Virtuelle Events

Zukunftsmodell hybride Events? Über die räumlich-verteilte BOCOM Interview mit Matthias Schultze / Managing Director des GCB

Bettina Knauer

Die Idee der „BOCOM Experience Borderless Communication“ geht zurück auf den Innovationsverbund „Future Meeting Space“, den das German Convention Bureau (GCB) und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO 2015 gemeinsam ins Leben gerufen haben. Die Initiative definiert Anforderungen für erfolgreiche Events der Zukunft – eines der daraus abgeleiteten Szenarien ist der räumlich-verteilte Kongress. Die BOCOM fungiert als Test Lab für grenzenlose Kommunikation im digitalen Zeitalter und wird gleichzeitig wissenschaftlich evaluiert. Sie findet erstmals am 3. September 2020 statt.

Einzigartig ist der Aufbau, der vor allem aufgrund der aktuellen Beschränkungen im Kontext der Corona-Pandemie zukunftsweisend sein könnte: Ein zentraler Konferenz-Hub in Berlin wird mit weiteren lokalen Standorten verbunden – gleichzeitig können Menschen weltweit komplett virtuell teilnehmen.

Wir haben mit Matthias Schultze, Managing Director des GCB, über dieses neue und hybride Eventformat und künftige Trends in der Live-Kommunikation gesprochen.

Matthias Schultze, Managing Director GCB: Letztlich kann niemand das perfekte hybride Event am Reißbrett entwerfen. Es kommt vielmehr darauf an, Dinge auszuprobieren.

Hallo Herr Schultze und vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Interview nehmen. Turbulente Monate liegen hinter uns – wie haben Sie diese wahrgenommen?

Die Corona-Pandemie hat den Wandel der Arbeits- und Veranstaltungswelt in einer Weise beschleunigt, die so niemand erwartet hätte. Viele Entwicklungen, die wir zuvor für die nächsten drei bis fünf Jahre prognostiziert hatten, sind innerhalb von 14 Tagen eingetroffen. Auf der einen Seite wurde dadurch deutlich, was im Bereich Digitalisierung und neuer Technologien schon alles möglich ist. Von mobilem Arbeiten für ganze Abteilungen oder Unternehmen über die Verlagerung von Veranstaltungen in den digitalen Raum bis hin zu virtuellen Site Inspections und weiteren AR- oder VR-Anwendungen. Auf der anderen Seite, das habe ich in zahlreichen Gesprächen mit Mitgliedern, Partnern und Kund*innen gesehen, fehlte vielen Menschen ganz einfach der persönliche Kontakt in dieser Zeit. Das Bedürfnis, wieder unterwegs zu sein und persönliche Begegnungen zu erleben, ist groß. Mit der stufenweisen Öffnung von Veranstaltungen unter geeigneten Sicherheits- und Hygienekonzepten ist das nun wieder möglich – gleichzeitig stehen uns viele Optionen zur Verfügung, diese Veranstaltungen durch digitale Elemente zu bereichern und zu verlängern. 

Das Format der BOCOM – des ersten grenzenlosen Kongresses – klingt für viele unserer Leser und Leserinnen sicher erst einmal fremd. Würden Sie uns erklären, was die BOCOM genau ist, wann und wo sie stattfindet?

BOCOM ist ein räumlich-verteilter Kongress, der geografische, sprachliche und kulturelle Grenzen überwindet: Der Event findet am 3. September gleichzeitig am zentralen Konferenz-Hub in Berlin sowie an dezentralen Locations in verschiedenen Städten statt, darunter Wien, Amsterdam und Essen. Darüber hinaus ist BOCOM auch hybrid, denn neben der vor-Ort-Präsenz der eingeladenen Gäste in den verschiedenen Hubs ist die virtuelle Teilnahme über einen Live-Stream von jedem Ort der Welt aus kostenfrei möglich. Inhaltlich dreht sich die englischsprachige BOCOM um die Schwerpunktthemen Overcoming Borders, New Work und Kollaboration, Mensch-Maschine-Interaktion sowie Nachhaltigkeit. Der räumlich-verteilte Kongress versteht sich als Prototyp und Test Lab: Technologien wie Augmented und Virtual Reality, Remote Simultaneous Interpreting oder Conversational Interfaces können in verschiedenen Labs ausprobiert und die Chancen und Potenziale dezentraler Kongresse gemeinsam ermittelt werden.

