Virtuelle Events

Virtuelles Networking – Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist Gastbeitrag Julia Mühlegger / congreet

In Zeiten von Corona müssen wir mit vielerlei Einschränkungen leben. Gerade in den Bereichen Veranstaltungen und realen Begegnungen ist daher ein Umdenken notwendig. Wo Home-Office schon zum Alltag gehört, werden auch virtuelle Events und Webinare mehr und mehr zur Gewohnheit. Die Vorteile der ortsunabhängigen Veranstaltungen kristallisierten sich schnell heraus – zumal es inzwischen zahlreiche technische Möglichkeiten gibt, einen virtuellen Erlebnisraum für Events zu schaffen. Dennoch kommt oftmals ein sehr wichtiger Aspekt zu kurz, der vor Corona so wichtig war: Das Networking unter den Gästen.

Es stellt sich die Frage, ob sich die Networking-Atmosphäre auf Events eins zu eins in die virtuelle Welt übertragen lässt. Die Antwort lautet klassisch „Nein, aber…“. Nein, aber es gibt derzeit keine bessere Alternative. Denn gerade jetzt, wo eben alles digital ist, wünscht man sich doch mal wieder ein echtes Gespräch bei einer Tasse Kaffee. Doch da auch jeder weiß, dass das in naher Zukunft nur schwer möglich sein wird, ist genau jetzt der Zeitpunkt perfekt, um gute Alternativen aufzuzeigen. Den Gästen einer Veranstaltung im digitalen Bereich die Möglichkeit der Vernetzung zu bieten, ist wichtiger denn je. Denn der Bedarf an Austausch ist nach wie vor da. So können gerade jetzt Kontakte zu den richtigen Personen hilfreich sein – sei es, um sich gegenseitig Tipps zu geben, mit der ungewissen Situation umzugehen oder um sich einfach nur mit anderen Personen auszutauschen, die sich gerade in einer ähnlichen Situation befinden. 
 

Tools und Möglichkeiten für virtuelles Event-Networking

Virtuelles Networking ist nicht neu für uns. Schon seit über 15 Jahren können wir uns über die bekannten Plattformen XING und Co. mit beruflichen Kontakten in der virtuellen Welt austauschen und vernetzen. Insbesondere können wir davon profitieren, auch mit Menschen in Kontakt zu treten, mit welchen wir aufgrund von räumlicher Distanz nicht zusammengekommen wären.

Gerade auf virtuellen Veranstaltungen, wie beispielsweise Messen, die darauf ausgelegt sind, dass sich Teilnehmer·innen untereinander vernetzen, ist ein Online-Tool für den Dialog unentbehrlich. Wir als Anbieter einer Online-Networking-Lösung für Events stellen fest, dass gerade in der aktuellen Zeit einerseits die Nachfrage nach einem Begleit-Tool deutlich gestiegen ist, andererseits auch die Teilnehmer·innen dieses noch aktiver nutzen. Das zeigt, dass Eventbesucher·innen gerade jetzt nach dem Austausch suchen und das Angebot der virtuellen Vernetzung sehr gerne in Anspruch nehmen. Vermutlich kommt der Boom daher, dass wir eigentlich alle daran gewöhnt sind, neue Kontakte auch über Online-Plattformen zu knüpfen und zu halten. Die gewisse Akzeptanz, die vielleicht noch vor Corona in Bezug auf digitale Ergänzungen zur Präsenzveranstaltung gefehlt hat, ist darauf zurückzuführen, dass Menschen nun nach Alternativen suchen – wo die reale Begegnung nicht mehr möglich ist. Auch wenn diese dadurch natürlich nicht vollständig zu ersetzen ist.

Wenn Sie also das Networking auf Ihrer virtuellen Veranstaltung unterstützen möchten, gibt es unterschiedliche Tools auf dem Markt, auf welche Sie zurückgreifen können. Eine Übersicht der Anbieter und Funktionen finden Sie in einem vorherigen Blogbeitrag zum Thema Networking auf virtuellen Events.

Virtuelles Networking auf Online-Events Verschiedene Tools machen's möglich.
Virtuelles Networking auf Online-Events Verschiedene Tools machen's möglich.

Vorteile von digitalem Networking

Networking als wertvoller KPI

Mit dem richtigen Tool profitieren nicht nur Ihre Teilnehmer·innen. Für Organisator·innen ist der Faktor Networking dadurch erst messbar. Im Backend können Auswertungen zur Interaktion der Gäste eingesehen werden – somit werden sie zu einem ersichtlichen KPI für das Event. Matchmaking-Tools, wie beispielsweise congreet, bieten zudem eine ausführliche Übersicht, welche Themen die Teilnehmer·innen besonders interessieren. So können Trends erkannt, künftige Veranstaltungen näher an der Zielgruppe geplant und Werbemaßnahmen zielgerichteter ausgespielt werden.

Introvertierte profitieren doppelt

Im ersten Moment scheinen reale Begegnungen einzigartig, denn um die Stimmung des Gegenübers wahrzunehmen, spielen Mimik und Gestik eine wichtige Rolle. Dennoch gibt es auch bei der Online-Kommunikation zahlreiche positive Aspekte. Beispielsweise profitieren Menschen, die von ihrer Persönlichkeit eher introvertiert sind, deutlich davon. Es fällt nicht allen leicht, auf einer Veranstaltung auf Fremde zuzugehen und mit diesen ins Gespräch zu kommen. Im virtuellen Bereich ist das deutlich leichter. Man kann sich auf sein Gegenüber besser vorbereiten und mit einer Erstnachricht muss man die Komfortzone nicht so weit verlassen, wie es für eine Kontaktaufnahme in der realen Welt notwendig ist. So kann man sich zunächst das Profil eines Gasts ansehen und sich einen entsprechenden Gesprächseinstieg überlegen. Meist gelingt es damit, über den normalen Smalltalk zum Thema Wetter hinauszukommen.

