Virtuelle und hybride Events

Virtuelle Konferenz – Eventformat der Zukunft?

Eine virtuelle Konferenz bringt für zahlreiche Unternehmen, Verbände, Vereine, Universitäten und viele andere Institutionen viele Vorteile mit sich. Schließlich können Sie so Ihre Zielgruppe völlig orts- und zeitunabhängig erreichen und damit die Reichweiten Ihrer Botschaften und Inhalte deutlich vergrößern. Doch ein Selbstläufer ist eine virtuelle Konferenz keinesfalls. Worauf es bei der Planung als auch bei der Auswahl geeigneter Soft- und Hardware für Ihre virtuelle Konferenz ankommt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Die VExCon 2021 macht es vor.

So planen Sie eine virtuelle Konferenz

Dass eine virtuelle Konferenz kein Selbstläufer ist, wissen die meisten Eventplaner·innen, Community-Manager·innen oder Marketingverantwortlichen inzwischen sehr genau. Sollten Sie zum ersten Mal eine virtuelle Konferenz organisieren oder Ihr virtuelles Eventangebot optimieren wollen, schauen Sie sich die wichtigsten Planungsschritte hierfür (noch) einmal an.

1. Ihr Ziel

Mit dem Ziel Ihrer virtuellen Konferenz steht und fällt der Erfolg dieser. Auch wenn Sie dafür intern oder bei Ihrem Auftraggeber vielleicht zunächst auf Unverständnis stoßen, klären Sie unbedingt das Ziel der Veranstaltung. Es beeinflusst alle kommenden Planungsschritte und Entscheidungen.

2. Ihr Eventkonzept

Abgeleitet aus dem Ziel Ihrer virtuellen Konferenz entwickeln Sie im nächsten Schritt ein passenden Konzept. Darin legen Sie beispielsweise fest, in welchem zeitlichen Rahmen Ihre Konferenz stattfinden soll und welche Zielgruppe Sie mit welchem Motto ansprechen wollen. Das Konzept einer virtuellen Konferenz sollte sich deutlich von dem einer physischen Veranstaltung unterscheiden. Sessions dürfen und sollten wesentlich kürzer sein; dafür kann Ihre Konferenz ruhig mehrere Tage oder Wochen dauern.

3. Das passende Programm

Nachdem Sie wissen, wie die virtuelle Konferenz grob umrissen aussehen soll, planen Sie die Themen und recherchieren Speaker·innen sowie Moderator·innen. Achten Sie dabei auf einen breiten Mix von Vertreter·innen Ihrer Zielgruppe und wählen Sie unterschiedlichste Personen mit Blick auf deren Geschlecht, Alter, Berufserfahrung, Persönlichkeit, Herkunft und vieles mehr aus.

4. Interaktion einplanen

Interaktionen halten die Teilnehmer·innen Ihrer virtuellen Konferenz bei der Stange. Wer sich aktiv einbringen kann, behält den vermittelten Inhalt besser und vor allem positiver in Erinnerung. Zum Standard gehören heute Tools oder Features, mit denen Sie Ihren Teilnehmer·innen einen Session-Chat anbieten, Umfragen sowie Q&A-Runden umsetzen können. Haben Sie in Ihrem Eventkonzept einen Schwerpunkt auf Networking und Interaktion gelegt, brauchen Sie weitere Tools hierfür. Mittlerweile reicht die Angebotspalette für Interaktionen von Online-Fotomosaiken, über Networking-Karusselle oder Speed-Dating bis hin zu Gamification. Bei den allermeisten Anbieter·innen für virtuelle Konferenz-Software sind diese Funktionen bereits im Standardpaket enthalten.

