Virtuelle Events

Virtueller Event Erfolg 2020 – Rückblick auf die Branche im Corona-Jahr

Würden wir 2020 kurz und prägnant zusammenfassen, könnte der Slogan lauten: „Die Eventindustrie im radikalen Umbruch.“ Kaum eine andere Branche musste und hat sich in diesem Jahr so dramatisch verändert wie die MICE-Welt. Doch trotz oder gerade aufgrund der Maßnahmen, die Präsenzevents unmöglich machten, bewiesen Veranstalter·innen, Agenturen, Dienstleister·innen und viele weitere Akteure unglaublichen Mut und Kreativität und stiegen auf virtuelle Varianten um – und das oftmals innerhalb nur weniger Tage oder Wochen.
 

Trends 2020

Von null auf einhundert online

Gab es Live-Streaming von Präsenzevents bereits in den Jahren zuvor, zogen in diesem Jahr spätestens ab Mitte März zahlreiche Events in den virtuellen Raum. Galt im Frühjahr noch das Motto „Hauptsache irgendwie online”, wuchsen die Ansprüche der Veranstalter·innen und Teilnehmer·innen an virtuelle Veranstaltungen schnell und stark. Mit enormer Geschwindigkeit entstanden neue Event- und Messeplattformen mit immer ausgefeilteren Features, kreative Eventkonzepte, neue remote Services wie Online-Präsentboxen, Streaming-Studios oder deren mobile Variante.

2020 wurde digitalisiert, was viele noch im Januar für unmöglich hielten: Sofa-Konzerte, virtuelle Gottesdienste, Online-Parteitage, virtuelle Mitglieder- oder Hauptversammlungen, virtuelle Biertastings, Online-Krimidinner, Messen, Konferenzen und sogar Weihnachtsfeiern.

Während vor allem Wissensvermittlung im digitalen Raum schon gut funktioniert und Content bei B2B-Events ein dankbarer Träger des Events ist, können Anbieter·innen und Veranstalter·innen das Networking und die Interaktion bei Online-Events noch weiterentwickeln. Spannende Ideen und Konzepte sind bereits auf dem Markt und reichen von einem Online-Fotomosaik, über virtuelles Speednetworking bis hin zum virtuellen Applaus oder riesigen Leinwänden, auf denen die Videobilder der Teilnehmer·innen sichtbar sind.

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Hybrid-Events – das Eventformat der Zukunft

Events werden mit Blick auf die Pandemie noch eine ganze Weile nicht auf die Gästezahlen kommen, die sie zuvor verzeichnen konnten. Schon allein deshalb sollten Veranstalter·innen auch 2021 auf hybride Formate setzen. Doch damit nicht genug: Teilnehmer·innen und Aussteller·innen haben 2020 gelernt, dass „online ja doch funktioniert” und setzen diese Form der Teilnahme auch für künftige Events voraus. Selbst, wenn sie trotzdem vor Ort sein können – die virtuelle Komponente wird ein Must Have.

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Hygienekonzepte

Komplex und im permanenten Wandel zeigten sich 2020 die Hygieneauflagen und -vorschriften. Während sich die Zahl der zugelassenen Teilnehmer·innen vor Ort 2020 mehrfach und von Bundesland zu Bundesland änderte, blieb eines sehr konstant: Die AHA-Regel – ergänzt um das L für Lüften.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

Eventtechnologien für Corona-konforme Veranstaltungen

Doch 2020 wäre nicht das Jahr der Digitalisierung der Eventbranche, gäbe es nicht auch für die Durchführung von Corona-konformen Veranstaltungen zahlreiche bewährte sowie neue IT-Lösungen für

  • die Kontaktverfolgung im Zusammenhang mit Events,
  • den kontaktlosen Einlass,
  • Abstandswarnungen zwischen den Teilnehmer·innen sowie
  • die Kontrolle von Besucherströmen.

Digitale Teilnehmermanagement-Tools bewiesen in diesem Jahr wertvollen Zusatznutzen: Die schnelle und effiziente Weitergabe von Kontaktdaten von Teilnehmer·innen an Gesundheitsämter sowie den kontaktlosen Check-In. Corona-Abstandswarner, auch Community Distance Marker genannt, erleichterten die Einhaltung der AHA-Regeln ebenso wie Software-Hardware-Lösungen für die Messung und Kontrolle von Besucherströmen und -ansammlungen. Gerade diese Lösungen boten schon vor der Pandemie wertvolle Tracking- und Analysemöglichkeiten. Mit Blick auf die Zukunft von hybriden Events und den voraussichtlich noch stärker kontrollierten und hinterfragten Eventbudgets werden diese vermutlich weiter an Bedeutung gewinnen.

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Veranstaltungs-Highlights der Eventbranche 2020

Mit dem rasanten Umbruch in der Eventbranche stieg auch der Bedarf an passgenauer Weiterbildung. Diese wurde 2020 vor allem durch die Initiative einzelner Veranstalter·innen abgedeckt und die Zahl der Online-Events in diesem Bereich stieg stetig an. Einige Highlights möchten wir Ihnen noch einmal ins Gedächtnis rufen oder vorstellen:

PlanetIMEX

Die Branchenmesse für Eventprofis zog bereits im Mai 2020 in den virtuellen Raum und löste sich dabei bewusst von der 1:1 Kopie der realen Messewelt. Mit der Nachbildung von dreidimensionalen, interaktiven Inseln brach das Veranstalterteam der IMEX mit den Konventionen der bis dato veranstalteten Events im virtuellen Raum. Bei der technischen Umsetzung bediente sich die IMEX in Zusammenarbeit mit dem Sponsor und Plattform-Anbieter Cvent an Elementen von Online-Games. Die Besucher·innen des PlanetIMEX erhielten unbegrenzten und kostenfreien Zugang zu drei Inseln mit zahlreichen Inhalten und Aktivitäten.

