Virtuelle Events

Virtuelle Messe VExCon – zur Entstehung und aktuellen Rolle

Antje Schwuchow

Es war eine relativ spontane Idee! 2017 haben wir beschlossen, im Anschluss an unsere Offline-Eventreihe kurzfristig eine virtuelle Messe und Konferenz aufzusetzen. Ausschlaggebend waren folgende drei Aspekte: Synergien, Innovation und Vertrieb.

Welche Synergien wurden geschaffen? Das virtuelle Event stellte sich als optimale Möglichkeit dar, die Kooperation mit unseren Partnern zu intensivieren – diese hatten die Chance, als Aussteller und Speaker präsent zu sein. Zeitgleich nutzten wir Tools einiger Partner für die Umsetzung

Der andere – eben der innovative – Faktor war der Testgedanke. Wir wollten gerne wissen, wie ein solches Online-Event funktioniert; angefangen bei der Planung, der technischen Umsetzung und der Durchführung. Auf die Resonanz von (potenziellen) Ausstellern und vor allem auf die der Teilnehmer waren wir ebenfalls sehr gespannt.

Selbstverständlich haben wir uns auch vertrieblich Vorteile versprochen. Eventveranstalter müssen gerade im Zeitalter der Digitalisierung immer auf dem neusten Stand sein. Was eignet sich da besser als eine virtuelle Messe, die gleichzeitig zahlreiche Lösungen und Tools präsentiert und für die Teilnehmerkeinen großen Aufwand in Sachen Reisen etc. verursacht? Und damit war die VExCon – Virtual Expo & Conference ins Leben gerufen.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events – enormes Potential für Eventveranstalter
 

Der Erfolg der Premiere war gigantisch – Eintagsfliege oder Zukunftstrend?

Wir hatten selten für ein Event so schnell so viele Registrierungen wie für die VExCon 2017. Am Ende waren wir bei knapp über 1.000 und 500 davon besuchten die Messe und Konferenz dann tatsächlich. Wir hatten knapp 20 Aussteller, die ihren virtuellen Stand – mit Broschüren, Videos und Demos gefüllt – drei Tage lang besetzten und per Chat zur Verfügung standen. Das Hauptaugenmerk lag aber auf dem Konferenzprogramm – ein ganzer Tag prall gefüllt mit halbstündigen Live-Vorträgen unserer Partner zu aktuellen Trends und Entwicklungen in der digitalen Eventwelt. Auch das mediale Echo im Anschluss war riesig. Also Erfolg auf ganzer Linie. Die Konsequenz: eine Neuauflage in 2018, denn nach dem Event ist vor dem Event. Und erst die Wiederholung würde zeigen, ob es bei allen Beteiligten nur die reine Neugier war oder ob das digitale Event(format) tatsächlich überzeugt hat.

Die VExCon hat sich fest etabliert

Um die Spannung nicht über die Maße zu strapazieren – die VExCon hat sich innerhalb von drei Jahren als virtuelle Messe in der digitalen Eventbranche definitiv etabliert. Kurz ein paar Fakten dazu

  • Das Konferenzprogramm hat sich ab 2018 verdoppelt auf zwei Tage mit über 20 Speakings
  • die Ausstellerzahl hat sich auf 23 Stände in 2019 erhöht.
  • Die Zahl der Registrierungen stieg von ca. 1.000 auf 1.500 innerhalb von drei Jahren
  • Die Zahl der Messebesucher steigerte sich von 500 auf knapp 700
  • Die Zahl der Eventseitenbesucher stieg von 2.000 auf knapp 10.000 in 2019

Im Laufe dieser Zeit haben wir viel gelernt über die Rolle eines solchen Events – im Mix mit anderen Eventformaten sowie zur optimalen Vermarktungs- beziehungsweise Content-Strategie.

Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - Konferenzsaal
Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - Konferenzsaal
Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - Eingangshalle
Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - Eingangshalle
Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - XING Events Messestand
Virtuelle Messe und Konferenz VExCon - XING Events Messestand

Von der Registrierung zum Messebesuch – Konvertierung über Content

Die Vermarktung eines Online-Events – zumindest in der Größenordnung und dem Vorlauf einer VExCon – muss man zweigeteilt betrachten. Es ist relativ leicht, Registrierungen zu generieren, denn die Hürde für eine Anmeldung ist nicht sonderlich hoch. Die Teilnahme ist kostenlos, man muss keine Reise und kein Hotel buchen. Die Kunst besteht darin, die Registrierten zu Besuchern zu machen. Dies ist uns gerade im letzten Jahr mit einer ausgefeilten Content-Strategie sehr gut gelungen. Wir haben die Registrierten regelmäßig mit Informationen versorgt. Neu gewonnene Speaker, spannende Ausblicke auf die Vorträge und allgemeine Trends aus der Eventbranche haben wir per Newsletter, aber auch über unsere Eventseite per Event-Update ausgespielt. Auf diese Weise blieb das Event bei den Registrierten bis zu dem Moment präsent, in dem sie sich ihre eigene Konferenzagenda zusammenstellen konnten – ungefähr zwei Wochen vor dem Event. Damit konnten wir die Zahl der Messebesucher deutlich steigern.