XING Events Lesetipp: 6 Tipps für mehr Eventinteraktion & Entertainment

5. Die passende virtuelle Konferenz-Software auswählen

Wählen Sie eine Software für Ihre virtuelle Konferenz, die zu Ihrem Eventkonzept und zu Ihrer Zielgruppe passt. Für kleinere Personengruppen reichen möglicherweise schon die klassischen Videokonferenz-Tools oder ein Live-Streaming auf Ihrer Event-Website. Wer ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Speaker·innen und Aussteller·innen oder Sponsor·innen anbietet, ist eher mit einer Event-Plattform gut beraten. Neben den umfangreichen Präsentationsflächen für die Beteiligten bieten sie häufig auch vielfältigste Networking- und Interaktionsmöglichkeiten.

6. Die Registrierung für die virtuelle Konferenz aufsetzen

Ohne Teilnehmer·innen keine virtuelle Konferenz. Entscheiden Sie sich daher spätestens in diesem Schritt für eine Teilnehmer-Management-Lösung oder eine Event-Plattform, die diese Funktion bereits enthält. Achten Sie bei der Auswahl der Registrierungslösung darauf, dass sie sich leicht mit der Plattform für die virtuelle Konferenz verknüpfen lässt. Niemand will wenige Minuten vor dem virtuellen Event noch die aktuellste Teilnehmerliste hochladen müssen.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

7. Location oder Sendestudio auswählen

Denken Sie außerdem daran, sich für eine geeignete Location zu entscheiden. Das kann eine physische Event-Location oder ein dediziertes Sendestudio sein. Sie können jedoch auch aus den Offices Ihrer Speaker·innen senden.

8. Eventmarketing für die virtuelle Konferenz

Für eine virtuelle Konferenz eignen sich alle Online-Maßnahmen und -Kanäle besonders, da es hier keinen Medienbruch zwischen Ihrem Marketing und der Anmeldung Ihrer Teilnehmer·innen gibt. Die Kunst im Event-Marketing für eine virtuelle Konferenz liegt darin, den geeigneten Start für Ihre Kampagne zu finden. Zu früh geschaltet, kann der Effekt schnell verpuffen – zu spät geschaltet, kann es sein, dass Ihre Teilnehmer·innen für Ihre virtuelle Konferenz keinen freien Slot mehr im Kalender finden oder frei machen wollen.

9. Technik-Dienstleister·innen und die passende Hardware für die virtuelle Konferenz auswählen

Je nach Größe Ihrer virtuellen Konferenz benötigen Sie eine·n Dienstleister·in oder zumindest die passende Hardware in den (Home-)Offices der Speaker·innen. Klassische Audio-Video-Dienstleister, die auch Ihre Präsenz-Events begleitet haben, sind mittlerweile Profi auf dem Gebiet virtueller Events. Denken Sie beim Briefing Ihrer Speaker·innen daran, dass diese zumindest mit gutem Licht, einem separaten Mikrofon und einer stabilen Internetverbindung ausgestattet sind. Solche Techniksets erhalten Sie auch zur Miete bei den Technikanbieter·innen. 

10. Die virtuelle Konferenzsoftware befüllen

Spätestens jetzt sollten Sie die Plattform für Ihre virtuelle Konferenz befüllen. Dazu gehört der Upload der Liste der Teilnehmer·innen sowie das Befüllen aller Programmpunkte und Profile für Speaker·innen und Sponsor·innen.

11. Testläufe

Egal wie versiert Ihr Team, Ihre Dienstleister·innen oder Ihre Speaker·innen auch sein mögen, führen Sie unbedingt Testläufe durch und testen Sie alle wesentlichen Funktionen der ausgewählten Konferenz-Software.

12. Go Live

Endlich ist es geschafft. Sie können live gehen. Denken Sie dabei auch an die Erklärung der Plattform für die virtuelle Konferenz, an eine kurze und knappe Begrüßung sowie an eine·n Moderator·in extra für den Session-Chat.

