Virtuelle und hybride Events

Webinare erfolgreich gestalten – 18 ultimative Tipps

Häufig ist ein Webinar für Teilnehmer·innen so aufregend wie Schäfchen zählen. Obwohl der gute Wille da war, sind die meisten Zuhörer·innen bereits nach wenigen Minuten weit weg mit den Gedanken oder beantworten aufgestaute E-Mails. Aber das muss nicht sein. Deshalb haben wir Ihnen in diesem Artikel 18 ultimative Tipps zusammengestellt, mit denen Sie erfolgreich Webinare gestalten.

Warum Sie Ihr Portfolio um Webinare ergänzen sollten

Bevor wir Ihnen die Praxistipps an die Hand geben, möchten wir Sie oder Ihre Mitstreiter·innen davon überzeugen, Ihr Portfolio um Webinare zu ergänzen. Sie können es gern als Argumentationshilfe nutzen oder diesen Artikel weiterleiten.

  • Hohe Brandingeffekte und Vertrauensaufbau
    Über Webinare vermitteln Sie interessantes Know-how statt werbliche Botschaften. Genau dieses Wissen weckt Interesse und generiert mehr Aufmerksamkeit als reine Werbung. So schaffen Sie Vertrauen zu Ihren Teilnehmer·innen, was sich wiederum positiv auf deren Entscheidungsprozesse oder Kaufverhalten auswirkt.
     
  • Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
    Mit Webinaren können Sie Produkte einführen und erläutern, virtuelle Pressekonferenzen durchführen, Online-Interviews mit mehreren Experten durchführen, neue Kontakte generieren und natürlich auch große räumliche Distanzen überbrücken.
     
  • Leadgenerierung mit wenigen Klicks
    Mit Zustimmung Ihrer Teilnehmer·innen können Sie mit diesen in Kontakt treten oder sie durch automatisierte E-Mail-Kampagnen auf weitere Veranstaltungen oder Produkte aufmerksam machen.
     
  • Nachbereitung von Messen und Seminaren
    Auf Messen und Veranstaltungen wird es immer schwieriger, Interessent·innen davon zu überzeugen, Ihnen ihre Kontaktdaten oder gar Visitenkarten zu überlassen. Stattdessen können Sie Ihr Webinar auf der Veranstaltung anteasern und die Möglichkeit bieten, sich direkt dafür einzutragen. Die Unverbindlichkeit der Anmeldung und der angeteaserte Mehrwert des Webinars bringen Interessent·innen schneller dazu, ihre Daten preiszugeben.

Jetzt geht es in die Praxis

Kommen wir nun zu den Praxistipps. Sie kennen einige davon bereits? Dann springen Sie doch oben einfach von Punkt zu Punkt und steigen da wieder ein, wo Sie etwas Neues entdecken.

Mit den folgenden 18 Tipps gestalten Sie Ihre Webinare erfolgreich und gewinnbringend.
Mit den folgenden 18 Tipps gestalten Sie Ihre Webinare erfolgreich und gewinnbringend.

1. Die Crux mit der Technik

So ein bisschen Software auszusuchen, kann doch kein Problem sein. Mit dieser Einstellung gehen sicherlich viele Redner·innen oder Veranstalter·innen an ihr Webinar heran. Aber es gibt mittlerweile eine relativ große Anzahl an Tools, die sich in kleinen, jedoch wichtigen Details unterscheiden. Wägen Sie deshalb möglichst früh ab, welche Software für Ihre Ansprüche in Frage kommt.

Eine kleine Auswahl finden Sie beispielsweise unter:

Zwar sind alle Tools recht einfach zu bedienen. Allerdings kann es in jedem noch so gut organisierten Webinar zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, die Routine erfordern. Machen Sie sich deshalb mit der Plattform im Vorfeld vertraut. Viele Anbieter·innen bieten beispielsweise kostenlose Software-Tutorials oder Trainings. Nutzen Sie diese Gelegenheit! Nur wer die Technik im Griff hat, kann das Webinar souverän durchführen.

2. Konzentration auf das Wesentliche

Während Sie vor einigen Jahren noch Webinare unterschiedlichster „Qualitätsstufe“ anbieten konnten, geht das heute schlicht und ergreifend nicht mehr. Der Content muss genau auf den Bedarf abgestimmt und attraktiv gestaltet sein.

