Virtuelle Events

Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

Bettina Knauer

Covid-19 sorgt dafür, dass Events jeglicher Art verstärkt ins Digitale wechseln. Das fängt bei Meetings an und endet bei Großveranstaltungen. Oft fehlen der Überblick über die Anbieterlandschaft und der Vergleich für eine endgültige Entscheidung.
Denn für virtuelle Events, Konferenzen und Messen gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen und Plattformen. Welche sich davon besonders für kleinere Meetings und welche für größere Veranstaltungen eignen, das stellen wir Ihnen in diesem Blogartikel vor. Hinweise zur Datensicherheit finden Sie in unserem Artikel „Datenschutz und Datensicherheit bei virtuellen Events“.

XING Events Tipp: Wer als Zuschauer oder Moderator bereits Online-Event-Tools genutzt hat, für den wird die Bedienung in den meisten Fällen sehr intuitiv sein. Doch beachten Sie auch, dass sich vor allem ungeübte Teilnehmer mit dem Download und Start von Applikationen etwas schwerer tun. Außerdem haben nicht alle User die Rechte, beliebige Anwendungen aus dem Internet herunterzuladen und anschließend auszuführen. Gerade in Konzernen oder in der öffentlichen Verwaltung sind die Regeln oftmals sehr restriktiv. Denken Sie bei der Auswahl des geeigneten Tools für Ihr virtuelles Event also auch an diesen Aspekt. Wählen Sie, wenn möglich, ein Tool, das sich auch im Browser starten lässt. Senden Sie darüber hinaus bereits bei der Einladung Installationshilfen mit und bieten Sie persönliche Unterstützung für die Einwahl in ein Meeting-Tool an. Planen Sie außerdem zu Beginn der ersten Online-Meetings etwas Zeit für den anfänglichen IT-Support ein. Geben Sie einem eher ungeübten Teilnehmerkreis ein paar nützliche Tipps für die Session mit. Beispielsweise, dass diese alle weiteren Anwendungen schließen sollten und, wenn möglich auf eine kabelgebundene Internetverbindung statt des W-LANs zurückgreifen sollten.
 

Meetings und kleinere Business-Events

Kleinere virtuelle Meetings und Webinare hatten sich schon vor Covid-19 etabliert. Sie erleichtern die Zusammenarbeit, bieten persönlicheren Austausch als ein Telefonat und machen Teamarbeit im Home Office möglich. Bekannte Tools für den Austausch in kleinen Gruppen haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

Facebook Live

Ein sehr einfaches, kostenfreies und den meisten bekanntes Tool ist Facebook mit der integrierten Live-Funktion. Als Moderator starten Sie ein Live-Event mit einem Klick und sind sofort inklusive Videoübertragung für Ihre Teilnehmer sichtbar. Teilnehmer geben ihre Fragen und Kommentare in Echtzeit unter dem Video ein und interagieren so mit dem Veranstalter. Die Aufzeichnung dieses Online-Meetings ist wenige Augenblicke nach der Übertragung auf Facebook automatisch eingebunden und verfügbar.

Zoom

Ein kostenfreier Klassiker unter den Tools für virtuelle Meetings, Seminare und Netzwerkevents ist Zoom. Die Basic-Version beinhaltet bereits umfangreiche Services für bis zu 100 Personen und Gruppen-Meetings mit einer Dauer von maximal 40 Minuten. In der Galerie-Ansicht können Ihre Teilnehmer außerdem bis zu 25 Videofeeds gleichzeitig betrachten. Die Abonnements starten bei einem monatlichen Preis von 13,99 Euro pro Moderator. Sie laden entweder die App herunter oder nehmen via Webbrowser teil, wobei die App einige Features mehr bietet.

XING Events Hinweis: Sie haben es sicher mitbekommen, bei Zoom gab es zuletzt Datenschutzprobleme. Der Anbeiter hat nun allerdings nachgebesstert und garantiert Datenschutz sowie Datensicherheit. Zu den neuen Sicherheitshinweisen

Cisco Webex Meetings

Die Meeting-Lösung aus dem Hause Cisco gibt es als Gratisvariante für den persönlichen Bedarf. Darin enthalten ist der Austausch für bis zu 100 Teilnehmer und eine unbegrenzte Anzahl an Meetings für bis zu 24 Stunden. Für Teams und Business-Anwender ist Cisco Webex derzeit im ersten Monat kostenfrei, sofern Sie ein Monatsabo abschließen. Das Starterpaket gibt es im Moment ab 12,85 Euro monatlich. Die Teilnehmer müssen sich die Applikation herunterladen, bevor sie an dem Online-Meeting teilnehmen können.

