Virtuelle Events

Von Online-Events zu hybriden Events – so gelingt der Wechsel

Angenommen, Sie als Veranstalter·in planen Ihr Event aktuell als rein virtuelle Variante, könnten jedoch aufgrund von Lockerungen und mit Hygienekonzepten doch auf eine hybride Veranstaltung umsteigen. Sie fragen sich sicher, wie? Zugegeben, der Wechsel vom einen auf das andere Format bringt einige Herausforderungen und Stolpersteine mit sich. Doch er ist machbar. Wie’s gelingt und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.  
 

Online first – die solide Basis

Stellen Sie Ihr Event auf eine solide Basis und planen Sie „online first“. Optimieren Sie also alle Prozesse und Erlebnisse so, dass Sie vollständig digital live gehen können. Wählen Sie eine passende Event-Plattform, binden Sie Interaktionstools ein, ermöglichen Sie Networking für die Teilnehmer·innen und Leadgenerierung für Ihre Sponsor·innen und Aussteller·innen. Nutzen Sie außerdem eine leistungsfähige Lösung für Ihre Registrierung. Am besten eine, mit der Sie die Daten einfach und effizient in die Event-Plattform übertragen können und die eine hybride Registrierung zulässt – so wie der XING EventManager.

Kurzum: Planen Sie ein virtuelles Event von A bis Z. Zahlreiche Tipps dafür finden Sie hier auf dem Blog.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Diese Anbieter und Technik brauchen Sie

Onsite ergänzen – das müssen Sie beachten

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihr Event, wenn möglich, als hybride Variante durchzuführen? Dann sollten Sie von Anfang an Dienstleister·innen mitdenken und anfragen, mit denen Sie das realisieren können.

Locationauswahl: Wählen Sie eine, die Platz für Teilnehmer·innen hat

Virtuelle Events finden häufig in den (Home-)Offices der Speaker·innen oder in einem Sendestudio statt. Wollen Sie möglicherweise bei den ersten Lockerungen lieber auf ein hybrides Event umschwenken, sollten Sie von Anfang an eine reale Event-Location gegenüber einem reinen Sendestudio bevorzugen. Wählen Sie, sofern es Ihr Budget zulässt, eine Räumlichkeit, die sowohl genügend Platz für die Aufnahmen als auch für eine Bestuhlung mit Mindestabständen zulässt. Am besten, Sie fragen bei Ihrer Location nach flexiblen Mietmöglichkeiten. Vielleicht müssen Sie die gesamte Halle anmieten, vielleicht reicht ein kleinerer Teil davon – eben für den Fall, dass es doch ein rein virtuelles Event bleibt.

AV-Dienstleister·innen: Planen Sie von Anfang an zwei Set-ups

Erkundigen Sie sich bei Ihren Technikdienstleister·innen, welche Varianten diese Ihnen für ein hybrides Format anbieten können. Vereinbaren Sie außerdem mit dem Technik-Team, bis wann Sie die finalen Zusagen für die Onsite- und die Online-Speaker·innen liefern müssen. Ob Sprecher·innen remote dazu geschaltet werden oder nicht, ist relativ kurzfristig änderbar – jedoch nicht beliebig. Das beginnt bei den Accounts für Videokonferenz-Lösungen und endet mit ausreichender Bandbreite. Vor allem ein Thema, wenn ein weiteres (Online-)Event gleichzeitig betreut wird.

Teilnehmermanagement: Wählen Sie eines, das flexibel ist

Wählen Sie am besten ein Teilnehmermanagement-System, das flexibel sowohl online als auch onsite Teilnahmen erfassen kann – beispielsweise den XING EventManager. Haben Sie bereits mit der Registrierung begonnen und möchten kurzfristig auf eine hybride Variante umsteigen, können Sie das offen kommunizieren. Überlegen Sie sich vor der Kommunikation des Angebotes, wieviele Onsite-Tickets Sie anbieten können und wie Sie diese priorisieren wollen. Gilt hier „first come, first serve”? Oder wollen und müssen Sie bestimmte Gruppen – wie bspw. Mitarbeitende Ihrer Aussteller·innen – vorziehen? Tipp: Kleine Extras, wie beispielsweise extra Q&A-Sessions mit Speaker·innen, sind eine Chance, Ihrem Publikum sowohl online als auch offline andere und höherpreisige Tickets anzubieten.

