Virtuelle Events

Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

Bettina Knauer

Covid-19 sorgt dafür, dass Events jeglicher Art verstärkt ins Digitale wechseln. Das fängt bei Meetings an und endet bei Großveranstaltungen. Oft fehlen der Überblick über die Anbieterlandschaft und der Vergleich für eine endgültige Entscheidung.
Denn für virtuelle Events, Konferenzen und Messen gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen und Plattformen. Welche sich davon besonders für kleinere Meetings und welche für größere Veranstaltungen eignen, das stellen wir Ihnen in diesem Blogartikel vor. Hinweise zur Datensicherheit finden Sie in unserem Artikel „Datenschutz und Datensicherheit bei virtuellen Events“.

XING Events Tipp: Wer als Zuschauer oder Moderator bereits Online-Event-Tools genutzt hat, für den wird die Bedienung in den meisten Fällen sehr intuitiv sein. Doch beachten Sie auch, dass sich vor allem ungeübte Teilnehmer mit dem Download und Start von Applikationen etwas schwerer tun. Außerdem haben nicht alle User die Rechte, beliebige Anwendungen aus dem Internet herunterzuladen und anschließend auszuführen. Gerade in Konzernen oder in der öffentlichen Verwaltung sind die Regeln oftmals sehr restriktiv. Denken Sie bei der Auswahl des geeigneten Tools für Ihr virtuelles Event also auch an diesen Aspekt. Wählen Sie, wenn möglich, ein Tool, das sich auch im Browser starten lässt. Senden Sie darüber hinaus bereits bei der Einladung Installationshilfen mit und bieten Sie persönliche Unterstützung für die Einwahl in ein Meeting-Tool an. Planen Sie außerdem zu Beginn der ersten Online-Meetings etwas Zeit für den anfänglichen IT-Support ein. Geben Sie einem eher ungeübten Teilnehmerkreis ein paar nützliche Tipps für die Session mit. Beispielsweise, dass diese alle weiteren Anwendungen schließen sollten und, wenn möglich, auf eine kabelgebundene Internetverbindung statt des W-LANs zurückgreifen sollten.
 

Meetings und kleinere Business-Events

Kleinere virtuelle Meetings und Webinare hatten sich schon vor Covid-19 etabliert. Sie erleichtern die Zusammenarbeit, bieten persönlicheren Austausch als ein Telefonat und machen Teamarbeit im Home Office möglich. Bekannte Tools für den Austausch in kleinen Gruppen haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

Adobe Connect

Von Adobe gibt es ebenfalls eine Lösung für kleinere Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern: Adobe Connect Meetings. Adobe Connect lässt sich in der Browser-Version leicht öffnen, bietet dann allerdings nicht alle Features an. Mehr Leistung erhalten Sie, wenn Sie sich das Tool herunterladen und als Desktop-Anwendung nutzen.

BlueJeans Meetings

Das kalifornische Unternehmen BlueJeans Network bietet vier verschiedene Online-Eventlösungen an. Eine davon ist BlueJeans Meetings, eine Meeting-Plattform, die sich auf die cloudbasierte Videokommunikation spezialisiert hat. Hier können Sie eine Audio-, Video oder Webkonferenz unkompliziert leiten oder daran teilnehmen – über jedes Gerät und an jedem Standort.

Circuit

Circuit eignet sich vor allem für kleine Telefon- oder Videokonferenzen zur internen oder externen Abstimmung mit bis zu sechs Personen. Das Tool beinhaltet neben einer Chatfunktion auch die Möglichkeit, einen Bildschirm zu teilen und gemeinsam auf Dateien zuzugreifen. Wer Circuit nutzen möchte, muss sich zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen.

Cisco Webex Meetings

Die Meeting-Lösung aus dem Hause Cisco gibt es als Gratisvariante für den persönlichen Bedarf. Darin enthalten ist der Austausch für bis zu 100 Teilnehmer und eine unbegrenzte Anzahl an Meetings für bis zu 24 Stunden. Die Teilnehmer müssen sich die Applikation herunterladen, bevor sie an dem Online-Meeting teilnehmen können.

Clickmeeting

Die „Live“-Version von clickmeeting ist gedacht für kleinere Videokonferenzen und Online-Seminare von bis zu 25 Teilnehmern. Da Clickmeeting über den Web-Browser läuft, eignet es sich gut für weniger online-affine Teilnehmer, die den Download einer Applikation scheuen.

