfangreiche Services für bis zu 100 Personen und Gruppen-Meetings mit einer Dauer von maximal 40 Minuten. Sie laden entweder die App herunter oder nehmen via Webbrowser teil, wobei die App einige Features mehr bietet. Unter dem Namen “Zoom Events” können Sie zu Ihren virtuellen Events bis zu 5.000 Personen einladen.

Event- und Messeplattformen – die Tools für größere virtuelle Events

Egal ob Sie große virtuelle Events oder Messen planen, wichtig ist, dass Sie sich zuvor überlegen, was Sie mit der Messe oder der Produktpräsentation erreichen und mit welchem Anspruch Sie an die Umsetzung herangehen wollen. Ziel und Konzept stehen vor der Auswahl des geeigneten Tools. Bedenken Sie außerdem, wie Sie die Online-Registrierung und Zahlungsabwicklung für die größeren Veranstaltungen managen wollen. Weitere Tipps dazu finden Sie auch am Ende dieses Beitrages. Darüber hinaus stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Cisco WebEx Events – ehemals Socio

Die größere Lösung aus dem Hause Cisco erlaubt virtuelle Veranstaltungen mit hoher Video- und Audioqualität – unter dem Namen „Events“ für bis zu 3.000 Teilnehmer·innen. Mit der Webcasting-Variante erhalten Sie sogar eine Lösung für virtuelle Großveranstaltungen mit 40.000 Teilnehmern. Dafür bietet Cisco außerdem einen umfangreichen Support an.

dexp.one

Die browserbasierte Eventplattform vom Full-Service-Anbieter·innen dexp.one ist für über 2.500 Personen ausgelegt. Chats, Lounges, Breakout-Räume, Sponsoren-Booths und Foren ermöglichen Bewegungsfreiheit und eine hohe Interaktion unter den Teilnehmer·innen. Auch externes Live-Streaming und Marketing außerhalb der Plattform ist möglich. Die Streaming-Lösungen arbeiten DSGVO-konform und ermöglichen durch ein modulares Pricing die Nutzung und Umsetzung auch für Stiftungen, NPOs, gemeinnützige und soziale Organisationen. Das dexp.one Team begleitet Sie dabei von Anfang an.

expo-IP

Mit der modular aufgebauten Lösung für virtuelle Messen und Events ist EXPO-IP ein Anbieter, mit dem Sie sehr schnell Ihr Event in die digitale Welt bringen. Das Backend ähnelt dem von WordPress und kann viele andere digitale Tools einbinden, beispielsweise Live-Chat und die oben vorgestellten Videokonferenz-Lösungen. Daneben erhalten Sie als Veranstalter·in von expo-IP Templates für den Stand, die Außenansicht, die Lobby, den Konferenzraum oder weiteres Messe-Mobiliar. EXPO-IP veranstaltet zudem selbst virtuelle Messen und kennt so sein eigenes Tool auch aus Anwendersicht.

XING Events Tipp: mehr über expo-IP, Preise und Best Practices

HelloSpaces

Für größere virtuelle Events bietet HelloSpaces sogenannte EventSpaces an. Sie umfassen zahlreiche Module, die Sie im CMS zusammenstellen und füllen können. Unter anderem stehen Module für das Teilnehmermanagement, zur Interaktion, verschiedene Bühnen und Breakout-Räume zur Verfügung. Dabei können Veranstalter·innen die Zusammenstellung der Module und die Inhalte selbstständig ändern – das gebuchte Preispaket bestimmt dabei die Verfügbarkeit. Geeignet ist EventSpaces für virtuelle und hybride Konferenzen, Tagungen, Messen und Produktvorstellungen.

Hubilo

Hubilo ist eine virtuelle Eventplattform, die sich vor allem durch die sehr leichte Bedienung auch für Veranstalter·innen und die zahlreichen Networking-Funktionen auszeichnet. Die integrierten Gamification-Features sorgen dabei für Spaß unter den Teilnehmer·innen und zugleich für die Leadgenerierung der Veranstalter·innen oder Aussteller·innen. Eventplaner·innen aus dem DACH-Raum erhalten umfangreichen Service und Support von Event-Tech-Partner.

