Virtuelle Events

Was Sie bei der Organisation Ihrer hybriden Events beachten müssen

Die Corona-Krise hat Anfang 2020 alles einmal auf links gedreht – besonders betroffen davon war auch die Eventindustrie. Sämtliche Veranstaltungen und generell soziale Kontakte waren von jetzt auf gleich verboten oder zumindest drastisch eingeschränkt. Zeit zum Umdenken bei den Veranstaltungsformaten.

Die Veranstaltungsbranche machte – sehr schnell – aus der Not eine Tugend und überzeugte mit kreativen Online-Events. Doch trotz dieser positiven Entwicklung im Online-Bereich wollen sich die Menschen wieder persönlich begegnen – auch auf Business-Events. Da aber mit analogen Formaten noch nicht wieder sicher geplant werden kann, wird zunächst ein anderes Format ins Rampenlicht rücken: Die Hybriden Events. Dabei handelt es sich um ein innovatives Format, das die Offline- und die Online-Welt miteinander verheiratet. Bei diesen Events sind sowohl Gäste vor Ort als auch Teilnehmer·innen am Bildschirm mit dabei. Durch digitale Lösungen und moderne Technik können beide Gruppen untereinander und mit Ihnen – als Veranstalter·in – sowie Ihren Speaker·innen interagieren.

Hybride Events sind aber weit entfernt davon, nur eine „Zwischenlösung“ zu sein – sie werden sich langfristig in der Branche etablieren, da sie viele Vorteile mit sich bringen. Einer davon ist die Ansprache einer erweiterten Zielgruppe. Sie können Interessenten auf der ganzen Welt erreichen, die nicht live vor Ort anwesend sein müssen. Das gleiche gilt auch für den ein oder anderen Speaker und die ein oder andere Speakerin, den Sie online für Ihr Event deutlich leichter gewinnen können.

XING Events Lesetipp: Trendthema hybride Events: Chancen, Herausforderungen und Tipps

Doch das Aufsetzen eines hybriden Events ist auch eine Herausforderung. Wer glaubt, dass es mit dem Live-Streaming einer analogen Veranstaltung getan ist, muss sich eines Besseren belehren lassen. Vielmehr müssen Sie quasi zwei Events gleichzeitig planen, diese aber natürlich miteinander verzahnen. Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Die Offline-Teilnehmenden benötigen nach dem Kauf beziehungsweise der Anmeldung ein Ticket für den Einlass, die Online-Teilnehmenden lediglich Zugangsdaten.

XING Events Tipp: Nutzen Sie hierfür am besten unsere Online-Registrierung für hybride Events!

Und auch bei der Organisation Ihrer hybriden Events (vor Ort) gibt es einiges zu beachten. Damit Ihre hybride Veranstaltung ein voller Erfolg wird, haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Punkte zur Programmgestaltung zusammengefasst.

 1. Besorgen Sie notwendiges (technisches) Equipment

Man muss kein Technik-Profi sein, um ein digitales Event zu veranstalten. Ein gewisses technisches Grundverständnis sowie eigene Erfahrung durch Teilnahmen an Online-Events sind dennoch hilfreich, um ein visuell ansprechendes und funktionierendes Set-up zu erstellen.

Neben einer geeigneten Eventmanagement Software und einem stabilen Server benötigen Sie weiteres technisches Equipment, um Ihre Veranstaltung auch erfolgreich ins Digitale zu heben.

  • Eine hochauflösende Kamera, um das Live-Event zu streamen (denken Sie dabei auch an ein Stativ oder einen Tragegurt, um ein stabiles Bild zu erzeugen)
  • Eine professionelle Beleuchtung sowie einen geeigneten Hintergrund, damit der Veranstaltungsort und die Speaker·innen optimal in Szene gesetzt werden
  • Mikrofone für den Moderator und alle Sprecher, denn nichts ist nerviger als eine schlechte Audio-Qualität

Denken Sie daran, Ihr Event auch aufzuzeichnen. Mit diesem Filmmaterial können Sie Ihr Event contentseitig „verlängern“, Interessierte, die nicht teilnehmen konnten, später noch teilhaben lassen und natürlich auch die Promotion für weitere Events damit gestalten.

2. Halten Sie Ihr Programm strikt ein

Ein besonders wichtiger Aspekt, den Sie bei der Planung Ihres hybriden Events beachten sollten, ist das Programm. Erstellen Sie dieses so, dass es problemlos eingehalten werden kann. Denn es ist durchaus üblich, dass sich manche Online-Teilnehmer·innen nur zu einer bestimmten Keynote oder einem Vortrag einklinken. Wenn Ihr Stream dann nicht mit dem beworbenen Agendapunkt übereinstimmt, verlassen die Besucher·innen das Event schnell wieder und kommen meist nicht mehr zurück. Deshalb: Stick to the plan!

3. Engagieren Sie Support und eine·n Moderator·in

Um ein hybrides Event erfolgreich durchzuführen, benötigen Sie die Unterstützung von erfahrenen Profis – Sie können schließlich nicht alles allein machen.

Es ist sinnvoll, eine Kamerafrau bzw. einen Kameramann und einen Toningenieur zu engagieren, die eine einwandfreie Bild- und Tonqualität gewährleisten. Ihr Online-Publikum soll schließlich nichts verpassen und im besten Falle das Gefühl haben, dass sie vor Ort dabei wären.

