Virtuelle Events

Was Speaker·innen auf Online-Events wirklich brauchen Gastbeitrag Marcus Merheim | Deutsche Employer Branding Akademie (DEBA) | basierend auf VExCon Vortrag 2020

Als Vortragender bin ich normalerweise regelmäßig auf verschiedensten Bühnen unterwegs. Ob für meinen aktuellen Arbeitgeber, die Deutsche Employer Branding Akademie (DEBA), zuvor für XING E-Recruiting, oder für den Bundesverband Digitalwirtschaft in Berlin, wo ich den stellvertretenden Vorsitz des Ressorts Arbeitswelt der Zukunft bekleide sowie die Hamburg Media School.

In den letzten Monaten hat sich auch mein Speaker-Dasein in den virtuellen Raum verlagert. Und so blicke ich mittlerweile dauerhaft in eine kleine Kamera und rede mir in Online-Meetings und bei virtuellen Vorträgen die Stimme heiser. Was ich in dieser Zeit gelernt habe? Das möchte ich jetzt gern mit Ihnen teilen.
 

Organisation vor dem Online-Event

Ansprechpartner·innen

Erlebte Realität: In den Wochen vor einem Event melden sich fünf unterschiedliche Personen bei mir und schreiben mir 73 E-Mails. Aus Sicht eines Eventveranstalters ist das verständlich, denn es gibt viel zu klären: Technik, Moderation, Organisation etc.

Mein Praxistipp lautet allerdings: Jagen Sie nicht all Ihre Ansprechpartner·innen auf die Vortragenden. Ja, es ist durchaus hilfreich, wenn sich der oder die Moderator·in bei den Speaker·innen kurz vor dem Online-Event meldet. Jedoch nur, wenn sich die Moderierenden auch inhaltlich auskennen.

XING Events Lesetipp: Moderation auf Online-Events: warum sie den Unterschied macht

Timing

Vier Monate vor dem Event die Absprachen zu treffen, ist viel zu früh. Zwei Tage zuvor ist allerdings zu knapp. Gut ist eine frühzeitige erste Ansprache, bei der Sie grob das Thema abstimmen, sodass sich die Speaker·innen vernünftig vorbereiten können. Eine finale Absprache empfehle ich dann circa zwei bis drei Wochen vor dem Online-Event.

Meetings, Meetings, Meetings

Es gibt Veranstalter·innen, die mir mehrere Vorbereitungs- und Absprache-Termine in den Kalender einstellen. Allerdings – und da geht es vermutlich vielen ähnlich – bin ich in diesen Zeiten echt durchgetaktet. Das heißt, diese Vorbereitungsmeetings werden zu einem kritischen Zeitfaktor.

Mein Praxistipp:Stellen Sie lieber nur einen einzigen Vorbereitungstermin ein und bündeln Sie die Inhalte.

Mails, Mails, Mails

Das mag banal klingen, ist jedoch eine echte Bitte: Fassen Sie die E-Mails für Ihr Online-Event an die Speaker·innen möglichst in einer einzigen Nachricht zusammen. Dort hinein gehören alle Termine sowie sämtliche organisatorischen Dinge, die ich als Speaker beachten sollte. Versenden Sie Informationen an einen großen Verteiler außerdem über BCC – schon allein aus Datenschutz-Gründen.

Login-Daten und Technikchecks

Informieren Sie rechtzeitig, wie das Videokonferenz-Tool oder die Event-Plattform funktionieren und senden Sie die Login-Daten mit.

Führen Sie unbedingt Testläufe durch. Ein solches Onboarding gibt den Vortragenden Sicherheit und zahlt so auf die Qualität Ihres Online-Events ein. Halten Sie die Tests aber bitte kurz und knapp.

Achten Sie schon beim Technikcheck darauf, dass Ihre Speaker·innen – im wahrsten Sinne – im richtigen Licht stehen. Versenden Sie für den Hintergrund gern Roll-Ups, kleine Plakate oder Techniksets.

Zwanghafter Präsi-Vorab-Versand

Die Frage nach meiner Präsentation – ein Punkt, den ich aus Sicht der Veranstalter·innen sehr gut verstehe, doch versetzten Sie sich bitte auch in die Perspektive der Speaker·innen. Bei uns beispielsweise gibt es intern die Vorgabe, vorab keine Präsentationen zu versenden – erst recht nicht als offene Power-Point-Datei.

Denken Sie wie die Vortragenden

Denken Sie aus Sicht der Speaker·innen. Welche Informationen benötigen diese wann? Außerdem kann ich nur dazu raten, Fehler immer zuzugeben. Das kann vorkommen und dazu dürfen Sie ruhig stehen.