Hopin

Eine sehr umfangreiche, englischsprachige Eventplattform für virtuelle Konferenzen: Hopin beinhaltet Funktionen wie 1:1 Videosessions, Breakout Sessions, klassische Vorträge, interaktiven Messebereiche, Textchats und Umfragen. Die Eventplattform von Hopin lässt sich auf Ihre Vorgaben und Wünsche in Sachen Corporate Design anpassen, hat eine integrierte Paywall sowie umfangreiche Reportings, Livestreaming und Aufzeichnungen Ihrer digitalen Events. Service und Support erhalten Sie in Deutschland zum Beispiel von smartEvents oder KahnEvents.

meetyoo conferencing

Meetyoo conferencing ist als digitale Full-Service-Lösung mit über 3.000 Kund·innen nach eigenen Angaben der Marktführer für digitale Events und virtuelle Konferenzen in Europa. Ob als virtuelle Karrieremesse, interner Kongress für Stakeholder·innen, Informationsevent oder Produktvorstellung – meetyoo Events werden in den verschiedensten Branchen genutzt. Die Eventplattform beinhaltet verschiedenste Features wie Live-Chats, Umfragen, Breakout Sessions, Webcasts, ausführliche Reportings und Lead Scoring von Teilnehmer·innen.

XING Events Tipp: mehr über meetyoo

mingle.cloud

Die Plattform für virtuelle Events und Messen wurde in München von Mayflower und der Bits & Pretzels gegründet – sozusagen vom Veranstalter für Veranstalter·innen. Die mingle.cloud ermöglicht eine Reihe an Live-Interaktionen und Networking-Funktionen für Ihre virtuellen Events und Messen – unter anderem die 1:1 Kommunikation zwischen den Teilnehmenden und den Aussteller·innen. Neben der Software mit individueller Event-Beratung, bietet mingle.cloud auch Analysetools an, mit denen Sie Ihre Erfolge messen können.

rooom

Die virtuelle Messe in 3D, mit Videochat, Live-Sessions und Avataren – und das im Do-it-yourself-Baukasten – von der rooom AG in Kooperation mit der plazz AG. Dafür stellt rooom eine ganze Reihe an Templates zur Verfügung, die nach eigenen CD-Vorgaben angepasst werden können.

SCOOCS

Die umfangreiche und flexible Eventplattform namens “SCOOCS” besteht aus Eventplattform und Event-App. So können Sie mit diesem Tool sowohl Online- als auch Hybridevents umsetzen. Die Plattform ist sehr ansprechend gestaltet und beinhaltet für das Networking eine Funktion, die Tinder sehr ähnelt. Darüber hinaus investiert das Team von SCOOCS Plattform einen Kompensationsbetrag in Klimaprojekte. So will SCOOCS das Bewusstsein für den CO2-Verbrauch bei Events steigern und durch Digitalisierung Alternativen schaffen.

trember

Trember ist eine Eventplattform, die vor allem durch das spatial-Audio und die Live-Videobilder der zugeschalteten Teilnehmer·innen auffällt. Der Anbieter selbst nennt sie Avatare. Dabei unterscheiden sie sich jedoch deutlich von Avataren, die Sie vielleicht von 3D-Plattformen kennen. Ähnlich wie bei wonder eignet sich die Plattform hervorragend fürs Networking. Allerdings sind auch Livestreaming und Hybrid-Events damit sehr leicht umgesetzt.

talque

Ein umfangreiches Tool für virtuelle Events inklusive 1:1 Videosessions, Matchmaking, Breakout Sessions, Live Streaming, digitale Ausstellerprofile und vieles mehr. Das mehrsprachige Tool ist besonders interessant für Veranstalter·innen, die umfangreiche Inhalte ihrer Veranstaltungen ins Web bringen wollen. Denn talque bietet zudem ein umfangreiches CMS, das die Event-Website befüllt, sowie eine Event-App an.