Facebook Live

Ein sehr einfaches, kostenfreies und den meisten bekanntes Tool ist Facebook mit der integrierten Live-Funktion. Als Moderator starten Sie ein Live-Event mit einem Klick und sind sofort inklusive Videoübertragung für Ihre Teilnehmer sichtbar. Teilnehmer geben ihre Fragen und Kommentare in Echtzeit unter dem Video ein und interagieren so mit dem Veranstalter. Die Aufzeichnung dieses Online-Meetings ist wenige Augenblicke nach der Übertragung auf Facebook automatisch eingebunden und verfügbar.

Google Hangouts

Die Übertragung von Online-Meetings inklusive Live-Bild funktioniert ebenfalls über Google Hangouts – auch wenn Google diesen Dienst derzeit in die Services „Hangouts Chat“ und „Hangouts Meet“ weiterentwickelt und peu à peu bis zur zweiten Jahreshälfte 2020 alle Nutzer vom klassischen Hangouts auf die beiden Services holen will. Klicken Sie dazu in Ihrem Google-Postfach auf einen Kontakt und starten Sie von dort aus das Hangout. Ihr Gegenüber kann dem Online-Meeting beitreten, ohne selbst bei Google angemeldet zu sein. An Unterhaltungen können bis zu 150 Personen teilnehmen. Videoanrufe können bis zu zehn (Gmail, G Suite Basic) oder 25 (Business, Education) Personen umfassen.

GoToMeeting

GoToMeeting – das Tool aus dem Hause LogMeIn eignet sich für Online-Meetings mit kleineren und mittelgroßen Teilnehmerzahlen. GoToMeeting gibt es als Download für den Desktop und für mobile Geräte. Je nach Abrechnungsplan können hier sogar bis zu 3.000 Personen an einem Meeting teilnehmen.

Join.me

Auch join.me ist ein Service für virtuelle Meetings aus dem Hause LogMeIn. Die kostenpflichtige LITE-Version ermöglicht den Austausch von fünf Teilnehmern – allerdings ohne die Videoübertragung. Die Teilnehmer wählen sich entweder über das Internet oder über ihr Telefon ein. Der Organisator des virtuellen Meetings kann den Link zum Meeting ebenso wie den Wartehintergrund individualisieren.

teambits:interactive

Mit teambits:interactive Daily Meet-Up lassen sich Mitarbeiter und Kollegen einfach digital einbinden, ganz gleich, ob diese mit Ihnen im Raum sind oder per Telefon oder Webkonferenz zugeschaltet sind. Ergebnisse werden im Anschluss digital dokumentiert. teambits:interactive erlaubt in der günstigsten Variante bis zu 25 Teilnehmer. Mit einem Upgrade sind außerdem größere Gruppen möglich.

Teamviewer

Bekannt als Desktop-Sharing Tool eignet sich Teamviewer auch für Online-Meetings und Seminare von bis zu 25 Personen. Für private Nutzer ist Teamviewer kostenfrei und für Business User ab knapp 30 Euro monatlich erhältlich. Wer Teamviewer nutzen möchte, muss zuvor die Applikation für seinen Desktop oder sein mobiles Gerät herunterladen.

Zoom

Ein kostenfreier Klassiker unter den Tools für virtuelle Meetings, Seminare und Netzwerkevents ist Zoom. Die Basic-Version beinhaltet bereits umfangreiche Services für bis zu 100 Personen und Gruppen-Meetings mit einer Dauer von maximal 40 Minuten. In der Galerie-Ansicht können Ihre Teilnehmer außerdem bis zu 25 Videofeeds gleichzeitig betrachten. Sie laden entweder die App herunter oder nehmen via Webbrowser teil, wobei die App einige Features mehr bietet.

XING Events Hinweis: Sie haben es sicher mitbekommen, bei Zoom gab es zuletzt Datenschutzprobleme. Der Anbeiter hat nun allerdings nachgebesstert und garantiert Datenschutz sowie Datensicherheit. Zu den neuen Sicherheitshinweisen

Meetings mit Cisco Webex
Meetings mit Cisco Webex

Virtuelle Konferenzen und Webinare

Auch Tools für Videokonferenzen sind gerade gefragt wie nie. In vielen Fällen bieten sogar die oben genannten Unternehmen neben Webinar- und Online-Meeting-Lösungen ebenfalls Plattformen für größere Veranstaltungen wie virtuelle Konferenzen an. Der Leistungsumfang und die maximale Teilnehmerzahl sind dabei deutlich größer. Das heißt für Sie, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden: Überlegen Sie genau, wie viele Teilnehmer Sie erwarten können und wie interaktiv das Eventprogramm sein soll und darf. Die bekanntesten Tools für größere Veranstaltungen finden Sie nachfolgend.