Event Erfolg 2020: Planet IMEX
Der besondere "Look" der Planent IMEX 2020

Event Manager Forum

Das Event Manager Forum, eine virtuelle Eventreihe über die Virtualisierung von Events, fand im Juni 2020 statt und lockte mehr als 8.000 Teilnehmer·innen in 16 verschiedene Online-Sessions. Mit dem Ziel, eine Weiterbildungsveranstaltung für Eventmanager·innen anzubieten, verteilten sich die Vorträge und Inputs auf vier Wochen in Sessions mit maximal 90-minütiger Dauer. So blieb den Gästen Zeit, das Gehörte und Gesehene zu verinnerlichen und sich in der Zwischenzeit dem Alltag in diesem herausfordernden Jahr zu widmen. Getreu dem zweiten Ziel der Veranstalter, Reichweite zu generieren, boten diese zusätzlich einen Link zu einem offenen Live-Stream an. Eine direkte Leadgenerierung wurde nicht verfolgt. Wer, wie das Team des Event Manager Forums, seine Gäste über so einen langen Zeitraum bei der Stange halten will, muss auf umfangreiche Kommunikation und Erinnerungen setzen – unbedingt per E-Mail und in den Sozialen Medien.

XING Events Lesetipp: Hinter den Kulissen des Event Manager Forums - ein Erfahrungsbericht

BOCOM

Die Premiere des hybriden Events „BOCOM – Experience Borderless Communication“, kurz BOCOM, vernetzte im September Speaker·innen und Teilnehmer·innen auf allen Kontinenten. Bei dem hybriden Kongress trafen sich insgesamt mehrere hundert Teilnehmer·innen im zentralen Veranstaltungsort in Berlin, in den Hubs in

Amsterdam, Essen und Wien sowie virtuell auf allen Kontinenten. Dabei ließen sie sich inspirieren und diskutierten, wie wir künftig arbeiten und kommunizieren werden. Die Idee geht zurück auf den geht zurück auf den Innovationsverbund „Future Meeting Space“. Das Programm entstand in einem ko-kreativen Prozess mit Partner·innen aus Unternehmen, Agenturen und Wissenschaft und legte einen besonderen Fokus darauf, die Erfahrungen der letzten Monate zu reflektieren und neue Lösungen zu diskutieren. Neben der Conference Area bot die Interactive Area allen Teilnehmer·innen Raum zum Ausprobieren: Ob im Virtual-Reality-Workshop, beim Erleben virtueller Locations mit VR-Brillen, in Gesprächen in der Speaker’s Corner oder im interaktiven Workshop. Als Konferenz mit internationalen Gästen und Speaker·innen überwand die BOCOM mögliche Sprachbarrieren dank Live-Dolmetschen sowie Silent Conferencing. Dafür wurden alle Live-Gäste mit Kopfhörern ausgestattet, während die Zuschauer·innen den Livestream in deutscher und englischer Tonspur verfolgen konnten.

XING Events Lesetipp: Zukunftsmodell hybride Events? Über die räumlich-verteilte BOCOM

Digital and Innovation Day 2020

Der fünfte Digital and Innovation Day (DigiDay) im November 2020 stand unter dem Motto „Hybride Events – das Beste aus zwei Welten“. Getreu dem diesjährigen Motto hätte auch der DigiDay hybrid stattfinden sollen. Allerdings entschied das GCB German Convention Bureau e.V. im Laufe der Planungsphase ihn doch rein virtuell durchzuführen. Der DigiDay bot spannende Einblicke in die sich rasant ändernde Eventbranche, inspirierende Keynotes, Best-Cases und eine Reihe von Tools, die Eventplaner·innen bei der Umsetzung von hybriden Events nutzen können. Die rund 150 Teilnehmer·innen sowie Referent·innen waren remote über eine neue Plattform, dem GCB Virtual Venue, zugeschaltet, während der Stream live aus dem darmstadtium in Darmstadt gesendet wurde. Interaktives Herzstück des DigiDays bildeten die acht exklusiven Meet the Experts Sessions, bei denen sich die Teilnehmer·innen in kleinen Gruppen mit den Expert·innen austauschen konnten.

VExCon

In unserer Highlight-Liste darf natürlich auch unsere VExCon nicht fehlen, mit der wir bereits seit 2017 auf das virtuelle Messeformat setzen. Die vierte Ausgabe der MICE-Messe zog in diesem Jahr auf die Plattform meetyoo sowie in ein Sendestudio vor Ort. Dem Aufruf zur Vernetzung und zum Wissensaustausch folgten an vier Tagen mehr als 1.000 Messebesucher·innen in 35 Live-Vorträge sowie an über 20 Messestände, Workshops und Live-Sessions. Im Fokus standen vor allem die Themen Monetarisierung, Content, Interaktion, Vermarktung, hybride Formate sowie der Re-Start von Events. Wer die Insights verpasst hat, kann sich einige Aufzeichnungen im Nachgang ansehen.

XING Events Lesetipp: VExCon 2020: 3 Fragen an unsere Speaker·innen

Fazit

Ein turbulentes Jahr, das für die Veranstaltungsbranche mit Blick auf den Lockdown und die Geschäftsaktivitäten vor allem „first in, last out” sowie eine enorme Digitalisierung sämtlicher Prozesse und fast aller Eventformate bedeutet – egal ob Summit, Workshop, BarCamp, wissenschaftliche Konferenz oder Messe. Zugleich boten und bieten sich dadurch auch zahlreiche Chancen für die beteiligten Akteure. Wie Sie diese als Eventveranstalter·in nutzen können, erfahren Sie regelmäßig hier auf diesem Blog.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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