Veertly

Veertly eignet sich für die Durchführung von verschiedenen virtuellen Events, ob kleinere Konferenzen, Workshops oder größere Events, wie Messen. Dabei bietet Veertly verschiedene Preispakete an. Integriert sind in diese Plattform sowohl eine Hauptbühne als auch Breakout-Räume. In der veertly-Lobby können Sie Ihre Teilnehmer·innen begrüßen und wichtige Infos und Anleitungen teilen. Die Moderator·innen können bei Breakout-Sessions leicht zwischen den Räumen wechseln und Teilnehmer·innen können sogar eigene Breakout-Rooms anlegen. Fürs Networking gibt es 1:1 VideoChats sowie Vorschläge für interessante Gesprächsteilnehmer·innen dank Matchmaking.

Wonder

Wonder ist ein browserbasiertes, kostenfreies Tool für virtuelle Events. Geeignet ist das Tool für spontane Meetings und größere Events, denn auch Livestreaming ist hier mittlerweile möglich. Die Plattform ermöglicht den freien Wechsel, zwischen den verschiedenen Gruppen und Bereichen. Die Interaktion auf Wonder erfolgt sehr intuitiv – Gespräche entstehen direkt, wenn zwei Nutzer·innen digital eng aneinander stehen. 

Weitere hilfreiche Tools und Tool-Kombinationen für virtuelle Events

Vermutlich brauchen Sie mehr als eine Videokonferenz-Lösung oder Eventplattform für ein erfolgreiches virtuelles Event. Beachten Sie unbedingt: Alle Lösungen sollten im Idealfall ineinandergreifen und möglichst automatisiert benötigte Daten austauschen. Gerade bei virtuellen Events ist das deutlich leichter realisierbar als bei Präsenzevents. So ersparen Sie sich selbst und Ihren Gästen manuelle Übertragungsarbeiten und vermeiden Tool- und Medienbrüche. Verschicken Sie also beispielsweise keine Anmeldelisten aus Ihrer Teilnehmermanagement-Software per E-Mail an Ihre Eventplattform und wieder zurück. Fragen Sie nach Schnittstellen über Tools wie Zapier oder lassen Sie sich eine von Ihren IT-Spezialist·innen bauen.

Einladungen und digitales Teilnehmermanagement

Vor allem für virtuelle Events sollten Sie auch online einladen, weil Sie so einen Medienbruch verhindern und die Anmeldequote verbessern. Nutzen Sie für die Einladungen per E-Mail am besten professionelle Newsletter-Tools. Das vereinfacht die Gestaltung der E-Mails und die Zielgruppen-Segmentierung. Wenn Sie automatisierte Kampagnen erstellen und versenden können, ist sogar eine gezielte Ansprache potenzieller Teilnehmer·innen möglich. Umsetzbar sind dann zum Beispiel E-Mails an Personen, die auf einen bestimmten Link geklickt oder den Anmeldeprozess abgebrochen haben. Bekannte und beliebte Newsletter-Tools sind unter anderem Sendinblue, Mailchimp, CleverReach, rapidmail oder GetResponse.

Natürlich können Sie Ihre Gäste auch über Tools fürs Teilnehmermanagement einladen. Im XING EventManager ist eine solche Mail-Funktion beispielsweise direkt integriert. Außerdem profitieren Sie von der Anbindung an XING und erreichen so mehr als 20 Millionen potenzielle Gäste. Eine besonders effektive Einladungsfunktion erhalten Sie hier mit einer Event Plus Seite, die es Ihnen erlaubt, Interessenten erneut auf Ihr Event aufmerksam machen.

XING Events Lesetipp: Event Erfolg garantiert: mehr Tickets für Business Events verkaufen

Networkingtools

Wir können es gar nicht oft genug betonen: Networking ist einer DER Gründe, warum Menschen Ihr Präsenz- oder virtuelles Event besuchen. Im digitalen Raum brauchen Sie dafür unbedingt die passenden Tools. Viele Eventplattformen haben bereits Networking-Funktionen wie Text- und Videochats integriert. Ist das bei Ihrer favorisierten Lösung noch nicht der Fall, können Sie oftmals mit nur wenigen Klicks ein separates Tool einbinden. Für Textchats untereinander oder in Gruppen eignen sich Lösungen wie LiveChat, tawk.to oder Rumbletalk. Sollen sich die Teilnehmenden sehen können, benötigen Sie eine 1:1 Videokonferenz-Lösung.