Adobe Connect

Die Lösung für größere virtuelle Veranstaltungen von Adobe Connect gibt es unter dem Namen Adobe Connect Webinars. Diese beinhaltet Support rund um Ihre virtuelle Konferenz, zum Beispiel die Einweisung und den Technikcheck für Ihre Referenten sowie die Vermietung von Hardware. Auch Adobe stellt Ihnen zahlreiche Features wie Umfragen, Whiteboards, Aufzeichnungen, Analysen und Lead-Insights zur Verfügung.

baldaja CONNECT

baldaja CONNECT bietet im Kern drei Funktionen: die Veranstaltungsplattform für virtuelle Konferenzen, Full Service für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach dem Event, Glückspakete für den besonderen Überraschungsmoment. Baldaja Connect integriert – wie die meisten Online-Eventanbieter aus Deutschland – das Videokonferenz-Tool Ihrer Wahl.

BlueJeans Events

Neben BlueJeans Meetings bietet BlueJeans Network drei weitere Anwendungen an: BlueJeans Rooms, BlueJeans Gateway und BlueJeans Events. Letztere ist eine Event-Plattform, die das Hosten und Verwalten von interaktiven Live-Großveranstaltungen und Webcasts für ein weltweites Publikum von bis zu 50.000 Teilnehmern ermöglicht.

Cisco Webex Events und Webcasting

Die größeren Lösungen aus dem Hause Cisco erlauben virtuelle Veranstaltungen mit hoher Video- und Audioqualität – unter dem Namen „Events“ für bis zu 3.000 Teilnehmer. Mit der Webcasting-Variante erhalten Sie sogar eine Lösung für virtuelle Großveranstaltungen mit 40.000 Teilnehmern. Dafür bietet Cisco außerdem einen umfangreichen Support an.

edudip next

Die Software edudip next konzentriert sich auf die Abwicklung und Vermarktung von Webinaren. Die Software ist browserbasiert und ohne vorherige Installation nach dem „Plug and Play“-Prinzip sofort einsatzbereit. Insgesamt können bis zu 1.000 Teilnehmer – je nach Abo – an einem Webinar teilnehmen. Über VoIP und Bildschirmübertragung lässt sich Ihr Webinar auch als Online-Meeting gestalten. Edudip wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, betreut und gehostet. 

Events66

Mit Events66 sind Sie innerhalb weniger Minuten live, da Sie Ihre Daten schnell in das dort integrierte CMS einpflegen oder auch durch Aussteller und Speaker selbst einstellen lassen. Im Gegensatz zu Anbietern wie EXPO-IP, meetyoo oder Völkel ITK verzichtet Events66 auf die grafische Aufbereitung der Eventräume, so dass Sie auch ohne Grafik-Ressourcen schnell eine ansprechende virtuelle Veranstaltung durchführen können.

GoToWebinar

Ebenfalls aus dem Hause LogMeIn kommt die Lösung GoToWebinar für bis zu 1.000 und in der Enterprise-Version sogar für bis zu 5.000 Teilnehmer. Das Tool bietet ausführliche Analysen und Reports für Eventveranstalter an. So sehen Sie, wer sich wie lange im virtuellen Raum aufgehalten, welche Umfragen wie beantwortet und sich wann welche Aufzeichnungen angeschaut hat. Besonders aus der Sales-Perspektive sind das interessante Insights.

XING Events Tipp: Mit wenigen Klicks im XING EventManager verknüpfen Sie Ihre Veranstaltung mit dem Online-Event-Tool Ihrer Wahl! Bei GoToWebinar erfolgt die Umstellung sogar automatisch. Das heißt, in Ihrem Account wird das entsprechende Webinar direkt mit angelegt. Auch andere Tools, wie Zoom, YouTube Live, Twitch oder Crowd Stream können problemlos angebunden werden. Mehr dazu hier.

Hopin

Eine sehr umfangreiche, englischsprachige Plattform für virtuelle Konferenzen: Hopin beinhaltet Funktionen wie 1:1 Videosessions, Breakout Sessions, klassische Vorträge, interaktiven Messebereiche, Textchats und Umfragen. Die Plattform von Hopin lässt sich auf Ihre Vorgaben und Wünsche in Sachen Corporate Design anpassen, hat eine integrierte Paywall sowie umfangreiche Reportings, Livestreaming und Aufzeichnungen Ihrer digitalen Konferenzen.