Der Rollenwandel der VExCon im Eventmix

Im „normalen“ Leben ist die VExCon eine perfekte Ergänzung des Marketing- und Eventmixes. Innerhalb der drei Messejahre haben wir auch unsere Offline-Eventreihe „XING Events Academy“ auf- und ausgebaut. Wir waren jedes Jahr in mehreren Städten im gesamten DACH Raum unterwegs und haben gemeinsam mit externen Speakern aktuelle Trends und Best Practices präsentiert sowie in Workshops einen tiefen Einblick in die XING Events Lösungen geben. Auch diese Art von Events kommt sehr gut an und sollte daher auch 2020 in der Frequenz gesteigert werden. Wir haben jedoch eine klare Trennung erkannt – die Academy Reihe ist ein hervorragendes Tool zur Kundenbindung, die VExCon dagegen ein perfektes Mittel zur Leadgenerierung. Soweit so gut.

Die VExCon als Fels in der Corona Brandung

Gemäß unserer Learnings hatten wir auch das Jahr 2020 mit beiden Formaten geplant – und dann kam, wie hinreichend bekannt, alles anders. Die komplette Academy Reihe ist erstmal abgesagt und wird frühestens im September neu aufgenommen – deutlich abgespeckt. Reale Messen – OMR, IMEX – wurden und werden nach und nach gecanceled. Was bleibt? Aktuell ist die VExCon – neben unseren Webinaren – für dieses Jahr das einzige, fest planbare Event – und damit unser Fels in der Corona Brandung. Wir waren bereits sehr zufrieden mit der VExCon, jetzt ist es ein wahrer Glücksfall, dass wir durch sie durchaus versiert in der Durchführung virtueller Events sind und damit auch in der Nutzung diverser notwendiger Tools. Und dieses Wissen geben wir im direkten Austausch natürlich auch gerne weiter an unsere Kunden.

Jetzt lernen wir alle, virtuell unterwegs zu sein

Apropos Austausch. Wir sprechen natürlich auch viel mit unseren Partnern, wie zum Beispiel Martin Schulz, dem Gründer von EXPO-IP, der Plattform für unsere VExCon. Uns hat interessiert, wer mitwelchen Anfragen aktuell bei ihm aufschlägt. Es sind tatsächlich von klein bis ganz groß alle Unternehmen vertreten. Ob digitale Roadshows zur Produktvorstellung, Fachkonferenzen oder auch große Messen – viele switchen jetzt auf die digitale Ebene. Sogar bezahlte Formate werden angeboten und akzeptiert – vor Corona definitiv nicht weit verbreitet. Ob und wenn ja wie sich virtuelle Events nach der Krise entwickeln schätzt Martin Schulz folgendermaßen ein: „Alle haben jetzt gelernt, virtuell unterwegs zu sein – und sei es nur durch Home Office. Und jeder merkt, es funktioniert.“ Daher geht er davon aus, dass die virtuellen Events auch in der Zukunft, nicht zuletzt aufgrund der Nachhaltigkeit, ihren Platz behaupten werden. Es wird wohl eher kein „Entweder-oder“ mehr geben, sondern einen Mix aus den verschiedenen Formaten.

XING Events Tipp: Sie möchten mehr über EXPO-IP erfahren? Wir beraten Sie gern! Hier entlang!

Dieser Artikel basiert auf einem Vortrag auf unseren Webinar Days. Sie möchten sich das gesamte Webinar inklusive der Praxisbeispiele ansehen?

Antje Schwuchow Marketing & Event Manager, XING Events

Antje Schwuchow ist als Marketing und Event Managerin bei XING Events unter anderem für die Konzeption und Organisation der eigenen Kunden-Veranstaltungen verantwortlich. Dazu zählen Offline-Events wie die XING Events Academy-Reihe ebenso wie die virtuelle Messe VExCon, die sie zusammen mit Verena Gladiator plant, durchführt und moderiert.

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