XING Events Lesetipp: Stichwort Monetarisierung: Auch Online-Events sind ihr Geld wert

Hygienekonzept: Halten Sie eines parat

Seit 2020 gibt es zahlreiche Beispiele und Vorlagen, wie ein Hygienekonzept bestmöglich umgesetzt werden kann. Im Kern bedeutet es: Mindestabstände einhalten, Luft reinigen, Kontakte nachvollziehbar machen, Catering verpackt anbieten, Spender mit Desinfektionsmittel aufstellen, Mund-Nasen-Bedeckung einfordern und möglicherweise auch Schnelltests in den Check-in-Prozess integrieren.

Aktuelle Informationen zu Hygienekonzepten und Vorschriften finden Sie in den jeweiligen Landesverordnungen.

XING Events Lesetipp: 8 Technologien für hygienische Offline-Events in Corona-Zeiten

Catering: Wählen Sie einen Anbieter, der beides kann

Wählen Sie, wenn es Ihr Eventbudget zulässt, ein·e Anbieter·in für Offline- und Online-Catering. Diese Anbieter·innen nehmen Ihnen die Koordination für beide Teilnehmergruppen gern ab. Bei der Recherche nach Vor-Ort-Catering sollten Sie darauf achten, dass Sie für beide Seiten vertretbare Stornofristen vereinbaren. Erkundigen Sie sich, bis wann ein Caterer die Gästezahl vor Ort spätestens wissen müsste und agieren Sie zu jeder Zeit transparent und fair. Außerdem ist es denkbar, dass Sie auf das Catering in sehr unsicheren Zeiten für beide Gästegruppen verzichten. Dann sollten Sie es aber Ihrem Publikum auch rechtzeitig vorher und sehr klar kommunizieren.    

XING Events Lesetipp: Vom Onsite-Catering zur Remote-Verpflegung bei Online-Events

Wie schnell Sie von einem Online- zu einem Hybrid-Event wechseln können

Diese Frage hängt maßgeblich von den Vorlaufzeiten Ihrer Dienstleister·innen und Ihrem Eventvolumen ab. Welche Fristen sind vorgeschrieben? Wann muss Ihr Cateringunternehmen spätestens wissen, ob es das Essen an die Location oder die Anschriften der Teilnehmer·innen senden soll? Wann kann die Location noch aufstocken und eine Bestuhlung für Teilnehmer·innen vor Ort ermöglichen? Wann müssten Ihre Speaker·innen spätestens wissen, wohin sie fahren sollen?

Das sind sehr individuelle Fristen, die sich pauschal kaum festlegen lassen. Immerhin ist es ein Unterschied, ob Sie eine Tagung mit fünf Speaker·innen und einer Moderation für 50 Personen aus Ihrer Region organisieren oder ob Sie eine Fachmesse mit vielen Aussteller·innen und einem recht großen Einzugsgebiet für die Besucher·innen planen und umsetzen wollen.

Damit der Wechsel gelingt, sollten Sie alle Akteure und Partner·innen so früh wie möglich informieren und sie aktiv ins Boot holen. Wissen alle rechtzeitig Bescheid, kann der Umstieg auch recht kurzfristig machbar sein. Fangen Sie erst vier Wochen vor Ihrem Event mit der Idee und den Gesprächen an, wird es wahrscheinlich zu knapp sein.

Fazit

Online-Events lassen sich auch relativ kurzfristig in Hybrid-Events umwandeln. Allerdings gelingt Ihnen das nur, wenn Sie alle Akteure rechtzeitig in Ihr Vorhaben eingeweiht haben. Denken Sie neben der Beauftragung neuer oder weiterer Dienstleistungen wie Catering und Tagungsraum vor Ort auch an die zu gestaltenden Prozesse wie das Umbuchen von Tickets für Teilnehmer·innen. Kommunizieren Sie den Umstieg so transparent wie möglich, dann haben auch Ihre Eventgäste Verständnis für einen relativ kurzen Wechsel zu einem Hybrid-Format.

XING Events Tipp: Mit einer XING Eventseite legen Sie für Ihr hybrides Event auch die perfekte Marketing-Grundlage.

Finden Sie noch heute für Ihr hybrides Event die richtigen Teilnehmer·innen, indem Sie Ihre Reichweite erhöhen, Zielgruppenwerbung schalten, die Profilinformationen Ihrer Eventseiten-Besucher einsehen und Retargeting-Effekte schaffen.

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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