13. Evaluierung

Ein Schritt, der gern in Vergessenheit gerät: Die Evaluierung. Sie liefert Ihnen wichtige Erkenntnisse über den Erfolg Ihrer Planungen und gibt Auskunft darüber, was Sie beim nächsten Mal anpassen sollten. Zur Nachbereitung gehören außerdem der Versand der Aufzeichnung sowie ein Save-the-Date für die kommende virtuelle Konferenz.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl von Plattformen und Tools achten

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Da es mittlerweile unheimlich viele Anbieter für virtuelle Konferenzen gibt, ist es wichtig, dass Sie sich noch einmal Ihr Ziel vor Augen führen. Daraus können Sie wichtige Wunsch-Funktionen ableiten und in Must-haves und Nice-to-haves unterteilen. Wählen Sie außerdem am besten eine Software, die Schnittstellen zu anderen Lösungen bietet und die Sie leicht mit einer Online-Registrierung verknüpfen können. Idealerweise verfügt sie über ein Single SignOn für Ihre Teilnehmer·innen. Schließlich kostet jeder Klick im Internet – in Form von Abbrüchen. Denken Sie bei der Auswahl der geeigneten Plattformen und Tools außerdem an das Reporting, an den Datenschutz und die Datensicherheit sowie an die Möglichkeit, Aufzeichnungen anzufertigen und bereitstellen zu können. Seien Sie sich außerdem bewusst, dass Tools und Plattformen, die im Webbrowser laufen, häufig von Teilnehmer·innen bevorzugt werden.

Die richtigen Moderator·innen sowie Speaker·innen legen den Grundstein Ihrer virtuellen Konferenz.

Diese Vorteile bringt eine virtuelle Konferenz mit sich

Eine virtuelle Konferenz bringt zahlreiche Vorteile mit sich. So sparen sich Ihre Teilnehmer·innen die Kosten und den Aufwand für die Anreise oder die Übernachtung und damit haben – zumindest theoretisch – auch Budget frei für Ihre Ticketpreise. Ebenso entfallen die Kosten und Aufwände für die Anreisen der Speaker·innen.

Ein besonders großer Vorteil virtueller Konferenzen liegt in der größeren Reichweite dieses Eventformats und in der zeitlichen Verlängerung. Darüber hinaus lassen sich virtuelle Konferenzen mit hoher Planungssicherheit umsetzen und fügen sich perfekt in den Online-Marketing- und Event-Mix Ihrer Institution ein.

Virtuelle Konferenz – auch nach Corona das Eventformat der Zukunft?

Eine Frage, die von zahlreichen Eventplaner·innen und Dienstleister·innen heiß diskutiert wird: Sind virtuelle Konferenzen das Format der Zukunft? Ob sie sich bewähren, wird die Zukunft zeigen. Doch schon heute ist klar, dass sich virtuelle Formate vor allem für die Vermittlung von Wissen eignen. Damit virtuelle Konferenzen ihre Vorteile wirklich ausspielen können, müssen diese für Ihre Teilnehmer·innen leicht nutzbar und gut gestaltet sein. Niemand hat mehr Verständnis für ein schlechtes Design oder eine schlechte User Experience.

Zugleich sehnen sich Menschen nach dem persönlichen Austausch auf klassischen Konferenzen und Messen. Deshalb werden virtuelle Konferenzen mit ziemlicher Sicherheit eine attraktive Ergänzung oder Verlängerung Ihrer Präsenz-Veranstaltungen sein – jedoch nicht das alleinige Eventformat.

Fazit

Virtuelle Konferenzen bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Neben den reduzierten Kosten für Anreisen oder Übernachtungen profitieren Veranstalter·innen vor allem von deutlich höheren Reichweiten während und nach der Konferenz. Dabei sind sie nicht unbedingt und in jedem Fall das beste Eventformat, doch gerade für die Vermittlung von Wissen und für den Kontakt zu bestimmten Zielgruppen sind sie eine wertvolle Bereicherung Ihres Event-Mixes.

XING Events Tipp: Sie wollen einen weiteren Ausblick in die Zukunft von Konferenzen und Kongressen? Dann sehen Sie sich den VExCon Vortrag von Dr. Christina Buttler an “Der Kongress der Zukunft – was nach der Pandemie kommt”

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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