Virtuelle Events

Vor- und Nachteile bei der Organisation hybrider Events

Auf den ersten Blick scheint es so, als sei die Organisation von hybriden Events mit viel mehr Nachteilen als Vorteilen verbunden. Doch beim genaueren Hinschauen wird deutlich, dass es auch einige positive Aspekte gibt. Damit Sie wissen, was Sie bei der Organisation hybrider Veranstaltungsformate erwartet, haben wir die wichtigsten Punkte hier zusammengefasst.
 

Vorteile bei der Organisation hybrider Events

Lassen Sie uns zuerst auf die Vorteile und die Chancen schauen, die sich dank hybrider Events für Ihr Eventmanagement ergeben.

Sie bleiben flexibel

Organisieren Sie hybride Veranstaltungsformate, können Sie flexibel auf das Infektionsgeschehen und die daraus resultierenden Restriktionen und Vorschriften reagieren. Der physische Part Ihres Events kann aufgrund behördlicher Vorschriften doch nicht stattfinden? Dann schwenken Sie relativ schnell auf eine virtuelle Variante um. Ihr·e Speaker·in kann plötzlich doch nicht anreisen? Dann schalten Sie diese einfach remote hinzu. Schließlich haben Sie die nötige Technik für den virtuellen Part bei einem hybriden Event bereits eingeplant. Ob remote ein·e Sprecher·in mehr oder weniger dabei ist, macht kaum noch einen Unterschied. Übrigens, wie Sie am besten mit den aktuellen Unsicherheiten umgehen, haben wir Ihnen erfahren Sie hier.

Darüber hinaus ist dieser Pluspunkt auch noch lange nach Corona von echtem Vorteil. Denken Sie nur an Ereignisse, die bereits in der Vergangenheit dazu führten, dass Sprecher·innen oder Teilnehmer·innen nicht anreisen konnten. Beispielsweise starke Unwetter, die Reisen unmöglich machten, sowie Streiks von Piloten oder bei der Bahn. Mit einem hybriden Veranstaltungsformat sind Sie auch auf diese Einschränkungen vorbereitet.

XING Events Lesetipp: Von Online-Events zu hybriden Events – so gelingt der Wechsel

Sie gewinnen neue Speaker·innen

Live-Events werden nach der Pandemie wieder an Bedeutung gewinnen. Keine Frage. Schließlich leben Veranstaltungen vom direkten Austausch – auch in der Warteschlange vor dem Buffet. Allerdings werden künftig virtuelle Parts bei Veranstaltungen bestehen bleiben. Ein Grund dafür ist, dass Sie als Planer·in so auch Sprecher·innen gewinnen können, die sonst kaum für einen kurzen Input einmal über den Atlantik geflogen oder quer durch Deutschland gereist wären. Die Kosten-Nutzen-Relation verbessert sich demzufolge für beide Seiten: für Sie als Hüter·in des Eventbudgets und für die Sprecher·innen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass remote ein·e Speaker·in mit einem vollen Terminkalender doch noch zusagt, deutlich höher.

Sie können neue Aussteller·innen und Sponsor·innen akquirieren

Dank des neuen Kosten-Nutzen-Verhältnisses für eine remote Teilnahme Ihrer Aussteller·innen und Sponsor·innen vergrößert sich auch der „Akquiseteich, in dem Sie fischen können”. Unternehmen können nun entscheiden, ob sie online, offline oder hybrid dabei sein wollen. Während sich für manche Anbieter·innen eine physische Teilnahme aufgrund der langen Anreise und hoher Übernachtungskosten vor Ort in manchen Fällen nicht lohnte, können Sie diese nun mit digitalen Sponsoringpaketen von Ihrem Event überzeugen.

Sie erzielen eine höhere Reichweite

Mit einem hybriden Veranstaltungsformat erzielen Sie, verglichen mit rein virtuellen oder rein physischen Events, während der Veranstaltung höhere Reichweiten Ihrer Botschaften. Das gilt sowohl für die Inhalte der Vorträge als auch für die Werbebotschaften der involvierten Aussteller·innen und Sponsor·innen. 

Sie verlängern die Reichweite

Ein Onsite-Event ist vorbei, sobald sich die Türen der Location schließen. Dank einer virtuellen oder hybriden Veranstaltung verlängern Sie jedoch die Reichweite Ihrer Nachrichten und Eventinhalte deutlich über die Veranstaltungstage hinaus.

Sie bedienen unterschiedlicher Typen von Teilnehmer·innen

Manch eine·r möchte sich persönlich vor Ort treffen und neue Gesichter kennenlernen, während jemand anderes lieber den Inhalt vor seinem oder ihrem eigenen Bildschirm konsumiert. Mit einem hybriden Event bieten Sie den unterschiedlichen Typen unterschiedliche Teilnahmeoptionen an. Jede·r kann so teilnehmen, wie er oder sie es bevorzugt.

