Virtuelle Events

Was Teilnehmer·innen auf Online-Events wirklich brauchen

Online-Events begleiten uns nun schon eine ganze Weile. Konferenzen, Messen oder Workshops virtuell beizuwohnen, ist inzwischen mehr Regel als Ausnahme. Die Eingewöhnungsphase ist vorbei und Teilnehmer·innen wissen heute genau, was sie sich von einer virtuellen Veranstaltung wünschen. Die Erfüllung dieser Wünsche und Erwartungen entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg eines Online-Events.

Doch damit sind wir schon einen Schritt zu weit: Um den Wünschen Ihrer Gäste nachkommen zu können, müssen Sie zuerst wissen, wie genau diese mittlerweile aussehen.

Auch wir konnten in den letzten Monaten mehr als genug Erfahrung mit den verschiedensten virtuellen Formaten sammeln. In diesem Artikel wollen wir unsere Beobachtungen und Learnings mit Ihnen teilen.  

XING Events Lesetipp: 10 Tipps für Webinare und Online-Events, die Teilnehmer begeistern

#1 Reibungslose Registrierung

Von Anfang an alles richtig machen – leicht gesagt und genauso leicht getan.

Zwar gibt es bei Online-Events keinen klassischen Einlass, dennoch ist die Registrierung ein wichtiger erster Berührungspunkt mit Ihrem Event – und kann damit für die Stimmungslage Ihrer bis dahin noch potenziellen Teilnehmer·innen entscheidend sein. Gelangen sie nur über Umwege oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht ans Ziel, verlieren die Gäste ihre Geduld und Sie Ihre Gäste.

Hier ist das Credo: Je unkomplizierter der Ticketkauf und die Anmeldung, desto wahrscheinlicher sind der Kaufabschluss und die Konvertierung.  Und eins steht fest – Online-Events unkompliziert zugänglich zu machen, ist heutzutage nicht schwer.

Unsere Online-Registrierung ist für Sie die einfachste Variante, alles Organisatorische rund um Ihr Online-Event aus einer Hand abzuwickeln – ob kostenlos oder kostenpflichtig. Das Beste daran? All das passiert auf einer einzigen Seite – nämlich auf Ihrer. Interessenten, die sich dort über Ihre Veranstaltung informieren, können sich ohne Umwege an Ort und Stelle dafür anmelden. Den automatischen Versand der Bestätigungen und Einwahldaten übernehmen wir.  

Den Wunsch nach einer schnellen und einfachen Registrierung erfüllen Sie Ihren Gästen damit ohne großen Planungsaufwand.

#2 Wertvolles Wissen

Im Online-Eventjahr 2020 scheint für die Nutzer·innen und Teilnehmer·innen eines besonders wichtig gewesen zu sein: Input.

Die Auswertung unserer XING Events Formate zeigt sehr deutlich: Virtuelle Veranstaltungen mit klarem Fokus auf ein spezifisches Thema werden besser angenommen und besucht als reine Networking-Runden. In Zahlen bedeutet das für erstere ein Gästeplus von rund 40 Prozent.

Woran könnte das liegen? Zu Beginn waren Online-Events allein aufgrund des veränderten Settings neu und aufregend. Bequem vom Sofa aus neue Kontakte zu knüpfen, klang reizvoll – und das ist es auch. Doch mittlerweile hat der Großteil einen gewissen Sättigungsgrad erreicht. Nach knapp einem Jahr ist das nicht ungewöhnlich. Für virtuelle Veranstaltungen bedeutet das aber, nun in erster Linie durch Wissenswertes punkten zu müssen.

Getreu dem Motto „Content is King“ wünschen sich die Teilnehmenden heute verstärkt aussagekräftige Keynotes, ansprechende Sessions, virtuelle Kollaboration und wahren Mehrwert.

#3 Nettes Networking

Der wachsende Wunsch nach wertschöpfenden Inhalten bedeutet aber nicht, dass Networking weniger gewünscht ist – ganz im Gegenteil. Gerade die Kombination aus neuen Informationen und neuen Kontakten überzeugt Ihre Gäste.