Circuit

Circuit eignet sich vor allem für kleine Telefon- oder Videokonferenzen zur internen oder externen Abstimmung mit bis zu sechs Personen. Das Tool beinhaltet neben einer Chatfunktion auch die Möglichkeit, einen Bildschirm zu teilen und gemeinsam auf Dateien zuzugreifen. Wer Circuit nutzen möchte, muss sich zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen. Das Tool nutzen Sie ab derzeit 3,95 Euro pro Monat und Nutzer.

Clickmeeting

Die „Live“-Version von clickmeeting ist gedacht für kleinere Videokonferenzen und Online-Seminare von bis zu 25 Teilnehmern. In der kostenfreien Testphase der ersten sieben Tage sind fünf Webinare enthalten. Anschließend gibt es das Tool derzeit ab 22 Euro pro Monat. Da Clickmeeting über den Web-Browser läuft, eignet es sich gut für weniger online-affine Teilnehmer, die einen Download einer Applikation scheuen.

Adobe Connect

Von Adobe gibt es ebenfalls eine Lösung für kleinere Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern: Adobe Connect Meetings. Aufgrund der aktuellen Lage bietet Adobe den normalerweise kostenpflichtigen Zugang zum Tool (46 Euro monatlich) für eine Dauer von 90 Tagen gratis an. Adobe Connect lässt sich in der Browser-Version leicht öffnen, bietet dann allerdings nicht alle Features an. Mehr Leistung erhalten Sie, wenn Sie sich das Tool herunterladen und als Desktop-Anwendung nutzen.

Google Hangouts

Die Übertragung von Online-Meetings inklusive Live-Bild funktioniert ebenfalls über Google Hangouts – auch wenn Google diesen Dienst derzeit in die Services „Hangouts Chat“ und „Hangouts Meet“ weiterentwickelt und peu à peu bis zur zweiten Jahreshälfte 2020 alle Nutzer vom klassischen Hangouts auf die beiden Services holen will. Klicken Sie dazu in Ihrem Google-Postfach auf einen Kontakt und starten Sie von dort aus das Hangout. Ihr Gegenüber kann dem Online-Meeting beitreten, ohne selbst bei Google angemeldet zu sein. An Unterhaltungen können bis zu 150 Personen teilnehmen. Videoanrufe können bis zu zehn (Gmail, G Suite Basic) oder 25 (Business, Education) Personen umfassen.

GoToMeeting

GoToMeeting – das Tool aus dem Hause LogMeIn eignet sich für Online-Meetings mit kleineren und mittelgroßen Teilnehmerzahlen. Bei einem Einstiegspreis von 11,75 Euro pro Monat für Meetings mit bis zu 150 Teilnehmern lohnt sich das Tool vor allem dann, wenn Sie häufiger Videokonferenzen durchführen. Eine kostenlose Testphase ist für 14 Tage möglich. GoToMeeting gibt es als Download für den Desktop und für mobile Geräte.

teambits:interactive

Mit teambits:interactive Daily Meet-Up lassen sich Mitarbeiter und Kollegen einfach digital einbinden, ganz gleich, ob diese mit Ihnen im Raum sind oder per Telefon oder Webkonferenz zugeschaltet sind. Ergebnisse werden im Anschluss digital dokumentiert. teambits:interactive gibt es im Moment für sechs Monate und mit bis zu 25 Teilnehmern komplett kostenfrei, danach zahlen Sie 29 Euro im Monat. Mit einem Upgrade sind außerdem größere Gruppen möglich.

Join.me

Auch join.me ist ein Service für virtuelle Meetings aus dem Hause LogMeIn. Die kostenpflichtige LITE-Version ab 9 Euro pro Monat ermöglicht den Austausch von fünf Teilnehmern – allerdings ohne die Videoübertragung. Die Teilnehmer wählen sich entweder über das Internet oder über ihr Telefon ein. Der Organisator des virtuellen Meetings kann den Link zum Meeting ebenso wie den Wartehintergrund individualisieren.

Teamviewer

Bekannt als Desktop-Sharing Tool eignet sich Teamviewer auch für Online-Meetings und Seminare von bis zu 25 Personen. Für private Nutzer ist Teamviewer kostenfrei und für Business User ab 27,90 Euro monatlich erhältlich. Wer Teamviewer nutzen möchte, muss zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen.

BlueJeans Meetings

Das kalifornische Unternehmen BlueJeans Network, bietet vier verschiedene Online-Eventlösungen an. Eine davon ist BlueJeans Meetings, eine Meeting-Plattform, die sich auf die cloudbasierte Videokommunikation spezialisiert hat. Hier können Sie eine Audio-, Video oder Webkonferenz unkompliziert leiten oder daran teilnehmen – über jedes Gerät und an jedem Standort. Das Unternehmen bietet drei verschiedene Pakete an, die bei 9 Dollar pro Host und Monat starten.