Viele von uns haben in den letzten Wochen und Monaten an virtuellen und hybriden Events teilgenommen. Was unterscheidet die BOCOM von bisher bekannten Formaten?

BOCOM ist die erste hybride und räumlich-verteilte Veranstaltung, die wissenschaftlich untersucht wird. Die meisten von uns haben in den letzten Monaten Erfahrungen mit virtuellen und hybriden Formaten gesammelt oder neue technische Lösungen ausprobiert. Aber was funktioniert und welche Formate sind aus Sicht der Nutzer*innen wirklich hilfreich? BOCOM bietet die Möglichkeit, die bisherigen Erfahrungen zu reflektieren, Erkenntnisse der letzten Monate zu diskutieren und das Ganze auf ein wissenschaftliches Fundament zu stellen. Im Fokus der Begleitforschung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO stehen unter anderem die Auswirkungen eines räumlich-verteilten Kongresses auf die Teilnehmer*innen, etwa im Hinblick auf Wissenstransfer oder Netzwerken. Ziel ist die Ableitung von Handlungsempfehlungen sowie die agile, kundenfokussierte Gestaltung künftiger Event-Formate. Ein zweiter Schwerpunkt ist die Analyse der ökologischen Nachhaltigkeitsperformance der Veranstaltung, insbesondere im Vergleich zu einer reinen Präsenzveranstaltung. Die Begleitforschung zu BOCOM wird von der Deutschen Bundesstiftung Umwelt gefördert.

Die Krux bei der Verschränkung von Offline- und Online-Formaten ist oft die parallele Organisation und ein demensprechend großer Workload. Wie bewerten Sie den Aufwand und haben Sie Tipps für Veranstalter und Veranstalterinnen, die in Zukunft selbst hybride Events planen? 

Hybride Events bedeuten einen höheren Arbeitsaufwand – aber die Vorteile sprechen für sich, darunter eine höhere Reichweite oder die spätere Nutzung der Inhalte on demand. Um diese Vorteile auszuspielen, haben sich aus unserer Sicht bereits einige Vorgehensweisen bewährt. Ganz wichtig ist es, die Customer bzw. Delegate Journey für die vor Ort Anwesenden sowie die virtuellen Teilnehmer*innen gut zu durchdenken und unterschiedlich zu gestalten. ‚One size fits all‘ hilft hier nicht weiter, da sich die Anforderungen unterscheiden. Virtuelle Teilnehmer*innen haben erfahrungsgemäß beispielsweise eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne, weswegen die einzelnen Sessions einer Veranstaltung kürzer gehalten werden sollten. Damit die Online-Teilnehmer*innen nicht einfach nur zugeschaltet sind, sondern mit der Live-Veranstaltung interagieren, können Abstimmungen oder auch Chats mit anderen Teilnehmer*innen und Ausstellern umgesetzt werden.

Letztlich kann niemand das perfekte hybride Event am Reißbrett entwerfen. Es kommt vielmehr darauf an, Dinge auszuprobieren, Erfahrungen zu sammeln, Teilnehmer*innen nach ihren Wünschen zu fragen und so ein bestimmtes Format in einem agilen Prozess stetig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Genau darum – um das Testen und Ausprobieren – geht es ja auch bei BOCOM.

Als individueller Event Guide fungiert eine App. Welche Infos erhalten Teilnehmer und Teilnehmerinnen darüber und wie sieht die Experience daneben aus?

Die App ist die zentrale Plattform für alle Teilnehmer*innen der BOCOM – egal ob vor Ort in Berlin, in den dezentralen Hubs oder online. Dort finden sich umfangreiche Infos zum Programm, zu den Speakern und zu den Ausstellern ebenso wie eine Abstimmungsfunktion und die Möglichkeit zum Chat mit Speakern oder anderen Teilnehmer*innen. Auch die Begleitforschung zu BOCOM ist in die App eingebunden. Die Präsenz-Teilnehmer*innen in Berlin können sich über die App zusätzlich ihre individuellen Zeitslots für die Interactive Area vorab buchen, während die virtuellen Teilnehmer*innen über die App den Livestream der BOCOM verfolgen.         

Mit der BOCOM erforschen Sie auch künftige Event- und Meeting-Szenarien. Wie sehen Sie persönlich die Zukunft von Business Events? Was wird sich – gerade mit Blick auf die Corona-Pandemie – verändern?