Um auch bei Online-Events eine angenehme Networking-Situation zu schaffen, kommt es für Eventbesucher·innen erfahrungsgemäß vor allem auf zwei Dinge an:

1. Einen geführten Prozess

Geführtes Networking lief schon offline häufig besser, online aber wird es zum Muss. Networking ist für viele eine Herausforderung, der man virtuell mit einem einzigen Klick nur zu leicht aus dem Weg gehen kann. Aber auch Networking-Profis wünschen sich online klare Ansagen und Abläufe.

Gut geplante, sinnvoll aufgesetzte und verständlich erklärte Aktivitäten erleichtern digitales Netzwerken ungemein. Schieben Sie Ihre Teilnehmer·innen mit einer klaren Moderation an, schwindet die Unsicherheit – was bleibt sind gemeinsame Erlebnisse, positive Erinnerungen und ein nachhaltiges Netzwerk zufriedener Gäste.

2. Die richtige Gruppengröße

Eine weitere Beobachtung zum virtuellen Networking: Viele Menschen sind sich online genauso emotional begegnet, wie man es offline kennt. Wir haben Teilnehmende gesehen, die sich ausgetauscht und beraten haben – fachlich und emotional. Es erinnerte an die nette, gemeinsame Kaffeepause, die uns allen oft fehlt.

Entscheidend für solche Gespräche ist die Gruppengröße. Klein genug, um ohne Chaos alle Teilnehmenden zu Wort kommen zu lassen; groß genug, um eine Vielfalt an Erfahrung, Wissen und Meinung zusammenzubringen. So entsteht auch virtuell ein bereicherndes Networking-Erlebnis.

Online Netzwerken ist nicht nur möglich, sondern unbedingt gewünscht. Überlegen Sie sich vorab, welche Gruppen Sie auf welche Weise in Kontakt bringen möchten und setzen Sie eine entsprechende Agenda auf.

XING Events Lesetipp: Networking bei Online-Events: So wird’s möglich

#4 Interessante Interaktion

Auf der Wunschliste Ihrer Teilnehmer·innen steht neben Information auch groß Interaktion

Dieser Wunsch wird bei vielen Online-Events bereits gekonnt und kreativ erfüllt – weiter so! Denn Ihre Gäste kriegen nicht genug davon.  Es entspricht dem Selbstbild der meisten Menschen, sich einzubringen, auszutauschen und den Verlauf eines Ereignisses mitzubestimmen.

Ein Klassiker, den Teilnehmende erfahrungsgemäß bisher bei jedem Online-Event nicht nur geschätzt, sondern auch gern genutzt haben ist der Chat.

Aus Sicht der Gäste öffnet sich ein Raum für schnelle und einfache Kommunikation. Keine großen Hürden oder Hemmungen, stattdessen viel Platz für offenen Austausch und Fragen. Ein Chat für alle ist natürlich nicht gleichzusetzen mit einem ausgeklügelten Networking-Konzept – für diese beiden Komponenten gilt vielmehr ein „und“ als ein „oder“, aber er führt dazu, dass sich nicht nur eine Person aktiv, wahrgenommen und nützlich fühlt, sondern alle. 

Eine wichtige Erkenntnis: Es muss nicht immer das ultimative, noch nie dagewesenes Interaktions- und Entertainment-Programm sein. Auch bei gut gemachten Umfragen haben wir eine rege Beteiligung beobachtet. Der Reiz, zu erfahren, was andere Menschen über ein Thema denken und dazu beitragen zu können, zieht uns magisch an. Die Erfahrungswerte eines Teilnehmenden inspirieren und motivieren den Rest, sich auch zu beteiligen. Deswegen kann es je nach Konzept sehr wirkungsvoll sein, Gäste danach zu fragen und die Antworten für alle einsehbar aufzubereiten. Daraus ergeben sich interessante Inhalte, die eine ideale Grundlage für weitere Diskussionen und Networking bieten. 