Es sollte außerdem immer ein technischer Support auf Abruf bereitstehen, falls während des Events Schwierigkeiten mit der Plattform auftreten.

Zudem sollten Sie einen versierten und gut informierten Moderator oder Moderatorin wählen, der/die sich mit Ihrem Thema und dem Event identifizieren kann. Er oder Sie ist die Schnittstelle zwischen dem Online-Publikum und den Teilnehmer·innen der analogen Veranstaltung sowie den Speaker·innen. Achten Sie darauf, dass die Moderation beide Teilnehmergruppen adäquat mit einbezieht – es ist auch eine gute Variante, mit zwei Moderatoren zu arbeiten, wenn es das Budget zulässt.

Lassen Sie also bei der Wahl einer geeigneten Moderation große Sorgfalt walten, denn er oder sie nimmt eine wichtige Rolle im Rahmen Ihres Events ein und hat maßgeblich Einfluss auf dessen Erfolg.

XING Events Lesetipp: Moderation auf Online-Events: Warum sie den Unterschied macht

4. Bereiten Sie verschiedene Inhalte vor

Was für analoge Events gilt, gilt für hybride Events noch stärker: Bereiten Sie sich und die notwendigen Inhalte vor – immer mit Blick auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der zwei Teilnehmergruppen.  Sämtliche Slides für Präsentationen, Videos, Bilder und andere virtuelle Medien sollten Sie vorab zusammentragen, hochladen und testen, damit sie bei Ihrem Event sowohl auf der analogen Bühne als auch im Stream problemlos genutzt werden können. Die genauen Anforderungen für Ihre Medien sind abhängig von Ihrer Event-Plattform und ggf. weiteren integrierten Tools sowie der Ausstattung vor Ort. Planen Sie also ausreichend Zeit zur Vorbereitung ein, setzen Sie auch den Speaker·innen eine klare Deadline und lassen Sie Raum für (kurzfristige) Änderungen.

Vergessen Sie bei der Vorbereitung auch die Gestaltung der Pausen nicht. Wenn vor Ort die Teinehmer·innen zur Kaffeepause oder später beim Get-together ans Buffet strömen, muss es für Ihr Online-Publikum eine Alternative geben. Für diese Zeitspannen brauchen Sie entweder zusätzlichen virtuellen Content, wie Video-Snippets, Informations-Grafiken, Bilder oder weiterführende Links – dies empfiehlt sich bei kurzen Pausen. Wenn Ihr Budget dies hergibt, bieten Sie auch den Online-Teilnehmer·innen eine Art Catering an, das im Vorfeld zugeschickt wird.

Ein großes Thema ist auch die Interaktion – gerade mit dem Online-Publikum. Hier gibt es inzwischen zahlreiche Tools, die dies gewährleisten und den Teilnehmer·innen ermöglichen, sich aktiv am Event zu beteiligen.

5. Testen, testen, testen                        

Kamera-Winkel, Beleuchtung, Ton, Sitzposition des Moderators oder der Moderatorin usw. Bei Ihrer hybriden Veranstaltung gibt es viel zu beachten, um auch dem Online-Publikum ein einzigartiges Erlebnis zu bieten. Daher sollten Sie die genannten Komponenten im Vorfeld einmal testen und optimal einstellen. Führen Sie mit externen Speaker·innen sowie Ihrem Moderator/Ihrer Moderatorin Techniktests durch. Checken Sie die Funktionalität der ausgewählten Plattform und der Tools. Last but not least sollten Sie auch zwingend sicherstellen, dass in der Location alles wie gewünscht bereitsteht und funktioniert.

Fazit

Das Set-up einer hybriden Veranstaltung verlangt eine umfangreichere Planung als die rein digitalen oder analogen Varianten. Sie müssen nicht nur ein Live-Publikum betreuen, auch die Online-Teilnehmer·innen gilt es, adäquat einzubeziehen. Ihnen muss ein ebenso wertvolles Eventerlebnis geboten werden – da genügt der reine Live-Stream nicht. Das gilt vor allem im Hinblick auf Networking Möglichkeiten und persönliche Interaktion.

Der XING Events Tipp: „Be creative“ – probieren Sie ruhig Neues und Verrücktes aus, blicken Sie über den Tellerrand hinaus und recherchieren Sie, mit welchen Angeboten und Möglichkeiten Sie Ihre Teilnehmer·innen begeistern können. So wird aus Ihren hybriden Veranstaltungen ein voller Erfolg.

XING Events Tipp: Für die Organisation hybrider Events brauchen Sie Profi-Tools!

Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Das alles handhaben Sie im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.
 

Antje Schwuchow Marketing & Event Manager, XING Events

Antje Schwuchow ist als Marketing und Event Managerin bei XING Events unter anderem für die Konzeption und Organisation der eigenen Kunden-Veranstaltungen verantwortlich. Dazu zählen Offline-Events wie die XING Events Academy-Reihe ebenso wie die virtuelle Messe VExCon und zahlreiche weitere Online-Formate. Ebenso organisiert sie die Unternehmenspräsenz auf externen Events und Messen.

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