Überlegen Sie genau, welche Inhalte Sie transportieren wollen und wie der Vortrag aufgebaut werden muss. Achten Sie dabei vor allem auf Folgendes:

  • Was ist die Kernaussage des Vortrags und an welche Zielgruppe richtet er sich? Welchen Nutz- bzw. Mehrwert möchten Sie vermitteln?
  • Sprechen Sie in einfachen, möglichst kurzen Sätzen. Werfen Sie nicht mit zu vielen Fremdwörtern um sich – auch, wenn Sie sich an ein Fachpublikum richten.
  • Erzählen Sie immer wieder aus der Praxis. Komplexe Sachverhalte lassen sich so einfacher vermitteln und bleiben den Teilnehmer·innen im Gedächtnis.
  • Bevor Sie sich in Details verstricken, ist es besser, die Inhalte auf mehrere Webinare aufzuteilen oder diese im Nachgang zur Verfügung zu stellen.
  • Achtung: Ein Webinar darf keine Marketing- und Verkaufsveranstaltung sein. Nichts ist für die Teilnehmer·innen schlimmer, als ständig „Ich bin der Beste“ etc. zu hören.

Wenn Sie zum Webinar einladen und Referenten engagieren:

Sind Sie für die Programmplanung und die Ansprache geeigneter Referent·innen verantwortlich, sollten Sie diese bewusst auswählen. Wer auf physischen Events überzeugt, tut das nicht zwangsläufig im Digitalen. Seien Sie sich bewusst, dass Ihr Publikum jetzt fast schon übersättigt ist und deshalb kritischer und wählerischer wird.

3. Medienmix gegen Langeweile

Dröge PowerPoint-Vorträge reißen heute kaum noch jemanden vom Hocker. Die Möglichkeiten, den Vortrag abwechslungsreich zu gestalten, sind inzwischen zum Glück recht vielfältig: Sie können den Teilnehmer·innen beispielsweise einen Live-Chat anbieten und Fragen direkt beantworten. Außerdem lassen sich die Inhalte mit Videos oder Screenshots untermalen. Bei einigen Tools kann sogar eine zweite Webcam aktiviert werden. Wer es nicht ganz so komplex mag, stellt einfach ein Whiteboard im Sichtfeld auf. Aber Vorsicht: Weniger ist mehr! Zwei oder drei dieser Elemente reichen.

4. Unbedingt Unterstützung holen

Es ist keine gute Idee, ein Webinar alleine auf die Beine zu stellen, geschweige denn durchzuführen. Denn die Komplexität solcher Veranstaltungen wird oftmals unterschätzt. Suchen Sie sich ein Team, das Sie sowohl in der Vorbereitung, als auch während des Webinars unterstützt. Je besser Ihr Support-Team sich mit der Technik und dem geplanten Ablauf auskennt, desto schneller kann es im Ernstfall eingreifen. Erst mit dieser Sicherheit im Hintergrund können Sie sich voll und ganz auf den Vortrag konzentrieren.

5. Einladen – wen, wann und wie?

Es gibt unzählige sehr gute Webinare – aber leider weiß keiner davon. Dank der neuen Medien können Sie heutzutage zwar schnell und einfach eine gewisse Reichweite erzielen. Die Frage ist nur, ob sich auch die richtige Zielgruppe unter den Kontakten befindet. Am besten ist ein frühzeitiges Networking mit Personen, die für Sie und Ihre Webinare wichtig sind oder wichtig werden könnten. Versorgen Sie diese regelmäßig oder im Bedarfsfall mit Newslettern oder einer Werbe-E-Mail, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Wann der beste Zeitpunkt für eine direkte Einladung zum Webinar ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei zu viel Vorlaufzeit, springen viele Teilnehmer·innen wieder ab. Bei zu kurzer Vorlaufzeit kann im Business-Bereich ein voller Terminkalender hinderlich sein. Stimmen Sie dies auf Ihre Zielgruppe ab.

6. Sparsam Daten sammeln

Auf einer eigenen Landingpage für Ihr Webinar sollten Sie möglichst sparsam Daten sammeln. Für ein kostenfreies Webinar benötigen Sie nicht unbedingt mehr als Vorname, Name und E-Mail-Adresse für eine Kontaktaufnahme, vielleicht noch das Unternehmen, aber nicht mehr. Gehen Sie nach der KISS-Methode vor: Keep it simple, stupid. Weniger schlau ist es also, wenn Sie kostenfreie Webinare in ein komplexes Shopsystem zwängen.