Vorteile und Nachteile hybride Events mit XING Events
Mit einer hybriden Veranstaltung verlängern Sie die Reichweite Ihres Events deutlich. Die Teilnahme ist von überall auf der Welt digital möglich.

Nachteile bei der Organisation hybrider Events

Keine Frage – hybride Events haben auch deutliche Nachteile. Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie, worauf Sie sich bei der Organisation eines hybriden Veranstaltungsformates einlassen.

Der höhere organisatorische Aufwand

Je nach Anspruch an Ihr Event und dessen Umsetzung kann der höhere organisatorische Aufwand enorm ausfallen. Im einfachsten Fall platzieren Sie eine Kamera im Tagungsraum und streamen den Inhalt der Vorträge über das Internet an die Bildschirme der Remote-Teilnehmer·innen. Allerdings wird diese sehr einfache Form der Online-Teilnahme vermutlich nur noch von sehr wenigen Teilnehmer·innen als adäquat empfunden. Eventgäste haben spätestens 2020 gelernt, dass es deutlich besser geht: mit viel Interaktion und Networking dank ausgefeilter Tools und Ideen. Genau das erwarten sie auch zukünftig von Ihnen als Eventanbieter·in. Wenn Ihre virtuellen Teilnehmer·innen diesen neuen Standard erleben sollen, ohne dass die physischen Teilnehmer·innen allerdings etwas davon mitbekommen, organisieren Sie in Wahrheit zwei parallele Events.

Der höhere finanzielle Aufwand

Was für den organisatorischen Aufwand gilt, trifft auch auf den finanziellen Aufwand zu. Sie sparen sich zwar die Kosten für die Anreise einiger Speaker·innen, Teile der Raummiete oder Teile der Cateringkosten, letztendlich sind es jedoch zwei Events, die Sie planen und finanzieren müssen. Es sei denn, Sie können und müssen Abstriche bei der Umsetzung und Qualität in Kauf nehmen. Vielleicht wird der Livestream dann nicht mehr über drei Kameras, sondern nur über eine oder zwei übertragen. Möglicherweise müssen Sie die Event-Präsentboxen streichen und nur den Teilnehmer·innen vor Ort ein Catering anbieten. Um dies abzufedern und den Eventgästen dennoch ein angemessenes Erlebnis zu ermöglichen, könnten Sie über neue Preismodelle für die Tickets nachdenken. So könnte eine Teilnahme vor Ort inklusive Catering deutlich teurer sein und ein Online-Ticket ohne Eventbox deutlich günstiger angeboten werden.

XING Events Lesetipp: Tipps zur Budgetplanung für Ihre Offline- und Online-Events

Teilnehmergruppen wirklich miteinander verbinden!?

Das ist ein bislang großes Manko hybrider Events: die echte Vernetzung der beiden Teilnehmergruppen – besser gesagt deren heutige Nicht-Vernetzung. Nur sehr wenige Event-Plattformen bieten bislang Lösungen an, wie Sie als Planer·in Ihre Teilnehmer·innen vor Ort und die remote zugeschalteten wirklich miteinander verbinden. Manch eine Plattform zeigt Ihnen schon an, wer online und wer onsite dabei ist. Das ist für die Gäste sehr hilfreich, reicht für ein echtes Networking jedoch noch nicht aus. Denn wer onsite teilnimmt, kommt vorrangig wegen des persönlichen Austausches. Nimmt er oder sie sich dann doch die Zeit für den Austausch mit einem virtuellen Gast, stellt sich die Frage, welche Location ausreichend WLAN für all diese Videokonferenzen stemmen kann. Außerdem dürfen Sie als Eventplaner·in ruhig hinterfragen, wie sinnvoll diese Art von Networking ist. Vielleicht ist es viel besser, Sie bringen die Gästegruppen zeitversetzt in den Austausch.

XING Events Lesetipp: Verändern hybride Events das Eventerlebnis?

Fazit

Hybride Eventformate sind deutlich anspruchsvoller als Events, die rein offline oder online stattfinden. Im Extremfall bedeutet dies für Sie, dass Sie zwei Events gleichzeitig planen und durchführen müssen. Doch auf Dauer werden sie wahrscheinlich zum Standard. Grund genug, sich intensiv damit auseinanderzusetzen. Seien Sie sich der Stolpersteine sowie der Vorteile bewusst und holen Sie sich unbedingt professionelle Unterstützung und passende Tools – dann gelingen Ihnen auch hybride Events. 

XING Events Tipp: Für die Organisation hybrider Events brauchen Sie Profi-Tools!

Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Das alles handhaben Sie im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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