Tagungen, Kongresse und Events sind Plattformen für den Austausch von Erfahrungen und Ideen. Sie setzen wertvolle Impulse für politische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Prozesse. An diesen grundlegenden Funktionen wird sich auch nach bzw. mit der Corona-Pandemie nichts ändern.

Hervorragende Rahmenbedingungen und Standortvorteile sorgen zudem dafür, dass sich die Tagungs- und Kongressdestination Deutschland in einer exzellenten Ausgangsposition für die Zukunft befindet. Unsere kollektive Aufgabe liegt nun darin, innovative Konzepte, Veranstaltungsformate und evidenzbasierte Marketingstrategien zu entwickeln, neue Netzwerke zu formen und neue Kompetenzen und Fähigkeiten aufzubauen, um kreative Lösungen für die Bedürfnisse der Kund*innen anzubieten. Der Schlüssel für erfolgreiche Veranstaltungen der Zukunft liegt in einem doppelten Fokus auf persönlicher Begegnung und digitaler Vernetzung.

Dazu bedarf es zum einen der bewährten Kompetenzen und neuer Ansätze, wie der Tagungs- und Kongressstandort Deutschland als Gastgeber für Millionen von Menschen aus dem In- und Ausland inspirierende persönliche Begegnungen schafft. Zum anderen sind technologisches Know-How und eine erstklassige Infrastruktur gefragt, um Veranstaltungsteilnehmer*innen auch im virtuellen Raum miteinander zu vernetzen. Technologische Innovationen entfalten erst im Zusammenspiel mit dem ‚human touch‘ und einem konsequenten Fokus auf die Bedürfnisse der Teilnehmer*innen diese besondere Wirkung, die eine Veranstaltung nachhaltig erfolgreich macht.

Ideengeber hinter der BOCOM ist die Initiative ‚Future Meeting Space‘. Welche Erkenntnisse aus den ersten beiden Forschungsphasen haben zur Organisation dieses neuen Eventformats geführt und wie geht es nun in der dritten Forschungsphase weiter?

Ziel des Innovationsverbundes Future Meeting Space ist es, technische, organisatorische und räumliche Voraussetzungen für erfolgreiche Veranstaltungen der Zukunft zu definieren. Dabei haben wir in der ersten Phase unter anderem das Konzept des ‚Future Meeting Room‘ entwickelt, das auf unterschiedlichen Szenarien von Veranstaltungen basiert und Kriterien wie Format, Raum, Technologie, Infrastruktur und Erlebnis berücksichtigt. Die zweite Forschungsphase widmete sich den Erfolgsfaktoren künftiger Veranstaltungen, zu denen insbesondere Wissensvermittlung, Disruption sowie Interaktion und Netzwerken gehören. Darüber hinaus ist es wichtig, in der Konzeption und Durchführung einer Veranstaltung die unterschiedlichen Teilnehmertypen zu berücksichtigen, die wir im Rahmen von Future Meeting Space ebenfalls analysiert haben. Diese und weitere Forschungsresultate sind maßgeblich in die Gestaltung der BOCOM eingeflossen. Zudem freuen wir uns sehr darauf, die Erkenntnisse der BOCOM auch in die aktuelle dritte Forschungsphase von Future Meeting Space einzubringen, in der es um die Rolle von Veranstaltungen im Kommunikationsmix von Organisationen sowie um die Wünsche und Bedürfnisse von Teilnehmer*innen geht.

Danke für die spannenden Einblicke in dieses einzigartige Eventkonzept. Wir freuen uns auf den 3. September und die weitere Zusammenarbeit im Future Meeting Space Innovationsverbund. 

Sie wollen mehr über hybride Events erfahren? Dann ist unser Artikel „Trendthema hybride Events: Chancen, Herausforderungen und Tipps“ vielleicht das Richtige für Sie. Weitere Informationen zur BOCOM finden Sie außerdem in diesem Gastbeitrag.

XING Events Tipp: Sie wollen mehr über innovative Eventformate und neue Konzepte erfahren? Dann melden Sie sich am besten gleich für die diesjährige VExCon an!

Auch dort spricht Matthias Schultze, Managing Director des GCB, über den Einfluss der Corona-Pandemie auf den deutschen und europäischen Veranstaltungsmarkt und leitet daraus unterschiedliche Szenarien für dessen weitere Entwicklung ab. 

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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