Interessant ist, dass klassische Marketing-Instrumente wie Verknappung und Last-Minute-Angebote nach unserer Erfahrung im B2B-Bereich kaum funktionieren. Vermutlich liegt das daran, dass die Mitarbeiter·innen Rabatte kaum interessieren – die Firma zahlt ja sowieso.

XING Events Lesetipp: Effektives Marketing: So erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Ihr Event

7. Noch sparsamer Daten weitergeben

Hier geht es vor allem um das Thema Leadgenerierung. Bei unseren gesponserten Webinaren erhalten die Sponsor·innen die Leads. Dazu gehören eine entsprechende Datenschutzvereinbarung sowie der Grundsatz der Datensparsamkeit. Niemand Ihrer Teilnehmer·innen möchte zum Beispiel angerufen werden, wenn es nicht erlaubt ist – abgesehen davon, dass es illegal und kein guter Stil für erfolgreiches Leadmanagement ist.

8. Der Visitenkarten-Tausch und Interaktion

Gerade für Sponsor·innen ist der Austausch von Kontakten enorm wichtig. Diese Anforderung lösen wir oft, indem wir nach dem Vortrag weitere Räume anbieten, in denen sich Vortragende und Teilnehmer·innen austauschen können – wir nennen das virtuelle Coffee Rooms.

Um Ihr Webinar erfolgreich zu gestalten, lohnt es sich nach dem Vortrag Räume zum Austausch der Teilnehmer:innen und Sponsor:innen anzubieten.
Um Ihr Webinar erfolgreich zu gestalten, lohnt es sich nach dem Vortrag Räume zum Austausch der Teilnehmer:innen und Sponsor:innen anzubieten.

9. Üben, üben, üben …

Bevor es losgeht, sollten Sie den Vortrag immer und immer wieder üben – selbst wenn Sie bereits über eingehende Präsentationserfahrung verfügen. Wir empfehlen Ihnen Testläufe mit dem Team. Zeichnen Sie alles auf und hören Sie sich dies gemeinsam an, um eventuelle Schwachstellen zu identifizieren. Am besten ist es, wenn Sie dabei das Equipment verwenden, das Sie auch im Webinar nutzen.

Misstrauisch sollten Sie als Veranstalter·in werden, wenn jemand sagt, er oder sie brauche keinen Techniktest. Gerade mit diesen Personen führen Techniker·innen und Veranstalter·innen in der Regel sehr intensive Techniktests durch.

10. Die Präsentationsnotizen finden

Immer wieder spannend: Referent·innen, die überrascht sind, wo ihre Präsentationsnotizen in PowerPoint denn geblieben sind – so etwas muss im Techniktest geklärt werden, nicht während eines Webinars. Auch Entwickler·innen switchen gern einmal schnell zwischen einzelnen Monitoren hin und her und vergessen dabei, die Bildschirmfreigabe anzupassen. Die Folge: Zuschauer·innen starren auf einen Bildschirm, während die Präsentator·innen an ganz anderen Stelle unterwegs sind.

11. Das Ladekabel-Trauma vermeiden

Bemerken Referent·innen mitten im Vortrag, dass die Laufzeit des Laptops sinkt, suchen noch immer einige verzweifelt nach ihrem Ladekabel und die Qualität des Webinars sinkt spürbar. Deshalb sollten Referent·innen stets mit angeschlossenem Ladekabel arbeiten. Klingt eigentlich selbstverständlich, ist es aber nicht.

12. Den Frosch im Hals besänftigen

So etwas passiert auch Nachrichtensprecher·innen regelmäßig – gut vorbereitete Referent·innen haben daher stets ein Getränk neben sich, damit sie im Fall des Falles schnell etwas trinken können.

13. Überlegen Sie gut, wem Sie die Stimmrechte geben

Gefährlich für die Qualität eines Webinars ist es, wenn Veranstalter·innen ein bestimmtes Tool vorschreiben, dass Teilnehmer·innen die Nutzung ihrer Mikrofone und ihrer Kameras erlaubt, ohne die Möglichkeit für Moderator·innen, dies generell und auf Knopfdruck zu verhindern. Das erzeugt ein heilloses Durcheinander – können wir Ihnen versprechen. Sie sind dann permanent damit beschäftigt, in den Chat zu schreiben, dass Kameras und Mikrofone ausgeschaltet werden sollten oder dass Sie Ihre Teilnehmer·innen manuell auf stumm schalten müssen.