Microsoft Teams beziehungsweise Skype for Business

Das kostenfreie Kommunikationstool von Skype ist Ihnen sicherlich bekannt. Die Businesslösung Skype for Business gehört nun zum Hause Microsoft und erfreut sich gerade wachsender Beliebtheit unter dem Namen Microsoft Teams. Die reine Kommunikationslösung von Microsoft Teams ist kostenfrei und läuft auch als Browser-Anwendung. Mehr Features bietet dagegen die Version im Office 365 Business Premium Paket, die es derzeit für sechs Monate kostenfrei gibt. Mit Microsoft Teams sind Videokonferenzen mit bis zu 250 Zuschauern und Live-Konferenzen mit bis zu 10.000 Gästen möglich.

talque

Ein umfangreiches Tool für virtuelle Konferenzen inklusive 1:1 Videosessions, Matchmaking, Breakout Sessions, Live Streaming, digitale Ausstellerprofile und vieles mehr. Das mehrsprachige Tool ist besonders interessant für Veranstalter, die umfangreiche Inhalte ihrer Konferenzen ins Web bringen wollen. Denn talque bietet zudem ein umfangreiches CMS, das die Event-Website befüllt sowie eine Event-App an.

VOXR ActiveVirtual360

Mit VOXR ActiveVirtual360 erhalten Sie ein virtuelles und zugleich verdichtetes Eventkonzept. VOXR stellt die Online-Plattform sowie Möglichkeiten zur Interaktion, entwickelt die passende Agenda, trainiert Ihre Speaker, übernimmt die Moderation und stellt auf Wunsch Werbemöglichkeiten für Sponsoren zur Verfügung.

Zoom

Der Enterprise-Tarif bei Zoom ist sozusagen die „Luxus-Version“ des Tools für bis zu 1.000 Teilnehmer und eignet sich auch für virtuelle Konferenzen. Hier können Sie Webinare oder Online-Konferenzräume, sogenannte Zoom Rooms, erstellen. Durch AI-generierte Transkripte und Aufzeichnungen der Meetings können wichtige Punkte zudem festgehalten werden.

Webinare und Konferenzen mit GoToWebinar
Online-Events mit GoToWebinar für bis zu 5.000 Teilnehmer

Virtuelle Messen

Größer als eine virtuelle Messe geht es im digitalen Raum wohl nicht. Wichtig ist, dass Sie sich zuvor überlegen, was Sie mit der Messe oder der Produktpräsentation erreichen und mit welchem Anspruch Sie an die Umsetzung herangehen wollen. Ziel und Konzept stehen vor der Auswahl des geeigneten Tools. Bedenken Sie auch, wie Sie die Online-Registrierung und Zahlungsabwicklung für die größeren Veranstaltungen managen wollen. Wir stehen Ihnen dabei selbstverständlich jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Camalot

Von Camalot erhalten Sie einen 3D-Stand Ihres Messeauftrittes, den Sie dann in Ihre Website integrieren und mit interaktiven Medien füllen – beispielsweise mit Filmen oder Broschüren. Wer außerdem Chatfunktionen und Kontaktformulare einbindet, kann sich mit seinen Kunden über die vorgestellten Produkte und Services austauschen.

cueconcept

Aus dem Hause cueconcept kommt der Digital Twin eines kompletten Messeauftrittes. Die Individuallösung eignet sich für alle Prozesse rund um die Messe – von der Planung des Messestandes, über die Schulung des Vertriebs bis hin zur Präsentation der Produkte in der 3D-Welt. Der Besucher kann Ihren Messestand im Browser, auf dem Desktop oder mithilfe einer VR-Brille erleben und selbst erfahren.

EXPO-IP

Mit der modular aufgebauten Lösung für virtuelle Messen und Events ist EXPO-IP ein Anbieter, mit dem Sie sehr schnell Ihr Event in die digitale Welt bringen. Das Backend ähnelt dem von WordPress und kann viele andere digitale Dienste einbinden, beispielsweise Chattools und die oben vorgestellten Webinaranbieter. Daneben erhalten Sie als Veranstalter von EXPO-IP fünf Templates für den Stand, die Außenansicht, die Lobby, den Konferenzraum oder weiteres Messe-Mobiliar. EXPO-IP veranstaltet zudem selbst virtuelle Messen und kennt so sein eigenes Tool auch aus Anwendersicht.