Dennoch darf inzwischen auch ein gewisser Spaßfaktor nicht fehlen. Der Wunsch nach Spiel und Spannung ist gut nachvollziehbar, wenn man bedenkt, dass viele Ihrer Teilnehmer (seit langer Zeit) im Home-Office den ganzen Tag an ihrem Computer verbringen. Die Aufmerksamkeit lässt vor dem Bildschirm oft schneller nach als im Konferenzraum oder einem bunten Saal mit Speakern, die auf einer Bühne interagieren. Auf den menschlichen Spieltrieb zu setzen, um dem entgegenzuwirken, hat uns bisher nie enttäuscht. 

Ein Beispiel, das gut funktioniert, sind Wettbewerbs-Elemente. Ein ergänzendes Quiz mit Punktesystem und Bestenliste weckt den Kampfgeist und die Motivation, steigert die aktive Interaktion und hält die Konzentration hoch

Inspiration für weitere spielerische Bausteine, die sich für Ihr Online-Event anbieten, finden Sie hier

#5 Pannenfreie Technik und Vorbereitung 

„Ich kann Sie nicht hören und das Bild hängt.” – ein Satz, der weder Veranstaltenden noch Teilnehmer·innen gefällt. Technische Pannen können auf beiden Seiten viel Zeit und Nerven kosten. Der Wunsch nach einem reibungslosen Ablauf mit stabiler Verbindung und gutem Ton ist vielleicht keine Überraschung, aber seine Erfüllung entscheidet vor allen anderen über den Erfolg Ihres Online-Events. 

Sicher liegt nicht alles in Ihrer Hand, denn die Internetverbindung spielt eine große Rolle – und hier haben Sie nur bedingt Einfluss. Bedenken Sie jedoch im Vorfeld, ob die verfügbare Technologie für Ihre Pläne und Anforderungen ausreicht. 

XING Events Lesetipp: Welche Tools am besten zu welchem Eventformat passen.

Auf ein weiteres, wichtiges Technik-Learning haben Sie aber durchaus Einfluss: Nehmen Sie die digitale Kompetenz Ihrer Gäste nicht als gegeben hin. So wie Sie vorab Fragen, Anforderungen und Abläufe mit Ihren Speaker·innen klären, sollten Sie sich auch in Ihre Gäste versetzen. Vor allem bei mehrtägigen Messen oder Konferenzen ist der Wunsch nach einer technischen Vorbereitung groß, denn niemand möchte etwas verpassen. Einen kompakten Guide zum Download mit allen Antworten und Hinweisen zur Registrierung und Nutzung der Plattform, Teilnahme an Keynotes und Sessions, Verwendung von Messaging- und Interaktions-Tools uvm. nehmen die Besucher·innen von Online-Events dankbar an. 

Das verringert den Stress der Teilnehmenden, reduziert die Flut von Fragen am ersten Tag der Veranstaltung auf ein Minimum und bietet insgesamt ein besseres Erlebnis.  

Fazit

Zu wissen, was sich Ihre Teilnehmer·innen wirklich von Ihren Online-Events wünschen, ist essentiell für ein gutes Eventkonzept. Legen Sie Ihren Fokus auf inhaltlichen Mehrwert, führen Sie Ihre Gäste aktiv durch Ihr Event – das gilt besonders für Networking-Sessions – und sorgen Sie mit Interaktion für authentische Inhalte und bleibende Erinnerungen. 

Ein Rat: Setzen Sie die Teilnehmerbrille auf. Auch Sie haben sich sicher schon des Öfteren in der virtuellen Besucherrolle wiedergefunden. Worauf legen Sie selbst besonders viel Wert? Was hat Ihnen gefehlt? Was hat Ihnen gefallen? Was hat sie überrascht, aufgeweckt, mitgerissen? Vertrauen Sie auch auf eigene Erfahrungen und Beobachtungen, denn in den meisten Fällen ging es nicht nur Ihnen so. 

Wie Sie zum Online-Event Profi werden? In unserem Whitepaper finden Sie’s heraus! In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Laura Wanninger Werkstudentin Marketing, XING Events

Vor etwa sieben Jahren legte Laura mit ihrem Bachelor den Grundstein für ihren Weg in die Kommunikationsbranche. Dank des Masterstudiums „Informationsdesign und Medienmanagement“ kann sie ihrer Begeisterung für Online- und Content-Marketing weiter nachgehen. Seit August 2020 unterstützt sie das Marketing Team bei XING Events.
 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close