Meetings mit Cisco Webex
Meetings mit Cisco Webex

Virtuelle Konferenzen und Webinare

Auch Tools für Videokonferenzen sind gerade gefragt wie nie. In vielen Fällen bieten sogar die oben genannten Unternehmen neben Webinar- und Online-Meeting-Lösungen ebenfalls Plattformen für größere Veranstaltungen wie virtuelle Konferenzen an. Der Leistungsumfang und die maximale Teilnehmerzahl sind dabei deutlich größer. Das heißt für Sie, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden: Überlegen Sie genau, wie viele Teilnehmer Sie erwarten können und wie interaktiv das Eventprogramm sein soll und darf. Die bekanntesten Tools für größere Veranstaltungen finden Sie nachfolgend.

GoToWebinar

Ebenfalls aus dem Hause LogMeIn kommt die Lösung GoToWebinar für bis zu 1.000 und in der Enterprise-Version sogar für bis zu 5.000 Teilnehmer. Das Tool bietet ausführliche Analysen und Reports für Eventveranstalter an. So sehen Sie, wer sich wie lange im virtuellen Raum aufgehalten hat, welche Umfragen wie beantwortet hat und sich wann welche Aufzeichnungen angeschaut hat. Besonders aus der Sales-Perspektive sind das interessante Insights.

Zoom

Der Enterprise-Tarif bei Zoom ist sozusagen die „Luxus-Version“ des Tools für bis zu 1.000 Teilnehmer und eignet sich auch für virtuelle Konferenzen. Er kostet 18,99 Euro pro Monat. Hier können Sie Webinare oder Online-Konferenzräume, sogenannte Zoom Rooms, erstellen. Durch AI-generierte Transkripte und Aufzeichnungen der Meetings können wichtige Punkte zudem festgehalten werden.

Adobe Connect

Die Lösung für größere virtuelle Veranstaltungen von Adobe Connect gibt es unter dem Namen Adobe Connect Webinars. Diese beinhaltet Support rund um Ihre virtuelle Konferenz, zum Beispiel die Einweisung und den Technik-Check für Ihre Referenten sowie die Vermietung von Hardware. Auch Adobe stellt Ihnen zahlreiche Features wie Umfragen, Whiteboards, Aufzeichnungen, Analysen und Lead-Insights zur Verfügung.

Microsoft Teams beziehungsweise Skype for Business

Das kostenfreie Kommunikationstool von Skype ist Ihnen sicherlich bekannt. Die Businesslösung Skype for Business gehört nun zum Hause Microsoft und erfreut sich gerade wachsender Beliebtheit unter dem Namen Microsoft Teams. Die reine Kommunikationslösung von Microsoft Teams ist kostenfrei und läuft auch als Browser-Anwendung. Mehr Features bietet dagegen die Version im Office 365 Business Premium Paket, die es derzeit für sechs Monate kostenfrei gibt. Mit Microsoft Teams sind Videokonferenzen mit bis zu 250 Zuschauern und Live-Konferenzen mit bis zu 10.000 Gästen möglich.

Cisco Webex Events und Webcasting

Die größeren Lösungen aus dem Hause Cisco erlauben virtuelle Veranstaltungen mit hoher Video- und Audioqualität – unter dem Namen „Events“ für bis zu 3.000 Teilnehmer. Mit der Webcasting-Variante erhalten Sie sogar eine Lösung für virtuelle Großveranstaltungen mit 40.000 Teilnehmern. Dafür bietet Cisco außerdem einen umfangreichen Support an.

VOXR GoVirtual

Mit VOXR GoVirtual erhalten Sie ein virtuelles und zugleich verdichtetes Eventkonzept. Die normalerweise acht Stunden dauernden Konferenztage reduziert VOXR auf drei Sessions mit jeweils 60 Minuten. So erhält jeder Redner acht Minuten Präsentationszeit und muss sich dabei auf das Wesentliche konzentrieren – ganz im Sinne der geringen Aufmerksamkeit von Usern im Internet.

BlueJeans Events

Neben BlueJeans Meetings bietet BlueJeans Network drei weitere Anwendungen an: BlueJeans Rooms, BlueJeans Gateway und BlueJeans Events. Letztere ist eine Event-Plattform, die das Hosten und Verwalten von interaktiven Live-Großveranstaltungen und Webcasts für ein weltweites Publikum von bis zu 50.000 Teilnehmern ermöglicht.

edudip next

Die Software edudip next konzentriert sich auf die Abwicklung und Vermarktung von Webinaren. Die Software ist browserbasiert und ohne vorherige Installation nach dem „Plug and Play“-Prinzip, sofort einsatzbereit. Insgesamt können bis zu 1.000 Teilnehmer – je nach Abo – an einem Webinar teilnehmen. Über VoIP und Bildschirmübertragung lässt sich Ihr Webinar auch als Online-Meeting gestalten. Edudip wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, betreut und gehostet. Die Preispakete starten bei 34 Euro für 30 Teilnehmer.