XING Events Hinweis: Mehr über EXPO-IP, Preise und Best Practices finden Sie hier

Fusion Fairs

Fusion Fairs ist eine im Juni 2020 völlig neu entwickelte Software für virtuelle Messen & Konferenzen und gleichzeitig ein Hybridmodell für Veranstaltungen der Zukunft. Als individualisierbare Plattform – unter anderem mit virtuellen Messeständen und Streamingräumen – passt sie sich den jeweiligen Anforderungen des Messeveranstalters an. Fusion Fairs hat bei der Entwicklung insbesondere den Fokus darauf gelegt, dass die Mobiltauglichkeit (Smartphone und Tablet) in der Usability gegenüber der Desktop Version in Nichts nachsteht. Für Veranstalter, die auf ein Hybridmodell setzen möchten, bietet Fusion Fairs zudem einen Full Service an.

meetyoo conferencing

Meetyoo conferencing ist als digitale Full-Service-Lösung mit über 3.000 Kunden nach eigenen Angaben der Marktführer für digitale Events und virtuelle Konferenzen in Europa. Ob als virtuelle Karrieremesse, interner Stakeholder-Kongress, Informationsevent oder Produktvorstellung – meetyoo Events werden in den verschiedensten Branchen genutzt. Die Plattform beinhaltet verschiedenste Features wie Live-Chats, Umfragen, Breakout Sessions, Webcasts, ausführliche Reportings und Lead Scoring von Teilnehmern.

XING Events Hinweis: Mehr über meetyoo finden Sie hier

rooom

Die virtuelle Messe in 3D, mit Videochat, Live-Sessions und Avataren – und das im Do-it-yourself-Baukasten – von der rooom AG in Kooperation mit der plazz AG. Dafür stellt rooom eine ganze Reihe an Templates zur Verfügung, die nach eigenen CD-Vorgaben angepasst werden können.

Völkel ITK

Aus dem Hause Völkel ITK kommt ein Tool für virtuelle Messen, bei dem die Besucher und Aussteller sehen, wer ebenfalls anwesend ist. So können sie leicht untereinander kommunizieren und den Networking-Gedanken der realen Welt auch digital weiterführen. Völkel ITK bietet Self-Services für Eventveranstalter an, die durch die Pflege ihrer Inhalte in Eigenregie deutlich Aufwand und damit Kosten sparen können.

Virtuelle Messen mit EXPO-IP
Eingangshalle der VExCon 2019 - umgesetzt mit EXPO-IP

Fazit

Mittlerweile gibt es für so gut wie alle Online-Events die passende Plattform. Darüber hinaus entstehen nahezu täglich neue Angebote von Dienstleistern aus der MICE-Branche. Umgekehrt werden immer mehr Veranstaltungen digitalisiert. Denn Online-Events bieten gerade jetzt eine wertvolle und moderne Alternative zu klassischen Meetings, Konferenzen und Messen. Eine Überblick über die Vorteile und Herausforderungen gibt Ihnen unser Artikel Virtuelle Events – enormes Potential für Eventveranstalter.

XING Events Tipp: Für Ihr Online-Event bieten wir Ihnen alles aus einer Hand – von der Registrierung, über die Vermarktung, bis hin zur Beratung.

Unser Fahrplan für Sie? Drei Bausteine für den Erfolg Ihrer Online-Events! Sie konzentrieren sich auf Ihr Event und wir kümmern uns um den Rest!

  • Ob Anmeldeformular oder Ticketshop, ob Webinar oder Messe – mit neuen Integrationen und der XING Events Schnittstelle lässen sich im Handumdrehen eines der komfortabelsten Registrierungs- und Ticketingsysteme und passende Online-Event-Plattformen verknüpfen. Die Einwahldaten versenden wir selbstverständlich nach Annmeldung automatisiert an Ihre Teilnehmer.
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  • Consulting, Service, Partnerempfehlungen – setzen Sie auf unser Rundum-sorglos-Paket und bringen Sie Ihr Online-Event zum Fliegen. Sie können jederzeit unsere Professional Service Pakete in Anspruch nehmen, um Ihr Teilnehmermanagement und Ihre Eventvermarktung zu optimieren. Bei besonderen Anforderungen für virtuelle Messen, Konferenzen und Online-Eventreihen beraten wir Sie zudem gern zu den Anbietern GoToWebinar, EXPO-IP und meetyoo.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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