Networking steht bei vielen Eventteilnehmer·innen an oberster Stelle. Sorgen Sie daher unbedingt für die passenden Tools bei Ihren virtuellen Events.
Networking steht bei vielen Eventteilnehmer·innen an oberster Stelle. Sorgen Sie daher unbedingt für die passenden Tools bei Ihren virtuellen Events.

Interaktionstools

Während Networking Besucher·innen anzieht, ist Interaktion DER Grund, warum sie dabei bleiben. Auch dafür haben zahlreiche Event- und Messeplattformen bereits Funktionen integriert. Reichen Ihnen die angebotenen Features nicht aus oder haben Sie eigene Wünsche und Ideen, können Sie separate Interaktionstools einbinden. Bekannt sind die kostenfreien Klassiker wie sli.do und Mentimeter. DSGVO-konform, ausgefeilter und umfangreicher gibt es Lösungen von teambits oder TEDME.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Tools für Ihre Regieplanung

Die Klassiker unter den Tools für die Regieplanung sind Excel und WhatsApp – zumindest in der Praxis. Beide sind zwar nie dafür konzipiert worden, lassen sich aber sehr einfach und schnell für die minutiöse Planung und die schnelle Abstimmung hinter den Kulissen einsetzen. Ein Profitool für die Regie von virtuellen Veranstaltungen kommt vom Schweizer Anbieter colada und heißt colada.scripts. Damit planen Sie browserbasiert alle Schritte Ihres Events und können mit mehreren Personen in Echtzeit daran arbeiten. Ein Timer, der die verbleibende Redezeit der remote zugeschalteten Speaker·innen anzeigt, ist ebenfalls in dem Regietool enthalten.

Tools zur Kollaboration

Kollaboratives Arbeiten und Brainstormen im digitalen Raum kann ohne das passende Tool sehr anstrengend sein. Hierfür möchten wir Ihnen Tools wie Miro, Mural, Google Docs oder Canva ans Herz legen. Notizen und Skizzen fertigen Sie hier während der Online-Session ganz einfach, für alle sichtbar und editierbar an. Daneben gibt es auch Event-Plattformen, die ein digitales Whiteboard zur Zusammenarbeit integriert haben. 

Tools zur Kollaboration bei virtuellen Events wie z.B. Miro, können die Zusammenarbeit erleichtern und Ihr Online-Event aufwerten.
Tools zur Kollaboration bei virtuellen Events wie z.B. Miro, können die Zusammenarbeit erleichtern und Ihr Online-Event aufwerten.

Service-Partner für virtuelle Events

FastLane – ein Rundum-Support für virtuelle und hybride Events. Das Unternehmen hilft Ihnen unter anderem bei der Konzeption, bei der grafischen Gestaltung oder der Eventauswertung. Gleichzeitig ist FastLane ein Full-Service-Dienstleister im Bereich des elektronischen Guest Managements auf Events. Von Full-Color-Live-Badging, Einlassmanagement und RFID-Lösungen bis hin zu Event Apps, Leadmanagement, detaillierter Eventanalyse sowie Face-ID vereint FastLane eine große Modulpalette.

XING Events Tipp: Mehr Informationen zu FastLane. 

Fazit

Mittlerweile gibt es für so gut wie alle Online-Events die passende Plattform. Darüber hinaus entstehen stetig weitere Angebote von Dienstleister·innen aus der MICE-Branche. Neben Ihrer eigentlichen Event-Plattform sollten Sie prüfen, welche der zahlreichen Tools Sie ebenfalls sinnvoll in den Eventprozess einbinden wollen. Dazu zählen unbedingt eine professionelle Lösung für Ihr Teilnehmer- und Einladungsmanagement sowie Networking- und Interaktionstools. Achten Sie bei der Auswahl der Software auf deren Kombinationsmöglichkeiten und sorgen Sie für Schnittstellen zwischen den Lösungen. So vermeiden Sie manuelle Doppelarbeit und Brüche in der User-Experience.

Nicht nur die richtigen Tools spielen bei virtuellen Events eine wichtige Rolle! Worauf es bei Online-Events noch ankommt, erfahren Sie in unserem Whitepaper. In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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