14. Alternativen zur Einwahl anbieten

Bieten Sie Alternativen, wenn ein Tool versagt. Beispiel ist die Einwahl via Telefon eine Alternative zum Ton via Computer – Sie wären überrascht, wie viele das heute noch nutzen.

15. Gebriefte Moderator·innen brechen das Eis

Als Moderator·in sollte man sich für Diskussionsrunden außerdem mit eigenen Fragen vorbereiten. Das heißt, briefen Sie Ihre Moderator·innen und bitten Sie sie, sich mit den Inhalten vorher auseinanderzusetzen. Sie sollten wissen, welche Fragen spannend sein könnten. Diese können sie dann stellen, wenn etwa zu Beginn der Q&A-Runde erschrockenes Schweigen seitens der Teilnehmer·innen herrscht. So brechen sie das Eis und dann kommen ganz sicher auch weitere Fragen.

Bei der Gestaltung Ihrer Webinare sollten Sie unbedingt auf gut gebriefte Moderator·innen achten.
Bei der Gestaltung Ihrer Webinare sollten Sie unbedingt auf gut gebriefte Moderator·innen achten.

16. Den richtigen Ablauf beherzigen

Einleitung: Jedes Webinar sollte mit einer Begrüßung und einer ganz kurzen Vorstellung Ihrer Person beginnen. Erkundigen Sie sich, ob Bild und Ton gut sind und verweisen Sie auf Interaktionsmöglichkeiten wie beispielsweise den Chat. Geben Sie auch an, wann die Zuhörer Fragen stellen können, ob während des Vortrages oder am Ende.

Hauptteil: Präsentieren Sie anschließend Ihre Inhalte und geben Sie den Teilnehmer·innen die Möglichkeit zur Interaktion. Aber Vorsicht: Lassen Sie sich nicht in endlose, unwichtige Dialoge verwickeln! Häufig langweilt das die anderen Teilnehmer·innen.

Schluss: Ein runder Abschluss verschafft einen bleibenden Eindruck. So kann ein Webinar zum Beispiel als Cliffhanger für einen zweiten Teil genutzt werden. Kündigen Sie am Ende der Veranstaltung schon den nächsten Termin an und nehmen Sie eventuelle Spontan-Anmeldungen entgegen.

17. Unbedingt aufzeichnen!

Zeichnen Sie Ihr Webinar auf jeden Fall auf. So kommen nicht nur die Live-Teilnehmer·innen in den Genuss der Inhalte, sondern auch jene, die zum Sendetermin keine Zeit hatten. Die Abrufzahlen im Nachgang sind erstaunlicherweise oft höher als bei der Live-Übertragung.

18. Das Follow-up orchestrieren

Klären Sie bei Webinaren mit mehreren Beteiligten, z. B. mehreren Sponsor·innen unbedingt vorab, wer welche Unterlagen nach dem Webinar verschickt. Denken Sie neben der Aufzeichnung an die Kontaktdaten, die Vortragsfolien und fragen Sie außerdem das Feedback ab. Erwarten Sie allerdings beim letzten Punkt nicht zu viel Rücklauf.

Weisen Sie in diesem Atemzug noch einmal auf das nächste Webinar hin – vielleicht sogar mit einem Anreiz. Denken Sie außerdem an die Nachbesprechung mit Ihren Referent·innen sowie an die Pflege der Daten Ihrer Teilnehmer·innen im CRM.

Fazit

Webinar-Angebote fluten das Postfach Ihrer Zielgruppe und bergen in der Durchführung viele Stolpersteine. Wie immer im Leben ist hier eine gute, strukturierte Vorbereitung entscheidend. Dazu gehören viel Marketing und Kommunikation, umfangreiche Techniktests sowie eine vorab geplante Nachbereitung. Dann können auch Sie mit Ihren Webinaren hohe Reichweiten erzielen und Leads generieren.

Weitere Tipps zur erfolgreichen Gestaltung und Umsetzung von Online- und Hybriden Events? In unseren kostenlosen Webinaren informieren Sie unsere Spezialisten über die wichtigsten Themen rund um virtuelle und hybride Events.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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