Virtuelle Events

Virtuelle Events per App mobil abwickeln – was kann der neue Trend? Gastbeitrag Stephanie Apel / app squared

Stephanie Apel

In jüngster Zeit haben sich zahlreiche neue Trends zur Durchführung von virtuellen Veranstaltungen und Konferenzen entwickelt. Unter anderem dabei: Online-Events mit einer mobilen App abzuwickeln.  Ob Vortrag oder Workshop, Abstimmung oder Frage/Antwort-Stunde – mit App-Lösungen können Sie all dies virtuell abbilden und das extrem flexibel. Quasi „aus der Hosentasche“ heraus steuern Sie alle Inhalte, managen Ihr virtuelles oder hybrides Event und gewährleisten die Interaktion zwischen Ihren Teilnehmern. 
 

Alle Informationen an einem Ort

Vielfach hängt der Erfolg eines virtuellen Events von der „Choreographie“ ab – also beispielsweise den Fragen: Wann startet welcher Speaker? Wann stehen Unterlagen zur Verfügung? Wie wird eine Pause gestaltet? Ein solcher Ablaufplan kann zeitgesteuert in der mobilen App für das Event hinterlegt sein. Somit können Dokumente beispielsweise erst ab einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar gemacht werden oder der gemeinsame Chat nur für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Die App als virtueller Raum bietet die Möglichkeit, relevante Informationen zu bestimmten Themen inklusive parallel laufender Live oder on Demand Panels, Prospekten, Produktblättern, weiterführenden Links, Poster-Sessions, Partner-Präsenzen oder Teilnehmer-Profilen abzubilden und das alles digital in einem Device. Das Medium an sich ist flexibel: ob Handy, iPad oder per Stream über AppleTV bzw. Chrome Cast, ob auf den Flatscreen im Besprechungsraum oder im heimischen Wohnzimmer. Die Usability ist angenehm und intuitiv, denn es kann auf alle plattformspezifischen Hard- und Software-Funktionen zugegriffen werden. Die Bedienung ist somit an die Funktionsweise des jeweiligen Betriebssystems angelehnt und erfordert bei dem User keine große Umstellung im Handling.

Einblick in die virtuelle Konferenz App von app squared
Einblick in die virtuelle Konferenz App von app squared

Von live, über on Demand bis hybrid

In unserer virtuellen Konferenz App beispielsweise lässt sich ein virtuelles Event entweder komplett abbilden oder ein bestehendes Offline-Events als hybrides Event digital erweitern. Hierbei geht es nicht darum, die bekannten Videokonferenztools abzulösen, sondern einen virtuellen Informationsraum anzubieten. Keiner der Teilnehmer kann sich per Kamera irgendwo „dazuschalten“.

Die App enthält alle relevanten Unterlagen, einen Chat, Matchmaking und Fotogalerien. Denn Bilder sind immer eine gute und empfehlenswerte Möglichkeit, den Teilnehmern aus der Ferne das Event näher zu bringen und die Stimmung vor Ort einzufangen.

Neben der Live-Kommunikation lässt sich ein Event über die App auch komplett „aus der Konserve“ abbilden. Eine Mischform ist ebenfalls eine spannende Variante. Sprich es werden beispielsweise Videos on Demand von Speakern zu bestimmten Themen für die Teilnehmer zur Verfügung gestellt und gleichzeitig stehen die Speaker für Fragen und Diskussionen live im gemeinsamen oder one-to-one Chat für die Teilnehmer bereit.

Oder man nutzt die mobile App als „verlängerten Arm“ für ein Event, welches per Videokonferenz-Tool stattfindet. Der eindeutige Vorteil hierbei ist, dass jegliche Kommunikation über die App läuft – kein lästiges Senden von Info-Mails im Nachgang also. So können alle, die die App nutzen, per Pushmitteilungen über neuen Content in der App informiert werden und auch lange nach dem Event, kann – wenn gewünscht dauerhaft – an die Themen oder die Veranstaltung angeknüpft werden. Die Pushmitteilungen sind bei unseren Kunden beispielsweise ein beliebtes Tool, um Teilnehmer an etwas zu erinnern, sie auf dem Laufenden zu halten und generell „in Touch“ zu bleiben.

Involvement und Interaktion

Auch das oft große Bedürfnis nach Vernetzung und Interaktion auf Online-Events kann mit unserer virtuellen Konferenz App als digitaler Handshake abgebildet werden. Das Profil eines Teilnehmers mit Bild, Name, Funktion, Unternehmen und „Ich suche/ich biete“-Angaben bildet die Grundlage für unser „Business-Tinder“ (das Matchmaking in der App). Hier können sich Teilnehmer mit anderen Teilnehmern, die Ihnen aufgrund gleicher Interessensgebiete in den Kategorien „ich suche/ich biete“ vorgeschlagen werden, vernetzen und sich per one-to-one Chat zu ihren Themen austauschen.

Um dieses „Kennenlernen“ anzustoßen, kann auch ein Speaker dazu auffordern, den Rahmen einer kleinen Kaffeepause zu nutzen, um sich mit Teilnehmern über das Profile- und Matchmaking-Tool in der App zu vernetzen und sich per Chat auszutauschen – vielleicht auch zu einem vom Speaker vorgegebenen Thema oder in einer vorher festgelegten Gruppenkonstellation.

Parallel bietet das Umfrage- und Feedback-Tool die Möglichkeit, schnell, effizient und spontan Meinungen einzuholen und auf Ideen einzugehen, aber auch ein umfangreiches Meinungsbild einzufangen und so beim nächsten Event Dinge anderes oder besser zu machen.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Einblick in die Features der virtuellen Konferenz App von app squared
Einblick in die Features der virtuellen Konferenz App von app squared

Fazit

Ob Meetup oder Konferenz, ob Tagung oder Hausmesse – die virtuelle Umsetzung durch eine App ist nachhaltig, weniger kostenintensiv und das Event bleibt dauerhaft „erhalten“, das heißt, Interessierte können auch im Nachgang einen Einblick gewinnen. Das Event „aus der Hosentasche“ ist für Veranstalter und Teilnehmer flexibel und wem das Handling auf dem Smartphone irgendwann doch zu kleinteilig wird, der kann auf das Tablet umschwenken oder alles auf einem großen Screen streamen.

Grundlegende Funktionen zur Informationsbereitstellung und Organisation sind in der mobilen App selbstredend vorhanden und vielfältig anpassbar. Eine Agenda mit Details, Speakerinfos, Locationinfos, Sponsoren  und Partnervorstellung, Produktblätter, QR-Code-Scanner, Social Walls, all das kann in die native App eingebunden werden. Ein bunter Strauß an Möglichkeiten.

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Stephanie Apel Head of Marketing, app squared

Stephanie Apel ist seit Juni 2019 Head of Marketing im Start-up app squared GmbH, wo sie für das strategische Marketing der verschiedenen App-Produkte verantwortlich ist. Aber auch das operative Marketing mit der Organisation von Messeauftritten und die Pflege von strategischen Partnerschaften stehen im Fokus. Stephanie Apel hat Themen wie Marketing und Kommunikation bereits aus verschiedenen Blickwinkeln kennengelernt – als Costumer Support im Health bereich, Mediadatenbank-Verantwortliche bei einem Medienbeobachter, Sales-Assistenz East-Germany bei einem japanischen Autohersteller und Projektmanagerin für eine Markenagentur. Die unterschiedlichen Einblicke sind für sie der wichtigste Aspekt für ein erfolgreiches Marketing.

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