Zielführende Gespräche

In der Event-Networking Software congreet hat jede·r Teilnehmer·in die Möglichkeit, Interessen im eigenen Profil zu hinterlegen. Diese Interessen sind nicht nur für das Matchmaking relevant, sondern geben auch direkt einen Hinweis, welche Gemeinsamkeiten die Gesprächspartner·innen haben. Der Eisbrecher für die Kontaktaufnahme ist damit schnell gefunden. Generell kann die Matchmaking-Funktion sehr hilfreich sein, um interessante Kontakte zu finden. Auf realen Veranstaltungen kommt man meist nur sehr zufällig mit anderen Gästen ins Gespräch – etwa, weil sie am Buffet direkt nebenan stehen oder in einem Vortrag auf dem Nachbarplatz sitzen. Im Online-Bereich kann man so den Vorteil nutzen, die Kontakte zu knüpfen, die durch das Matchmaking gemeinsamer Interessen vorgeschlagen wurden. So steigt die Qualität der Kontakte und man unterhält sich mit den Leuten, die im beruflichen Kontext spannend für das eigene Netzwerk sind.

Best Practices: Live-Konferenz kurzerhand in den virtuellen Bereich verlegt

Zu Beginn der Pandemie wurden Event- und Messeorganisator·innen vor eine große Herausforderung gestellt. Was passiert mit Messen und Veranstaltungen, die bereits geplant waren und für die auch schon Tickets verkauft wurden? Vor genau dieser Herausforderung stand das Organisationsteam einer größeren Konferenz, die schon einige Tage nach dem Lockdown stattfinden sollte. Was nun? Denn der Bedarf an der Vernetzung und Information war nach wie vor da. Wie so viele Veranstaltungen sollte diese nun auch virtuell stattfinden.

Zusammen mit der Messeplattform VRtual X haben wir also ein umfassendes Digitalerlebnis für alle Teilnehmenden geschaffen. Ein virtueller Bereich für die Konferenz wurde durch VRtual X aufgesetzt – inklusive Eingangsbereich und Zugang zu den angebotenen Live-Streams. Über einen einfachen Klick konnte man an den Live-Streams der Vorträge teilnehmen und sich schnell orientieren. Direkt neben dem Eingangsbereich gab es symbolisch eine Networking-Ecke, die den Zugang zur Networking-Plattform öffnete. In dieser Networking-Area hatten Teilnehmende dann die Möglichkeit, sich auf Basis gemeinsamer Interessen zu vernetzen und im 1:1-Chat, sowie im Gruppenchat auszutauschen. Die Auswertungen der Interaktionen haben klar gezeigt, dass die Gäste die Möglichkeit der digitalen Vernetzung gern in Anspruch genommen haben. So wurden viele Kontakte geknüpft, interessante Kontakte markiert und Profile besucht.

Event Networking mit congreet
Event Networking mit congreet
Event Networking mit congreet
Event Networking mit congreet

Was wir aus der aktuellen Situation mitnehmen können

Ich denke, wir können aus der aktuellen Situation auch Positives mitnehmen. Uns bleibt nichts anderes übrig, als die digitalen Möglichkeiten mehr zu erkunden und auch zu nutzen und sicherlich das ein oder andere Tool seinen Platz nach der Pandemie behaupten.  Mir fällt beispielsweise auf, dass Video-Meetings immer häufiger Telefonate ersetzen. Das hat den Vorteil, dass man so auch mal ein Gesicht zu einem Kunden bekommt, mit dem man schon seit Jahren zusammenarbeitet, jedoch nur telefonischen Kontakt gepflegt hat. Ich denke mit diesen Kleinigkeiten kann auch die digitale Welt etwas persönlicher werden.

Jetzt können wir auch im Bereich Networking das Momentum nutzen und unsere Learnings mit in die Zeit nehmen, wenn wir endlich wieder unbeschwert reale Veranstaltungen planen und besuchen dürfen. Natürlich sollen Begegnungen wieder vor Ort stattfinden, es werden aber künftig mehr und mehr Veranstaltungen hybrid gestaltet. So könnte man das Beste aus beiden Welten - digital und real – verbinden: Gäste, die eine zu weite Anreise hätten, nehmen im virtuellen Bereich teil. Vor Ort tauchen Teilnehmer·innen auf die gewohnte Weise in das Event-Ambiente ein.

Aber auch der Offline-Austausch kann durch digitale Ergänzungen noch attraktiver für Besucher·innen gestaltet werden. So helfen Matchmaking-Tools bei der optimalen Vorbereitung auf andere Gäste, erleichtern die Kontaktaufnahme und sorgen für relevante Begegnungen. Perfekt ergänzt werden kann die Begegnung in einem persönlichen Treffen vor Ort. 

Auch wenn Sie zu den Zögernden in Bezug auf virtuelle Begegnungen gehören, jetzt ist die Zeit, in der Sie neue Wege einschlagen und digitale Tools weiter vorantreiben können. Denn wenn wieder reale Events stattfinden, werden Sie und auch Ihre Gäste nur von der Kombination aus virtuell und real profitieren.

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Julia Mühlegger Business Development Manager, congreet

Julia Mühlegger ist Business Development Manager bei der Firma congreet GmbH. Seit 2017 entwickelt sie für und mit Kunden Ideen zur Weiterentwicklung der Networking Software. Auf dem firmeneigenen Blog networking-magazin.de schreibt sie unter anderem rund um die Themen Networking, Events und Communities.

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