Webinare und Konferenzen mit GoToWebinar
Online-Events mit GoToWebinar für bis zu 5.000 Teilnehmer

Virtuelle Messen

Größer als eine virtuelle Messe geht es im digitalen Raum wohl nicht. Wichtig ist, dass Sie sich zuvor überlegen, was Sie mit der Messe oder der Produktpräsentation erreichen und mit welchem Anspruch Sie an die Umsetzung herangehen wollen. Konzept und Strategie stehen vor der Auswahl des geeigneten Tools. Bedenken Sie auch, wie Sie die Online-Registrierung und Zahlungsabwicklung für die größeren Veranstaltungen managen wollen. Wir stehen Ihnen dabei selbstverständlich jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

EXPO-IP

Mit der modular aufgebauten Lösung für virtuelle Messen und Events ist EXPO-IP ein Anbieter, mit dem Sie sehr schnell Ihr Event in die digitale Welt bringen. Das Backend ähnelt dem von WordPress und kann viele andere digitale Dienste einbinden, beispielsweise Chattools und die oben vorgestellten Webinaranbieter. Daneben erhalten Sie als Veranstalter von EXPO-IP fünf Templates für den Stand, die Außenansicht, die Lobby, den Konferenzraum oder weiteres Messe-Mobiliar. EXPO-IP veranstaltet zudem selbst virtuelle Messen und kennt so sein eigenes Tool auch aus Anwendersicht.

XING Events Hinweis: Mehr über EXPO-IP, Preise und Best Practices finden Sie hier

Völkel ITK

Aus dem Hause Völkel ITK kommt ein Tool für virtuelle Messen, bei dem die Besucher und Aussteller sehen, wer ebenfalls anwesend ist. So können sie leicht untereinander kommunizieren und den Networking-Gedanken der realen Welt auch digital weiterführen. Völkel ITK bietet Self-Services für Eventveranstalter an, die durch die Pflege ihrer Inhalte in Eigenregie deutlich Aufwand und damit Kosten sparen können.

meetyoo conferencing

Meetyoo conferencing ist mit über 3.000 Kunden nach eigenen Angaben der Marktführer für digitale Events und virtuelle Konferenzen in Europa. Wer Look & Feel von meetyoo einmal ausprobieren möchte, testet das in diesen Tagen stattfindende Beispiel-Event: die Digital WorldBike 2020.

Events66

Mit Events66 sind Sie innerhalb weniger Minuten live, da Sie Ihre Daten schnell in das dort integrierte CMS einpflegen oder auch durch Aussteller und Speaker selbst einstellen lassen. Im Gegensatz zu Anbietern wie EXPO-IP, meetyoo oder Völkel ITK verzichtet Events66 auf die grafische Aufbereitung der Eventräume, so dass Sie auch ohne Grafik-Ressourcen schnell eine ansprechende virtuelle Veranstaltung durchführen können.

cueconcept

Aus dem Hause cueconcept kommt der Digital Twin eines kompletten Messeauftrittes. Die Individuallösung eignet sich für alle Prozesse rund um die Messe – von der Planung des Messestandes, über die Schulung des Vertriebs bis hin zur Präsentation der Produkte in der 3D-Welt. Der Besucher kann Ihren Messestand im Browser, auf dem Desktop oder mithilfe einer VR-Brille erleben und selbst erfahren.

Camalot

Von Camalot erhalten Sie einen 3D-Stand Ihres Messeauftrittes, den Sie dann in Ihre Website integrieren und mit interaktiven Medien füllen – beispielsweise mit Filmen oder Broschüren. Wer außerdem Chatfunktionen und Kontaktformulare einbindet, kann sich mit seinen Kunden über die vorgestellten Produkte und Services austauschen.

Virtuelle Messen mit EXPO-IP
Eingangshalle der VExCon 2019 - umgesetzt mit EXPO-IP

Fazit

Mittlerweile gibt es für so gut wie alle Online-Events die passende Plattform. Darüber hinaus entstehen nahezu täglich neue Angebote von Dienstleistern aus der MICE-Branche. Umgekehrt werden immer mehr Veranstaltungen digitalisiert. Denn Online-Events bieten gerade jetzt eine wertvolle und moderne Alternative zu klassischen Meetings, Konferenzen und Messen. Eine Überblick über die Vorteile und Herausforderungen gibt Ihnen unser Artikel Virtuelle Events – enormes Potential für Eventveranstalter.

Lassen Sie sich zur Umsetzung Ihres virtuellen Events beraten

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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