Inhaltliche Vorbereitung oder Recherche

Bevor Sie inhaltliche Abstimmungen mit Speaker·innen treffen, sollten Sie sich bestmöglich darauf vorbereiten. Setzen Sie beispielsweise eine·n Redakteur·in ein, der/die vor dem Gespräch umfangreich recherchiert, was die Vortragenden schon zu Ihrem Thema veröffentlicht haben.

Promotion des Online-Vortrags

Machen Sie es Ihren Vortragenden so einfach wie möglich, Ihr Online-Event zu teilen. Fertigen Sie am besten passende Vorlagen für verschiedene soziale Netzwerke an. Die meisten Speaker·innen werden das gern teilen.

Herausforderungen während des Online-Events

Teilnehmende live einbinden

Auf physischen Events wähle ich gern Teilnehmer·innen aus und stelle ihnen eine konkrete Frage. Offline entstehen dadurch unterhaltsame oder auch skurrile Momente. Online funktioniert das kaum. So können schon einmal der rote Faden oder die Pointe eines Vortrags verloren gehen.

„Hallo, ist da jemand?”

Als Speaker·in weiß man überhaupt nicht, wie das Gesagte gerade ankommt – und das kann echt anstrengend sein.

Bei einem Offline-Vortrag kann ich auf Zuhörer·innen eingehen und sie dort abholen, wo sie stehen – ein Indikator dafür ist die Mimik. Online ist das kaum oder gar nicht möglich.

Deshalb ist auch Ironie schwierig, Scherze auch., MIt beiden sowie mit Klischees arbeite ich offline sehr gern –  online ist das deutlich schwieriger und kann ins Gegenteil kippen.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Völlig unbekannte Tools

Klar, auch Veranstalter·innen wollen ihre Budgets sparsam einsetzen. Allerdings kann das echt gefährlich werden. Setzen Sie auf bewährte Tools, die einfach zu bedienen sind. Es gibt für Speaker·innen nichts Unangenehmeres, als Pannen.

XING Events Lesetipp: Online-Events: Welche Tools am besten zu welchem Eventformat passen

Die Moderation

Wählen Sie am besten Moderator·innen, die sich mit dem Thema Ihres Online-Events auskennen. Das merken sowohl die Speaker·innen als auch die Teilnehmer·innen. Achten Sie beim Briefing darauf, dass der oder die Moderator·in weiß, ob er oder sie sich im Hintergrund halten oder aktiv einbringen soll.

Nach dem Online-Event

Feedback ist ein Geschenk

Alleine schon die Kontaktaufnahme durch Teilnehmer·innen fühlt sich für mich ein wenig so an wie Applaus. Deshalb ist es wichtig, dass Veranstalter·innen ihren Gästen sagen, wie und wo sie mit den Vortragenden im Nachgang Kontakt aufnehmen können.

Führen Sie außerdem sofort nach dem Online-Event eine Befragung durch und leiten Sie die Ergebnisse an die Speaker·innen weiter. Nur so erfahren diese, in welchen Bereichen sie sich weiterentwickeln können.

Last but not least: Ein „Danke“ hilft. Das ist überhaupt nicht arrogant gemeint und ich spreche auch nicht von einem großen Präsentkorb. Ein ehrliches, einfaches „Dankeschön, dass Sie dabei waren” tut auch Speaker·innen gut.

Debrief!

Führen Sie ein kurzes Nachgespräch mit den Speaker·innen durch. Wie ist das Feedback aus dem Publikum? Wie bewerten Sie als Veranstalter·in den Vortrag? Was war gut und was weniger gut?

Stay in touch

Speaker Relationship Management – meiner Meinung nach enorm wichtig. Bleiben Sie locker mit den Vortragenden im Kontakt. So sind Sie möglicherweise beim nächsten Online-Event schneller in der Lage, gemeinsam zu planen.

Fazit

Versetzen Sie sich als Veranstalter·in eines Online-Events unbedingt in die Perspektive Ihrer Vortragenden. Wählen Sie diese mit Bedacht aus, kommunizieren Sie effizient und denken Sie an die Techniktests. Machen Sie es Ihren Speaker·innen so einfach wie möglich, damit diese einen überzeugenden Vortrag auf Ihrem Online-Event halten können, denn das kommt wiederum Ihren Teilnehmer·innen zugute und wertet Ihr Event auf.

Sie möchten die Gedanken von Speaker·innen noch besser kennenlernen? In Marcus Merheims VExCon Vortrag 2020 gibt’s weitere Insights.

Marcus Merheim Director Marketing & Growth, Deutsche Employer Branding Akademie (DEBA) / ehemals XING E-Recruiting

Marcus Merheim ist als Director Marketing & Growth bei der Deutschen Employer Branding Akademie (DEBA) tätig. Zuvor verantwortete er bei XING E-Recruiting (NEW WORK SE) primär das Produktmarketing. Zusätzlich tritt Marcus regelmäßig als Speaker zu den Themen Recruiting, Employer Branding und New Work auf.

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